Anda di halaman 1dari 3
Bagian 3 Aplikasi Sistem Utama pada Era Digital SESI INTERAKTIF: ORGANISASI DENVER MENUJU ALFRESCO Sebagian besar dari kita mungkin tidak pernah ‘merenungkan totalitas dari jasa yang disediakan setiap harinya oleh pemerintah setempat atau kota kita. Dari menyelenggarakan pemilihan untuk mempertahankan sistem peradilan, kantor pemeriksa kematian, yang mencatat angka kelahiran dan kematian, serta perbuatan yang bertanggung jawab, untuk mengetola truk pickup sampah, program daur ulang, dan pembuangan limbah berbahaya, pemerintah setempat merupakan tempat penyimpanan dokumen yang luar biasa! Pemerintah wilayah kota Denver, Colorado yang terkonsolidasi, merupakan kasus yang paling mencolok. Dengan keseluruhan populasi mencapi 600.000, dan meliputi tanah seluas 155 m? dan 80 rumah tangga, gabungan entitas pemerintahan ini mengawasi hampir 140 sekolah, lebih dari 200 taman, 29 pusat rekreasi, 14 perpustakaan sekolah, 34 pemadam kebakaran, lebih dari 1,000 bis dan 5 jalur Kereta api jalur pendek, Bandara Internasional Denver (DIA), tempat perlindungan binatang, Departement of Motor Vehicles (Departemen Kendaraan Bermotor), dan ratusan departemen dan jasa pemerintahan lainnya, Jumlah dokumentasinya bervariasi, namun sering kali departemen yang saling berkaitan mengejutkan, Hampir $1 miliar dan lebih dari 10,000 karyawan diperlukan untuk mempertahankan agar pelayanan Denver dapat terus berjalan dan untuk mencatat, memverifikasi, dan menghimpun seluruh dokumentasi pendukung. Pada tahun 2005, lebih dari 70 lembaga pemerintahan wilayah kota yang terkonsolidasi menggunakan 14 sistem manajemen dokumen berbeda- beda, tidak ada satupun yang dapat berkomunikesi atau berinteraksi satu sama lain, Departemen Teknologi Informasi mensupervisi berbagai unit Tl yang mandiri dengan sistem dan standar mereka sendiri, Desentralisasi ini menciptakan permasalahan bukan hanya dengan pembagian dokumen saja tetapi juga dengan keamaan dokumen dan kemampuan untuk melakukan audit atas pencatatan sesuai dengan fungsinya, terutama surat kontrak yang dipindai dan pencatatan keuangan. Produktivitas karyawan secara negatif berdampak melalui pemanfaatan waktu yang sia-sia dalam menempatkan dokumen yang diminta dari lembaga-lembaga laigy ‘memperbanyak fungsi TI, dan penerapan pemind, dokumen yang tidak praktis. transparansi dan efisiensi pemerintahan, menciptal kelompok TI tersentralisasi dan menugaskannya untuk tugas menyusun strategi yang terintegrasi unt menyatukan dan mempersingkat fungsi TI. Membg sistem manajemen 14 dokumen sapgat jelas merupal tindakan yang pertama adalah penghematan biaya, Sistem manajemen konten perusahaan (ECM) yang

Anda mungkin juga menyukai