SISTEM PENGOLAHAN DATA BERBASIS KOMPUTER

Komponen Utama Sistem Teknologi Informasi

1. Perangkat Keras (Hardware)

2. Perangkat Lunak (Software)

3. Orang (brainware)

HARDWARE

Hardware dalam sistem komputer merupakan perangkat keras yang berwujud nyata,
tampak secara kasat mata, dapat disentuh secara fisik dan merupakan semua peralatan
(devices) yang digunakan dalam pengolahan data berbantuan komputer.

PERANGKAT KERAS (HARDWARE) KOMPUTER

Komputer terdiri dari beberapa perangkat keras:

• Perangkat Masukan (Input Device),
• Perangkat Keluaran (OutputDevice),
• CPU (Central Processing Unit = Processor) dan Perangkat Penyimpanan
(StorageDevice), dan
• Perangkat Tambahan/Pelengkap.

PERANGKAT MASUKAN (INPUT DEVICE)

Perangkat ini berfungsi membaca/ memasukkan data ke komputer. Yang termasuk

input device antara lain :

a. Keyboard, mempunyai yang disebut alphanumeric keys, Function keys (Fl - F12),
keypad, specialfunction keys, cursor-control keys. Bermacam tipe dan jenis keyboard ada
di pasaran, yang pada umumnya jenis huruf disesuaikan dengan negara tujuan. Misalnya
yang biasa dipakai di Indonesia adalah keyboard QWERTY, di Jerman .OWERTZ. Riset
keyboard dilakukan pula untuk menghasilkan keyboard yang ergonomis.
Contohnya keyboard dari DULL TECH (produksi Gul Dukat & Morla Corp.) yang anti
air dan bisa dilipat/digulung dan diputar sesuka hati, sehingga mudah dibawa.

b. Point-and-draw device: yakni semacam perangkat input yang cara kerjanya dengan
mengarahkan ke sasaran yang dituju atau meng-klik gambar (icon) tertentu seperti:
• Mouse alat untuk penggerak kursor/mengakses icon dan membaca gambar/ grafik;
mouse ini dapat digu-nakan dengan cara meng-klik pada bagian kiri (satu kali atau dua
kali), di-klik (jangan dulu dilepas) dan sambil menggeser ke bagian yang dikehendaki
baru dilepas atau hanya mengangkat mouse untuk menempatkan kursor di bagian yang
 dikehendaki (semua ini dapat diatur lewat program di sistem operasi yang
menyediakannya)
• Joystick, Trackball, Mouse pen
• Digitizer Tablet
• Trackpoint, Trackpad
• Scanners (hand-held label atau wand, stationery label dan dokumen)
• OCR (Optical Character Recognition)
• Image Scanners
• MICR (Magnetic-Ink Character Recognition)
• Barcode Reader (untuk magnetic stripes dan smart cards)
• Voice Input or Speech-Recognition Systems
• Vision-input Systems Digital Camera
• Hand-held Data Entry Devices
• Touch Screen (layar sentuh) yang kerap dipakai di dunia medis.

PERANGKAT KELUARAN (OUTPUT DEVICE)

Perangkat keluaran berfungsi menampilkan/menghasilkan keluaran (output)
misalnya:

Monitor
Karakteristik monitor antara lain: Graphics adapter (peralatan elektronik yang
menghubungkan motherboard komputer dengan monitor), Size (ukuran diagonal monitor),
Resolution, Color, dan Display Quality.
Tipe monitor kuno yang masih umum dipakai adalah jenis:
• CGA (Color Graphic Adapter) dengan resolusi 320x200 dan 4 warna,
• EGA (Enhanced Graphic Adapter) resolusi 640x350 dan 16 warna,
• VGA (Video Graphics Array) dengan 256 warna dan resolusi 640x480,
• SVGA (SuperVGA) dengan resolusi minimum 800x600 dan 16 warna sam-
pai dengan 16 juta warna.

Tipe monitor modern misalnya flatron 17" dengan resolusi ultra tinggi untuk
keperluan grafik tiga dimensi atau main game computer jenis mutakhir, yang pada umumnya
masih membutufokangraphic adapter (misalnya) semacam G-Force.
Di layar monitor itulah terpampang apa yang disebut sebagai softcopy dari file atau
data dan lainnya yang sedang diproses.

Printer
Beberapa macam printer misalnya:
• Line Printer: mencetak baris per baris, kecepatannya dinyatakan dalam satuan 1pm (=
line per minute).
• Serial Printer (Character Printer): mencetak huruf demi huruf, satuan kecepatannya
cps (character per second).
• Impact Printer: memakai pita karbon seperti mesin tik, hasil cetakan melalui
"pukulan" dan berisik.
• Non Impact Printer: tanpa pita karbon, tanpa "pukulan", tinta cetakan melalui
semprotan ke kertas, tidak berisik seperti impact printer, contoh printer seperti ini
adalah Line Printer.
• Laser Printer: proses cetaknya mirip dengan mesinfotocopy dan dicetak per halaman
(page per minute).
 • Dot Matrix Printer: jenis huruf adalah kumpulan titik.
• Daisy Wheel Printer, umumnya adalah Serial Impact Printer, tetapi printer ini tidak
dapat dipakai untuk mencetak graflk.
• Buble-jet Pinter.

Plotter

Plotter adalah alat cetak khusus untuk membuat gambar/grafik, misalnya yang
digunakan untuk membuat desain/rancangan kapal.

Com Unit (Computer Output Microfilm Unit)

Com Unit adalah Computer Output Microfilm Unit yang bertugas merekam output
dalam microfilm.

Voice Output Device

Fungsi perangkat input dan output adalah menjadi media komunikasi manusia dengan
komputer, kedua perangkat ini merupakan penerjermah bahasa manusia ke bahasa komputer
dan sebaliknya komputer menggunakan bahasa mesin yang hanya dinyatakan dalam angka 1
dan 0.

CPU DAN PERANGKAT PENYIMPANAN

CPU (Central Processing Unit) merupakan pusat pengolahan dan pengendalian yang
berfungsi:
• menyimpan data dan program/instruksi,
• mengendalikan urutan operasi,
• mengendalikan perangkat komputer yang online, saling berhubungan,
• mengerjakan proses hitung, fungsi logik, atau perbandingan berdasarkan instruksi
atau program yang diberikan.

CPU Unit terdiri dari:

a. Control Unit: bagian yang mengawasi cara kerja input/output, mengontrol tugas
dalam perhitungan/logic unit (= ALU), mengontrol arus data.
b. ALU (Arithmatic and Logical Unit) yang berfungsi melakukan operasi hitung dan
logika benar/salah dan bertugas membandingkan data, sesuai dengan perintah
program. Kemampuan logic dan membandingkan ini tidak ada pada perangkat lain
yang bukan komputer.

Ada beberapa jenis CPU, misalnya dari Intel dengan tipe 8086 (untuk komputer
XT/komputer tipe sangat kuno), prosesor kuno seperti 80286, 80386, 80486 dengan berbagai
tipe, Pentium klasik200 atau lebih, dan yang lebih modern seperti Pentium II, III, Pentium IV
dan buatan berbagai pesaing Intel lainnya (AMC Duron, dll).

Jika Anda akan membeli komputer hendaknya dipertimbangkan hal yang utama, yaitu
kebutuhan. Jika memang tidak perlu, maka mesin tik pun atau sehelai kertas dan pensil
masih dapat dipakai.
 Namun jika Anda berkantong lumayan tebal, apa salahnya memilih jenis prosesor
yang mutakhir berkemampuan multimedia dengan RAM mendekati ukuran maksimal saat ini
dan harddisk berkapasitas besar, sebab software terbaru menuntut komputer tipe mutakhir.
Komputer jenis ini sekaligus dapat dipakai melihat film VCD, mendengar radio,
melihat TV (dengan TV-tuner), merancang video-klip, membuat grafik, main game
dan ber-internet-ria (chating).

Pembelian komputer seolah tidak ada habisnya, setiap 18 bulan muncul prosesor baru.
Bahkan waktu 18 bulan ini akan semakin singkat seriing kemajuan teknologi.

CPU terdiri dari:

Primary Storage atau Memori Unit yang dibagi dalam :

• Input Storage Area
• Working Storage Area
• Output Storage Area
• Program Storage Area

Perangkat Penyimpanan atau memori unit ini dapat dikelompokkan dalam 2 besar:
• ROM = Read Only Memory, yakni bagian memori yang berisi hal-hal berupa
instruksi/perintah yang telah dipasang oleh pabrik, perakit komputer. Isi memori ini
tetap ada dalam komputer, walaupun komputer di-matikan (oleh tangan iseng) atau
satu daya listrik tiba-tiba padam.
• RAM = Random Access Memory, yakni memori tempat penampungan data input,
program, dan output yang diterima komputer secara acak (random) dan sementara
(temporary) yang dapat pula diakses kembali, namun data ini akan hilang kalau
komputer dimatikan (oleh tangan jahil) atau satu daya lenyap.

Karena itu data yang diakses/diterima komputer dan output yang telah dihasilkan,
hendaknya segera disimpan ke media penyimpan sekunder misalnya ke floppy disk
(caret klasik), harddisk atau, removable harddisk (me-lalui jalur USB), CD-RW, atau
magnetic tape. Atau mengaktifkan features yangautosave (menyimpan otomatis
selang suatu waktu tertentu).
Kapasitas memori komputer dinyatakan dalam satuan KB (kuno) atau MB. Saat ini
kapasitas RAM dianjurkan (sekurang-kurangnya) 64 MB, lebih baik lagi jika 512 MB (atau
bahkan 1.024-^lB), sedangkan kecepatan pengolahannya dinyatakan dalam MHz (=
Megahertz = 1 juta pulsa per detik) atau GHz (Gigahertz = 1 miliar pulsa per detik), misalnya
komputer 1,9 GHz berarti mempunyai detak frekuensi 1,9 miliar per detik, bahkan kini sudah
ada yang ukuran kece-patannya di atas 9 GHz (Gigahertz =1.000 Megahertz).

Selain primary storage, komputer biasanya dilengkapi dengan secondary storage,

berupa:

1. Magnetic Disk seperti Floppy disk, ada yang jenis sudah mati seperti DSDD (doubled
sided doubled density), HD (high density) dan hard disk yang kapasitasnya
dinyatakan dalam MB (Megabytes, 1 MB = 1.024 kB dan 1 kB = 210 bytes = 1.024
bytes, 1 byte = 8 bit, setara dengan 1 karakter / hurur) dan 1 GB (Gigabytes = 1024
MB = 1024 x 1024 kB atau lebih dari 1 miliar bytes).
 Perangkat magnetic disk ini disebut sebagai secondary storage, yakni tempat
penampungan data, apa pun dia sebenarnya (software, gambar, teks, informasi ini itu,
dsb).
Bermacam kapasitas harddisk sampai mencapai satuan TERAbytes (1 Terabytes/^
1024 GB = 1024 x 1024 MB). Biasanya harddisk berkapa-sitas raksasa ini dipakai di
perusahaan besar atau basis data negara.
Tiap floppy disk mempunyai head dan dibagi dalam track dan sector; dengan beberapa
ukuran yakni: terkecil 3.50 inci, 5.25 inci, dan 8 inci. Dua terakhir sudah lama "wafat"
dan yang ditulis pertama (ukuran 3,5 inci) tinggal menghitung saat musnah-nya saja.
Media penyimpan yangsedangtrendi saat ini ada-lah jenis CD dan/atau DVD.
Media tersebut merupakan media yang Direct Access Storage Devive (DASD) dan
dikelompokkan sebagai permanent storage.
Ada CD ROM (compact disk) dengan kapasitas 680 MB yang setara dengan
477jloppy disk ukuran 3.5 inci, sedangkan untuk pada suatu CD harus digunakan CD-
R yakni compact disk-recordable. Ada pula yang disebut DVD yakni Digital Video
Disk yanj kapasitasnya dinyatakan dalam GB, mulai dari 4,7 GB sampai double sided
DVD yakni 17GB.

2. Magnetic Tape, Disk Drive (alat penggerak disk) dan tape drive atau reel tape.

PERANGKAT TAMBAHAN/PELENGKAP

Perangkat tambahan/pelengkap merupakan peralatan yang dipakai dalan kegiatan

komputer dan berfungsi sebagai pelengkap, misalnya:
• Kertas komputer
• UPS = Uninteruptible Power Supply
• Modem
Modem (Modulator Demodulator) dipakai sebagai sarana komunikasi dan
mengirimkan data dari satu komputer ke komputer lain. Modem harus ada jika kita akan
mengakses internet atau berhubungan dengan komputer lain.

Beberapa jenis modem:

• modem internal yang sudah ada di dalam motherboard komputer.
• modem eksternal yang terletak di luar CPU, bentuknya seperti buku tipis dengan
beberapa indikator lampu led di depannya dan menggunakan adaptor di dalamnya,
langsung sambung ke catu daya PLN.
• pocket modem atau modem saku yang sebenarnya sebagai modem yang eksternal,
tetapi bentuknya lebih kecil dan mudah dibawa-bawa dan umumnya menggunakan
catu daya tersendiri (accu atau batere).
• PCMCIA modem (PCMCIA = personal computer memory card international
association) yang bentuknya sebesar kartu kredit, sangat kecil mudah di-bawa dan
dipasang, umumnya dipakai untuk notebook/ laptop computer.

Kecepatan memindahkan data (baud rate) dalam modem dinyatakan dengan satuan
bps (singkatan dari bits per second = banyaknya bit yang di-pindahkan dalam satu
detik), yang cukup umum dipakai adalah modem berkecepatan 14.400 bps.

Selain itu perlu diketahui spesifikasi suatu modem, yakni:

 • protokol modulasi (bahasanya modem),
• mempunyai fasilitas untuk koreksi kesalahan,
• fasilitas untuk kompresi/ pemampatan data,
• fasilitas untuk keamanan (security) data,
• mempunyai kemampuan mengirim dan menerima fax (facsimile),
• fasilitas voice command, '"'
• menggunakan standar perintah 'AT command set".

Kelebihan dan Kekurangan Sistem Batch Processing

Kelebihan Kekurangan
1) Setiap orang dalam perusahaan mudah 1) Menyulitkan mencari sesuatu transaksi,
memahami prosedur kerja sistem ini. karena adanya penumpukkan data
sebelum di entry.

2) Cara kerja batch processing ini tidak akan 2) Berhubung sulitnya mencari sebuah file
merubah sistem pelaporan yang sudah yang menumpuk, maka sistem kerja
dirancang dan jejak audit tetap dapat agak lambat karena transaksi harus
dilakukan sesuai prosedur. dimasukkan secara bersama-sama

3) Menggunakan perangkat lunak yang 3) Memerlukan penyesuaian yang

mudah didesain oleh perancang sistem. berulang, akibat memasukkan
transakasi secara menumpuk

4) Cukup afisien dari sisi biaya operasional. 4) Tidak efisien dari sisi waktu.

2. Sistem Langsung (Real Time)

Sistem real time merupakan suatu sistem pengolahan data yang membutuhkan
tingkat transaksi yang sangat tinggi. Hal ini mengingat bahwa kebutuhan transaksi harus
diperoleh pada saat yang sama, sebagai bagian dari pengendalian sistem secara
keseluruhan. Sistem ini memungkinkan untuk mengirimkan data ke komputer pusat,
diproses di komputer pusat langsung pada saat diterima dan kemudian mengirimkan
kembali hasil pengolahan ke pengirim data saat itu juga. Pada sistem real time, pengolahan
data harus berpusat pada CPU yang relatif besar karena sistem ini didukung oleh sistem
operasi yang rumit dan sistem aplikasi yang panjang dan kompleks. Mekanisme kerja real
time pada waktu memasukkan transaksi, otomatis komputer pusat akan aktif dan mengolah
masukan dan secara real time akan melaporkan output-nya melalui layar monitor ataupun
berupa hasil cetakan. Pangkalan data yang digunakan biasanya memiliki memori yang
sangat besar terutama untuk menampung entry data secara serentak dari berbagai media
input.
a. Karakteristik perangkat keras sistem real time.
1) Pengolahan data dilakukan terdesentralisasi (terpusat) dengan CPU yang memiliki
kapasitas simpan berukuran besar.
2) Setiap saat file induk {master file) akan di-update dan setiap saat bisa dipergunakan.
Dengan demikian, diperlukan sistem sentralisasi dalam penggunaan file, guna
mencapai efisiensi, dan kehematan sistem.
3) File harus selalu siap setiap digunakan untuk melayani permintaan pada terminal, oleh
karena master file harus tersimpan dalam perangkat input/output yang bisa diakses
langsung dan selalu dalam keadaan online.
b. Bentuk-bentuk sistem real time yang biasa digunakan adalah sebagai berikut.
1) Sistem inquiry, sistem yang berfungsi memberikan layanan jawaban dalam jumlah
yang terbatas.
2) Sistem dispatching, berfungsi melayani pertanyaan-pertanyaan yang diminta oleh
terminal dan sistem ini juga mampu meng-update file-file yang tersedia di
Catatan Analisis Penjualan
Laba Retur
Nama Alamat Saldo Penjualan Penjualan Laba kotor Saldo penjualan
baru s.d. kotor s.d. piutang s.d.
piutang hari ini hari rata-rata hari ini
ini

Gabungan field (atribut suatu entitas) seperti nomor pelanggan, nama pelanggan,
alamat pelanggan, nama kota, provinsi, kode pos, serta atribut-atribut lain yang
menjelaskan suatu entitas (seorang pelanggan), bergabung menjadi field. Gabungan dari
field ini akan membentuk catatan {record), record pelanggan terdiri dari berbagai macam
pelanggan, mulai catatan pelanggan pertama sampai catatan pelanggan ke 2000
(tergantung banyak pelanggan yang dimiliki perusahaan).
Gabungan dari record akan membentuk file, misalnya ada file pelanggan, ada file
penjualan, dan ada file persediaan. Sama dengan file pelanggan, file penjualan juga
merupakan kumpulan dari record (catatan) tentang penjualan, demikian juga file persediaan
merupakan kumpulan dari record (catatan) tentang persediaan barang.
Gabungan dari file-file tersebut yang saling berhubungan dan dikendalikan secara
terpadu akan membentuk database. Dengan demikian, sistem database merupakan
kumpulan file-file yang terbentuk dari gabungan record (catatan), dan record tersebut
berasal dari atribut sebuah entitas yang dinamakan field.
Romney (2005) menjelaskan, bahwa ada dua jenis file dasar dalam sistem database,
yaitu file utama {master file) dan file transaksi {transaction file). File utama diibaratkan
sebagai buku besar dalam sistem akuntansi manual, file utama menyimpan semua informasi
tentang sumber daya perusahaan dan semua elemen yang terkait dalam pelaksanaan
perusahaan. Sedangkan file transaksi diibaratkan sebagai jurnal transaksi pada sistem
akuntansi manual, yang berisi semua catatan kejadian {event) selama periode akuntansi. File
transaksi bersifat tidak permanen, selama satu periode akuntansi file ini akan diperbaharui
yaitu pada saat penutupan buku besar.
 Kebutuhan penambahan file utama seiring melebarnya usaha perusahaan tanpa
disadari banyak perusahaan meniadi tuntutan utama. Memperlakukan data sebagai sumber
daya perusahaan yang dikelpla dan diiaga secara rahasia oleh seluruh unit atau departemen
dalam perusahaan, bukan menjadi tanggung jawab satu departemen saja. Data yang
terintegrasi dicapai melalui kombinasi file utama yang dapat diakses secara langsung oleh
program aplikasi lain dan kondisi dapat dilakukan apabila dikelola dengan menggunakan
sebuah program yaitu sistem Database Management System (DBMS). DBMS merupakan
program penghubung {interface) antara database dengan program aplikasi lain, adanya
kerjasama antara DBMS dengan program aplikasi lain untuk menggunakan database
dinamakan sistem database.

a. Skema database

Skema database mendiskripsikan hubungan logis antara satu record (catatan) dengan
record lainnya. Pengertian skema memiliki tiga pendekatan standar.
1) Skema tingkat konseptual, yaitu gambaran seluruh tampilan database dalam suatu
perusahaan, skema ini menindentifikasikan semua elemen data dan hubungan
antara data tersebut, yaitu gambaran rincian tentang file pelanggan, file persediaan,
file penjualan, dan sebagainya. Tingkat ini mendeskripsikan pemetaan ke tingkat
internal.
2) Skema tingkat eksternal, yaitu penggabungan pandangan logis pemakai individual
tentang elemen-elemen database menjadi pandangan ke tingkat konseptual.
3) Skema tingkat internal, yaitu merupakan rincian tentang penyimpanan data pada
level yang terendah dari database (field) yang meggambarkan rincian tentang nomor
pelanggan, carrency, nama pelanggan, riwayat penjualan, dan sebagainya.

b. Kelebihan dan kelemahan sistem database

Kelebihan dan Kekurangan Database

Kelebihan Kelemahan
1) Sistem ini dapat diterapkan untuk 1) Dibutuhkan investasi tinggi untuk
pengolahan data secara tidak menggunakan sistem ini.
langsung maupun secara langsung
(on line processing).
2) File tidak perlu dimutakhirkan, 2) Menggunakan sistem jaringan, dan
karena perkerjaan ini sudah penggunaan yang tidak benar dapat
langsung dilakukan oleh file induk mendatangkan virus di jaringan.
{master file). Dan ini dilakukan
secara on-line.

3) Untuk pemakaian yang lebih 3) Untuk transaksi yang intensitasnya

maksimal dapat menggunakan rendah tidak efektif menggunakan
program aplikasi lain dengan program DBMS.
menggunakan program DBMS.

C. Program Aplikasi
Penggunaan perangkat lunak {software) dalam pengolahan data saat ini sudah
umum, pasar perangkat lunak berlomba-lomba menawarkan keunggulan produknya sesuai
dengan kebutuhan pemakai. Produsen perangkat lunak membuat perangkat lunak untuk
keperluan di bidang akuntansi, di bidang teknik, di bidang kedokteran, dan sebagainya.
Perangkat lunak yang dibuat untuk akuntansi telah berkembang pesat. Produsen ada yang
berasal dari luar negeri dan ada juga produsen lokal, seiring pertumbuhan pengetahuan
informasi dan teknologi di Indonesia.
Kadangkala karena waktu yang sangat pendek terhadap tenggat waktu yang
ditentukan oleh manajemen, bagian sistem informasi tidak mampu mengembangkan sendiri
aplikasi yang diperlukan perusahaan. Sebagai gantinya, dilakukan pembelian paket
perangkat lunak, yaitu perangkat lunak yang dibuat oleh suatu vendor yang ditujukan untuk
menangani masalah tertentu. Dengan menggunakan perangkat lunak seperti ini, para
spesialis sistem informasi tidak perlu membuat program dan tentu akan menyingkat waktu
tersedianya sistem informasi yang dikehendaki.
Pada praktiknya, sebuah paket perangkat lunak seringkali belum sesuai dengan
semua kebutuhan perusahaan. Namun, kemampuan yang ditawarkan sebuah paket
perangkat lunak jauh melebihi dari kebutuhan. Oleh karena itu, diperlukan pula tindakan
untuk mengidentifikasi antara kemampuan yang ditawarkan paket perangkat lunak dengan
kebutuhan perusahaan. Satu hal lagi yang juga perlu diketahui, umumnya paket perangkat
lunak dijual dalam bentuk modul-modul secara terpisah; misalnya berupa modul Account
Payable, Accounts Receivable, Payroll, dan General Ledger. Pada keadaan seperti ini, tentu
saja modul-modul yang sekiranya belum diperlukan tidak dibeli.
 Beberapa produk perangkat lunak yang tersedia saat ini di pasaran secara ringkas
dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. MYOB
MYOB (Mind Your Own Business) merupakan program manajemen bisnis yang
terpadu yang dijalankan pada sistem operasi Windows. Saat ini, sudah lebih dari ribuan
salinan program MYOB dipakai di beberapa negara maju, seperti Amerika, Australia, Kanada,
Selandia Baru, Inggris, Singapura, dan Malaysia. Demikian pula halnya di Indonesia, mulai
dipasarkan produk MYOB sejak tahun 1999. Pada produk MYOB accounting plus, program
ini tidak hanya mengotomatisasi pembukuan, tapi juga mengintegrasikan secara lengkap
seluruh fungsi akuntansi ke dalam satu program aplikasi. Penggunaan program ini dapat
menghemat biaya, sebab mengurangi penggunaan kertas dalam membuat dokumen, di
samping itu juga menghemat waktu untuk menelusuri kesalahan, lebih mudah dalam
meyiapkan laporan keuangan dan laporan lainnya, serta lebih fleksibel karena mudah
disesuaikan dengan sistem akuntansi perusahaan.

2. General Ledger (AccPac)

Accpac General Ledger adalah sebuah kumpulan buku besar pada sistem akuntansi.
Semua transaksi keuangan akan disatukan dan di-inpuf/dikumpulkan (batch) sebelum
proses penempatan ke laporan buku besar. Program aplikasi ini lebih fokus pada general
ledger system, pada sistem kumpulan buku besar mempunyai beberapa keunggulan sebagai
berikut.
a. Pengelompokan transaksi sesuai jenisnya.
b. Sebelum tutup buku, masih ada kesempatan untuk melakukan cetak dan perbaikan
kesalahan.
c. Laporan keuangan sementara dapat dihasilkan dengan penempatan. Penempatan
sementara untuk mengetahui pengaruhnya.
d. Lebih mudah melakukan pekerjaan jejak audit (audit trial) serta menghasilkan laporan
yang dapat dipercaya.
 Pada sistem akuntansi manual, semua transaksi di-input pada jurnal dengan saldo debit
dan kredit, tanggal, deskripsi, dan keterangan untuk referensi yang perlu ditambahkan.

3. Program Zahir Accounting

Zahir Accounting saat sekarang cukup populer dan pada dasarnya, program ini lebih
memfokuskan diri pada pengguna yang tidak memahami teori akuntansi, seperti para
pengusaha kecil dan menengah. Kebanyakan para pengusaha kurang memperhatikan
manfaat laporan keuangan, seperti laporan laba rugi atau neraca, mereka lebih
membutuhkan informasi tentang cash flow, perputaran barang dagangan dan pemasaran.
Untuk itu, software ini mencoba menjawabnya dengan memasarkan produknya lebih dekat
dengan pasar.
Melalui program aplikasi ini biasanya pemakai dapat mengetahui informasi tentang
mana produk yang paling menguntungkan, di wilayah mana suatu produk diserap oleh pasar
atau wilayah mana penjualan paling tinggi, produk jenis apa yang paling laris dan berbagai
informasi lain yang dapat membantu mengambil keputusan strategis. Biasanya, seluruh
informasi tersebut disajikan dalam bentuk grafik yang mudah dipahami serta interaktif,
selain itu tersedia laporan pendukung lain.
Seluruh transaksi dibuat dalam bentuk tampilan formulir yang mudah dipahami dan
sering digunakan dalam bisnis sehari-hari, mengisinya semudah mengisi nota penjualan atau
menulis cek, seluruh proses akuntansi, laporan dan grafik otomatis dibuat. Menggunakan
bahasa Indonesia dan tidak menggunakan istilah-istilah yang sulit dimengerti. Seluruh
laporan dapat diklik untuk membuka kembali transaksi aslinya, sehingga mudah diaudit,
serta dapat dipindahkan ke berbagai format, seperti MS Office Excel untuk dapat diolah
lebih lanjut oleh konsultan perusahaan. Terdapat laporan audit trail yang menyimpan jejak
perubahan transaksi, di mana dapat ditampilkan jurnal transaksi asli sebelum transaksi
tersebut diedit atau dihapus, beserta nama peng-input dan waktu kejadiannya.
Selain dari aplikasi di atas, banyak aplikasi lain yang dapat digunakan dalam sistem
komputerisasi data akuntansi seperti Payroll, General Ledger, Simply Accounting, Peachtree,
Turbocash, dan Iain-lain.
PROSES PENGOLAHAN DATA DALAM KOMPUTER
Ada beberapa tipe input/pemasukan data dengan komputer, yakni:
a. Batch processing,
b. Transaction processing atau Real-time processing.
c. Time sharing system.
d. Network system/distribusi
e. Database

BATCH PROCESSING

Cara pengolahan data secara bertahap. Data yang masuk dikumpulkan dulu tahap
demi tahap, dan baru pada akhir suatu periode diproses yang pada akhirnya akan
menghasilkan laporan/ informasi.
Contoh: KHS (Kartu Hasil Studi) mahasiswa tiap semester.

TRANSACTION PROCESSING/REAL-TIME PROCESSING

Data yang masuk langsung diproses pada saat yang sama dengan menggunakan
computer yang tersedia dari tempat mana saja yang langsung berhubungan dengan pusat
pengolahan data. Misalnya pada saat pemesanan tiket pesawat melalui customer service yang
akan melayani pembeli tiket atau pada saat pengambilan uang melalui ATM.

TIME SHARING SYSTEM

Adalah pengolahan data melalui computer yang mampu melakukan multipro-

gramming yakni yang mempunyai sistem operasi/program untuk memproses sesuatu
sekaligus (seperti aplikasi WINDOWS) dan yang dapat digunakan secara multi user yakni
yang dapat digunakan oleh sekelompok user berbeda pada saat yang bersamaan, misalnya
pada perbankan.

NETWORK SYSTEM/SISTEM DISTRIBUSI

 Pengolahan data melalui jaringan komputer yang dapat saling mengakses data dari
berbagai komputer baik secara LAN (Local Area Network) atau secara WAN (Wide Area
Networ), misalnya banyak digunakan dalam dealing room dalam transaksi valuta asing dan
saham dalam dunia perbankan atau dalam jaringan internet.

JENIS DATA

MENURUT SIFATNYA

a. Numerik, terdiri dari:

• integer (bilangan bulat),
• bilangan pecahan, desimal,
• notasi ilmiah: dinyatakan dengan E atau e, misalnya: 1.4E+6 = I/ dikali (10
pangkat 6) = 1.400.000, 3E-5 adalah = 3 dikali (10 pangka -5) = 0.00003,
• bilangan persen: 5%.

b. Alphabetik: data yang dinyatakan dengan huruf besar (uppercase) atau huruf kecil
(lowercase} atau tanda baca lainnya seperti huruf berdasarkan ASCII (American
Standard Code for Information Interchange) yang berbasis 7 bit atau menggunakan
sistem UNICODE yang terdiri dari 16 bit, yang memungkinkan terbentuknya 2I6(=
65.536) karakter.

c. Alphanumeric campuran antara huruf dan angka, misalnya nomor (STNK mobil
contoh: L2841 NT).

d. Data tanggal misalnya 23-03-96 atau yang harus ditulis dengan cara tertentu.

e. Data logic yang menyatakan suatu data bernilai Benar (true = T) atau Salah (false =
F).

MENURUT ASAL DATA

• data internal: data yang berasal dari dalam lingkup organisasi tempat data diperoleh
• data eksternal: data yang diperoleh dari pihak di luar organisasi/perusahaan.

MENURUT DEFINISINYA
Secara umum, data dalam ilmu komputer dibagi dalam apa yang disebut sebagai:
 Field. Bagian terkecil dari data (data item). Dan field ini dapat diambil subfield,
misalnya data tanggal lahir: 23-03-67 adalah field dari data pribadi seseorang,
sedangkan 67 adalah subfield yang menyatakan tahun lahir.
 Record. Beberapa field membentuk record, misalnya tiap daftar riwayat hidup
seorang mahasiswa adalah satu record yang terdiri dari beberapa field.
 File.Himpunan record yang sejenis atau instruksi atau data/ informal ada dalam media
penyimpan sekunder (secondary storage).
 KEUNGGULAN KOMPUTER DIBANDINGKAN
MANUSIA SEBAGAI TENAGA PEMROSES

Sangat sedikit aspek-aspek perusahaan yang tidak terpengaruh oleh munculnya computer.
Selain mempengaruhi cara pemrosesan dan penyimpanan data, computer juga sangat
mempengaruhi cara organsasi perusahaan, cara pengambilan keputusan, serta pemanfaatan
fungsi akuntansi perusahaan.

Keunggulan-keunggulan relatif sebuah computer bila dibandingkan dengan manusia adalah :

1. Mampu memproses data lebih efektif

2. Mampu melakukan penghitungan dengan kecepatan yang sangat tinggi dan akurat
3. Mampu memproses ratusan transaksi dalam waktu yang relatif singkat
4. Dapat memproses transaksi seharian tanpa sekalipun membuat kesalahan
5. Komputer dapat memperoses tanpa istirahat
6. Komputer merupakan pemroses yang lebih dapat diandalkan dibandingkan dengan
manusia
7. Komputer mampu memproses transaksi secara lebih murah dibandingkan yang dilakukan
oleh manusia
8. Komputer dapat menyimpan data lebih padat (banyak)
9. Komputer dapat mengintegrasikan siklus dan arsip pemrosesan transaksi
10. Komputer mampu melakukan berbagai operasi secara parallel dan dapat menghubungkan
data dan arsip yang letaknya berjauhan

Keunggulan – keunggulan relative manusia sebagai pemroses data yang tidak dimiliki oleh
sebuah komputer yaitu :

1. Fleksibilitas
Manusia mampu melaksanakan beragam tugas, beralih dari satu tugas ketugas lain
dengan mudah.

2. Kecerdasan
Manusia mampu menagani masalah yang tidak terstruktur dengan baik karena
manusia dapat menduga berbagai hubungan yang rumit sekalipun, menangani fakta yang
tidak logis, mengenali pola-pola yang rumit dan menghasilkan pemecahan yang
imajinatif.

3. Kepribadian
 Kepribadian yang dimiliki oleh manusia, memungkinkan manusia dapat berinteraksi
secara efektif dengan orang lain.

Tugas – tugas yang berkaitan dengan informasi yang sangat terpengaruh oleh kedatangan
sebuah computer adalah :

1. Mengumpulkan dan memproses data rutin atau data yang volumenya sangat besar
(banyak) seperti transaksi-transaksi utama perusahaan, karena computer beroperasi
dengan kecepatan lebih tinggi, lebih sedikit kesalahan, lebih konsisten, dan tingkat
keterpaduan yang lebih besar.
2. Menyimpan data yang dikumpulkan dan data yang diproses, karena computer
menyimpan data lebih rapih dan umumnya lebih sedikit duplikasi (meskipun data yang
disimpan tidak dapat dilihat manusia, namun data itu dapat ditarik kembali melalui
instruksi computer dan dilaporkan dalam bentuk yang dapat dibaca).
3. Memantau dan mengendalikan pemrosesan yang kontinu, karena computer beroperasi
tanpa merasa letih dan dengan reaksi yang lebih cepat terhadap masalah-masalah rutin.
4. Menjawab pertanyaan-pertanyaan dan menyajikan laporan yang dibutuhkan, karena
computer dapat menyajikan informasi dengan tepat waktu dan menurut spesifikasi yang
tepat.
5. Membuat keputusan rutin yang melibatkan masalah yang terstruktur dengan baik, karena
computer dapat mengikuti aturan yang terstruktur dengan tepat dan konsisten.

Kesimpulan
Jika kita ingin mengaplikasikan komputer dalam proses data akuntansi, sebaiknya
mengetahui cara mengolah data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam
akuntansi. Pengolahan data terdiri atas beberapa sistem, yaitu sistem tidak langsung (batch
oriented), sistem langsung (real time), sistem database. Selain itu, kita dapat juga
mengetahui beberapa aplikasi yang digunakan dalam proses komputerisasi akuntansi.
Aplikasi tersebut, antara lain MYOB, General Ledger (AccPac), DacEasy, Payroll, Simply
Accounting, Peachtree, Turbocash, dan Iain-lain.