Bagian 3 Aplikasi Sistem Utama pada Era Digital
SESI INTERAKTIF: ORGANISASI
DENVER MENUJU ALFRESCO
Sebagian besar dari kita mungkin tidak pernah
‘merenungkan totalitas dari jasa yang disediakan setiap
harinya oleh pemerintah setempat atau kota kita. Dari
menyelenggarakan pemilihan untuk mempertahankan
sistem peradilan, kantor pemeriksa kematian, yang
mencatat angka kelahiran dan kematian, serta perbuatan
yang bertanggung jawab, untuk mengetola truk pickup
sampah, program daur ulang, dan pembuangan limbah
berbahaya, pemerintah setempat merupakan tempat
penyimpanan dokumen yang luar biasa! Pemerintah
wilayah kota Denver, Colorado yang terkonsolidasi,
merupakan kasus yang paling mencolok. Dengan
keseluruhan populasi mencapi 600.000, dan meliputi
tanah seluas 155 m? dan 80 rumah tangga, gabungan
entitas pemerintahan ini mengawasi hampir 140
sekolah, lebih dari 200 taman, 29 pusat rekreasi, 14
perpustakaan sekolah, 34 pemadam kebakaran, lebih dari
1,000 bis dan 5 jalur Kereta api jalur pendek, Bandara
Internasional Denver (DIA), tempat perlindungan
binatang, Departement of Motor Vehicles (Departemen
Kendaraan Bermotor), dan ratusan departemen dan
jasa pemerintahan lainnya, Jumlah dokumentasinya
bervariasi, namun sering kali departemen yang saling
berkaitan mengejutkan, Hampir $1 miliar dan lebih dari
10,000 karyawan diperlukan untuk mempertahankan
agar pelayanan Denver dapat terus berjalan dan untuk
mencatat, memverifikasi, dan menghimpun seluruh
dokumentasi pendukung.
Pada tahun 2005, lebih dari 70 lembaga
pemerintahan wilayah kota yang terkonsolidasi
menggunakan 14 sistem manajemen dokumen berbeda-
beda, tidak ada satupun yang dapat berkomunikesi atau
berinteraksi satu sama lain, Departemen Teknologi
Informasi mensupervisi berbagai unit Tl yang mandiri
dengan sistem dan standar mereka sendiri, Desentralisasi
ini menciptakan permasalahan bukan hanya dengan
pembagian dokumen saja tetapi juga dengan keamaan
dokumen dan kemampuan untuk melakukan audit
atas pencatatan sesuai dengan fungsinya, terutama
surat kontrak yang dipindai dan pencatatan keuangan.
Produktivitas karyawan secara negatif berdampak melalui
pemanfaatan waktu yang sia-sia dalam menempatkan
dokumen yang diminta dari lembaga-lembaga laigy
‘memperbanyak fungsi TI, dan penerapan pemind,
dokumen yang tidak praktis.
transparansi dan efisiensi pemerintahan, menciptal
kelompok TI tersentralisasi dan menugaskannya
untuk tugas menyusun strategi yang terintegrasi unt
menyatukan dan mempersingkat fungsi TI. Membg
sistem manajemen 14 dokumen sapgat jelas merupal
tindakan yang pertama adalah penghematan biaya,
Sistem manajemen konten perusahaan (ECM) yang