Presentasi Proposal

Project Improvement
Optimalisasi Warehouse Handling untuk
Mengurangi Nilai Potential Claim Akibat Stock
Variance Barang Non Good di Warehouse
Electrolux Nagrak

Naufal Farras Ahadan

20210071
PGMTP 5
Introduction

Naufal Farras Ahadan

20210071
PGMTP 5
OJT 2 : Warehouse Electrolux
(Return Management)
Outline

Initial Problem Perception

Real Problem
Point of Cause
Direct Cause
Root Cause
Countermeasure
Warehouse Electrolux

Inbound
Inventory Outbound Distribution
Inbound
Return
Non
Good Reject
Good
Practical Problem Solving

Optimalisasi Warehouse Handling untuk Mengurangi Nilai Potential Claim

akibat Stock Variance Barang Non Good di Warehouse Electrolux Nagrak
Initial Problem Perception

Terdapat selisih jumlah barang antara JDE dan WMS yang diakibatkan oleh
stock accuracy Warehouse Electrolux Nagrak yang tidak mencapai 100%

Bulan Qty Sistem Qty Fisik Varian Akurasi Fisik

Februari 82534 82174 936 94,23%
Maret 82165 81472 1269 92,44% 100 % Accuracy
April 84349 84612 1531 90,64%
0 % Variance
Mei 81007 78641 5010 91,73%
Juni 81989 80998 1223 92,66%

Rata - rata stock accuracy dari bulan Februari 2021 - Juni 2021
sebesar 92,34%

What Actual Happen? What Should be Happen?

Breakdown

Stock Accuracy Warehouse Electrolux by Location

Bulan Februari-Juni 2021
120.00%

100.00%
Lokasi yang memiliki
80.00%
akurasi rendah yaitu
pada area Warehouse
60.00%

40.00%

20.00%
Non Good
0.00%
I
A

L
B

J
F
D

KI

IN D
KA

KC
KD

KE
KB

KH
KF
KG

T
EC
LZ
BL
BL
BL
BL
BL
BL

BL

BL
BL

SP
Data Akurasi Stock Take Warehouse Electrolux Nagrak by Location
Real Problem

Belum maksimalnya
penanganan gudang
(Warehouse Handling) di
Warehouse Non Good
Electrolux Nagrak
Locate Point of Cause

Business Process Overview (Return Management)

Point of Cause
No Prosedur Point of Cause
Tidak adanya proses transfer location ke lokasi barang aktual setelah
upload file RS di WMS_RS
1 Upload file excel .csv ke WMS_RS
Tidak melakukan update penamaan lokasi baru pada WMS
Tidak ada Daily Cyclecount untuk area open
Pembuatan dan penempelan barcode belum maksimal
Belum ada standar barcode untuk barang non good
2 Pembuatan dan Penempelan Barcode Metode daily cyclecount masih menggunakan kertas countsheet dan
tidak bisa menggunakan RF Scanner karena penempelan barcode
belum maksimal
Melakukan proses PS IN/Reversal di WMS Tidak dilakukan update sistem di WMS_RS ketika barang open sudah
3
(Proses Inbound) mendapatkan nomor PS dari Electrolux
Pemindahan barang di area inspect tidak dilakukan pada satu pintu
(tidak hanya dilakukan oleh tim return)
4 Memindahkan barang ke lokasi inspect
Terdapat barang dismantle (support spare part) yang tidak terdata di
WMS pada area inspect
Direct Cause

Man
Tidak adanya proses transfer location
ke lokasi barang aktual setelah
Pemindahan barang di area inspect tidak upload file RS di WMS_RS
dilakukan pada satu pintu (tidak hanya
dilakukan oleh tim return) Tidak dilakukan update sistem di WMS_RS
ketika barang open sudah mendapatkan
Terdapat barang dismantle (support spare nomor PS dari Electrolux
Warehouse
part) di area inspect yang tidak terdata di Handling
WMS Barang Non
Good
Metode daily cyclecount area Electrolux
close masih menggunakan Belum
kertas countsheet (manual)
Maksimal
Tidak ada daily
cyclecount untuk
area open

Methods
Root Cause

No. Direct Cause Why? Why?

Pemindahan barang di area
SOP yang sudah ditetapkan Belum ada punishment
inspect tidak dilakukan pada
1 tidak dijalankan dengan terhadap pihak-pihak
satu pintu (tidak hanya
maksimal yang melanggar SOP
dilakukan oleh tim return)

Tidak ada daily cyclecount untuk

area open
Penggunaan WMS_RS yang
2 Tidak dilakukan update sistem di belum optimal
WMS_RS ketika barang open
sudah mendapatkan nomor PS
dari Electrolux
Tidak adanya proses transfer
Tidak dilakukan update
location ke lokasi barang aktual Belum ada nama lokasi aktual
3 penamaan lokasi baru di
setelah upload file RS di di WMS
WMS
WMS_RS
Root Cause

No. Direct Cause Why? Why? Why?

Terdapat barang dismantle Tim return belum Belum ada WI untuk
Pemindahan barang
(support spare part) di area mengetahui prosedur permintaan barang
4 dismantle tidak dilakukan
inspect yang tidak terdata di untuk permintaan dismantle (support
oleh tim return
WMS barang dismantle spare part)
Terdapat barang yang belum
Metode daily cyclecount
memiliki barcode sehingga Pembuatan dan
area close masih
5 tidak dapat melakukan penempelan barcode
menggunakan kertas
counting menggunakan RF belum maksimal
countsheet (manual)
Scanner
Countermeasure

Menetapkan penamaan
Membuat punishment bagi
lokasi dan melakukan Optimalisasi Penggunaan
pihak-pihak yang melanggar
update nama lokasi yang WMS_RS
SOP
baru di WMS

Memaksimalkan
Membuat WI untuk
pembuatan serta
pengelolaan barang
penempelan barcode untuk
dismantle (permintaan
dapat melakukan counting
spare part)
menggunakan RF Scanner
Countermeasure

Menetapkan penamaan lokasi dan melakukan update nama lokasi yang baru di WMS

Nama Lokasi untuk Barang Sales

Nama Lokasi untuk Barang Market Return
Rejection Non Good (Claim Vendor)

Nama Lokasi untuk Barang yang sedang

Nama Lokasi untuk Barang Market Return
menunggu inspect (Waiting Inspect)
Countermeasure

Menetapkan penamaan lokasi dan melakukan update nama lokasi yang baru di WMS

Graded 70%

Graded 60%

Graded 55%

Scrap (45%)

Torn A

Torn B

Update penamaan lokasi di WMS Torn C Papan kanban digunakan

untuk visualisasi status
Area Open barang di tiap lokasi
Countermeasure

Optimalisasi Penggunaan WMS_RS

Melakukan transfer location pada WMS_RS Melakukan adjust out barang yang sudah
sesuai dengan lokasi aktual barang mendapatkan PS dari Electrolux di WMS_RS
Countermeasure

Optimalisasi Penggunaan WMS_RS

Match

Warehouse Management System_RS RS Elux Puninar Database (OneDrive Electrolux)

Daily Cyclecount dan Stock Take untuk barang open dapat

dilakukan jika penggunaan WMS_RS Optimal
Countermeasure

Memaksimalkan pembuatan serta penempelan barcode untuk dapat

melakukan counting menggunakan RF Scanner

Countermeasure

Design barcode menggunakan QR Code

Posisi penempelan barcode pada satu sisi

Metode counting akan menggunakan RF Scanner yang sama di tiap barang
Countermeasure
Metode counting menggunakan RF Scanner
Countermeasure

Membuat punishment bagi pihak-pihak yang melanggar SOP

Sanksi
No. Jenis Pelanggaran PIC
Tindakan I Tindakan II Tindakan III

C&C oleh
Operator melakukan pemindahan atau C&C oleh Department
Department Head
menambahkan barang di area return SPV Return Head dan SPV Return, BA dan Berakhirnya
1 dan SPV Return, BA,
tanpa diketahui oleh tim return Management BA, dan Surat Hubungan Kerja
dan Surat
management Pernyataan
Pernyataan
Countermeasure

Membuat WI untuk pengelolaan barang dismantle

No Aktivitas PIC

1 Electrolux meminta pengajuan barang untuk support spare part ke puninar by email Electrolux
Tim inspeksi electrolux memberikan form pengajuan barang untuk support spare part ke admin
2 Tim inspeksi electrolux
return
Admin return dan tim inspeksi electrolux mengambil URF (User request form) transfer location di Tim inspeksi electrolux dan
3
rak pengajuan transfer location Admin Return
Admin return dan tim inspeksi electrolux mengisi form permintaan transfer location, yang berisi :
1. PNC
2. Serial Number
3. Description Tim inspeksi electrolux dan
4
4. From Location Admin Return
5. To Location
6. Qty
7. TTD dan nama jelas
5 Admin return dan tim inspeksi electrolux memberikan form URF ke admin inventory Tim inspeksi electrolux

6 Admin inventory menambahkan serial number barang di WMS Admin inventory

Countermeasure

Membuat WI untuk pengelolaan barang dismantle

No Aktivitas PIC
Admin inventory melakukan proses transfer location di WMS sesuai dengan request
7 Admin inventory
URF (memberikan remarks nomor alokasi barang di WMS)
Admin Inventory memberitahu PPS Number dan memberikan transfer list ke
8 Admin inventory
warehouseman return yang akan mengambilkan barang sesuai dengan URF
Warehouseman return memindahkan barang sesuai dengan URF (Menuju lokasi
9 Warehouseman return
inspect)
Warehouseman return melakukan serah terima barang ke tim inspeksi electrolux dan Warehouseman return dan
10
mengambil foto kondisi terakhir barang sebagai bukti bahwa barang sudah diterima tim inspeksi electrolux
Warehouseman return melakukan konfirmasi ke Admin inventory bahwa transfer
11 Warehouseman return
location sudah selesai dilakukan
12 Admin inventory melakukan transfer confirmation di WMS Admin inventory
Admin return melakukan update status barang di WMS menjadi SCRAP jika sudah
13 Admin return
mendapatkan approval dari tim electrolux
Timeline
Agust-21 Sept-21 Okt-21 Nov-21 Des-21 Jan-22 Feb-22 Mar-22
Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Membuat dan menempelkan barcode untuk semua
barang di Warehouse Non Good Electrolux

Melakukan counting untuk semua barang open

Membuat Papan Kanban tiap lokasi yang

menunjukkan status barang di tiap lokasinya
Membuat penamaan lokasi yang baru (Aktual dan
Sistem WMS)
Pembuatan prosedur baru mengenai pengelolaan
barang pada sistem WMS_RS
Melakukan pemutihan WMS_RS dan mengupload
ulang data barang open di WMS_RS

Trial metode counting menggunakan RF Scanner

Menggunakan RF Scanner dalam melakukan daily

cyclecount
Memperbaharui SOP dan WI Return Management
yang terbaru
Melaksanakan SOP dan WI dengan sistem yang baru
dengan konsisten
THANK YOU