Jaringan Kelompok Kecil Formal

Jaringan organisasi formal bisa menjadi sangat rumit, termasuk ratusan orang dan
setengah lusin atau lebih tingkat hierarki. Untuk menyederhanakan diskusi kami, kami telah
memadatkan jaringan ini menjadi tiga kelompok kecil umum yang masing-masing terdiri dari
lima orang (lihat Gambar 11-3): rantai, roda, dan semua saluran.
Rantai tersebut secara kaku mengikuti rantai komando formal; jaringan ini mendekati
saluran komunikasi yang mungkin Anda temukan dalam organisasi tiga tingkat yang kaku. Roda
mengandalkan figur sentral untuk bertindak sebagai saluran untuk semua komunikasi kelompok;
itu mensimulasikan jaringan komunikasi yang akan Anda temukan dalam tim dengan pemimpin
yang kuat. Jaringan semua saluran mengizinkan semua anggota grup untuk berkomunikasi secara
aktif satu sama lain; dalam praktiknya, ini paling sering ditandai dengan tim yang dikelola
sendiri, di mana semua anggota grup bebas untuk berkontribusi dan tidak ada orang yang
mengambil peran kepemimpinan.
Seperti yang ditunjukkan Peraga 11-4, efektivitas setiap jaringan bergantung pada
variabel dependen yang menjadi perhatian Anda. Struktur roda memfasilitasi munculnya
pemimpin, jaringan semua saluran paling baik jika Anda menginginkan kepuasan anggota yang
tinggi, dan rantai paling baik jika keakuratan adalah yang paling penting. Tampilan 11-4
membawa kita pada kesimpulan bahwa tidak ada satu jaringan pun yang akan menjadi yang
terbaik untuk semua kesempatan.
The Grapevine
Jaringan komunikasi informal dalam suatu kelompok atau organisasi disebut selentingan.
Meskipun rumor dan gosip yang disebarkan melalui selentingan mungkin tidak resmi, ini tetap
merupakan sumber informasi yang penting. Satu survei menemukan bahwa 75 persen karyawan
pertama kali mendengar berita. Sebuah laporan baru-baru ini menunjukkan bahwa selentingan
atau informasi dari mulut ke mulut dari rekan-rekan tentang perusahaan memiliki efek penting
pada apakah pelamar kerja bergabung dengan suatu organisasi.
Salah satu studi paling terkenal tentang selentingan menyelidiki pola komunikasi di
antara 67 manajer di sebuah perusahaan manufaktur kecil. Studi tersebut menanyakan kepada
setiap penerima komunikasi bagaimana dia pertama kali menerima informasi tertentu dan
kemudian melacaknya kembali ke sumbernya. Meskipun selentingan itu penting, hanya 10
persen eksekutif yang bertindak sebagai individu penghubung (yaitu, menyampaikan informasi
kepada lebih dari satu orang). Ketika seorang eksekutif memutuskan untuk mengundurkan diri
untuk memasuki bisnis asuransi, 81 persen yang lain mengetahuinya, tetapi hanya 11 persen
yang memberitahu orang lain. Kurangnya penyebaran informasi melalui selentingan menarik
mengingat seberapa sering individu mengklaim menerima informasi dengan cara itu.
Ini sering dianggap rumor dimulai karena itu membuat gosip yang bagus. Ini jarang
terjadi. Desas-desus muncul sebagai respon terhadap situasi yang penting bagi kita, saat terdapat
ambiguitas, dan dalam kondisi yang menimbulkan kecemasan. Fakta bahwa situasi kerja sering
kali mengandung ketiga elemen ini menjelaskan mengapa rumor berkembang dalam organisasi.
Kerahasiaan dan persaingan yang biasanya berlaku di organisasi besar seputar penunjukan bos
baru, relokasi kantor, keputusan perampingan, atau penataan kembali tugas kerja mendorong dan
mempertahankan rumor di selentingan. Sebuah rumor akan bertahan sampai keinginan dan
harapan yang menciptakan ketidakpastian terpenuhi atau kecemasan berkurang.
Apa yang bisa kita simpulkan tentang selentingan? Tentu saja ini adalah bagian penting
dari jaringan komunikasi grup atau organisasi dan sangat berharga untuk dipahami. Ini memberi
manajer perasaan terhadap moral organisasi mereka, mengidentifikasi masalah yang dianggap
penting oleh karyawan, dan membantu memanfaatkan kecemasan karyawan. Selentingan juga
melayani kebutuhan karyawan: obrolan ringan menciptakan rasa kedekatan dan persahabatan di
antara mereka yang berbagi informasi, meskipun penelitian menunjukkan hal itu sering
dilakukan dengan mengorbankan mereka yang berada di kelompok "luar". Ada juga bukti bahwa
gosip sebagian besar didorong oleh jaringan sosial karyawan yang dapat dipelajari oleh manajer
untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana informasi positif dan negatif mengalir melalui
organisasi mereka. Jadi, meski selentingan mungkin tidak diberi sanksi atau dikendalikan oleh
organisasi, hal itu dapat dipahami.
Bisakah manajer menghilangkan rumor sepenuhnya? tidak. Namun, yang harus mereka
lakukan adalah meminimalkan konsekuensi negatif rumor dengan membatasi jangkauan dan
dampaknya. Gambar 11-5 menawarkan beberapa saran praktis.
Electronic Communications
Sangat diperlukan dan dalam sekitar 71 persen kasus, media komunikasi utama dalam organisasi
saat ini adalah elektronik. Komunikasi elektronik termasuk email, pesan teks, perangkat lunak
jaringan, blog, dan konferensi video. Mari kita bahas masing-masing.
E-Mail. E-mail menggunakan Internet untuk mengirim dan menerima teks dan dokumen
yang dihasilkan komputer. Pertumbuhannya luar biasa, dan penggunaannya sekarang
begitu meluas sehingga sulit membayangkan hidup tanpanya. Pesan email dapat dengan
cepat ditulis, diedit, dan disimpan. Mereka dapat didistribusikan ke satu orang atau ribuan
dengan satu klik mouse. Dan biaya pengiriman pesan email resmi kepada karyawan
adalah sebagian kecil dari biaya pencetakan, penggandaan, dan pendistribusian surat atau
brosur yang sebanding.
Pesan Instan dan Pesan Teks. Seperti email, pesan instan (IM) dan pesan teks (TM)
menggunakan media elektronik. Tidak seperti email, IM dan TM terjadi dalam waktu
nyata (IM) atau menggunakan perangkat komunikasi portabel (TM). Hanya dalam
beberapa tahun, IM dan TM telah menyebar. Seperti yang Anda ketahui dari pengalaman,
IM biasanya dikirim melalui komputer, sedangkan TM dikirim melalui ponsel atau
perangkat genggam seperti BlackBerry dan iPhone.

Terlepas dari kelebihannya, IM dan TM tidak akan menggantikan email. E-mail

mungkin masih merupakan alat yang lebih baik untuk menyampaikan pesan panjang
yang harus disimpan. IM lebih disukai untuk pesan satu atau dua baris yang hanya akan
mengacaukan kotak masuk email. Sisi negatifnya, beberapa pengguna IM dan TM
menganggap teknologi ini mengganggu dan mengganggu. Kehadirannya yang terus
menerus dapat mempersulit karyawan untuk berkonsentrasi dan tetap fokus. Survei
manajer mengungkapkan bahwa dalam 86 persen rapat, setidaknya beberapa peserta
memeriksa TM, dan survei lain mengungkapkan 20 persen manajer melaporkan telah
dimarahi karena menggunakan perangkat nirkabel selama rapat. Terakhir, karena pesan
instan dapat disadap dengan mudah, banyak organisasi yang mengkhawatirkan keamanan
IM dan TM.

Satu hal lagi: penting untuk tidak membiarkan informalitas pesan teks ("ya
ampun? Kamu serius? Brb") tumpah ke email bisnis. Banyak yang lebih suka menjaga
komunikasi bisnis tetap formal. Sebuah survei terhadap pengusaha mengungkapkan
bahwa 58 persen menilai tata bahasa, ejaan, dan tanda baca sebagai "sangat penting"
dalam pesan email. Dengan memastikan komunikasi profesional Anda, yah, profesional,
Anda akan menunjukkan diri Anda sebagai orang dewasa dan serius. Hindari jargon dan
slang, gunakan judul formal, gunakan alamat email formal untuk diri Anda sendiri
(kehilangan thatpartygirl@yahoo.com), dan berhati-hatilah agar pesan Anda ringkas dan
ditulis dengan baik. Tidak satu pun dari ini berarti, tentu saja, Anda harus melepaskan
TM atau IM; Anda hanya perlu menjaga perbedaan antara cara Anda berkomunikasi
dengan teman dan cara Anda berkomunikasi secara profesional.
Jejaring Sosial. Tidak ada tempat komunikasi yang lebih bertransformasi selain
munculnya jejaring sosial. Anda pasti akrab dengan dan mungkin pengguna platform
jejaring sosial seperti Facebook dan LinkedIn. Alih-alih menjadi satu situs besar,
Facebook, yang memiliki lebih dari 600 juta pengguna aktif, sebenarnya terdiri dari
jaringan terpisah berdasarkan sekolah, perusahaan, atau wilayah. Individu yang berusia
lebih dari 25 tahun sekarang menjadi kelompok pengguna yang tumbuh paling cepat.
Dalam keinginan untuk mempertahankan kendali atas penggunaan jejaring sosial oleh
karyawan untuk tujuan profesional, banyak organisasi telah mengembangkan aplikasi
jejaring sosial mereka sendiri. Perusahaan riset dan penasihat Gartner Inc.
memperkirakan bahwa jejaring sosial akan segera menggantikan email sebagai bentuk
utama komunikasi bisnis bagi 20 persen atau lebih pengguna bisnis.
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari jejaring sosial dan menghindari mengganggu
kontak Anda, simpanlah hanya untuk barang-barang bernilai tinggi — bukan sebagai alat
sehari-hari atau bahkan setiap minggu. Ingatlah bahwa calon majikan mungkin
memeriksa entri Facebook Anda. Beberapa pengusaha telah mengembangkan perangkat
lunak yang menambang situs Web tersebut atas nama perusahaan (atau individu) yang
ingin memeriksa pelamar pekerjaan (atau calon kencan). Jadi perlu diingat bahwa apa
yang Anda posting mungkin dibaca oleh orang lain selain kontak yang Anda tuju.
Blog Blog (Web log) adalah situs Web tentang satu orang atau perusahaan. Para ahli
memperkirakan bahwa lebih dari 156 juta blog sekarang ada. Jutaan pekerja AS memiliki
blog. Dan, tentu saja, banyak organisasi dan pemimpin organisasi memiliki blog yang
mewakili organisasi.
 Twitter adalah layanan jaringan sosial hibrid yang memungkinkan pengguna memposting
entri "mikroblog" ke pelanggan mereka tentang topik apa pun, termasuk pekerjaan.
Banyak pemimpin organisasi mengirim pesan Twitter ("tweet"), tetapi pesan tersebut
juga dapat datang dari karyawan mana pun tentang topik pekerjaan apa pun, sehingga
organisasi memiliki kendali yang lebih kecil atas komunikasi informasi penting atau
sensitif.
Meskipun beberapa perusahaan memiliki kebijakan yang mengatur konten blog dan
umpan Twitter, banyak yang tidak, dan banyak pembuat poster mengatakan bahwa
mereka telah mem-blog atau men-tweet komentar yang dapat ditafsirkan sebagai
berbahaya bagi reputasi perusahaan mereka. Banyak yang mengira blog pribadi mereka
berada di luar lingkup perusahaan mereka, tetapi jika orang lain di perusahaan tersebut
kebetulan membaca entri atau posting blog yang kritis atau negatif, tidak ada yang
menghalangi dia untuk membagikan informasi itu kepada orang lain, dan karyawan
tersebut dapat diberhentikan sebagai akibatnya.
Seorang ahli hukum mencatat, “Blogger karyawan secara keliru percaya bahwa
Amandemen Pertama memberi mereka hak untuk mengatakan apa pun yang mereka
inginkan di blog pribadi mereka. Salah!" Selain itu, berhati-hatilah dalam memposting
entri blog pribadi dari pekerjaan. Lebih dari tiga perempat pemberi kerja secara aktif
memantau koneksi situs Web karyawan. Singkatnya, jika Anda akan memiliki blog
pribadi, pertahankan "firewall" pribadi yang berfungsi dengan ketat.
Konferensi video. Konferensi video memungkinkan karyawan dalam suatu organisasi
untuk mengadakan pertemuan waktu nyata dengan orang-orang di lokasi yang berbeda.
Gambar audio dan video langsung memungkinkan peserta melihat, mendengar, dan
berbicara satu sama lain tanpa secara fisik berada di lokasi yang sama.
Peter Quirk, manajer program di EMC Corporation, menggunakan konferensi video
untuk mengadakan rapat bulanan karyawan di berbagai lokasi dan juga banyak rapat
lainnya. Melakukannya menghemat biaya perjalanan dan waktu. Namun, Quirk mencatat
bahwa sangat penting untuk menstimulasi pertanyaan dan melibatkan semua peserta
untuk menghindari seseorang yang terkait tetapi tidak terlibat. Karen Rhode dari Sun
Microsystem setuju bahwa upaya khusus harus dilakukan untuk melibatkan peserta jarak
jauh, dengan menyarankan, "Anda dapat memilih orang, orang dapat mengajukan
pertanyaan, Anda dapat melakukan presentasi yang menarik."
Mengelola Informasi
Kita semua memiliki lebih banyak informasi yang dapat kita gunakan daripada sebelumnya. Ini
memberi kita banyak manfaat, tetapi juga dua tantangan penting: kelebihan informasi dan
ancaman terhadap keamanan informasi. Kami mempertimbangkan masing-masing secara
bergiliran.
Menangani Informasi yang Berlebihan. Apakah Anda mendapati diri Anda
dibombardir dengan informasi dari email, blog, penjelajahan Internet, IM, telepon seluler,
dan televisi? Kamu tidak sendiri. Basex, sebuah perusahaan yang memperhatikan
efisiensi pekerja, menemukan bagian terbesar dari rata-rata hari pekerja, 43 persen
dihabiskan untuk hal-hal yang tidak penting atau mendesak, seperti menanggapi email
yang tidak penting dan menjelajahi Web. (Dalam keadilan untuk email, Basex juga
menemukan 25 persen dari waktu karyawan dihabiskan untuk menulis dan menanggapi
email penting.)
Intel merancang eksperimen 8 bulan untuk melihat bagaimana membatasi kelebihan
informasi ini dapat membantu produktivitas. Satu kelompok karyawan diberitahu untuk
membatasi kontak digital dan tatap muka selama 4 jam pada hari Selasa, sementara
kelompok lain mengikuti rutinitas biasanya. Kelompok pertama lebih produktif, dan 75
persen anggotanya mengusulkan agar program diperluas. "Itu besar. Kami berharap lebih
sedikit, ”kata Nathan Zeldes, seorang insinyur Intel yang memimpin eksperimen. "Ketika
orang tidak terganggu, mereka dapat duduk dan merancang chip dan benar-benar
berpikir."
Kami telah meninjau beberapa cara untuk mengurangi waktu tenggelam dalam email.
Secara lebih umum, seperti yang ditunjukkan oleh studi Intel, mungkin masuk akal untuk
lebih jarang terhubung ke teknologi, untuk, dalam kata-kata di salah satu artikel, "hindari
membiarkan pukulan drum missives digital terus-menerus mengguncang dan menyusun
ulang daftar tugas." Lynaia Lutes, seorang supervisor akun untuk sebuah perusahaan
kecil di Texas, mampu berpikir jauh lebih strategis dengan mengambil jeda dari
informasi digital setiap hari. Di masa lalu, dia berkata, "Saya pada dasarnya
menyelesaikan tugas" tetapi tidak melakukannya secara strategis. Dengan membuat jeda
untuk diri Anda sendiri, Anda mungkin lebih mampu memprioritaskan, memikirkan
gambaran besarnya, dan dengan demikian menjadi lebih efektif.
Karena teknologi informasi dan komunikasi langsung telah menjadi komponen yang
lebih umum dalam kehidupan organisasi modern, semakin banyak karyawan yang merasa
mereka tidak pernah bisa offline. Beberapa pelancong bisnis kecewa ketika maskapai
penerbangan mulai menawarkan koneksi Internet nirkabel dalam penerbangan karena
mereka tidak dapat lagi menggunakan waktu perjalanan mereka sebagai kesempatan
langka untuk bersantai tanpa rentetan komunikasi organisasi yang terus-menerus.
Dampak negatif dari perangkat komunikasi ini dapat meluas ke kehidupan pribadi
karyawan juga. Baik pekerja dan pasangan mereka menghubungkan penggunaan
teknologi komunikasi elektronik di luar pekerjaan dengan tingkat konflik kehidupan kerja
yang lebih tinggi. Karyawan harus menyeimbangkan kebutuhan akan komunikasi yang
konstan dengan kebutuhan pribadi mereka sendiri untuk istirahat dari pekerjaan, atau
mereka berisiko kelelahan karena dihubungi 24 jam sehari.
Ancaman terhadap Keamanan Informasi. Keamanan adalah masalah besar bagi
hampir semua organisasi dengan informasi pribadi atau hak milik tentang klien,
pelanggan, dan karyawan. Survei Merrill Lynch terhadap 50 eksekutif menemukan 52
persen menilai kebocoran informasi perusahaan sebagai masalah keamanan informasi
nomor satu mereka, mengalahkan virus dan peretas. Sebagian besar perusahaan secara
aktif memantau penggunaan Internet dan catatan email karyawan, dan beberapa bahkan
menggunakan pengawasan video dan merekam percakapan telepon. Meskipun mungkin
diperlukan, praktik semacam itu dapat tampak invasif bagi karyawan. Sebuah organisasi
dapat meredakan kekhawatiran karyawan dengan melibatkan mereka dalam pembuatan
kebijakan keamanan informasi dan memberi mereka kendali atas bagaimana informasi
pribadi mereka digunakan.