BAB 5

MANIPULASI DATA

Tujuan:
Setelah mempelajari bab ini, pembaca diharapkan dapat:
 Mendemonstrasikan fungsi menu perintah Extract Data, baik
berdasarkan Record maupun Field.
 Melalukan perintah Export Data ke beragam format file.
 Mendemonstrasikan fungsi menu perintah Relates, Join, dan Merge
Table dan menjelaskan manfaat atas fungsi tersebut.

5.1 Extracting Data

Perintah ini bertujuan untuk melakukan pemisahan (extract) terhadap
sebuah file. Pemisahan dapat dilakukan berdasarkan record atau field yang
kita inginkan.Hasil dari perintah extract akan disimpan menjadi suatu file
baru dan akan menjadi input file definition. Extract berguna agar auditor
dapat menganalisadata yang lebih kecil dan lebih khusus.
Pada menu perintah extract data terdapat 2 (dua) pilihan, yaitu extract
berdasarkan record dan extract berdasarkan field tertentu yang dipilih.
Extract berdasarkan record menghasilkan suatu file yang berisi semua field
yang sama dengan file sumber apabila tidak terdapat kondisi yang
mengikutinya, jika terdapat kondisi yang mengikutinya maka hasil extract
adalah semua field dengan kondisi tertentu. Sedangkan extract berdasarkan
field menghasilkan satu file lain yang berisi pilihan field tertentu.
Sebelum menggunakan perintah Extract sebaiknya auditor melakukan
fungsi count record dan total field untuk memastikan bahwa data sebelum
dan sesudah ekstraksi adalah sama (tidak ada data yang hilang).

 Langkah-langkah Extract Data Berdasarkan Record

73
 Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan fungsi
Extract Data pada file “Trans_April.xls” adalah sebagai berikut:
1. Pada Menu bar, pilih [Data] > [Extract Data]. Maka akan muncul kotak
dialog Extract.

Gambar 5. 1 Kotak Dialog Extract

2. Pada kotak dialog Extract terdapat 2 (dua) pilihan, yaitu Record dan
Field. Kita pilih [Record].
3. Misalnya, kita hanya akan menganalisis penjualan dengan Kode
Pembeli dari Hilton International  “CODES” 3535. Kemudian kita
klik [If].

74
 Gambar 5. 2 Kotak Dialog Extract: If Sebelum Ada Pernyataan

4. Kemudian kita tuliskan sebuah pernyataan pada kotak “Expression”,

yaitu CODES = 3535.

Gambar 5. 3 Kotak Dialog Extract: If Setelah Ada Pernyataan

5. Selanjutnya pilih [Verify]. Apabila expression telah valid, pilih [OK].

75
6. Kemudian pilih [OK].
7. Lalu tuliskan nama tabel baru hasil ekstraksi record pada tulisan [To],
misalnya dengan nama “extractrecord_tabel5”.

Gambar 5. 4 Menuliskan nama tabel baru hasil Extract Record

8. Pilih [OK].
9. Tabel hasil extract akan muncul di Application Workspace.

76
 Gambar 5. 5 Tabel Hasil Extract Record

 Langkah-langkah Extract Data Berdasarkan Field

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan fungsi
Extract Data pada file “Trans_April.xls” adalah sebagai berikut:
1. Pada Menu bar, pilih [Data] > [Extract Data]. Maka akan muncul kotak
dialog Extract.
2. Pada kotak dialog Extract terdapat 2 (dua) pilihan, yaitu Record dan
Field. Kita pilih [Field].
3. Misalnya, kita hanya akan menganalisis penjualan dengan fokus pada
Tanggal Transaksi dan Jumlah Transaksi, sehingga kita hanya akan
memilih field “TRAN_DATE” dan “AMOUNT”.

77
 Gambar 5. 6 Kotak Dialog Selected Field - Extract Field

4. Kemudian pilih [OK].

5. Lalu tuliskan nama tabel baru hasil ekstraksi field pada tulisan [To],
misalnya dengan nama “extractfield_tabel5”.

78
 Gambar 5. 7 Menuliskan nama tabel baru hasil Extract Field

6. Pilih [OK].
7. Tabel hasil extract akan muncul di Application Workspace.

79
 Gambar 5. 8 Tabel Hasil Extract Field

5.2 Eksport
Export merupakan salah salu fungsi yang ada di ACL untuk merubah
file menjadi suatu bentuk lain yang dapat dibaca oleh program aplikasi
lainnya, seperti ASCII, dBase III+/IV, DelimitedExcel, Word, Lotus, Word
Perfect, untuk selanjutnya diproses atau diolah kembali. Langkah-langkah
yang harus dilakukan untuk menjalankan fungsi Export pada file
“Trans_April.xls” adalah sebagai berikut:
1. Pada Menu bar, pilih [Data] > [Export to Other Application]. Maka
akan muncul kotak dialog Export.

80
 Gambar 5. 9 Kotak Dialog Export Sebelum Diisi

2. Beri nama dan jenis file, misalnya kita akan menyimpan file ini dalam
bentuk format .xls (Excel) dengan nama “Tabel_Export”.
a. [Export Fields]  pilih field mana yang akan disimpan dalam tabel
baru.
b. [Expor As]  Excel.
c. [To] diisi dengan Tabel_Eksport

81
 Gambar 5. 10 Kotak Dialog Export Setelah Diisi

3. ACL akan menampilkan informasi keberhasilan proses ekspor pada

Application Workspace.

Gambar 5. 11 Informasi Hasil Export

82
4. Berdasarkan informasi di atas, kita dapat mencari keluaran Export yaitu
Tabel_Export.xls pada lokasi D:\PROJECT BARU
TABK\Tabel_Export.xls.

Gambar 5. 12 Lokasi Penyimpanan Tabel_Export

5. Tampilan Tabel_Export.xls.

Gambar 5. 13 Tampilan file Excel Tabel_Export

83
5.3 Relate Tables
Perintah Relate Tables digunakan untuk menghubungkan 2 (dua) file
atau lebih untuk berbagai macam keperluan. Sebelumkita mulai
menggunakan relate tables, hal yang penting untuk dimengerti adalah field-
field yang akan kita olah. Kita memerlukan perencanaan terhadap file dan
field mana yang akan kita hubungkan dan bagaimana kita
menghubungkannya. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam relate
tables adalah:
a. Parent File. Tentukan parent file terlebih dahulu. Parent file adalah file
hasil transaksi yang menghubungkan file master satu dengan lainnya.
Contoh file “Trans_April.xls” sebagai parent file. Parent file juga
dapat diartikan sebagai file yang kedatangan field kunci dari file
lainnya.
b. Child File. Tentukan juga child file terlebih dahulu. Child file dapat
berupa file master, contohnya file “acceptable_codes.mdb” sebagai
anak file.
c. Semua field yang akan direalisasikan harus sesuai pada masing-masing
tabel, baik tipe maupun panjang field.

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan fungsi

Relate Tables pada file “Trans_April.xls” dan “acceptable_codes.mdb”
adalah sebagai berikut:
1. Cek kesesuaian antara field yang akan direlasikan pada kedua tabel.
2. Apabila terdapat perbedaan tipe dan panjang data pada keyfield kedua
tabel, maka sesuaikan terlebih dahulu lewat Menu bar [Edit] > [Table
Layout].
3. Buka file “Trans_April.xls”.

84
4. Pada Menu bar, pilih [Data] > [Relates Tables]. Maka akan muncul
kotak dialog Relations.

Gambar 5. 14 Kotak Dialog Relations

5. Pilih [Add Table] untuk memastikan file yang akan direalisasikan. Lalu
pilih tabel “tabel1” atau “acceptable_codes.mdb”.

85
 Gambar 5. 15 Kotak Dialog Relations Setelah Ditambahkan Child File

6. Buat garis link dengan memilih field unik (keyfield) yang

menghubungkan antara parent file dengan child file (click and drug).

86
 Gambar 5. 16 Kotak Dialog Relations - Garis Penghubung antar Keyfield

7. Lalu pilih [Finish].

8. Setelah itu, klik kanan lalu pilih [Add Columns]. Kemudian akan
muncul kotak dialog Add Columns. Ubah [From Table] menjadi
“tabel1” atau “acceptable_codes.mdb”.

87
 Gambar 5. 17 Kotak Dialog Add Columns

9. Selanjutnya, pilih field yang ingin dimunculkan dari child file pada
parent file. Pada contoh ini, file “Description” yang akan dimunculkan.

Gambar 5. 18 Kotak Dialog Add Columns Setelah Dipilih Field yang Ingin Dimunculkan

10. Pilih [OK].

11. Hasilnya pada “tabel5” atau “Trans_April.xls” akan muncul field
“Description” dari “tabel1” atau “acceptable_codes.mdb” seperti
gambar di bawah ini.
88
 Gambar 5. 19 Hasil Relate Tables

5.4 Join Tables

Perintah Join Tables dapat dimanfaatkan oleh auditor untuk
mendatangkan field-field yang dibutuhkan untuk pengujian dari file yang
berbeda. Selain itu, perintah join tables dapat digunakan untuk
membandingkan isi record. Untuk melaksanakan perintah join tables, hal
yang harus diperhatikan adalah menentukan tabel primary dan secondary.
Hasil dari join tables nantinya akan menghasilkan file baru.
Pada saat kita membuka 2 (dua) file, file pertama yang sedang kita buka
akan menjadi Primary Table, sedangkan file kedua yang kita bukan disebut
sebagai Secondary Table. Dalam setiap join tables, kita hanya dapat
memiliki 1 (satu) Primary Table yang sedang aktif dan 1 (satu) Secondary
Table. Primary Table biasanya merupakan file dengan jumlah record
terbesar.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan fungsi Join
Tables pada file “Credit_Cards_Methapor.xls” dan “Employee.csv”
adalah sebagai berikut:
1. Sebagai contoh kita akan mengambil data dari field “CARDNUM” dan
“CREDLIM” pada tabel “Credit_Cards_Methapor.xls” serta field
“First Name” dan “Last Name” pada tabel “Employee.csv”.

89
2. Pastikan primary key dan secondary key memiliki tipe dan panjang data
yang sama.
3. Tabel “Credit_Cards_Methapor.xls” akan menjadi primary table,
sehingga kita harus mengaktifkan tabel tersebut terlebih dahulu.
4. Pada Menu bar, pilih [Data] > [Join Tables]. Maka akan muncul kotak
dialog Join.

Gambar 5. 20 Kotak Dialog Join Sebelum Diisi

5. Tentukan primary key dari primary tables dengan cara pilih [Primary
Keys]. Selanjutnya pilih [OK].

90
 Gambar 5. 21 Kotak Dialog Selected Fields - Join - Primary Table - Primary Keys

6. Tentukan field apa saja yang akan diambil dari primary table dengan
cara pilih [Primary Fields]. Selanjutnya pilih [OK].

Gambar 5. 22 Kotak Dialog Selected Fields - Join - Primary Table - Primary Fields

7. Tentukan file yang akan menjadi secondary table dengan klik

[Secondary Table].

91
 Gambar 5. 23 Pemilihan Secondary Table - Join

8. Tentukan primary key dari secondary tables dengan cara pilih

[Secondary Keys]. Selanjutnya pilih [OK].

Gambar 5. 24 Kotak Dialog Selected Fields - Join - Secondary Table - Secondary Keys

92
9. Tentukan field apa saja yang akan diambil dari secondary table dengan
cara pilih [Secondary Fields]. Selanjutnya pilih [OK].

Gambar 5. 25 Kotak Dialog Selected Fields - Join - Secondary Table - Secondary Fields

10. Masing-masing primary dan secondary key yang dipilih harus sudah
diurutkan. Apabila belum untuk memastikannya silahkan centang
[Presort Secondary Table].

93
 Gambar 5. 26 Presort Secondary Table

11. Beri nama file dengan menuliskannya pada [To], misalnya kita akan
menyimpan file ini dengan nama “jointables_tabel3tabel4”.

94
 Gambar 5. 27 Menuliskan nama tabel baru hasil Join Tables

12. Kemudian pilih [OK].

13. Tabel baru hasil join tables akan keluar pada Application Workspace.

95
 Gambar 5. 28 Tabel Hasil Join Tables

5.5 Merge Tables

Perintah Merge Tables digunakan untuk menggabungkan 2 (dua) file
yang memiliki struktur record yang sama menjadi file yang baru. Biasanya
yang di-merge adalah data yang sama untuk periode atau lokasi yang
berbeda. Contohnya adalah data transaksi penjualan untuk lokasi 01, 02, 03,
dan seterusnya, atau data penjualan periode Januari, Februari, Maret, dan
seterusnya.
A B C A B C

96
 A B C

Supaya 2 (dua) tabel dapat merge dengan sempurna, maka record dari
masing-masing tabel harus benar-benar memiliki struktur yang sama, yaitu:
a. Elemen data dan jumlah field harus sama.
b. Tipe data pada masing-masing field harus sama.
c. Start position dan panjang data harus sama.
d. Untuk field bertipe Date, maka formatnya juga harus sama.

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan fungsi

Merge Tables adalah sebagai berikut:
1. Pastikan semua Primary dan Secondary Table memiliki struktur yang
sama.
2. Pada Menu bar, pilih [Data] > [Merge Tables]. Maka akan muncul
kotak dialog Merge.
3. Tentukan primary key dari primary tables dengan cara pilih [Primary
Keys].
4. Tentukan file yang akan menjadi secondary table dengan klik
[Secondary Table].
5. Tentukan primary key dari secondary tables dengan cara pilih
[Secondary Keys].
6. Beri nama file dengan menuliskannya pada [To].
7. Tabel baru hasil merge akan terbuat.
97
Prosedur Berlatih
1. Buatlah sebuah folder dengan nama 05 MANIPULASI DATA.
2. Folder di atas berisi 3 (tiga) folder, yaitu: a) Folder 1 Soal, b) Folder 2
File Sumber, dan c) Folder 3 Jawaban.
3. Copy soal Latihan di bawah ini ke dalam Folder 1 Soal.
4. Copy file yang digunakan di dalam bab ini ke dalam Folder 2 File
Sumber. File yang digunakan, baik untuk praktik maupun latihan,
adalah:
a. acceptable_codes.mdb
b. Employee.csv
c. Trans_April.xls
d. Credit_Cards_Methapor.xls
e. File rancangan mahasiswa.
5. Semua proyek, jawaban, dan file keluaran ACL disimpan di Folder 3
Jawaban.

Latihan
1. Buatlah sebuah file project dengan nama 05-(Kelas dan No Absen)-
(Nama Lengkap Anda), misalnya 05-3A01-Awan Pandu Wijaya atau
05-3A10-Deswita Putri.
2. Lakukan ekstraksi terhadap file sumber yang ada dalam Folder 2 File
Sumber secara berurutan ke dalam proyek yang telah Anda buat.
3. Rancanglah beberapa tabel yang dapat dijadikan bahan latihan untuk
mendemonstrasikan materi-materi di atas dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Tabel dapat berisi informasi tentang transaksi Penjualan,
Penggajian, Pembelian, dan lain sebagainya.
98
 b. Tabel dapat dijadikan bahan latihan untuk Extract Data, Export
Data, Relate, Join, dan Merge Tables serta memenuhi kaidah
ketentuan setiap fungsi.
c. Tabel dapat memiliki ekstensi yang dapat dimasukkan ke dalam
ACL.
4. Lakukan kembali perintah Extract Data dengan menggunakan tabel
rancangan Anda sendiri. Kemudian dokumentasikan hasilnya.
5. Lakukan kembali perintah Export Data dengan menggunakan tabel
rancangan Anda sendiri. Kemudian dokumentasikan hasilnya.
6. Lakukan kembali perintah Relate Tables dengan menggunakan tabel
rancangan Anda sendiri. Kemudian dokumentasikan hasilnya.
7. Lakukan kembali perintah Join Tables dengan menggunakan tabel
rancangan Anda sendiri. Kemudian dokumentasikan hasilnya.
8. Lakukan kembali perintah Merge Tables dengan menggunakan tabel
rancangan Anda sendiri. Kemudian dokumentasikan hasilnya.

99