OTOMATISASI TATA KELOLA

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

(C3) KELAS XII

Khurrotul A'yun

PT KUANTUM BUKU SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS
DAN KEPROTOKOLAN
SMK/MAK Kelas XII
© 2020
Hak cipta yang dilindungi Undang-Undang ada pada Penulis.
Hak penerbitan ada pada PT Kuantum Buku Sejahtera.

Penulis : Khurrotul A'yun

Editor : Vera Annisa Retno Pratiwi
Desainer Kover : Achmad Faisal
Desainer Isi : Achmad Faisal
Tahun terbit : 2020
ISBN : 978-623-7591-89-4

Diterbitkan oleh
PT Kuantum Buku Sejahtera
Anggota IKAPI No. 212/JTI/2019
Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No. 5 Malang - Jawa Timur
Telp. (0341) 438 2294, Hotline 0822 9951 2221;
Situs web: www.quantumbook.id

Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun, baik
secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistem penyimpanan
lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Kuantum Buku Sejahtera.
 Daftar Isi

Prakata ...................................................................................................................... vi
Bab 1 Ruang Lingkup Keprotokolan........................................................................... 1
A. Sejarah protokol.................................................................................................................. 2
B. Memahami Protokol........................................................................................................... 3
C. Ruang Lingkup Keprotokolan......................................................................................... 4
D. Unsur-Unsur Protokol........................................................................................................ 6
E. Asas-Asas Protokol.............................................................................................................. 7
F. Tujuan Protokol.................................................................................................................... 7
G. Kegiatan-Kegiatan Protokol............................................................................................. 7
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 9

Bab 2 Regulasi Bidang Keprotokolan......................................................................... 13

A. Memahami Regulasi Keprotokolan.............................................................................. 14
B. Regulasi Keprotokolan di Indonesia............................................................................. 15
C. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010............................... 16
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 28

Bab 3 Kegiatan Keprotokolan...................................................................................... 31

A. Jenis-Jenis Kegiatan Protokol......................................................................................... 32
B. Tahap Kegiatan Keprotokolan........................................................................................ 33
C. Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan............................................. 35
D. Tamu Negara, Tamu Pemerintah dan/atau Tamu Negara Lain........................... 44
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 46

Bab 4 Mempersiapkan Penyelenggaraan Pertemuan Atau Rapat........................... 51

A. Memahami Pertemuan atau Rapat............................................................................... 52
B. Tujuan Pertemuan atau Rapat........................................................................................ 53
C. Jenis-Jenis dan Syarat-Syarat Pertemuan atau Rapat............................................ 54
D. Unsur-Unsur Pertemuan atau Rapat............................................................................ 61
E. Teknik Mempersiapkan Penyelenggaraan Pertemuan atau Rapat................... 65
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 68

Bab 5 Menyelenggarakan Pertemuan atau Rapat..................................................... 73

A. Agenda Pertemuan atau Rapat...................................................................................... 74
B. Daftar Hadir Pertemuan atau Rapat............................................................................. 75
C. Perlengkapan dan Tata Ruang Pertemuan atau Rapat.......................................... 76
D. Undangan Pertemuan atau Rapat................................................................................ 82
E. Etika Pertemuan atau Rapat............................................................................................ 83
F. Teknik Membuka dan Menutup Pertemuan atau Rapat....................................... 85
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 87

iii
Bab 6 Notula Pertemuan atau Rapat........................................................................... 91
A. Memahami Notula.............................................................................................................. 92
B. Macam-Macam Notula...................................................................................................... 92
C. Fungsi Notula........................................................................................................................ 93
D. Syarat-Syarat dan Kewenangan Notulis...................................................................... 94
E. Teknik Menyusun Notula Pertemuan atau Rapat.................................................... 94
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 103

Bab 7 Susunan Acara Kegiatan.................................................................................... 107

A. Memahami Susunan Acara Kegiatan........................................................................... 108
B. Fungsi Susunan Acara Kegiatan..................................................................................... 108
C. Teknik Membuat Susunan Acara Kegiatan................................................................ 109
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 118

Bab 8 Kegiatan Pembawa Acara (Master of Ceremony)............................................ 121

A. Memahami Pembawa Acara atau Master of Ceremony........................................ 122
B. Persyaratan Pembawa Acara atau Master of Ceremony....................................... 123
C. Menyusun Kerangka Acara ............................................................................................. 125
D. Etiket Pembawa Acara atau Master of Ceremony.................................................... 132
E. Contoh Konsep untuk Berbagai Acara........................................................................ 132
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 140

Bab 9 Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary)................................................................... 145

A. Memahami Perjalanan Dinas.......................................................................................... 146
B. Jenis-Jenis Perjalanan Dinas............................................................................................ 147
C. Langkah-Langkah Persiapan Perjalanan Dinas........................................................ 150
D. Persiapan Pembiayaan Perjalanan DInas.................................................................... 156
E. Membuat Checklist Perjalanan Dinas.......................................................................... 159
F. Menyusun Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary).......................................................... 159
G. Menyusun Laporan Perjalanan Dinas.......................................................................... 160
H. Membuat Daftar Perjalanan Dinas (Itinary) .............................................................. 160
I. Menyusun Laporan Perjalanan Dinas.......................................................................... 163
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 165

Bab 10 Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan................. 169

A. Fungsi dan Tujuan Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan
Keprotokolan........................................................................................................................ 170
B. Sistem Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan...... 170
C. Otomatisasi Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan
Keprotokolan........................................................................................................................ 174
D. Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas dan Keprotokolan
Menggunakan SIMARDI Offline..................................................................................... 178
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 183

iv
Bab 11 Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan Administrasi Humas dan Keprotokolan ... 187
A. Memahami Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan............................................................ 188
B. Fungsi dan Tujuan Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan............................................... 189
C. Teknik Membuat Laporan Evaluasi Hasil Kegiatan ................................................. 189
D. Contoh Laporan Evaluasi Kegiatan .............................................................................. 194
Uji Kompetensi............................................................................................................................... 207

Glosarium ...................................................................................................................... 212

Daftar Pustaka.................................................................................................................... 215
Biodata Penulis................................................................................................................... 219
Biodata Konsultan.............................................................................................................. 220
Tim Kreatif........................................................................................................................... 221

v
 Prakata

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan merupakan salah satu komponen yang
sangat penting keberadaannya untuk setiap lembaga resmi, baik itu swasta, pemerintah,
maupun lembaga masyarakat. Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan terdiri dua
fokus utama yang akan dibahas yaitu yang pertama Otomatisasi Tata Kelola Humas, sedangkan
yang kedua Otomatisasi Tata Kelola Keprotokolan.
Pembahasan tentang otomatisasi tata kelola humas diberikan di kelas XI, sedangkan
otomatisasi tata kelola keprotokolan diberikan di kelas XII yang akan dibahas dalam buku
ini. Buku Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan kelas XII disusun sebagai sumber
belajar peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) atau Madrasah Aliyah Kejuruan
(MAK). Terutama untuk kelompok Bidang Keahlian Bisnis Manajemen yakni Program Keahlian
Manajemen Perkantoran khususnya untuk Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran.
Buku ini disesuaikan dengan Kurikulum 2013 yang diselaraskan dengan Spektrum
Keahlian Pendidikan Menengah Kejuruan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah
tahun 2016 Bidang Bisnis Manajemen. Sesuai dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal
Pendidikan Dasar dan Menegah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan No. 4678/D/KEP/
MK/2016.
Materi pembelajaran dalam buku ini juga menggiring peserta didik ke dalam keterampilan
cara berpikir kritis, kreatif, mampu memecahkan masalah dan mengambil keputusan, serta
cara bekerja sama melalui kolaborasi dan komunikasi. Bahan pembelajaran fokus pada proses
pembelajaran pemecahan masalah dalam kehidupan nyata, mempelajari konsep-konsep
yang diintregasikan untuk memberikan manfaat dalam kehidupan sehari-hari.
Kritik, saran, dan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaan sangat penulis harapkan
sehingga dapat memperkaya kualitas penyajian buku ajar ini. Tidak lupa penulis mengucapkan
terima kasih kepada kontributor naskah, editor isi, dan editor bahasa atas kerja samanya
dalam penyelesaian buku ini. Mudah-mudahan dengan buku ini dapat memberikan yang
terbaik demi kemajuan pendidikan di Indonesia.

Malang, Januari 2020

Penulis

vi
 B AB

1
Ruang Lingkup
Keprotokolan

Kompetensi Dasar
3.11 Memahami ruang lingkup keprotokolan.
4.11 Melakukan pengelompokan ruang lingkup keprotokolan.

Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta didik mampu
1. menjelaskan sejarah keprotokolan;
2. menjelaskan pengertian protokol;
3. memahami ruang lingkup keprotokolan;
4. menjelaskan asas-asas protokol;
5. memahami unsur-unsur protokol;
6. memahami tujuan protokol;
7. mengelompokkan ruang lingkup keprotokolan; dan
8. mengelompokkan kegiatan-kegiatan protokol.

Ruang Lingkup Keprotokolan 1

Kedudukan keprotokolan sangat penting keberadaannya. Setiap lembaga resmi, baik
itu lembaga swasta, lembaga pemerintah, maupun lembaga masyarakat pada tingkat
pusat maupun daerah pasti akan menyelenggarakan acara atau pertemuan. Dalam acara
atau pertemuan tersebut tentu ada tata cara baku yang tidak boleh ditinggalkan, yaitu
keprotokolan.
Keprotokolan yang baik akan menciptakan penyelenggaraan acara yang berjalan
tertib dan khidmat. Tugas-tugas protokol tidaklah ringan karena menyangkut eksistensi
atau harga diri seorang pejabat, serta mampu menjaga kehormatan dan birokrasi di
pemerintahan.
Banyak hal yang harus dikuasai oleh protokol. Hal-hal seputar acara yang akan
diselenggarakan dan dihadiri oleh para pimpinan atau para pejabat, serta bagaimana
cara memperlakukan para pejabat dalam aktivitas kedinasan. Semua itu harus benar-
benar terencana sesuai dengan aturan yang telah di tetapkan sehingga penyelenggaraan
acara dapat berjalan lacar, tertib, dan khidmat, serta hal-hal yang tidak diinginkan seperti
kekacauan acara mengecewakan juga dapat dihindari.
Sebenarnya sejak kapan kegiatan keprotokolan itu ada? Apa yang dimaksud dengan
protokol? Apa saja ruang lingkupnya? Kapan kegiatan keprotokolan diperlukan? Apa
saja syarat-syarat menjadi protokoler? Apa saja tugas-tugas protokoler? Mari mulai
pembahasan materi tentang ruang lingkup keprotokolan.

A. Sejarah Protokol

Sejarah protokol berawal dari tata krama kerajaan pada zaman dahulu. Peranan protokol
kerajaan adalah untuk mengatur hierarki menjadi sebuah kebiasaan dan akhirnya
berkembang menjadi hukum kebiasaan yang harus dipatuhi karena hierarki tersebut
menyangkut harga diri kerjaaan.
Protokol juga berfungsi untuk menjaga hubungan antarkerajaan, dalam hal ini
kebiasaan antara satu kerajaan dengan kerajaan lain berbeda sehingga apabila suatu
kerajaan hendak berkunjung ke kerajaan lain harus mengikuti aturan dan tata krama
pada kerajaan yang dikunjunginya. Hal tersebut dirundingkan hingga membuat kedua
pihak merasa nyaman.
Masalah protokol dianggap penting dalam hubungan antarnegara maka pada tahun
1815 hal mengenai keprotokolan diundangkan melalui Vienna Convention dan terus
berkembang hingga melahirkan Vienna Convention of Diplomatic Relation yang berisi
tentang pengaturan apabila akan berkunjung ke suatu negara.
Walaupun mempunyai kekebalan diplomatik, namun tidak dapat dengan bebas
bertindak di dalam negara lain karena sudah ada aturannya. Selain itu juga dituntut
untuk menghargai hukum setempat, dengan demikian orang yang mengatur semua
itu adalah protokol.
Secara etimologis kata protokol berasal dari bahasa Yunani “protos” yang artinya
“yang pertama”, dan “kolla” yang artinya “lem atau perekat”, kemudian diartikan sebagai
lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Kata protokol dibawa ke
Indonesia oleh Belanda dan diterjemahkan dalam Bahasa Inggris.
Istilah protokol dalam bahasa Inggris adalah “protocol”, bahasa Perancis “protocole”
dan bahasa Latin “protocoll(um)”. Awalnya istilah protokol berarti halaman pertama yang
dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman,

2 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

pengertian tersebut berkembang semakin luas tidak hanya sekadar halaman pertama dari
suatu naskah melainkan keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen
persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
Perkembangan selanjutnya, protokol merupakan kebiasaan-kebiasaan dan peraturan-
peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan, dan etiket diplomatik. Aturan-
aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

B. Memahami Protokol

1. Protokol Menurut Wikipedia

Protokol menurut Wikipedia Ensiklopedia Bebas (2018) adalah etiket berdiplomasi
dan urusan negara. Sebuah protokol menjadi sebuah aturan yang membimbing
bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang
diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan pemerintahan protokol usaha sering kali
garis pembimbing yang tidak tertulis. Protokol membahas kebiasaan yang layak
dan diterima umum dalam masalah negara dan diplomasi seperti menunjukkan
rasa hormat kepada kepala negara, diplomat utama dalam urutan kronologikal di
pengadilan, dan lain-lain.
Dalam hukum internasional dan hubungan internasional, sebuah protokol
menjadi sebuah perjanjian atau persetujuan internasional yang menambah
perjanjian atau persetujuan internasional sebelumnya.

Gambar 1.1 Presiden Jokowi Lantik 5 Dubes Baru RI untuk Negara Sahabat
Sumber: KSP, 2019
2. Protokol Menurut KBBI
Protokol menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sebagai berikut.
a. Surat-surat resmi yang membuat hasil perundingan (persetujuan dan
sebagainya).
b. Peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan
tamu-tamu negara dan sebagainya.
c. Tata cara (upacara dan sebagainya) yang secara internasional berlaku dalam
hubungan diplomatik.
d. Orang yang bertugas mengatur jalannya upacara.
3. An English Indonesia Dictionary
Protokol meliputi
a. lampiran pada perjanjian negara; dan
b. laporan penelitian tentang rapat politik.

Ruang Lingkup Keprotokolan 3

4. Pedoman Keprotokolan Negara dan Petunjuk Pelaksanaan Protokol
Protokol dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar
berjalan tertib, hikmat, rapi, lancar dan teratur, serta memperhatikan ketentuan dan
kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional.
5. Protokol Menurut Undang-Undang Republik Indonesia
Di Indonesia diterbitkan Undang-Undang Khusus tentang praktik keprotokolan.
Pengertian protokol terdapat dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Pasal 1
Ayat 1 yang berbunyi “Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan
dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi meliputi tata tempat, tata
upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang
sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau
masyarakat.”
Dalam perkembangan selanjutnya, kata protokol seolah-olah merujuk kepada
seseorang yang diserahi tugas untuk mengurus acara-acara kenegaraan atau kepada
suatu lembaga tertentu sehingga pada saat lain kata tersebut dapat diartikan sebagai
tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, khidmat, rapi,
lancar dan teratur, serta memperhatikan ketentuan kebiasaan yang berlaku, baik
secara nasional, maupun internasional.
Dengan demikian dapat disimpulkan definisi atau pengertian dari protokoler
yang dipaparkan sebagai berikut.
a. Julukan yang bersifat filosofi terhadap seseorang yang menerima hak protokoler
serta melaksanakan ketentuan keprotokolan sebagaimana mestinya.
b. Julukan terhadap suatu kegiatan yang mengaplikasikan ketentuan-ketentuan
keprotokolan, meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata
penghormatan.

C. Ruang Lingkup Keprotokolan

Mengacu pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Pasal 4 disebutkan bahwa ruang
lingkup keprotokolan terdiri dari tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.
Namun dalam undang-undang tersebut memang dikhususkan pada acara-acara yang
bersifat kenegaraan (state/government protocol).
Pengaturan tersebut diberlakukan dalam acara kenegaraan atau acara resmi bagi
pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi
internasional, serta tokoh masyarakat tertentu.
1. Tata Tempat
Tata tempat berlangsungnya suatu acara disesuaikan dengan jenis acara, misalnya
acara resmi, acara semi hiburan, dan sebagainya. Tata penempatan benda berharga
dilakukan berdasarkan fungsi dan nilai historis benda tersebut, misalnya bendera
merah putih, lambang-lambang negara, pataka, dan sebagainya.
Dalam bahasa Perancis, tata tempat disebut dengan “preseance” yang berarti
“didahulukan” dan secara etimologis tata tempat dapat diartikan sebagai penataan
atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan. Pada hakikatnya, tata
tempat mengandung unsur berikut:
a. siapa yang berhak yang lebih didahulukan;
b. siapa yang memperoleh hak menerima prioritas dalam urutan; dan

4 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

 c. orang yang berhak memperoleh urutan tempat untuk didahulukan adalah
seseorang yang memiliki jabatan, pangkat dan status, serta kedudukannya di
dalam negara, pemerintah, masyarakat, atau institusi tertentu.
Pada acara kenegaraan atau acara resmi, tata tempat di bagi menjadi sebagai berikut.
a. Tata tempat dalam acara kenegaraan acara resmi di Ibukota Negara Republik
Indonesia.
b. Tata tempat dalam acara resmi di provinsi.
c. Tata tempat dalam acara resmi di kabupaten/kota.

Gambar 1.2 Presiden Lantik Gubernur dan Wagub Jatim serta Gubernur Jambi
Sumber: KSP, 2019
2. Tata Upacara
Mengacu pada Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan
menjelaskan bahwa tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara
dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Tata upacara berupa tata urutan kegiatan,
dalam hal ini bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya
terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang digunakan, dan materi aktivitas.
Secara umum, tata upacara terbagi menjadi dua meliputi tata upacara bendera
dan tata upacara bukan bendera. Berikut penjelasannya.
a. Tata upacara bendera
Tata upacara bendera adalah aturan untuk melaksanakan upacara yang di
dalamnya terdapat pengibaran bendera dengan diiringi lagu kebangsaan
Indonesia Raya. Upacara bendera dilaksanakan dalam rangka acara sebagai
berikut.
1) Peringatan hari ulang tahun proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia.
2) Peringatan hari besar nasional.
3) Hari ulang tahun lahirnya lembaga negara.
4) Peringatan hari ulang tahun lahirnya instansi pemerintah.
5) Hari ulang tahun lahirnya provinsi dan kabupaten/kota.
b. Tata upacara bukan bendera
Tata upacara bukan bendera adalah aturan mengenai upacara dalam acara-acara
yang tidak terdapat pengibaran bendera. Walaupun harus terdapat bendera,
bendera tersebut sudah dalam keadaan berkibar pada tiang. Berikut acara yang
termasuk upacara bukan bendera.
1) Pelantikan pejabat negara/pemerintah/lembaga instansi.
2) Upacara serah terima jabatan.
3) Penandatanganan nota kesepahaman (Memorandum of Understanding/
MoU).

Ruang Lingkup Keprotokolan 5

 4) Penyambutan tamu asing atau pejabat negara.
5) Upacara pembukaan dan penutupan pertemuan ilmiah, pelahitan, dan
konferensi.
3. Tata Penghormatan
Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi
pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi
internasional, serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara
resmi. Penghormatan yang dimaksud sebagai berikut.
a. Penghormatan kepada bendera negara.
b. Penghormatan kepada lagu kebangsaan.
c. Bentuk penghormatan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.

D. Unsur-Unsur Protokol

Unsur-unsur dalam kegiatan resmi protokol yang harus diperhatikan meliputi tata cara,
tata krama, dan petugas.

Gambar 1.3 Presiden Jokowi Minta TNI Polri Respon Revolusi Industri
Sumber: KSP, 2019
1. Tata Cara
Tata cara adalah hal untuk menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu
acara tertentu. Perbuatan atau tindakan menurut aturan atau adat kebiasaan tertentu
yang sudah ditetapkan dan harus ditaati dengan seksama oleh peserta upacara.
2. Tata Krama
Tata krama adalah etiket tertentu yang harus diikuti, pada prinsipnya mencerminkan
tata sopan santun dalam pergaulan. Oleh karena itu, pada setiap acara digunakan
kata-kata yang baik, benar, dan tepat menurut tinggi rendahnya jabatan seseorang
atau kedudukan seseorang.
3. Petugas
Petugas protokol menjadi petugas pelaksana yang terlibat dalam penyelenggaraan
acara kenegaraan atau acara resmi. Petugas protokol mempunyai peran yang sangat
penting agar acara dapat berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar, dan teratur dengan
memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun
internasional.

6 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

 E. Asas-Asas Protokol

Pada Pasal 2 Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010 menyebutkan bahwa keprotokolan

diatur berdasarkan asas kebangsaan, ketertiban dan kepastian hukum, keseimbangan,
keserasian dan keselarasan, serta timbal balik.
1. Kebangsaan
Keprotokolan sebaiknya memperhatikan asas kebangsaan Indonesia, yaitu Bineka
Tunggal Ika. Hal tersebut berarti bahwa keragaman penduduk, agama, suku dan
golongan, kondisi khusus daerah, serta budaya dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara dengan tetap menjaga prinsip Negara Kesatuan Republik
Indonesia.
2. Ketertiban dan Kepastian Hukum
Keprotokolan harus dijalankan dengan cara yang baik dan tepat sehingga mampu
menciptakan suasana yang tertib. Hal tersebut dilengkapi dengan sistem hukum
dalam suatu perundang-undangan yang ditetapkan oleh pemerintah dan dijalankan
dengan baik sehingga menjadi pedoman dalam keprotokolan dan mendapatkan
kepastian hukum.
3. Keseimbangan, Keserasian, dan Keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan
antara kepentingan individu, serta masyarakat dan kepentingan bangsa dan negara.
4. Timbal Balik (Reciprocity)
Keprotokolan harus memperhatikan asas timbal balik yang saling menguntungkan
antara beberapa pihak yang mengadakan hubungan baik di dalam maupun luar
negeri.

F. Tujuan Protokol

Pengaturan keprotokolan menurut Pasal 3 Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010

memiliki tujuan berikut.
1. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan,
perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, tokoh masyarakat
tertentu, serta tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan,
dan masyarakat.
2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar,
dan teratur sesuai dengan kententuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara
nasional maupun internasional.
3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.

G. Kegiatan-Kegiatan Protokol

Kegiatan-kegiatan protokol dalam pelaksanaannya terdiri atas kegiatan berikut.

1. Penerimaan tamu atau audiensi.
2. Perjalanan atau peninjauan.
3. Pengaturan rapat atau pertemuan.

Ruang Lingkup Keprotokolan 7

4. Penyelenggaraan resepsi, upacara hari besar nasional, dan keagamaan.
5. Apel bendera.
6. Pelantikan, serah terima jabatan, dan pelepasan.
7. Peresmian proyek.
8. Pelayanan bagi para diplomat, meliputi
a. kekebalan dan kelonggaran diplomatik;
b. fasilitas pelabuhan;
c. pemberian hak-hak tertentu; dan
d. penyusunan daftar diplomatik dan konsulat.
9. Pembuatan pernyataan selamat dan belasungkawa.

Tugas Kelompok
Konsep Ruang Lingkup Keprotokolan
Nama Kelompok
Anggota 1. 2.

3. 4.

Alat dan Bahan 1. Laptop 2. Internet

3. Printer 4. Alat tulis
3. Ms. Office 5. LCD
Langkah-Langkah Kegiatan 1. Carilah informasi tentang hal berikut.
a. Kegiatan keprotokolan di Indonesia
b. Kegiatan protokol internasional
2. Susunlah informasi tersebut menjadi satu makalah
dengan menggunakan aplikasi pengolah kata.
3. Buatlah slide pada aplikasi presentasi.
4. Presentasikan di depan kelas.

8 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

 Rangkuman
Keprotokolan akan menciptakan penyelenggaraan acara yang berjalan tertib dan
khidmat. Hal-hal seputar acara yang akan diselenggarakan dan dihadiri oleh para
pimpinan atau para pejabat, serta bagaimana cara memperlakukan para pejabat
dalam aktivitas kedinasan. Dalam perkembangan selanjutnya, protokol seolah-olah
menunjuk kepada seseorang yang diserahi tugas untuk mengurus acara-acara
kenegaraan atau kepada suatu lembaga tertentu sehingga kata tersebut dapat
diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara.
Pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 Pasal 4 disebutkan bahwa ruang
lingkup keprotokolan terdiri atas tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.
Dalam undang-undang tersebut keprotokolan dikhususkan pada acara-acara
kenegaraan (state/government protocol).

Uji Kompetensi
A. Soal Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang paling tepat.
1. Secara etimologis kata protokol berasal dari bahasa Yunani artinya “yang pertama”
dan “lem atau perekat” yaitu ….
a. kolla dan sparta
b. protos dan kealla
c. protos dan kolla
d. kealla dan protos
e. sparta
2. Istilah protokol dalam bahasa Latin adalah ….
a. protos
b. protocole
c. protocol
d. protocoll (um)
e. protocole (um)
3. Protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas
selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Hal ini pengertian protokol
menurut ….
a. Wikipedia
b. KBBI
c. An English Indonesia Dictionary
d. Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010
e. Pedoman Keprotokolan Negara

Ruang Lingkup Keprotokolan 9

4. Menurut Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun 2010 aturan dalam acara kenegaraan
atau acara resmi meliputi ….
a. tata krama, tata tempat, dan tata upacara
b. tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
c. tata upacara, tata busana, dan tata tempat
d. tata penghormatan, tata upacara, dan tata tempat duduk
e. tata penghormatan dan tata acara
5. Dalam bahasa Perancis, tata tempat disebut dengan “preseance” yang mempunyai
arti ….
a. mendahului
b. didahulukan
c. pendahuluan
d. daftar hadir
e. pembukaan
6. Penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan merupakan
keprotokolan dalam pengaturan ….
a. tata krama
b. tama upacara
c. tata tempat
d. tata kedudukan
e. tata cara
7. Aturan untuk melaksanakan tata urutan kegiatan yaitu bagaimana suatu acara harus
disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar
yang digunakan, dan materi aktivitas. Hal ini merupakan protokol dalam pengaturan
….
a. tata upacara
b. tata krama
c. tata penghormatan
d. tata kedudukan
e. tata tempat
8. Upacara serah terima jabatan, MoU, dan penyambutan tamu asing atau pejabat
negara merupakan contoh dari kegiatan protokol ….
a. tata upacara
b. tata penghormatan bukan bendera
c. tata upacara bendera
d. tata penghormatan bendera
e. tata upacara bukan bendera
9. Aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat
pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi internasional, serta
tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi merupakan
protokol dalam pengaturan ….
a. tata pengorbanan d. tata penghormatan
b. tata tempat e. tata upacara
c. tata urutan penghormatan

10 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan

10. Tindakan tentang hal-hal yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu menurut
aturan atau adat kebiasaan tertentu yang sudah ditetapkan dan harus ditaati dengan
seksama oleh peserta upacara merupakan unsur protokol ….
a. tata upacara
b. tata krama
c. tata cara
d. tata laksana
e. tata penghormatan
11. Etiket tertentu yang harus diikuti pada prinsipnya mencerminkan tata sopan santun
dalam pergaulan merupakan unsur protokol …..
a. tata krama
b. tata upacara
c. tata penghormatan
d. tata cara
e. tata pergaulan
12. Unsur-unsur dalam kegiatan resmi protokol yang harus diperhatikan adalah ….
a. tata cara, tata krama, dan petugas
b. petugas, tata cara, dan tata pergaulan
c. tata penghormatan, tata krama, dan petugas
d. petugas upacara, petugas protokol, dan tata tempat
e. tata upacara, tata krama, dan tata penghormatan
13. Keprotokolan harus memperhatikan asas timbal balik yang saling menguntungkan
antara beberapa pihak yang mengadakan hubungan baik itu baik dalam negeri
maupun luar negeri. Hal ini merupakan asas keprotokolan ….
a. kebangsaan
b. reciprocity
c. keseimbangan
d. keserasian
e. keselarasan
14. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan,
perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, dan tokoh masyarakat
tertentu, serta tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan,
dan masyarakat. Hal ini merupakan … protokol.
a. asas
b. tujuan
c. tata laksana
d. etika
e. penghormatan
15. Pelayanan bagi para diplomat terdiri dari, kecuali ….
a. kekebalan dan kelonggaran diplomatik
b. fasilitas pelabuhan
c. pemberian hak-hak tertentu
d. penyusunan daftar diplomatik dan konsulat
e. pembebasan undang-undang

Ruang Lingkup Keprotokolan 11

B. Soal Esai
Jawablah dengan tepat dan benar.
1. Surat-surat resmi yang membuat hasil perundingan (persetujuan dan sebagainya),
peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan
tamu-tamu negara dan sebagainya, merupakan pengertian protokol menurut …
2. Masalah protokol dianggap penting dalam hubungan antarnegara maka pada tahun
1815, hal mengenai keprotokolan tersebut diundangkan melalui ….
3. Istilah protokol dalam bahasa Latin adalah ….
4. Ruang lingkup keprotokolan terdiri dari tata tempat, tata upacara, dan tata
penghormatan, hal ini termasuk dalam Undang-Undang ….
5. Penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan disebut ….
6. Tata urutan kegiatan yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis
aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang digunakan dan materi
aktivitas disebut ….
7. Etiket tertentu yang harus diikuti pada prinsipnya mencerminkan tata sopan santun
dalam pergaulan disebut ….
8. Keprotokolan harus memperhatikan keragaman penduduk, agama, suku dan
golongan, kondisi khusus daerah, serta budaya dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara dengan tetap menjaga prinsip Negara Kesatuan Republik
Indonesia. Hal ini sesuai dengan asas keprotokolan ….
9. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa merupakan …
protokol.
10. Pengaturan rapat dan pertemuan merupakan salah satu contoh dari … protokol.

C. Soal Esai Uraian

Jawablah dengan ringkas dan benar.
1. Kedudukan protokol sangat penting dalam penyelenggaraan acara resmi dan
kenegaraan. Jabarkan tujuan protokol menurut Undang-Undang RI Nomor 9 Tahun
2010!
2. Mengacu pada Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 berikan penjelasan tentang
ruang lingkup keprotokolan!
3. Tata penghormatan dilaksakan untuk pemberian hormat bagi pejabat negara,
pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi internasional,
serta tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Jelaskan
penghormatan seperti apa yang dimaksud dalam tata penghormatan!
4. Dalam melakukan kegiatan keprotokolan terdapat beberapa unsur-unsur protokol
yang harus ada. Sebut dan jelaskan masing-masing unsur-unsur keprotokolan
tersebut!
5. Kegiatan keprotokolan dilaksanakan dalam acara resmi dan acara kenegaraan. Sebut
dan jelaskan lima macam kegiatan-kegiatan protokol!

12 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan