PERENCANAAN EVENT PAMERAN BUKU

"BUKU JENDELA DUNIA“

BY HIRUK PIKUK ORGANIZER

Disusun oleh :

KELOMPOK 6
Titis Ayu W. 21055540
Alify Kezia S. 21055493
Divci Pradana P. 21055507
Ridho Rosyidin 21055536
1. POKOK DARI MANAGEMENT
1. Planning
2. Organizing
3. Staffing
4. Directing
5. Controlling
•
• Hal-hal yang harus dimanage : budgeting, sponsorship, schedule acara, dokumentasi,
hubungan dengan publik, proposal, dll.
•
2. SCHEDULE KEGIATAN

5
 3. SUSUNAN PANITIA
1. Project Manager : Titis Ayu W.
Tugas :
• Memimpin dan mengkoordinasi semua panitia agar acara berjalan lancar sesuai dengan
visi & misi.
• Membuat detail konsep acara.
• Mengontrol dan memonitor pekerjaan tiap seksinya.
• Memberi arahan dan melakukan pengawasan saat acara.
• Mencari alternatif apabila ada masalah.
• Menjadi penanggung jawab acara.
• Meminta laporan pertanggung-jawaban tiap seksi.
• Membuat Laporan Pertanggung-jawaban (LPJ)
•
2. Sekretaris : Alify K. S.
Tugas :
• Membuat surat resmi seperti surat permohonan dana, surat kontrak kerjasama, dll.
• Membuat Surat Keputusan kepanitian acara.
• Menyiapkan daftar hadir peserta dan panitia.
• Membuat tanda kepanitian seperti ID Card.
• Membuat daftar kebutuhan selama acara.
• Berkoordinasi dengan seksi lain sesuai kebutuhannya.
• Membuat LPJ bersama Project Manajer.
3. Sie Acara : Divci Pradana P.
Tugas :
• Membuat susunan acara.
• Membuat konsep acara agar lebih menarik.
• Menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya.
• Koordinator di lapangan dan mengatur hal-hal teknis selama acara.
• Melakukan sosialisasi susunan acara kepada pihak yang bersangkutan.
• Bertanggung-jawab kepada ketua.
4. Sie Sponsorship : Ridho Rosyidin
Tugas :
• Membuat list sponsor.
• Membuat proposal untuk diajukan kepada pihak pemberi sponsor.
• Mengajukan proposal kepada pemberi sponsor.
• Melakukan usaha agar mendapatkan dana.
• Melakukan follow up dana dan usaha sebelum dan sesudah acara.
• Mengurus pihak sponsor pada hari H.
• Membuat list kebutuhan dan anggaran.
4. Proposal
Pameran Buku “Buku Jendela Dunia”
Present By
Hiruk Pikuk Organizer

Pendahuluan
Pameran Buku yang diselenggarakan Hiruk Pikuk Organizer tahun ini mengusung tema “Buku Jendela Dunia”.
Kegiatan ini menjadi agenda tahunan Hiruk Pikuk Organizer yang diselenggarakan di Yogyakarta.
Setiap akhir tahun, Hiruk Pikuk Organizer menggandeng sejumlah penerbit buku nasional mayor maupun indie
untuk terlibat dalam pameran buku tahunan ini.
Demi lebih meningkatkan minat baca masyarakat Indonesia umumnya dan masyarakat Yogyakarta khususnya,
sehingga Hiruk Pikuk Organizer berupaya menyajikan pameran buku setiap tahunnya. Selain itu, untuk
meningkatkan minat baca, melalui kegiatan pameran buku ini para penerbit juga menyediakan buku-buku yang
bersifat hiburan dan buku-buku yang dapat memperluas wawasan pengetahuan
Dalam menarik minat membeli, Hiruk Pikuk Organizer bekerjasama dengan para penerbit memberikan
beberapa promosi penjualan. Tidak hanya dari pihak penerbit saja yang akan memberikan promosi penjualan,
dari pihak penyelenggaran juga memberikan promosi penjualan berupa diskon tambahan dan voucher belanja
buku.
Bagi pengunjung yang telah berbelanja buku minimal Rp 100.000 akan mendapatkan sebuah kupon yang akan
diundi di akhir acara pameran buku “Buku Jendela Dunia”. Adapun hadiah dorpirze berupa tiket liburan dan
sebuah sepeda gunung.
PROPOSAL
Tujuan Kegiatan
• Mempererat kerjasama dengan penerbit, dengan melakukan sosialisasi buku-buku
penerbit ke konsumen.
• Mempermudah masyarakat, khususnya kaum akademisi untuk mencari buku berkualitas
dengan harga yang murah
• Mengurangi pembelian dan pemakaian buku bajakan.

Tema Kegiatan
“Buku Jendela Dunia” dengan membaca buku akan menambah dan memperluas wawasan.
•
PROPOSAL
Pelaksanaan Kegiatan
Untuk Mempermudah komunikasi antara penerbit dan tim pameran buku, maka sebelumnya
diadakan technical meeting pada:
hari, Tanggal : Jumat, 3 Desember 2021.
Waktu : Pukul 14.00 WIB
Tempat : Gedung Mandala Bhakti Wanitatama, Yogyakarta.
Kegiatan pameran buku ini akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Sabtu-Minggu, 4-5 Desember 2021
Waktu : Pukul 10.00 - 20.00 WIB
Tempat : Gedung Mandala Bhakti Wanitatama, Yogyakarta.
•
• Tim Pameran Buku
• Project Manager : Titis Ayu W.
• Sekretaris : Alify Kezia S.
• Sie Acara : Divci
• Sie Sponsorship : Ridho
• Daftar Penerbit yang Terlibat
• Para penerbit yang direncanakan akan terlibat dalam pameran ini, sebagai berikut:
• Bentang Pustaka
• Diva Press
• Penerbit Buku Deepublish
• AT Press
• Andi Publisher
• Galamedia
• Kompas Gramedia
• Grasindo
• Penerbit Mizan
• Bukune
• Media Kita
• Noura Books
• Stilleto Books
PROPOSAL
Peraturan Pameran Buku
Bagi para peserta pameran buku (penerbit) diharuskan menerima dan mengikuti peraturan
sebagai berikut:
• Penjaga setiap stand pameran hanya terdiri dari dua orang yang masing-masing akan
mendapat id card.
• Biaya penyewaan stand pameran sebesar Rp 500.000,- per stand dan biaya penyewaan 2
stand sebesar Rp 900.000,-. Transaksi pembayaran tersebut dilakukan pada waktu
sebelum kegiatan pameran diadakan dengan toleransi keterlambatan pembayaran
pada saat pameran telah selesai diadakan.
• Stok buku yang akan di-display dan dijual melalui pameran ini harus datang dan di cek
oleh pihak penerbit sebagaimana prosedur buku yang telah disepakati bersama. Tidak
mengandung hal yang dilarang.
• Setiap konsumen dengan pembelian buku minimal Rp 100.000 penjaga stand penerbit
wajib memberikan satu kupon undian dorprize, berlaku kelipatan.
• Tempat stand untuk penerbit akan di undi pada waktu technical meeting.
• Kesepakatan yang telah disepakati bersama pada waktu technical meeting tidak bisa
diganggu gugat.
PROPOSAL
Kontak Person/ Informasi
Informasi lebih lanjut dapat menghubungi:
• Aify (08889900890)
• Ayu (09999008800)
•
Denah Lokasi Pameran Buku
*Terlampir

Penutup
Demikian proposal ini dibuat sebagai gambaran dari Pameran Buku “Buku Jendela Dunia” by
Hiruk Pikuk Organizer. Semoga proposal ini dapat dipelajari dan diterapkan demi kelancaran
acara. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
 
Yogyakarta, Oktober 2021
  
Project Manager Hiruk Pikuk Organizer
Titis Ayu W.
5. HUBUNGAN DENGAN PUBLIK
1. Target Audiens
a. Masyarakat Umum = publikasi melalui flyer, poster, rontek, baliho.
b. Tamu Undangan dan Pengisi Acara:
• Dee Lestari: Undangan Khusus (Fee, Transportasi, Akomodasi).
• Siswa siswi SMA Teladan (Fee, Transportasi, Akomodasi).
• Penerbit yang Mengisi Acara (Diskon stand 5%).
• Komunitas Ibu-Ibu Doyan Nulis Chapter Yogyakarta (100 orang) di hari pertama.
• Komunitas Jaringan Penulis Indonesia (100 orang) di hari kedua.
•
2. Sponshorship
• Media Radio
Swaragama FM, Geronimo, Radio Anak Jogja, Raka FM.
 
• Media Televisi
ATV, TVRI Jogja Jateng, MNC Media, Metro TV Jateng-DIY, dll.
 
• Media Online/ Portal Berita
Harianjogja.com, radarjogja.com, beritadiy.com, dll.
 
• Sosial Media
Semua social media (Instagram, facebook, twitter, tiktok penerbit buku yang tergabung) ,
Influencer bidang buku atau edukasi
 
• Percetakan
TSBB Studio (Jasa desain dan cetak)
- Desain: Backdrop acara, flyer, rontek, baliho, poster, banner acara.
- Cetak Flyer 1 rim (Berupa logo di backdrop acara panggung utama, flyer, dan adlips radio).
- Cetak rontek 100 lembar.
- Poster 1 rim.
HUBUNGAN DENGAN PUBLIK
3. Sewa Gedung
• Gedung Wanita Mandala Bhakti Wanitatama
• Rp 15.000.000/hari x 2hari = Rp 30.000.000

4. Keamanan, Kebersihan, Parkir

• Keamanan Polres Sleman
• Kebersihan (Internal Gedung)
• Parkir (Internal Gedung)
•  
5. Tim Freelance
• Mahasiswa/i (Fee Rp 100.000/ hari)
•
 SEKIAN
TERIMA KASIH