PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR

DAN
PENCATATAN KEGIATAN
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :
Puskesmas Kecamatan Pulau Drg. Mulia Rahmawati
Hiri Nip.19820526 201502 2 001
1. Pengertian Pendokumentasian prosedur adalah proses pengidentifikasian,
penyusunan,pengesahan,pencatatan, penyimpanan, penataan,
perubahan, dan pendistribusian prosedur kerja
2. Tujuan Terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan,penerbitan,
distribusi dan sirkulasi dokumen
3. Kebijakan Penetapan kepala Puskesmas Kecamatan pulau hiri tentang
dokumentasi dan pencatatan Puskesmas Kecamatan pulau hiri
4. Referensi . Tata naskah Puskesmas Kecamatan pulau hiri

5. Prosedur/langkah- 1. Pengidentifikasian
a. Ketua bab/Tim audit internal melakukan self assessment
langkah
b. Ketua bab/Tim audit internal menganalisa hasil self
assessment
c. Ketua bab/Tim audit internal memberikan hasil analisa
dokumen prosedur yang diperlukan kepada penanggung
jawab program atau layanan untuk ditindak lanjuti
2. Penyusunan
a. Pelaksana program atau layanan (unit kerja) menyusun
dokumen yang diperlukan
b. Penanggung jawab program atau layanan memeriksa
dokumen
c. Dokumen yang telah disusun disampaikan kepada tim mutu
memberikan tanggapan, koreksi, dan perbaikan terhadap
dokumen
3. Pengesahan
a. Dokumen diserahkan oleh tim mutu kepada Kepala
Puskesmas
b. Dokumen diperiksa kembali oleh Kepala Puskesmas
c. Kepala Puskesmas Mensahkan Dokumen
d. Sop diserahkan ke tim mutu
4. Pencatatan
a. Tim mutu menyerahkan Dokumen kepada Sub.bag TU
untuk meminta no naskah sesuai dengan sistem penomoran
Puskesmas
b. Sub.bag TU memberikan dan mencatat no naskah Dokemen
pada daftar dokumen internal atau external
c. Dokumen diserahkan ke tim mutu
5. Penyimpanan
a. Tim mutu menggandakan Dokumen yang telah disahkan dan
 diberi no naskah
b. Tim mutu menyerahkan dokumen asli kepada Sub.bag TU
6. Pendistribusian
a. Sub.bag TU menulis di buku ekspedisi tentang Dokumen
yang akan didistribusikan
b. Sub.bag TU membubuhkan stempel TERKENDALI” pada
foto kopi sop yang akan dibagikan
c. Sub.bag TU menarik dokumen lama jika ada
d. Sub.bag TU memberikan stempel Kadaluarsa pada dokumen
induk asli
7. Penataan
a. Sub. bag TU mengidentifikasi dokumen berdasar bab
b. Sub bag TU menyimpan dalam folder masing-masing bab
8. Perubahan
a. Tim mutu mengadakan Pengkajian terhadap dokumen
b. Tim mutu meminta pengesahan dokumen yang telah dikaji
Kepala Puskesmas.
c. Tim mutu merevisi dokumen (merubah seluruh halaman,
memberikan tanggal baru, menulis dikolom revisi)
d. Tim mutu memberikan dokumen revisi yang telah disahkan
kepala puskesmas kepada Sub bag TU Sub bag TU
menyimpan dan mendistribusikan dokumen

6. Diagram Alir 1. Pengidentifikasian

Mulai

Ketua bab/Tim audit internal melakukan self

assessment

Ketua bab /Tim audit internal menganalisa

hasil self assessment

ketua bab /Tim audit internal memberikan hasil

analisa dokumen prosedur yang diperlukan
kepada penanggung jawab program atau
layanan untuk ditindak lanjuti

selesai

2. Penyusunan

2
 Mulai

Dokumen yang telah disusun disampaikan

kepada tim mutu memberikan tanggapan,
koreksi, dan perbaikan terhadap dokumen

Pelaksana program atau layanan (unit kerja)

menyusun dokumen yang diperlukan

Penanggung jawab program atau layanan

memeriksa dokumen

Selesai

3. Pengesahan
Mulai

Dokumen diserahkan oleh tim mutu kepada

Kepala Puskesmas

Dokumen diperiksa kembali oleh Kepala

Puskesmas

Kepala Puskesmas Mensahkan Dokumen

Sop diserahkan ke tim mutu

Selesai

4. Pencatatan
Mulai

3
 Tim mutu menyerahkan Dokumen kepada
Sub.bag TU untuk meminta no naskah
sesuai dengan sistem penomoran Puskesmas

Sub.bag TU memberikan dan mencatat no

naskah Dokemen pada daftar dokumen
internal atau external

Dokumen diserahkan ke tim mutu

Selesai

5. Penyimpanan

Mulai

Tim mutu menggandakan Dokumen yang telah

disahkan dan diberi no naska

Tim mutu menyerahkan dokumen asli kepada

Sub.bag TU

Selesai