Bab 11: Komunikasi

Komunikasi: pemindahan dan pemahaman makna.

1. Mengidentifikasi fungsi utama komunikasi.

Komunikasi melayani empat fungsi utama dalam suatu kelompok atau organisasi:
● Bertindak untuk mengontrol perilaku anggota dalam beberapa cara.
● Ini menumbuhkan motivasi dengan menjelaskan kepada karyawan apa yang
harus dilakukan, seberapa baik mereka melakukannya, dan apa yang dapat
dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika di bawah harapan.
● Ini memberikan pelepasan untuk ekspresi emosional perasaan dan untuk
pemenuhan kebutuhan sosial.
● Ini memberikan informasi yang dibutuhkan individu dan kelompok untuk
membuat keputusan dengan mengirimkan data untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi pilihan alternatif.
● Ini mengurangi ketidakpastian
● Ini mengkoordinasikan tindakan

2. Menggambarkan proses komunikasi dan membedakan antara komunikasi

formal dan informal.
Proses komunikasi: langkah-langkah antara sumber dan penerima yang
menghasilkan transfer dan pemahaman makna. Bagian kunci dari model ini adalah:
● Pengirim memulai pesan dengan mengkodekan sebuah pemikiran.
● Pesan adalah produk fisik sebenarnya dari penyandian pengirim.
● Saluran adalah media yang dilalui oleh pesan. Itu dipilih oleh pengirim, yang
harus menentukan apakah akan menggunakan saluran formal atau informal:
Saluran
○ formal: saluran komunikasi yang dibuat oleh organisasi untuk
mengirimkan pesan yang berkaitan dengan kegiatan profesional
anggota.
○ Saluran informal: saluran komunikasi yang dibuat secara spontan dan
muncul sebagai tanggapan terhadap pilihan individu.
● Penerima adalah objek kepada siapa pesan itu ditujukan.
● Namun sebelum pesan dapat diterima, simbol-simbol di dalamnya harus
diterjemahkan ke dalam bentuk yang dapat dipahami oleh si penipu decoding.
 ● Kebisingan mewakili hambatan komunikasi yang mendistorsi kejelasan
pesan.
● Umpan balik adalah pemeriksaan seberapa sukses kami dalam mentransfer
pesan kami seperti yang dimaksudkan semula. Ini menentukan apakah
pemahaman telah tercapai. Pesan balasan tentang komunikasi awal.

3. Bandingkan komunikasi ke bawah, ke atas, dan lateral dan berikan contoh

masing-masing.
Komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau lateral. Dimensi vertikal dapat dibagi
lagi menjadi arah ke bawah dan ke atas.
● Komunikasi ke bawah: komunikasi yang mengalir dari satu tingkat kelompok
atau organisasi ke tingkat yang lebih rendah. Komunikator terbaik adalah
mereka yang menjelaskan alasan di balik komunikasi ke bawah mereka,
tetapi juga meminta komunikasi ke atas dari karyawan yang mereka awasi.
● Komunikasi ke atas: komunikasi yang mengalir ke tingkat yang lebih tinggi
dalam kelompok atau organisasi. Untuk terlibat dalam komunikasi ke atas
yang efektif, cobalah untuk mengurangi gangguan, komunikasikan dalam
tajuk utama bukan paragraf, dukung tajuk utama Anda dengan item yang
dapat ditindaklanjuti dan siapkan agenda untuk memastikan Anda
menggunakan perhatian atasan Anda dengan baik.
● Komunikasi lateral: ketika komunikasi terjadi di antara anggota kelompok
kerja yang sama, di antara anggota kelompok kerja pada tingkat yang sama,
di antara manajer pada tingkat yang sama, atau di antara personel lain yang
setara secara horizontal. Seringkali diperlukan untuk menghemat waktu dan
memfasilitasi koordinasi.

4. Kontraskan komunikasi lisan, tertulis dan nonverbal.

Ada tiga metode dasar untuk mentransfer makna:
● Komunikasi lisan
○ Keuntungan: kecepatan dan umpan balik.
○ Kerugian: semakin banyak orang yang harus dilalui oleh sebuah
pesan, semakin besar potensi distorsi dan kesalahpahaman.
● Komunikasi tertulis
 ○ Keuntungan: sering nyata dan dapat diverifikasi. Dipikirkan dengan
baik, logis dan jelas.
○ Kerugian: memakan waktu dan kurang umpan balik
● Komunikasi nonverbal: dua pesan terpenting yang disampaikan bahasa tubuh
adalah sejauh mana seseorang menyukai orang lain dan tertarik pada
pandangan mereka dan status yang dirasakan relatif antara pengirim dan
penerima. Intonasi atau penekanan yang kita berikan pada kata-kata.
Ekspresi wajah juga menyampaikan makna. Cara individu mengatur jarak
dalam hal jarak fisik juga memiliki makna.
○ Keuntungan: mendukung komunikasi lain dan memberikan ekspresi
emosi dan perasaan yang dapat diamati
○ Kekurangan: salah persepsi bahasa tubuh atau gerak tubuh dapat
mempengaruhi interpretasi penerima pesan.

5. Kontraskan jaringan komunikasi formal dan selentingan.

Jaringan organisasi formal dapat diringkas menjadi tiga kelompok kecil umum yang
masing-masing terdiri dari lima orang.
● Rantai: secara kaku mengikuti rantai komando formal.
● Roda: bergantung pada figur sentral untuk bertindak sebagai saluran untuk
semua komunikasi kelompok.
● Semua saluran: memungkinkan semua anggota kelompok untuk
berkomunikasi secara aktif satu sama lain, sehingga tim yang dikelola sendiri

6. Menganalisis keuntungan dan tantangan komunikasi elektronik.

Komunikasi elektronik meliputi:
● E-mail menggunakan internet untuk mengirim dan menerima teks dan
dokumen yang dihasilkan komputer.
○ Keuntungan: cepat ditulis, dikirim, dan disimpan, dan memiliki biaya
distribusi yang rendah.
○ Kekurangan: Salah menafsirkan pesan Tidak sesuai untuk
mengkomunikasikan pesan negatif Penggunaan email yang berlebihan
Menghilangkan hambatan dan dapat menyebabkan respons emosional
dan berapi-api, sulit untuk memahami keadaan emosional Masalah
privasi
 ● Pesan instan dan pesan teks
○ Keuntungan: cepat dan murah
○ Kekurangan: mengganggu, mengganggu dan tidak aman, dapat dilihat
sebagaiterlalu informal
● Internet atau log web yang: situs web tempat entri ditulis, umumnya
ditampilkan dalam urutan kronologis terbalik, tentang berita, peristiwa, dan
entri buku harian pribadi.
○ Kekurangan: blog dapat dianggap berbahaya bagi reputasi
perusahaan.
● Konferensi video: memungkinkan karyawan dalam suatu organisasi untuk
mengadakan pertemuan dengan orang-orang di lokasi yang berbeda.
○ Keuntungan: alternatif untuk perjalanan yang mahal dan memakan
waktu.

Manajemen pengetahuan (KM): proses mengatur dan mendistribusikan

kebijaksanaan kolektif organisasi sehingga informasi yang tepat sampai kepada
orang yang tepat pada waktu yang tepat. Jika dilakukan dengan benar, KM memberi
organisasi keunggulan kompetitif dan kinerja organisasi yang lebih baik karena
membuat karyawannya lebih pintar.

7. Tunjukkan bagaimana kekayaan saluran mendasari pilihan saluran

komunikasi.
Sebuah model kekayaan media telah dikembangkan untuk menjelaskan pemilihan
saluran di antara para manajer. Penelitian telah menemukan bahwa saluran berbeda
dalam kapasitasnya untuk menyampaikan informasi. Beberapa kaya karena mereka
memiliki kemampuan untuk:
1.Menangani banyak isyarat secara bersamaan
2. Memfasilitasi umpan balik yang cepat
3. Menjadi sangat pribadi

8. Mengidentifikasi hambatan umum untuk komunikasi yang efektif.

Sejumlah hambatan dapat menghambat atau mendistorsi komunikasi yang efektif:
● Penyaringan: manipulasi informasi oleh pengirim sehingga akan terlihat lebih
disukai oleh penerima.
 ● Persepsi selektif: penerima secara selektif melihat dan mendengar
berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan
karakteristik pribadi lainnya.
● Informasi yang berlebihan: suatu kondisi di mana arus masuk informasi
melebihi kapasitas pemrosesan individu.
● Emosi: bagaimana perasaan penerima pada saat menerima komunikasi
mempengaruhi bagaimana mereka menafsirkannya.
● Bahasa
● Kekhawatiran komunikasi: ketegangan dan kecemasan yang tidak
semestinya tentang komunikasi lisan, komunikasi tertulis, atau keduanya.
● Perbedaan gender

9. Tunjukkan bagaimana mengatasi potensi masalah dalam komunikasi lintas

budaya.
Faktor lintas budaya jelas menciptakan potensi masalah komunikasi yang
meningkat. Ada empat masalah khusus yang berkaitan dengan kesulitan bahasa
dalam komunikasi lintas budaya:
1. Hambatan yang disebabkan oleh semantik: kata-kata memiliki arti yang berbeda
bagi orang yang berbeda.
2. Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata: kata-kata menyiratkan hal yang
berbeda dalam bahasa yang berbeda.
3. Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada
4. Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi: orang yang berbicara
bahasa yang berbeda sebenarnya memandang dunia dengan cara yang berbeda.

Budaya cenderung berbeda dalam pentingnya konteks mana yang mempengaruhi

makna yang diambil individu dari apa yang sebenarnya dikatakan atau ditulis dalam
kaitannya dengan siapa orang lain itu
● Budaya konteks tinggi: budaya yang sangat bergantung pada isyarat
situasional nonverbal dan halus dalam komunikasi.
● Budaya konteks rendah: budaya yang sangat bergantung pada kata-kata
untuk menyampaikan makna dalam komunikasi.
Empat aturan berikut dapat membantu mengurangi salah persepsi, salah tafsir, dan
salah penilaian saat berkomunikasi dengan orang dari budaya yang berbeda:
1. Asumsikan perbedaan sampai kesamaan terbukti.
2. Menekankan deskripsi daripada interpretasi atau evaluasi.
3. Berlatih empati.
4. Perlakukan interpretasi Anda sebagai hipotesis kerja

Bagaimana Anda bisa berkomunikasi dengan lebih lekat?

● Kesederhanaan
● Tak Terduga
● Konkret
● Kredibilitas
● Emosional
● Cerita

Kapan sebaiknya Anda menggunakan prinsip SUKSES?

● Saat mengingatnya kritis
● Saat dari mulut ke mulut sangat penting
● Saat Anda tidak memiliki banyak kekuatan