Cara mencegah order parts berulang

Posted by Piper Comex | Kamis, November 03, 2011

  Powered by Translate
HAL – HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN AGAR RECOMMENDED PARTS YANG
DIBUAT TERJAMIN KEBENARANNYA.

1. Kesesuaian parts book yang dipakai dengan unit atau komponen yang akan dikerjakan,
dengan penekanan terutama kesesuaian nomor publikasi parts book yang dipakai dengan
model dan serial no dari unit atau komponen yang akan dikerjakan. Untuk menjamin
ketepatannya pergunakan publication list yang selalu diterbitkan Komatsu.
2. Pahamilah struktur, fungsi, lokasi, cara kerja dari unit atau komponen yang akan
dikerjakan. Pastikan bahwa anda benar – benar telah memahaminya sebelum melangkah
selanjutnya.
3. Kenali dan pastikan terlebih dahulu kondisi unit atau komponen, problem dan jenis
kerusakan yang terjadi serta penyebabnya. Hal ini sangat penting dan menentukan tingkat
kebenaran dan keakuratan dari ordering terutama jika ordering parts tersebut harus
dilakukan tanpa melakukan pembongkaran terhadap komponen yang akan dikerjakan.  

PROSES PENYUSUNAN PARTS RECOMMENDED

Ditinjau dari proses penyusunan parts recommended,  maka parts recommended tersebut dapat
disusun berdasarkan kondisi sebagai berikut:

1. Kondisi sebelum dilakukan disassembling

2. Kondisi setelah dilakukan disassembling

Uraian penyusunan parts recommended seperti tersebut diatas adalah sebagai berikut:

1.  KONDISI SEBELUM DILAKUKAN DISASSEMBLING.

Penyusunan parts recommended terhadap masing masing komponen dari unit yang belum
dilakukan disassembling seperti ini adalah merupakan suatu hal yang sulit, karena hal ini bersifat
pra kiraan dan cukup banyak factor yang mempengaruhinya, sehingga hasilnya sering terjadi
deviasi, apalagi bila mana parts recommended tersebut disusun jauh lebih awal dari waktu yang
dibutuhkan.
Faktor factor yang menyebabkan terjadinya deviasi ini sebenarnya cukup banyak variasinya,
yaitu:

 Pelaksana yang belum memiliki cukup pengetahuan

 Penggunaan Parts Book yang kurang tepat
 Kurangnya kemauan untuk mendapatkan Hystorical Data dari komponen / unit.
 Kurang teliti dalam pelaksanaan pengecekan terhadap pisik komponen
 Dan lain - lain.
2.  KONDISI SETELAH DILAKUKAN DISASSEMBLING

Penyusunan parts recommended terhadap unit / komponen yang telah dilakukan disassembling
adalah merupakan sesuatu yang ideal, karena pada kondisi setelah dilakukan disassembling,
seluruh bagian dari masing masing komponen / parts nya dapat diketahui dengan jelas
kondisinya. Dan pada kondisi yang demikian kebutuhan spare parts yang diperlukan dapat
dengan mudah disusun, begitu pula timbulnya deviasi dapat ditekan sekecil kecilnya.

PENYEBAB TERJADINYA RE-ORDER PARTS

Reorder parts atau order parts susulan ini dapat terjadi karena beberapa factor yaitu:

1. Pelaksana tidak menguasai reusable parts knowledge sehingga mengakibatkan: parts

yang dimaksud tidak diorder dengan asumsi bisa dipasang kembali, namun sebenarnya
kondisi pisik dari parts tersebut sudah tidak mungkin untuk dipasang kembali/harus
diganti atau parts yang dimaksud tidak diorder dengan asumsi bisa diperbaiki/direpair
untuk kemudian dipasang kembali, tetapi kenyataannya parts tersebut tidak bisa lagi
untuk direpair atau sebenarnya memang bisa direpair tetapi terjadi kegagalan dalam
proses repairnya.
2. Terjadinya Re-work atau Re-do in proses
Pelaksana atau mekanik tidak mengikuti standar teknis pelaksanaan yang benar, terutama
saat proses parts evaluation atau pengukuran dan re-assembling, seperti misalnya tidak
menggunakan form QA dan shop manual.
3. Tidak menggunakan measurement tools yang tepat atau menggunakan tools yang rusak. 
4. Recommended parts dilakukan tidak berdasarkan kondisi phisik/actual, tetapi dilakukan
dari “jarak jauh”. 
5. Recommended parts disusun oleh orang lain dan bukan disusun oleh pelaksana yang
telah melakukan pengecekan pisik. 
6. Terjadinya kesalahan penulisan part number pada waktu pembuatan parts recommended
atau kesalahan pada saat input ke system saat proses ordering. 
7. Terjadinya salah pisik atas parts yang telah disupply (parts number benar sedangkan pisik
berbeda). 
8. Terjadinya kesalahan penggunaan parts book sehingga terjadi ketidak cocokan antara
parts number yang diorder dengan serial number unit atau komponen nya. 
9. Salah menuliskan quantity (ada bagian yang sama tetapi quantity nya tidak
dijumlahkan). 
10. Penyusunan parts recommended dilakukan sebelum komponen dilakukan disassembling. 
11. Adanya parts yang hilang dalam penyimpanan atau di kanibal unit lain tetapi tidak
diproses penggantiannya. 
12. Terjadinya gagal repair (komponen yang direpair hasilnya tidak sesuai dengan
maintenance standar ) 
13. Site/customer menjanjikan akan supply parts yang harus diganti, tetapi kenyataan nya
gagal supply.

TARGET REORDER
 
Reorder sangat mempengaruhi lead time pelaksanaan overhaul, maka perlu ditentukan target
berapa kali reorder ini boleh dilakukan. Idealnya, frekuensi reorder adalah nol (0), tetapi dalam
kondisi kondisi tertentu hal tersebut masih sulit untuk dicapai, oleh karena itu ketentuan atau
sasaran atas hasil yang menyangkut reorder ini adalah sebagai berikut:

a.  FREKUENSI ORDER PARTS

Frekuensi order parts secara keseluruhan adalah paling banyak 3 (tiga) kali order, dimana
orderan yang pertama adalah parts standar overhaul (APL), kemudian order parts kedua adalah
additional parts (surcharge parts) dan order parts ketiga (re-order) apabila terjadi kegagalan
dalam proses repairing di  local shop.
Dengan demikian target dari reorder yang diijinkan hanya boleh 1 (satu) kali re-order saja,
itupun kalau ada komponen yang gagal repair.

b.  WAKTU PELAKSANAAN ORDER PARTS

Pelaksanaan order parts standar overhaul atau APL ideal nya adalah sebelum komponen
dilakukan pembongkaran atau disassembling (berdasarkan fixed  plan overhaul), sehingga
diharapkan pada saat akan memasuki proses assembling kembali, parts standarnya sudah
tersedia. Sedangkan pelaksanaan order parts additional (parts surcharge) dilakukan setelah
selesai disassembling, evaluation dan measuring komponen, waktu pelaksanaan order part nya
tergantung kebijakan dan kesepakatan bersama sejak komponen di -disassembling, lebih cepat
lebih baik.

LANGKAH LANGKAH PENCEGAHAN TERJADINYA REORDER

1. Dalam setiap penyusunan recommended parts harus disusun berdasarkan hasil

pengecekan pisik terhadap komponen yang rusak, dimana perlu atau tidaknya parts
tersebut diganti, harus berpedoman kepada guiden reusable parts.
2. Sebelum memutuskan untuk melakukan repair oleh bengkel luar, pelajari aspek aspek
teknis nya terhadap komponen tersebut, dengan maksud agar tidak terjadi kegagalan
dalam proses repairing yang dilakukan.
3. Mengikuti prosedur teknis pelaksanaan dengan benar dan gunakan measurement tools
yang yang tepat.
4. Melaksanakan proses assembling sesuai shop manual dan QA (Quality Assurance), agar
tidak terjadi rework in proses sehingga tidak muncul kebutuhan parts baru akibat rework
tersebut.
5. Hindari penyusunan recommended parts dari “jarak jauh”
6. Recommended parts harus disusun sendiri oleh mekanik yang telah melaksanakan
pengecekan / pengukuran dan hindari pending job terhadap orang lain.
7. Gunakan parts book yang sesuai dengan serial number atas unit atau komponen yang
dikerjakan.
8. Penyimpanan parts baru atau lama / house keeping harus rapih untuk menghindari
terjadinya kehilangan – kehilangan.
9. Usahakan untuk komponen yang masih tertinggal dilokasi lain bisa segera diambil dan
paling tidak kondisi pisiknya harus diketahui secara pasti.
10. Gunakan form canibal apabila akan melakukan proses pinjam meminjam parts atau
komponen, agar proses penggantian nya jelas dan tidak membebani unit yang di kanibal.