Nama : Vera Nurkhadijah Tambunan

NIM : 7193144009

Prodi : Pendidikan Administrasi Perkantoran

Mata Kuliah : Administrasi Sarana dan Prasarana

RESUME PENYIMPANAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

1. Penyimpangan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan

barang milik negara baik hasil pembelian, hibah dan hadiah pada wadah atau tempat
yang telah disediakan. Penyimpanan sarana pendidikan adalah kegiatan simpan
menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, surat-surat maupun
barang elektronik dalam keadaan baru maupun rusak yang dapat dilakukan oleh dua
orang atau lebih yang ditunjuk atau ditugaskan pada lembaga pendidikan.
2. Gudang merupakan aspek fisik dalam penyimpanan sarana pendidikan guna untuk
menampung barang milik negara yang berasal dari pengadaan.
3. Sebagai tempat penyimpanan gudang dapat dibedakan menjadi beberapa yaitu:
 Gudang Pusat, yaitu gunung yang diperlukan untuk menampung barang hasil
pengadaan yang terletak pada unit. Biasanya udah pulsanya juga digunakan
untuk menyimpan barang yang akan dijadikan stok atau persediaan.
 Gudang penyalur, yaitu budak yang digunakan untuk menyimpan barang
sementara sebelum disalurkan ke unit atau satuan kerja yang membutuhkan
 Gudang transit, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang
sementara sebelum disalurkan ke unit satuan kerja yang membutuhkan.
 Gudang khusus, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang-
barang yang mempunyai spesifikasi khusus seperti barang yang mudah pecah,
meledak atau terbakar.
 Gudang pemakai, yaitu gudang yang diperlukan untuk menyimpan barang-
barang yang akan dan telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan.
 Gudang terbuka, yaitu gudang yang tidak berdinding dan tidak beratap, tetapi
berlantai dan harus disesuaikan dengan berat barang-barang yang akan
disimpan.
 Gudang tertutup, yaitu gudang berdinding dan beratap yang konstruksinya
disesuaikan dengan fungsi gudang itu.
4. Berikut tata cara penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan yaitu:
a. Penerimaan:
 Menerima pemberitahuan pengiriman dari pihak yang menerima barang.
 Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam penerimaan dan
pemeriksaan barang
 Memeriksa atau mengecek barang yang diterima baik fisik seperti
jumlah, kualitas, tipe maupun kelengkapan administrasi seperti surat
kepemilikan.
 Membuat berita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan barang.
b. Penyimpanan:
 Meneliti barang-barang yang akan disimpan
 Menyiapkan barang-barang tersebut berdasarkan pengelompokan
tertentu
 Mencatat barang ke dalam buku penerimaan, kartu barang dan kartu
stok
 Membuat denah lokasi, barang-barang yang disimpan agar dapat
dikeluarkan secara cepat saat dibutuhkan
 Barang-barang yang sudah ada diterima dicatat, digudangkan, diatur,
dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi dan aman
 Menyelenggarakan administrasi penyimpanan dan penggunaan atas
semua barang yang ada dalam ruang atau gudang
 Mengontrol dan menghitung barang secara berkala.
 Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan barang sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
 Mengeluarkan barang berdasarkan surat perintah pengeluaran barang
yang meliputi :
 Meneliti kualitas, kuantitas dan spesifikasi barang yang akan
dikeluarkan.
 Meneliti dan memeriksa barang yang ada untuk dikeluarkan
sesuai dengan permintaan pengeluaran barang.
 Mempersiapkan dan melaksanakan pengemasan sesuai dengan
spesifikasi barang.
 Membuat berita acara surat jalan, laporan, dan hal-hal yang
menyangkut dengan pengeluaran barang.
  Dalam mengatur penyimpanan barang hendaknya memperhatikan sifat
barang agar tidak susut nilai gunanya sebelum barang itu dipakai sepeti
: barang-barang berat, arang-barang mewah, makanan, kertas, pakaian,
barang-barang kimia.
5. Prinsip penyimpanan barang adalah 5W+1H yaitu:
 What ( apa saja barang disimpan) terdiri dari :
a. Kertas (buku tulis, buku besar, kertas printer, kertas folio dan lainnya),
b. Kayu ( bangku, meja, papan tulis, lemari dan lainnya).
c. Plastik (bak sampah, serokan sampah, sapu, kemoceng, rak sepatu, dan
lainnya),
d. Besi (mesin tik dan komputer).
e. Alat tulis kantor seperti pensil, pulpen, spidol, penghapus, penggaris
dan lain-lain.
f. Alat peraga seperti globe, tool kit IPA dan peraga matematika.
 Why (mengapa barang-barang perlu disimpan) yaitu untuk memelihara
barang- barang yang disimpan tidak cepat rusak, dapat digunakan dengan
cepat jika diperlukan, menjaga kebersihan barang dari debu dan kotoran,
menjaga keamanan barang dari kehilangan.
 Where (di mana barang-barang harus disimpan) yaitu di gudang terbuka,
gudang tertutup, dalam kelas, ruang Kepala Sekolah, ruang guru, dan ruang
lainnya.
 When (kapan barang-barang harus disimpan) yaitu ketika barang sudah
terealisir, kemudian untuk barang-barang yang sudah tidak terpakai lagi atau
rusak dimasukkan dalam gudang penyimpanan, dan apabila biaya perbaikan
melebihi anggaran pembelian, maka barang tersebut dimasukkan dalam buku
penghapusan.
 Who (siapa yang bertugas menyimpan barang) yaitu staf yang ditugaskan
untuk menjaga tempat penyimpanan barang di gudang, apabila untuk sekolah
sedang dan kecil dilakukan oleh penjaga sekolah atau guru.
 How (bagaimana cara menyimpan barang yang baik dan benar) yaitu:
a. Barang barang yang sudah ada akan diterima, dicatat, digudangkan,
diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi dan aman.
b. Dibuatkan daftar nama tempat barang penyimpanan agar mudah
ditemukan, barang-barang yang mudah rusak dimasukkan dalam
lemari.
c. Barang-barang yang kecil seperti barang ATK disimpan dalam sebuah
wadah yang mudah dijangkau dan ditemukan
d. Barang-barang yang besar tidak perlu dimasukkan ke dalam lemari
(tapi tempatnya cukup nyaman dan aman).
e. Barang-barang elektronik seperti mesin tik dan komputer sebaiknya
disimpan di ruangan yang lebih aman.
f. Barang-barang yang terbuat dari kertas usahakan jauh dari tempat
lembab, semua alat-alat dan perlengkapan harus disimpan di tempat
yang bebas dari faktor-faktor perusak (panas sinar matahari, lembab
dan lapuk)
g. Semua penyimpanan harus diadministrasikan menurut ketentuan
bahwa persediaan lama harus lebih dulu dipergunakan.
h. Harus ada inventaris secara berkala.
i. Barang-barang tertentu seperti alat elektronik harus selalu dikontrol
dan diservis agar tidak rusak.
j. Laporan tentang keadaan penyimpanan dibuat sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.