TEKNIK PEMBUATAN DAN PENGEMBANGAN

PROSEDUR SOP DAN WI UNTUK

OPERASIONAL QUALITY ASSURANCE
Pengajar:
Dr. Matheus Nugroho S.Pi, MP
nugroho@mindoeducation.co.id

www.mindoeducation.co.id
 OUTLINE

1. Pemahaman mengenai apa itu SOP dan WI; untuk siapa SOP dan
WI dibuat; kapan SOP dan WI disusun?; siapa yang menyusun SOP dan
WI; bagaimana bentuk SOP dan WI tersebut
2. Manfaat penting Manual, SOP dan WI dalam sistem manajemen mutu
organisasi
3. Dokumentasi SOP dan WI dalam sistem manajemen mutu
4. 7 Kriteria dalam membuat SOP dan WI oleh Quality Assurance
5. Tips Membuat SOP dan WI
6. Bentuk dan contoh dari SOP dan WI Quality Assurance, untuk
membangun sistem manajemen mutu

Mindo Education
 APA SOP & WI ITU?
– SOP = standard operation procedure
– WI = work instruction
– Prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten
– Pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi
− SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional
standar yang ada dalam suatu organisasi, yang digunakan untuk
memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan
penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan
sistematis
– WI adalah pedoman yang menerangkan tahapan teknis pelaksanaan
aktifitas terkait operasional mutu
Mindo Education
 Untuk SIAPA SOP dibuat?

– SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana

pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan
produksi, quality control, gudang dan
operasional kantor, pabrik atau supervisor dan
manager dsb

– WI menjadi pedoman teknis yang

menjelaskan SOP, untuk operasional
karyawan produksi, quality control, gudang
dan operasional kantor, pabrik atau supervisor
dan manager dsb

Mindo Education
 KAPAN SOP dan WI disusun?
– SOP atau WI harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
− SOP atau WI digunakan untuk menilai apakah operasional pekerjaan
tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak.
– Uji SOP atau WI sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan
penerapan
– Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang bisa diakibatkan oleh adanya
mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg
mempengaruhi lingkungan kerja
– Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP
atau WI secara teratur

Mindo Education
 SEPANJANG APA SOP disusun?
❑ Tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP atau
WI, karena SOP atau WI digunakan dalam berbagai macam
orang untuk tujuan yg berbeda, dan tetap harus lengkap dan
akurat
❑ Namun demikian, SOP/WI yang ringkas akan lebih
memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah
prosedur kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP atau WI
(seperti dipisah menjadi tahap persiapan, tahap pelaksanaan dan
tahap penyelesaian)

Mindo Education
 SIAPA yang menyusun SOP dan WI?
Idealnya, SOP atau WI disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:
– Penulis SOP atau WI (author)
– Pelaksana di lapangan (employee)
– Pengawas lapangan (supervisor)
– Atasan pengawas (manager)

BENTUK SOP dan WI

– Dokumen tertulis
– Diagram atau alur kerja (flow chart)

Mindo Education
 Menjadi Perhatian !!!

QA membuat sistem pemastian mutu, sedangkan QC

memastikan output dari sistem itu memang benar-benar
memenuhi persyaratan mutu

QC dan QA berperan penting dalam menentukan mutu, Untuk

mencapai tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk dan
jasa yang dihasilkan
Mindo Education
 ✓BAGAIMANA SUPAYA BER’MUTU’ ?
• Harus ada”SISTEM” di dalam suatu organisasi
• Mutu tidak terjadi secara kebetulan

APA ITU SISTEM :

ADALAH SUATU PROSES/KEGIATAN YANG MELIPUTI PERENCANAAN,
PELAKSANAAN, PEMANTAUAN, PENGUKURAN, PENINJAUAN DAN
TINDAK LANJUT

Deskripsi atau uraiannya dalam bentuk manual, SOP dan WI mutu

Mindo Education
 SISTEM* HARUS DIKELOLA
AGAR SISTEM BERJALAN DENGAN BAIK, HARUS DITETAPKAN
ARAH DAN TUJUANNYA

*SISTEM MANAJEMEN MUTU

* Ditetapkan prosedur MANUAL, SOP dan WI mutu

Mindo Education
 ✓Dokumentasi SOP dan WI dalam Sistem Mutu
Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem mutu, semua klausul
dalam sistem mutu manapun (seperti ISO) mempersyaratkan adanya
prosedur terdokumentasi (MANUAL, SOP dan WI). Ini menunjukkan
bahwa dokumentasi sistem mutu merupakan hal yang sangat penting
dalam penerapan sistem mutu tersebut.

Berbicara tentang sistem mutu maka kita berbicara tentang standar, yaitu
standar sistem maupun standar hasil. Suatu standar (MANUAL, SOP dan
WI) berfungsi untuk memberikan panduan agar semua orang bekerja
sesuai dengan metoda tertentu atau menghasilkan sesuatu dengan
spesifikasi tertentu
Mindo Education
 Dokumentasi Dalam Sistem Mutu
•Menerangkan ruang lingkup sistem
MANUAL •Menerangkan prosedur dalam sistem dan
interaksinya
•Menerangkan proses dan koordinasi antar
PROSEDUR
fungsi untuk yang mengendalikan sistem

Penjelasan proses
INSTRUKSI •Menerangkan tahapan teknis pelaksanaan
KERJA aktifitas terkait aspeknya
lebih
rinci dan
kerahasiaan FORMULIR •Sebagai bukti obyektif penerapan
makin tinggi

Mindo Education
 Membangun Sistem Dokumen MANUAL, SOP dan WI
Map proses

Prosedur

Instruksi Kerja
1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Persyaratan 1. Pelaksana
4. Dokumen Pendukung 2. Rincian Instruksi Kerja
5. Rincian Prosedur 3. Catatan Perubahan
6. Formulir Terkait
7. Catatan Perubahan

Manual
Formulir

1. Pendahuluan
2. Profil Perusahaan
3. Ruang Lingkup
4. Pengendalian
5. Sistem
6. Referensi Silang
 MENGAPA MENDOKUMENTASIKAN ITU DIPERLUKAN ?
▪ Merupakan persyaratan ISO 9001:2015
▪ Menyediakan panduan kerja yang standar untuk menjamin konsistensi dan proses
yang sistematis;
▪ Menyediakan bukti objektif kepada pelanggan dan auditor bahwa Sistem
Manajemen Standar telah ada dan diterapkan;
▪ Merupakan pedoman bagi Auditor dalam memverifikasi Sistem Manajemen Standar;
▪ Sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk personel baru;
▪ Memudahkan manajemen untuk menerapkan Sistem Manajemen Standar pada
Fasilitas atau lokasi lain yang mempunyai kesamaan proses
(misalnya: kantor cabang, anak perusahaan);
▪ Sebagai alat pengendali dan monitor proses penerapan ISO 9001:2015
Mindo Education
 Contoh FORMAT atau LAYOUT DOKUMEN MANUAL

PT. MINA INDONESIA

(Halaman 1 dari ---- halaman)
MANUAL MUTU

No. Dokumen : MM-4.1 Tgl. Terbit :

No. Revisi : - Tgl. Revisi :
TT pembuat : MR TT disetujui :
SISTEM MANAJEMEN MUTU

Mindo Education
 Contoh FORMAT atau DOKUMEN PROSEDUR (SOP)

PT. MINA INDONESIA

(Halaman 1 dari ---- halaman)

STANDARD OPERATION PROCEDURE

No. Dokumen : SOP-7.1-01 Tgl. Terbit :

No. Revisi : - Tgl. Revisi :
TT pembuat : HRD TT disetujui :
PROSEDUR PENERIMAAN KARYAWAN

Mindo Education
 Contoh FORMAT atau DOKUMEN INSTRUKSI KERJA (IK)

PT. MINA INDONESIA

(Halaman 1 dari ---- halaman)
INSTRUKSI KERJA

No. Dokumen : WI-7.1-01-01 Tgl. Terbit :

No. Revisi : - Tgl. Revisi :
TT pembuat : HRD TT disetujui :
INSTRUKSI KERJA INTERVIEW KARYAWAN

Mindo Education
 ✓ 7 Kriteria SOP dan WI
1) Specific
2) Lengkap prosedur
3) Jelas dan mudah dipahami
4) Layak Terap (Applicable)
5) Controllable
6) Layak Audit
7) Layak Ubah (Changeable and flexible)

18
Mindo Education
 ✓ Spesifik

1) Penyusunan SOP dan WI harus khas dan spesifik, sesuai

dengan kebutuhan organisasi

2) Penyusunan SOP dan WI harus dilakukan observasi terhadap

organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: struktur
organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan
cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional,
kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang
mengikat

Mindo Education
 ✓ Lengkap Prosedur
• Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap untuk prosedur yang
dibutuhkan
✓ Jelas dan Mudah
• Dapat dicerna dengan baik
• Tidak menimbulkan banyak tafsiran

✓ Layak Terap (Applicable)

• Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan
manajemen dan budaya organisasi

Mindo Education
 ✓ Controllable
• Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi
✓ Layak Audit
• Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
✓ Layak Ubah (Changeable and flexible)
• Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan
perubahan lingkungan organisasi.

Mindo Education
 ✓ Tips Membuat SOP dan WI
❑ Selalu bayangkan siapa pengguna SOP dan WI
❑ Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tersebut
❑ Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda lakukan, kemudian Tuliskan”
❑ Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP atau WI (buat daftar topik yg
harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
❑ Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang
❑ Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan
❑ Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
❑ Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan

Mindo Education
nugroho@mindoeducation.co.id Get Connect With Us

Address : mindoeducation
Soho Pancoran, Tower Splendor Lt. 15
No. 1505, Jalan MT Haryono St @854wnrtj
No. Kav. 2-3, RT 1/RW 6, Tebet Barat,
Tebet, Jakarta Selatan, DKI Jakarta,
12810 mindoeducation

Phone :
Mindo Education
0822-1777-7616 (Mika)

www.mindoeducation.co.id