MANAJEMEN HUBUNGAN MASYARAKAT (KOMUNIKASI ORGANISASI)

A. Konsep Komuniksi
- Proses aliran pengiriman informasi untuk diterima dan dipahami yang mencakup
aspek manusia dan non-manusia.
B. Macam Komunikasi
- Langsung (face to face).
- Langsung (face to face) dengan media.
- Tidak langsung.
- Antar persona atau interpersoal.
- Sosial.
- Verbal dan nonverbal.
C. Jenis Komunikasi
- Top down.
- Bottom down.
- Linear/horizontal.
- Terbuka/musyawarah.
D. Penghambat Komunikasi
- Beda persepsi dan interpretasi.
Contohnya dalam sebuah pembelajaran, mahasiswa menguap secara sengaja
maupun tidak itu memberikan pesan bahwa dia mengantuk karena habis ada acara
sampai pagi atau karena hal lain. Sedangkan dosen mempersepsikan bentuk
menguapnya itu adalah bentuk kebosanan terhadap perkuliahan, beda persepsi ini
akan menghambat komunikasi.
- Beda status.
- Beda kepentingan.
- Beda budaya dan bahasa.
Contohnya misalnya pada budaya Jawa, ketika seseorang itu dimarahi maka dia
tidak akan melakukan kontak mata dengan orang yang memarahi. Ini adalah
budaya yang mengkomunikasikan adalah bentuk penghormatan atau
mendengarkan dengan sesama apa yang disampaikan orang yang memarahi.
Budaya yang berbeda dengan teman-teman yang ada di Sumatera Utara mereka
ketika dimarahi, mereka harus melakukan kontak mata dengan oarang yang
memarahi sebab itu merupakan bentuk komunikasi bahwa dia sedang
mendengarkan dengan seksama apa yang disampaikan orang yang memarahi dan
ini juga dianggap sebagai bentuk komunikasi bahwa dia menghormati orang yang
memarahi.
- Situasi dan kondisi.
- Kondisi personal.
- Media/channel.
- Noise.
E. 75% - 90% Having Communication
- Sekitar 75% - 90% manusia dalam hidupnya itu melakukan dan menerima
komunikasi. Karena mayoritas ini terjadi dalam setiap individu, maka pengelolaan
 komunikasi yang baik menjadi penting sebab komunikasi yang baik akan
berdampak positif pada kemajuan organisasi, meningkatkan kinerja, menambah
pengetahuan, dan memudahkan pemecahan masalah.
- Karena pentingnya komunikasi, maka dibutuhkan seorang staff atau badan dalam
organisasi untuk melakukan pengelolaan terhadap komunikasi yang terjadi di
dalam sebuah organisasi, sehingga muncullah apa yang disebut dengan public
relation atau hubungan masyarakat.
F. Public Relation in School
- Definition.
 Getting positive message out it was a one way communicaion designed to
showcase the best of school or district to gain community support.
 Involves: give information, encouraging/influencing stakeholders to
change their attitude and behaviour, intertwining and harmonizing attitude
and behaviour between school and stakeholders, vice versa.
 PR atau humas ini dulunya dianggap sebagai sebuah pihak yang
dimaksudkan untuk bagaimana mengelola pesan yang keluar itu bersifat
positif sehingga berdampak pada image atau citra dari organisasi menjadi
baik sehinnga sifatnya lebih searah.
 Dalam pergeserannya, PR tidak lagi dianggap bersifat searah, tetapi juga
bersifat dua arah. Jadi dia merupakan pihak yang melakukan pengelolaan
terhadap arus informasi dari organisasi dan stakeholders-nya. Jadi,
berlangsung dua arah, dan dia juga tidak hanya dimaksudkan untuk
semata-mata hanya membangun image atau citra dari organisasi. Sehingga
dari pemahaman ini, muncul beberapa kegiatan yang menjadi ruang
lingkup dalam kehumasan yaitu diantaranya adalah pemberian informasi,
memberi pengaruh tertentu kepada para stakeholders sehingga mereka
mampu mengubah sikap dan prilaku mereka, menjalin serta melakukan
harmnisasi atas sikap dan perilaku antara organisasi atau dalam hal ini
adalah sekolah dengan para stakeholders-nya dan sebaliknya. Sehingga
dari pemahaman itu kita lihat bahwa humas atau public relation ini kalau
diisyaratkan atau disimbolkan nampak seperti jembatan. Jadi antara
organisasi dan stakeholders, dia itu adalah penyambung atau mengelola
hubungan antar keduanya. Jadi di sekolah dia memberikan informasi, dan
di stakeholders dia membawa beberapa rekomendasi atau masukan atau
feedback kepada organisasi atau sekolah.
- Function.
 Promoting community input.
 Anticipating image problem providings solutions.
Mengantisispasi masalah yang berkaitan dengan citra atau image dan
memberikan solusinya.
 Handling all aspects of district publications ex. External newspaper and
internal newsletter, website, etc.
Melakukan publikasi baik secara internal maupun eksternal.
  Acting as the key contact for the media ex. Writing newsreleases, working
to get media coverage.
Biasanya sebagai kontak kunci antara organisasi dengan media masa.
 Designing objective, informational materials for budget/band issue
compaign.
 Designing all level of communication.
 Conducting public relation research.
 Creating way for student/staff recognition.
 Training employees in the importance of public relations.
- Process of PR activities
 Persiapan (preparation)
 Set up information source.
Menyiapakan sumber informasi
 Determine the media.
Menetukan media apa yang akan dipakai.
 Finalizing (includes budgeting).
 Actualization
 Do what have been set up before so goals can achieve effective and
efficient.
Melaksanakan apa yang sudah ditetapkan dan memastikan ini
supaya efektif dan efisien.
 Check the feedback
 Check the material and non material feedback that give directly and
inderictly.
Mengecek atas komunikasi yang telah dilaksanakan, feedback atau
imbal baliknya itu apa. Ini juga merupakan salah satu kunci dari
aktivitas PR, melakukan cek terhadap feedback baik secara
material maupun non material feedback secara langsung maupun
tidak langsung.
 Assesemant and controlling (aktivitas penilaian atau kontrol)
 Evaluation of goals achievement.
 Suggestion
 Drawing conclusion and report it to the top management as
suggestion or recommendation of the next decision making.
Memberi masukan terhadap organisasi.
- PR activities in school.
 External
 Spread information using television.
 Spread information using radio.
 Spread information using print media/pers.
 School exhibitions.
 Publishing magazines or bulletins.
 Direct (school committee’s meeting, etc)
  Internal
 Direct (teacher’s meeting, briefing, ceremony, etc)
 Indirect (memo, announcement board, wall magazine, internal
bulletin, etc)
- Key success factor PR.
 Systematic and startegic planning and program.
Harus memiliki perencanaan dan program yang strategis dan sistematis.
Jadi perencanaan yang sistematis dan strategis itu tidak bisa dilepaskan
begitu saja sebab keberhasilan sebuah program itu penting hubungannya
dengan keberadaan sebuah perencanaan sebab kalau tidak ada perencanaan
maka dia sedang merencanakan kegagalan.
 Sufficient sources and documentation.
Dokumentasi sebagai data itu juga harus mencukupi.
 Sufficient valuable human resources, facilities, and budget.
Kecukupan sumber daya seperti fasilitas, budget.
 Health school.
Harus organisasi sehat. Organisasi sehat adalah organisasi yang memiliki
pengelolaan, tata kelola yang berasaskan pada efektif efisien.