Penggunaan Surat Elektronik Resmi

di Lingkungan Kementerian Keuangan

dan Fitur Pendukung
Overview
• Akses Email Kemenkeu Melalui Webmail

• Konfigurasi Email Menggunakan Ms. Office Outlook Pada Perangkat Join

Domain
• Perubahan Kata Sandi

• Perubahan Profile Akun

• Menampilkan Foto pada Profile Akun

• Pembuatan Signature

• Membuat dan Mengatur Rule

• Membuat dan Mengatur Archive (pengarsipan)

• Membuat dan Mengatur Meeting (rapat)

• Membuat dan Mengatur Task (penugasan)

• Membuat dan Mengatur Sharing Kalender

• Pembuatan Kontak

• Pembuatan Auto Reply

Lesson 1 : Akses Email Kemenkeu Melalui Webmail
• Outlook Web Access (OWA) dengan alamat
https://webmail.kemenkeu.go.id
• OWA dapat diakses dengan semua jenis browser (Internet
Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome)
• OWA dapat diakses setelah menambahkan Security
Certificate terlebih dahulu
Akses OWA menggunakan Internet Explorer
• Buka browser pada komputer anda, lalu akses alamat OWA email
Kemenkeu di alamat https://webmail.kemenkeu.go.id/owa
• Apabila muncul pesan “There is a problem with this website’s security
certificate”, klik “Continue to this website”
• Setelah muncul window Login, masukkan username dan password email
Kemenkeu
• Apabila berhasil Login, maka akan tampil daftar email pada mailbox anda
Akses OWA menggunakan Mozilla Firefox
• Buka browser pada komputer anda, lalu akses alamat OWA email
Kemenkeu di alamat https://webmail.kemenkeu.go.id/owa
• Apabilamuncul pesan “This connection is untrusted”, expand “I
understand the risk” kemudian klik “Add exception”
• Pada window “Add security exception”, klik “Get certificate” kemudian
“Confirm security exception”
• Setelah muncul window Login, masukkan username dan password email
Kemenkeu
• Apabila berhasil Login, maka akan tampil daftar email pada mailbox anda
Lesson 2 : Konfigurasi Email Menggunakan Ms. Office
Outlook Pada Perangkat Join Domain (1)
• Pastikankomputer anda sudah melakukan join domain ke
kemenkeu.go.id, langkah-langkah join domain dapat dilihat pada
dokumen Petunjuk Teknis Join Domain.
• Buka Control Panel dengan view by small icon -> Pilih item Mail

• Klik Add untuk menambahkan profile email baru

Konfigurasi Email Menggunakan Ms. Office Outlook
Pada Perangkat Join Domain (2)
• Ketikkan nama profile -> OK

• Pada window Add New Account -> Next

• Setelah proses konfigurasi berhasil -> Finish

• Pilih Prompt for a profile to be used -> OK

Lesson 3 : Perubahan Kata Sandi
• Melalui Profile Akun Komputer Join Domain
ƒ Ctrl + Alt + Del -> Change A Password
ƒ Lengkapi Username, Old Password, New Password, Confirm New Password ->
Enter
• Melalui OWA
ƒ Perhatikan Menu Options di kanan atas sebelah nama anda. Klik Options –>
Change Password
ƒ Lengkapi Current Password, New Password, Confirm New Password -> Save
Lesson 4 : Perubahan Profile Akun
• Perubahan Profile Akun melalui Servicedesk
ƒ Permintaan dikirimkan melalui email ke servicedesk@kemenkeu.go.id
• Perubahan Profile Akun mandiri melalui OWA
ƒ Pilih Options –> Account -> Edit Information
ƒ Pilih data profile yang akan diubah (Photo, General, Contact Location,
Contact Numbers) -> Save
Lesson 5 : Menampilkan Foto pada Profile Akun
• Menampilkan dan mengubah Foto Profile Akun melalui OWA

ƒ Pilih Options –> Account -> Edit Information

ƒ Pilih data profile Photo yang akan diubah
ƒ Klik Choose File -> Pilih file foto -> Save
Lesson 6 : Pembuatan Signature
• Pembuatan Signature melalui OWA

ƒ Pilih Options –> Settings -> Mail

ƒ Pada text editor Email Signature, atur signature yang akan
digunakan
ƒ Select “Automatically include my signature on messages I send” ->
Save
Lesson 7 : Membuat dan Mengatur Rule (1)

• Membuat dan Mengatur Rule melalui OWA

ƒ Pilih Options –> Organize Email -> Inbox Rules
ƒ Klik tanda plus (+) untuk menambahkan rule baru
ƒ Lengkapi atribut rule berikut :
1. Name : nama rule
2. When the message arrives : kategori pesan email yang akan
diatur
3. Do the following : tindakan/rule yang akan dikerjakan apabila
menemukan kategori pesan email tertentu
ƒ Save
Lesson 7 : Membuat dan Mengatur Rule (2)
Lesson 8 : Membuat dan Mengatur Archive
• Pastikan komputer anda sudah melakukan join domain ke
kemenkeu.go.id dan sudah berhasil melakukan konfigurasi Ms. Office
Outlook pada perangkat tersebut
• Untuk menggunakan fitur archive, anda harus membuat Personal
Outlook Data File terlebih dahulu di perangkat join domain (PC atau
laptop)
• Proses pengarsipan
ƒ Manual
ƒ Otomatis
Membuat Personal Outlook Data File (1)

• Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yang
anda gunakan -> OK
• Setelah tampilan mailbox anda sempurna, klik New Items -> More
Items -> Outlook Data File
• Pilih lokasi penyimpanan file pada perangkat -> isi nama file -> OK

• Setelah outlook data file tampil di folder pane -> klik kanan pada outlook
data file -> New Folder
• Lengkapi Name dan Folder contains -> OK

• Folderpada Personal Outlook Data File siap digunakan untuk

pemindahan item pesan email
Membuat Personal Outlook Data File (2)
Membuat Personal Outlook Data File (3)
Membuat Personal Outlook Data File (4)
Proses Pengarsipan Manual
• Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yang
anda gunakan -> OK
• Setelah tampilan mailbox anda sempurna, urutkan pesan email dengan
Sort by date
• Minimize/collapse sesuai range waktu yang diinginkan

• Klik header Date pilihan anda -> Drag and Drop pada folder Outlook
Data File yang telah dibuat pada folder pane
Proses Pengarsipan Otomatis (1)

• Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yang
anda gunakan -> OK
• Setelah tampilan mailbox anda sempurna -> klik Tab File -> Options
• Pilih menu bar Advanced -> AutoArchive -> AutoArchive Settings
• Atur setting AutoArchive :
ƒ Run autoArchive every : mengatur jadwal autoarchive oleh system
ƒ Prompt before autoarchive runs : menampilkan notifikasi saat
autoarchive akan dijalankan
ƒ Clean out items older than : kategori usia pesan email yang akan
diarsip
ƒ Move old items to : menunjukkan lokasi personal outlook data file
yang digunakan untuk pengarsipan
ƒ Apply these settings to all folders now : menjalankan autoarchive
ke seluruh folder pada mailbox saat di-klik
• OK
Proses Pengarsipan Otomatis (2)
Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (1)

• Membuat dan Mengatur Meeting melalui OWA

ƒ Perhatikan pilihan menu Calendar sebelah kiri nama anda. Klik untuk
masuk ke dalam tampilan kalender
ƒ Klik New Event
ƒ Lengkapi informasi kegiatan :
1. Event : nama kegiatan
2. Location : lokasi kegiatan
3. Attendees : peserta kegiatan yang diundang untuk hadir. Ditambahkan
dengan klik tanda (+)
4. Start : waktu mulai pelaksanaan kegiatan
5. Duration : durasi kegiatan
6. Reminder : notifikasi untuk menghadirikegiatan kepada undangan
sebelum pelaksanaan kegiatan
7. Repeat : diisi apabila kegiatan dilaksanakan secara periodik
(mingguan/bulanan/tahunan)
8. Text editor : dapat diisi dengan agenda kegiatan
9. Request response : notifikasi kepada undangan untuk memberikan
respon atas undangan kegiatan
ƒ Klik Send
Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (1)
Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (3)
Lesson 9 : Membuat dan Mengatur Meeting (4)
Lesson 10 : Membuat dan Mengatur Task
• Membuat dan Mengatur Task melalui OWA

ƒ Task pada OWA tidak dapat dipindahtugaskan (assign)

ƒ Perhatikan pilihan menu Task sebelah kiri nama anda. Klik untuk masuk ke dalam tampilan
penugasan
ƒ Klik New Task
ƒ Lengkapi informasi penugasan :
1. Subject : nama penugasan
2. Due : tanggal deadline penugasan
3. Text editor : dapat diisi detail penugasan yang diberikan
ƒ Klik Save
• Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook

ƒ Task pada OWA dapat dipindahtugaskan (assign)

ƒ Buka aplikasi Ms. Office Outlook dari Start Menu -> pilih profile yang anda gunakan -> OK
ƒ Setelah tampilan mailbox anda sempurna, klik New Items -> Task
ƒ Lengkapi informasi penugasan :
1. Subject : nama penugasan
2. Start/Due Date : tanggal deadline penugasan
3. Text editor : dapat diisi detail penugasan yang diberikan
ƒ Klik Assign Task
ƒ Pilih Task Recipient -> Send
Membuat dan Mengatur Task melalui OWA
Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook (1)
Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook (2)
Membuat dan Mengatur Task melalui Ms. Office Outlook (3)
Lesson 11 : Membuat dan Mengatur Sharing Kalender
• Membuat dan Mengatur Sharing Calender melalui OWA

ƒ Perhatikan pilihan menu Calendar sebelah kiri nama anda. Klik untuk
masuk ke dalam tampilan kalender
ƒ Pada list MyCalendars, klik kanan Calendar -> Share Calendar
ƒ Lengkapi informasi Share with dengan alamat email kontak
ƒ Klik Send
Lesson 12 : Pembuatan Kontak
• Pembuatan Kontak melalui OWA

ƒ Perhatikan pilihan menu People sebelah kiri nama anda. Klik untuk
masuk ke dalam tampilan kontak
ƒ Pada list MyContact terdapat informasi kontak dan group dengan opsi
Edit dan Delete untuk masing-masing akun
• Penambahan kontak

ƒ Dari pesan email

1. Pada pesan email, klik kanan alamat email yang akan ditambahkan
-> Details
2. Pada halaman details, klik tanda (+) -> Add to contacts
3. Lengkapi informasi kontak -> Save
ƒ Dari form kontak
1. Pada list MyContact, klik New -> Create contact
2. Lengkapi informasi kontak -> Save
Penambahan Kontak dari Pesan Email
Penambahan Kontak dari Form Kontak (1)
Lesson 13 : Pembuatan Auto Reply
• Pembuatan Auto Reply melalui OWA
ƒ Pilih Option -> Organize Email -> Automatic Replies
ƒ Select Send automatic replies
ƒ Select Send replies only during this time period jika auto reply hanya
diperlukan dalam range waktu tertentu
ƒ Pada text editor Auto Reply, atur isi pesan email balasan yang akan
digunakan
ƒ Save
TERIMA KASIH