MODUL 5

PERUBAHAN DAN KLAIM

PADA KONTRAK KONSTRUKSI

1
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
PERUBAHAN

Mengapa pasti
terjadi
perubahan
pada
proyek
konstruksi?

Manajemen Kontrak
Infrastruktur 2
Spirit of Innovation
 PENYEBAB PERUBAHAN
‘‘ Walaupun biasanya disusun terperinci, kompleks, dan sulit dibaca, kontrak
konstruksi tidak pernah selesai sempurna pada saat ditandatangani. ’’

Pengguna Jasa Penyedia Jasa

Berhak Untuk Mengubah Berhak Untuk Dibayar

PENGGUNA JASA PENYEDIA JASA

• Gambar, Spek dan Design tidak bisa
sempurna;
• Proses persiapan dokumen tender
melibatkan banyak pihak;
• Ego mengalokasikan risiko yang tidak
berimbang;
• Keinginan Pengguna menggunakan dananya
Manajemen Kontrak Infrastruktur
• Keterbatasan tingkatan “kontraktor yang
berpengalaman”
• Kejadian-kejadian tidak terduga dan
terprediksi dari lapangan atau pihak
luar (pemerintah, lingkungan,
masyarakat)
• Usulan Kontraktor untuk merubah (konstrain
biaya konraktor)
3
Spirit of Innovation
 Definisi Perubahan / Changes (VO/CCO/CO)

“Perubahan/Changes” pada kontrak proyek konstruksi dapat

diartikan prinsipnya: perbedaan beberapa aspek kinerja kontraktor dari apa
yang telah diantisipasi semula yang diatur dalam kontrak.
• Perubahan pada dokumen tender, selama proses tender bukanlah
perubahan, karena kontrak belum terbentuk.
• Setelah kontrak terbentuk (disepakati para pihak), semua perubahan
yang terajadi daripadanya adalah “Perubahan / Changes“.

Dari sudut pandang hukum konstruksi: Variasi adalah perjanjian untuk

mengubah yang didukung oleh pertimbangan/kesepakatan untuk mengubah
beberapa ketentuan kontrak yang sebelumnya telah diperjanjikan dalam
kontrak.

Infrastruktur
Manajemen Kontrak
 4
Spirit of Innovation
 3 Kelompok Perubahan / Changes

1.Formal Changes (VO/CO/CO) : Perubahan

yang terjadi sesuai ketentuan kontrak (contractual
changes), dimana:
• perubahan yang ditentukan dalam Kontrak;
• diperintahkan oleh yang berwenang atau diusulkan
oleh Kontraktor;
• dilakukan secara tertulis,
• melalui mekanisme yang diatur sesuai ketentuan
kontrak.

5
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 DEFINI VARIASI – YANG MERUPAKAN VARIASI
(berdasarkan FIDIC Rainbow Series 1999)

Under FIDIC the Variation is not an event which is directly giving an

entitlement for additional payment; the Contractor shall do the
Contract provision (Variation procedure) in order to make his
additional payment claim arisen from any Variation Instructions.

RB

YB
SB
6
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
2. Constructive Change / Non‐Formal Changes by
Implication: Perubahan atau modifikasi yang diperintahkan
untuk dibuat dalam kontrak konstruksi oleh Pengguna
Jasa / Pemilik Pekerjaan) tanpa mengeluarkan perintah
perubahan formal (ditulis‐sesuai dengan ketentuan
kontrak).
Black law dictionary: changing that is done unofficially without notice
(perubahan yang dilakukan secara tidak resmi tanpa pemberitahuan).

• Suatu Perubahan Konstruktif kadang‐kadang disebut "perubahan

dengan implikasi" dan terjadi ketika Pengguna Jasa, dengan
tindakannya, mengubah kontrak tanpa mematuhi persyaratan
pasal "Perubahan".
• Perubahan Konstruktif dapat didefinisikan sebagai tindakan lisan atau
atau non‐formal atau pengurangan oleh Pengguna Jasa atau pihak yang
diberi kewenangan resmi berdasarkan kontrak, yang dampak tindakan
tersebut adalah termasuk “Perubahan” sebagaimana yang diatur
dalam pasal “Perubahan”.
 7
Manajemen Kontrak Infrastruktur Spirit of Innovation
3. Cardinal Changes – Beyond the Contract
Scope/Purposes Changes: Perubahan atau modifikasi, baik
melalui atau tidak melalui perintah perubahan formal
(ditulis‐ sesuai dengan ketentuan kontrak), yang sifatnya
sangat mendasar atas apa yang diperjanjikan, yang
mengubah esensi
dan tujuan utama (main purposes) dari Konrak dan/atau
Pekerjaan, sehingga dapat dianggap suatu
pekerjaan/kesepakatan
baru.

“Bukan soal besarannya nilai perubahan tetapi berdasarkan

esensi perubahannya terhadap kesepakatan pada kontrak
awal.”
• Esensi kontrak berubah maksud, tujuan, atau fungsinya;
• Potensi menyebabkan “breach of contract”;
• Nilai kompensasi yang pantas tidak relevan terhadap nilai kontrak
awal;
 • Ini adalah suatu pekerjaan/kontrak yang baru sama sekali.
8
Manajemen Kontrak Infrastruktur Spirit of Innovation
 ESSENTIAL ELEMENTS OF
CHANGES/VARIATION
 MADE AFTER the formation of the Contract

 Changes Clauses: Definition, Process and Procedures

 Be instructed BEFORE practical completion/first taking over

 NOT CHANGES THE ESSENTIAL of the Contract or the

fundamental nature of the works originally

 The omitted work NOT BE CARRIED OUT by another

contractor
Manajemen Kontrak
Infrastruktur
 9
Spirit of Innovation
 Hal Penting Pada
Penyebab Perubahan /
Changes
Penyebab Perubahan Hal Penting
Gambar, Spek dan Design Kontraktor wajib meminta klarifikasi secara tertulis,
tidak bisa sempurna pekerjaan tidak dapat diasumsikan dan dikerjakan terlebih
dahulu oleh kontraktor.

Keinginan Pengguna Hanya mengerjakan Perubahan yang diperintahkan

menggunakan dananya secara tertulis dan dari yang pihak yang berwenang.

Urgensi dilapangan dan Constructive Change / Non-Formal Changes by

banyaknya pihak yang terlibat
Implication harus disikapi dengan mengirimkan surat
konfirmasi tertulis kepada pihak yang berwenang
mengeluarkan instruksi Perubahan untuk mendapatkan
Surat Perintah Tertulis, jangan laksanakan perintah lisan
tanpa mengirimkan konfirmasi tertulis.

10
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 Penyebab Perubahan Hal Penting
Kejadian-kejadian tidak Kontraktor harus dapat membuktikan:
terduga dan terprediksi • Kontraktor tidak dapat menyadari adanya kondisi yang
(unexpected & unforeseen tidak terduga pada saat tender;
events) • Kondisi itu tidak dapat diantisipasi oleh kontraktor
berpengalaman atau keahliannya atau dari inspeksi/survey
Lapangan; dan
• Kondisinya sangat berbeda dari kondisi normal yang
biasanya dalam melakukan pekerjaan yang serupa.
• Batasan-Batasan tertentu berbeda dari batasan asumsi
secara best practice teknis.

Usulan kontraktor /VE • Kontraktor mengubah atau mengambil-alih risiko dan

tanggung jawab desain menjadi tanggung jawab kontraktor.
• Kontaktor yang tidak mendapat persetujuan dan langsung
inisiatif melaksanakan Perubahan dapat dianggap sukarela
melakukan Perubahan.
• Inisiatif Perubahan dari kontraktor selama disetujui sesuai
kontrak, tidak menghilangkan hak untuk dibayar.
11
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 Syarat agar Penyedia Jasa
Berhak Untuk Dibayar atas Perubahan
• Adanya perintah tertulis atau proposal yang sah sesuai
kontrak (dari yang berwenang dan tertulis);
• Perubahan itu adalah suatu yang memang berbeda
dari tanggung jawab yang telah termasuk dalam
kontrak;
• Harus ada kesepahaman atas suatu perubahan itu
sebagai Perubahan yang terkompensasi antara Para
Pihak;
• Surat‐menyurat kontraktor sehubungan dengan Perubahan,
konsekuensinya (klaim) dan pelaksanaannya harus ada
dan tidak terlambat.
 12
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 3 DEFINISI YANG BEBEDA

STEP 3
DISPUTE ≠
STEP 2
CLAIM ≠
STEP 1

CHANGE
≠
13
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 Proses Resolusi atau Penyelesaian
Perubahan/Variasi*

*berdasarkan standar kontrak Litigasi

FIDIC
*DAB atau Dewan Sengketa Prosesnya mengacu pada standar Kontrak FIDIC

14
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 CONSTRUCTION CLAIM
Construction claim is a demand or assertion by one of the
parties seeking, as a matter of right, adjustment or
interpretation of contract terms, payment of money, extension
of time or other relief in respect to terms of contract. (P.
Levin 1998)

The characteristics of construction claims which are usually

proposed by the contractor to the owners are triggered from
many kind of causes i.e. poor project planning, scope
changes, constructive variation orders, errors and omissions,
contract accelerations (Bu‐Bshait and Manzanera, 1990)

Infrastruktur
Manajemen Kontrak
 15
Spirit of Innovation
 Definition of Claim
CLAIM is ……
• a request to get something that belongs to or right to
us
• the action of demanding something, which one lost
before hand, because of one's right to recover it
• a right given to the party who deserves a request
for compensation for damages incurred by the
other party (Simon, 1979)
• The right in between…not yet become a right except
some
required proses is complied
 16
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 PADA KONTRAK PROYEK KONSTRUKSI

Changes and Claims in

Construction Contracts
are
Inevitable

17
Spirit of Innovation
Manajemen Kontrak Infrastruktur
 ESSENTIAL ELEMENTS OF CLAIM
 NARRATIVE FACTS – ONTIME NOTICE

 CONTRACTUAL – LEGAL GROUNDS

 CALCULATION AMOUNTS OF CLAIMS

 CALCULATION AMOUNTS OF CLAIMS

 KEEPING EFFECTIVE RECORDS

18
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 KATEGORI KLAIM KONSTRUKSI

Klaim berdasarkan tujuan dari Klaim :

1. Klaim tambahan biaya & profit/Nilai Kontrak

2. Klaim tambahan waktu penyelesaian
Pekerjaan (EOT)

19
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 Jenis‐Jenis Klaim
Pada Kontrak
Konstruksi
a. Contractual Claims
b. Extra Contractual Claims
c. Quantum Meruit Claims
d. Global Claims
e. Counter Claims
f. Ex‐Gratia Claims
 20
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
Contractual Claims
These are the claims which arise out of the express
provision of the particular contract i.e., for extra cost,
expense and direct loss specifically provided as a remedy
in the contract for breach of contract on the part of the
party concerned.

Extra Contractual Claims

These claims are also known as common law claims.
These claims are for damages for breach of contract at
common law.
This type of claim has no specific grounds within contract
but results from breach of contract that may be
expressed or implied, i.e. the extra work incurred as a
result of defective material supplied by the Employer.
Manajemen Kontrak
21
Infrastruktur
Spirit of Innovation
Quantum Meruit Claims
Provide remedy for a person who has carried out work
under the instruction of the owner but no price has been
agreed or where original contract has been replaced by a
new one and payment is claimed for work done under the
substituted contract (reimbursement for work done in case
“no contract” finding for resolution/valuation basis).
Global Claims
These claims are for give compensation as a composite whole
due to many caused that linked each other as combination
factors each other (with extremely complex interaction),
which will not possible to identify the costs to a single/each
cause. The payment or compensation to this claim stated as
global sum to the rolled‐ up claim without specific lingkage
to the particular causative event that gave rise to the
claim.
22
Manajemen Kontrak Infrastruktur Spirit of Innovation
 Counter Claims
The claims raised by the opposite party to counter or reduce
the claims of the claimant is called as counter claims.

Ex‐Gratia Claims
Ex‐gratia claim is one where no legal remedy is available to
the contractor but arise out of hardship. On the ground of
equity or favour the authority concerned may in certain
circumstances consider that hardship calls for mercy and
moral liability. These claims are also called sympathy
claims.
The party who pay the claim, however does not require
the admittance of liability to such claim by the party
making the payment.
Ex gratia payments differ from legally mandated payments in
that they are made voluntarily as a goodwill.
Infrastruktur
Manajemen Kontrak
 23
Spirit of Innovation
 PENYEBAB
KLAIM
DARI PENGGUNA JASA
 Denda Keterlambatan Penyelesaian
 Selisih dari Technical Specification yang terpasang
(specification dan performance yang lebih rendah)
 Perubahan skope dalam hal de‐scoping (skope pekerjaan utama
dikurangi sepihak tanpa perintah)
 Kontraktor menggunakan fasilitas atau sumberdaya milik
Pengguna Jasa di Lapangan
 Klaim dari Pihak Ketiga atau Pihak Lain kepada Pengguna Jasa
akibat kelalaian kontraktor
 Terminasi sepihak karena kesalahan kontraktor
 Denda Performance

24
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 DARI KONTRAKTOR
 Keterlambatan Penyerahan Lahan
 Perubahan Spesifikasi dan Gambar yang menjadi tanggung jawab
Pengguna Jasa
 Keterlambatan desain, gambar, instruksi dan material yang menjadi
tanggung jawab Pengguna Jasa
 Unforeseen Conditions/Peristiwa Tak Terduga & Keadaan Kahar
 Keterlambatan Pembayaran
 Hambatan dan pengulangan pekerjaan dan tes‐tes karena Pengguna
Jasa
 Kelalaian atau keterlambatan dari kontraktor/pihak lain yang
dipekerjakan oleh Pengguna Jasa di Lapangan
 Perubahan Peraturan‐Perundangan
 Hambatan dari Pemerintah atau Masyarakat yang bukan menjadi
tanggung jawab kontraktor
25
Manajemen Kontrak Infrastruktur Spirit of Innovation
 HAK KLAIM KONTRAKTOR
BERDASARKAN KONTRAK FIDIC

Pada kondisi Kontrak FIDIC, Hak Kontraktor untuk

pembayaran tambahan untuk beberapa kejadian
(“compensated event”) dinyatakan secara eksplisit sebagai
berikut:

“ If the Contractor suffers delay and/or incurs Cost as a result of

……………………. (compensated event), the Contractor shall give notice to
the Engineer and shall be entitled subject to Sub-Clause 20.1 [Contractor's
Claims] to:
(a) an extension of time for any such delay, if completion is or will be
delayed, under Sub-Clause 8.4 [Extension of Time for Completion], and
(b) payment of any such Cost plus reasonable profit*, which shall be
included in the Contract Price.”
* Tidak semua peristiwa kompensasi diberikan hak atas pertambahan profit.

Manajemen Kontrak
Infrastruktur
 26
Spirit of Innovation
 TIME BAR‐CLAUSE
Kewajiban utama kontraktor berdasarkan dibeberapa kontrak
konstruksi adalah persyaratan untuk memberikan
pemberitahuan tertulis sehubungan dengan klaim untuk
perpanjangan waktu atau pembayaran tambahan pada
waktu tertentu sejak kesadarannya atas klaim dikenal
sebagai (“Time Bar‐Clause”): Contoh di contract FIDIC

“The contractor must give notice of its intention to claim as soon as

possible and no later than 28 days after the contractor becomes
aware, or should have become aware, of an event.
• The Contractor must then submit its fully detailed claim within 42
days of
becoming aware of an event or circumstance that gives rise to a
claim.” Pada Kontrak FIDIC, kontraktor
akan kehilangan haknya atas
pembayaran kompensasi/klaim jika kontraktor gagal
memberikan pemberitahuan klaim kontraktor sesuai kontrak.
 27
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 CONSTRUCTION CLAIM MANAGEMENT PROCESS

Recognition and identification

Notification of Change
Systematic and accurate documentation
Analysis of time and cost impact
Pricing Strategy
Persuation and Negotiation
Resolution and Settlement

28
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 PENGETAHUAN PENTING PADA PROSES
KLAIM KONSTRUKSI

Interpretasi dan Penguasaan Pasal Kontrak

Analisa & Perhitungan Biaya dan Waktu

Kemampuan Persuasif dan Negosiasi

29
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 KELEMAHAN - PADA PROSES KLAIM

Tidak ada Pasal Instruksi Oral

Klaim/Perubahan
Respon/Surat
Terlambat

ORAL RUCTIONS

Keterbatasan Dokumentasi
Wewenang kurang, tidak lengkap, tidak kuat

30
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 PERMASALAHAN PADA
MANAJEMEN KLAIM
1.Tahap Identifikasi dan Notifikasi

x Perintah Verbal atau instruksi oral

x Personel yang terampil/handal untuk mendeteksi klaim
tidak memadai atau tidak tersedia.
x Pengetahuan kontrak yang tidak memadai.
x Kurangnya kesadaran personil di Proyek untuk
memperhatikan dan melaksanakan proses klaim yang sesuai
kontrak.
x Kurangnya dasar hukum atau peraturan yang dapat
mendasari sehubungan dengan peristiwa penyebab
klaim.
x Proses dan prosedur klaim yang rancu atau tidak jelas.

Infrastruktur
Manajemen Kontrak
 PERMASALAHAN PADA
MANAJEMEN KLAIM
31
Spirit of Innovation
 2.Tahap Dokumentasi dan Pengumpulan Data
x Instruksi verbal atau oral dari Employer atau Konsultan di
lapangan tidak terdokumentasi.
x Tidak tersedianya data, catatan (records) yang memadai dan
lengkap untuk menganalisis dan memperkirakan potensi
kompensasi waktu dan biaya
x Beberapa informasi tidak disimpan secara tertulis.
x Dokumen dan informasi yang direkam tidak efektif, tidak
akurat,
dan tidak dapat diakses dan dibuktikan (tidak terukur).
x Tidak ada formulir standar yang disepakati digunakan untuk
merekam data selama konstruksi.

Infrastruktur

Manajemen Kontrak
 32
Spirit of Innovation
 3.Tahap Menganalisis dan Perhitungan
x Ketentuan kontrak tidak detail atau memadai untuk
memberikan solusi atas suatu peristiwa.
x Data‐data tidak lengkap dan tidak jelas.
x Keterbatasan kompetensi personil dalam menganalisis dan
menghitug klaim.
x Komunikasi yang buruk antara pihak dalam mengumpulkan
informasi yang diperlukan untuk menganalisis klaim.
x Ketidak‐jelasan prosedur internal dalam menganalisis klaim.
x Tidak ada formula standar (baik dalam kontrak maupun
peraturan) yang dapat digunakan untuk mengevaluasi
dampak dan menghitung kompenasi/klaim.
33
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 PERMASALAHAN PADA
MANAJEMEN KLAIM
4.Tahap Penyajian dan Pengajuan
x Personil yang kurang terampil dan kompeten dalam
mempersiapkan pengajuan klaim.
x Komunikasi yang buruk dalam pengajuan dan menyajikan
klaim.
x Tidak ada standar yang jelas prosedur/tahapan dan format
pengajuan klaim.
x Ketidak‐jelasan prosedur internal kontraktor dalam
organisasinya atas personel atau pejabat yang mengajukan
dan mempresentasikan klaim.
x Ketidak‐jelasan prosedur konsultan atau Pengguna Jasa dalam
organisasinya atas personel atau pejabat yang berwenang
memproses klaim.
x Salah pengajuan dan presentasi klaim kepada personel pihak
konsultan atau Pengguna Jasa yang tidak berwenang.
34
Manajemen Kontrak Infrastruktur Spirit of Innovation
 PERMASALAHAN
PADA MANAJEMEN
KLAIM

5.Tahap Evaluasi dan Negosiasi

x Keterbatasan dasar hukum dan formula yang pasti dalam
mengevaluasi nilai klaim.
x Bukti‐ bukti tidak memuaskan untuk meyakinkan pihak lain.
x Ketidaksepakatan muncul selama negosiasi karena
perbedaan persepsi dan kepentingan.
x Keterampilan negosiasi yang buruk.
x Hubungan yang tidak baik dari pengalaman sebelumnya
atau dengan pihak lain yang berkaitan.
x Ketidak‐jelasan prosedur, tahapan dan jangka waktu dalam
evaluasi dan negosiasi klaim.
Infrastruktur
Manajemen Kontrak
 35
Spirit of Innovation
 ALAT BUKTI UNTUK PROSES KLAIM

Daily Report, Weekly Report, Monthly

Invoice, Payment Certificate
Report
Time sheet
Project Master Schedule
Correspondences Picture & Video

Site Instruction Test Report

RFI (Request for Inspection) PO to vendor

Technical Note, Technical Query Material receipt

Minutes of Meeting Contract Clauses Clarification

36
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 MITIGASI UNTUK MENGURANGI
KLAIM
1. Isi pasal kontrak mengatur pembagian risiko yang
berimbang yang sesuai dengan jenis kontraknya.
2. Isi pasal‐pasal kontrak disusun dengan lengkap, memuat
pasal:
 Perubahan (definisi, prosedur dan pengukuran)
 Prosedur dan penyelesaian klaim
3. Para Pihak melaksanakan Early Warning System secara
aktif dan tertulis.
4. Data dan dokumentasi harus lengkap dan jelas.
5. Hubungan komunikasi yang baik.
6. Melibatkan penilai ahli atau Dewan Sengketa sedini
mungkin dalam pelaksanaan Proyek.
37
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 PROSES PENYELESAIAN KLAIM

KLAIM

SETUJU

PERSELISIHAN
SELESAI

ALTERNATIF PENYELESAIAN SENGKETA LITIGASI

MUSYAWARAH MEDIASI DEWAN SENGKETA ARBITRASE

38
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur
 SELESAI

TERIMA KASIH

39
Manajemen Kontrak Spirit of Innovation
Infrastruktur