BAB I

PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti

kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan, rumah sakit
di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan rekam medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi
kesehatan yang benar.
Dengan adanya Permenkes RI nomor 36 tahun 2012 tentang Rahasia
Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan
rahasia kedokteran termasuk rekam medis. Kemudian pada Permenkes RI 36 Tahun
2009 tentang Kesehatan ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah
sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar
institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam
medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Peraturan
Pemerintah No. 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
Rekam Medis merupakan salah satu sumber data yang vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Agar penyelenggaraan rekam
medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus dilengkapi dengan pedoman
organisasi maupun pedoman pelayanan dan pengorganisasian rekam medis yang
harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para
medis maupun non medis yang bertugas di RSIA IBI Surabaya.

Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis RSIA IBI Surabaya 1

 BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1 SEJARAH BERDIRINYA RUMAH SAKIT

Organisasi IBI cabang Surabaya berdiri pada tanggal 24 Juni 1951. Untuk
lebih dapat berperan secara langsung oleh organisasi IBI Cabang Surabaya
(selain secara individu oleh para anggotanya), maka IBI cabang Surabaya
berinisiatif mendirikan Unit Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak di Surabaya.
Mendapat hibah dari PT. Shell Indonesia pada tanggal 8 Juli 1963 di Surabaya
sebidang tanah seluas ± 3.000 m2.

2.2 ANALISA SITUASI

Kekuatan Rumah Sakit (Strenght) : Kekuatan yang di miliki oleh Rumah

Sakit IBI adalah kami adalah Rumah Sakit dengan Dokter yang sudah
profesional dan berpengalaman dalam bidangnya baik dari segi dokter sepsialis
ataupun dokter umum.

Kelemahan Rumah Sakit (Weakness): Kelemahan yang di miliki oleh Rumah

Sakit IBI adalah kami belum memiliki beberapa alat medis yang lengkap untuk
menunjang kegiatan oprasional rumah sakit.

Peluang Rumah Sakit (Opportunity): Peluang yang di miliki Rumah Sakit IBI
adalah kami rumah sakit yang melayani ibu dan anak   yang ditangani oleh
dokter-dokter yang profesional dengan segmen pasar menengah kebawah.

Ancaman bagi Rumah Sakit (Threat): Ancaman yang dimiliki Rumah Sakit
IBI adalah masih banyaknya masyarakat di sekitar rumah sakit yang masih
belum mengenal adanya RSIA IBI dan juga terdapat beberapa Rumah Sakit yang
berada dalam ruang lingkup yang sama.

2.3 RINGKASAN HAMBATAN

RSIA IBI merupakan Rumah Sakit yang baru berdiri yang masih memerlukan
perbaikan dari segi peralatan dan tenaga medis. Selain itu ada beberepa sistem
pelayanan di operasional Rumah Sakit yang belum matang, sehingga masih
memerlukan beberapa evaluasi dan perbaikan untuk meningkatkan kualitas dan
mutu pelayanan kesehatan yang ada di RSIA IBI Surabaya.
2.4 RINGKASAN SOLUSI

Selalu melakukan evaluasi dalam tahap utuk memperbaiki sistem yang sesuai
dengan standart pelayanan minimal Rumah Sakit. Melakukan penambahan
peralatan dan SDM yang dibutuhkan oleh Rumah Sakit. Serta mencari informasi
terbaru tentang standart kelayakan pelayanan pada Rumah Sakit.
 BAB III
VISI, MISI, MOTTO, TUJUAN & FALSAFAH RUMAH SAKIT

A. VISI
Visi Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya :
“Menjadi Rumah Sakit di kelasnya dengan Kualitas Dunia (Global)”

B. MISI
Misi Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya :
1. Memberikan pelayanan kesehatan kepada semua jenis dan golongan
masyarakat secara prima.
2. Menjaga dan meningkatkan kemampuan SDM dalam memberikan pelayanan
RSIA IBI Surabaya melalui pendidikan dan pelatihan .
3. Meningkatkan kesejahteraan Karyawan RSIA IBI Surabaya.
4. Mendukung Program Kerja IBI Cabang Surabaya dan Yayasan RSIA IBI
Surabaya.

C. MOTTO
“LAYANANKU ADALAH IBADAHKU”

D. TUJUAN DAN SASARAN STRATEGIS

Menjadi Rumah Sakit yang dapat memberikan pelayanan prima bagi
masyarakat terutama Ibu dan Anak dengan membidik kalangan dari mulai Ibu
Hamil, Bayi, dan Anak.

E. FALSAFAH RUMAH SAKIT :

Setiap manusia sejak saat pembuahan sampai kematian mempunyai citra dan
martabat yang mulia sebagai ciptaan Tuhan Yang Maha Kuasa. Setiap orang
berhak memperoleh derajat yang optimal dan wajib ikut serta dalam usaha
memelihara dan meningkatkan derajat kesehatanya. Dengan dasar dan semangat
kasih sayang pelayanan kesehatan rumah sakit terpanggil untuk berperan serta
dalam upaya memberdayakan sesama melalui pendekatan pemeliharaan
peningkatan kesehatan pencegahan penyakit penyembuhan penyakit dan
pemulihan kesehatan serta pendidikan bidang kesehatan secara menyeluruh.
 BAB IV

VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN

INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)

1. Visi Instalasi Rekam Medis

Menjadi Unit Pelayanan yang bisa menyediakan data dan informasi

kesehatan yang lengkap, akurat dan berkualitas.

2. Misi Instalasi Rekam Medis

a. Menyelenggarakan pelayanan rekam medis yang profesional.

b. Menyelenggarakan pengelolaan rekam medis yang bermutu dan

berkualitas baik rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap.

3. Falsafah Rekam Medis

Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan

pelayanan kesehatan bagi pasien.

4. Nilai Instalasi Rekam Medis adalah IRA, yaitu :

I : Inovativ

Inovatif dalam pelayanan administratif dan informasi kesehatan.

R : Rahasia

Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik

A : Akurat

Informasi yang dikeluarkan akurat dan berkualitas.

5. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan
benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana
diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor
yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
 BAB V

STRUKTUR ORGANISASI RSIA IBI

KOMITE-KOMITE DIREKTUR UTAMA DEWAN PENGAWAS

Komite Medik
Komite Keperawatan
Komite PPI DEWAN PERENCANAAN & PENGEMBANGAN RS
Komite K3RS
Komite Mutu
Komite Etik & Disiplin Profesi

DIR. UMUM DIR. KEUANGAN DIR. HRD DIR.PELAYANAN MEDIK

DIR. PELAYANAN KEPERAWATAN DIR.PENUNJANG NON MEDIK
DIR.PENUNJANG MEDIK

BID. RUMAH TANGGA INST.R JALAN INST.FARMASI INST.REKAM MEDIK

BID. DIKLAT
INST.R INAP INST.CSSD
INST. PEMELIHARAAN LINGKUNGAN
BID. PERENCANAAN& PENGADAAN
IGD INST.LAB & RADIOLOGI

INST. VK
INST. TRANSPORTASI NON MEDIS
INST.GIZI
BID. MARKETING
INST. OK
INST.IPAL
INST. PICU
BID. SEKRETARIAT INST.IPS INST. KEAMANAN
INST. NICU
INST.LAUNDRY
INST. ICU
INST. TRANSPORTASI MEDIS
 BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Instalasi Rekam Medis RSIA IBI dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang
membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab Rekam Medis IRJ dan IGD
serta Penanggung Jawab Rekam Medis IRNA.

Direktur Utama

Direktur Penunjang Medis

Kepala Instalasi RM

Penanggung jawab. Penanggung jawab.

Rekam Medis Rekam Medis
IRJ & IGD IRNA
 BAB VII

URAIAN JABATAN

A. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

Unit Kerja : Penunjang Medis

1. Bahan Kerja :
a. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
b. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
c. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
d. Surat tugas dari manajemen.
e. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis
f. Juknis SIRS

2. Perangkat Kerja :

a. Komputer, Laptop dan ATK

3. Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
a. Senin – Sabtu : jam 07.30 – 14.30
b. Minggu : Libur

4. Uraian Tugas :
a. Pembuatan program kerja rekam medis RSIA IBI Surabaya dalam setiap
tahun.
b. Pembuatan panduan hingga pedoman rekam medis RSIA IBI Surabaya.
c. Pengolahan data hingga statistik untuk pelaporan bulanan dan tahunan
internal Rumah Sakit. Pelaporan bulanan dan tahunan didapatkan dari
data laporan harian IRJ, IGD dan IRNA.
d. Pengolahan data hingga statistik untuk pelaporan bulanan dan tahunan
eksternal Rumah Sakit. Pengolahan data untuk pelaporan eksternal
Rumah Sakit di buat untuk dilaporkan ke Puskesmas, BKKBN, Dinas
Kesehatan Kota Surabaya maupun Kemenkes.
e. Monev kegiatan rekam medis RSIA IBI Surabaya.
f. Pembuatan inovasi dalam sistem kerja rekam medis dalam memudahkan
pekerjaan rekam medis.
 5. Tanggung jawab :
a. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam
Medis.
b. Ketepatan dan kebenaran laporan kepada managemen.

6. Wewenang Jabatan
a. Mengevaluasi serta memberi masukan pada sistem/cara kerja rekam
medis.
b. Menegur serta mengingatkan petugas yang kurang teliti dalam
melaksanakan pekerjaannya.

c. Memberi motivasi serta masukan dalam bekerja kepada petugas

sejawat, mulai dari attitude dalam bekerja hingga pelaksanaan
tugasnya.

B. Penanggung Jawab Rekam Medis IRJ & IGD

Nama Jabatan : Penanggung Jawab Rekam Medis IRJ & IGD

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

1. Bahan Kerja :

a. Standart Operasional Prosedure Rekam Medis

b. JobDisc/Uraian Pekerjaan

c. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis

d. Juknis SIRS

2. Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang bekerja pada pukul :
Senin – Sabtu : jam 07.30 - jam 14.30
Minggu : Libur

3. Uraian Tugas Jabatan

a. Petugas RM IRJ mengambil berkas rekam medis pasien yang berobat
kemarin (Analisis Retrospektif) di Ruangan/Poli/Kasir untuk pendataan
(input/entry) identitas pasien ke komputer.
b. Analisis data kasus pasien mulai obstetri, gynecologi, KB, imunisasi &
morbiditas.
c. Setelah pemilahan/pengelompokan kasus pasien, petugas RM IRJ
melakukan kohort. Diantaranya : Kohort ibu hamil, kohort imunisasi dan
kohort KB.
d. Sensus ibu hamil (sweeping ibu hamil, pendataan kasus ibu hamil/dx,
jumlah ibu hamil)
e. Sensus kunjungan kandungan (pendataan kasus kandungan/dx, jumlah
kunjungan kandungan)
f. Sensus kunjungan bayi, balita hingga anak (pendataan kasus/dx,
pendataan imunisasi, dan jumlah kunjungan)
g. Sensus KB (pendataan KB baru dan lama dan jumlah kunjungan KB)
h. Sensus kunjungan, diagnosa dan koding poli umum
i. Sensus kunjungan, diagnosa dan koding poli bedah
j. Sensus kunjungan, diagnosa dan koding poli penyakit dalam
k. Sensus kunjungan, diagnosa dan koding poli gigi
l. Sensus kunjungan, diagnosa+external causa dan koding IGD
m. Melakukan kodefikasi (koding) Penyakit dan Tindakan IRJ dan IGD.
n. Setelah dilakukannya sensus harian, maka petugas RM melakukan
perekapan sensus tersebut untuk diolah menjadi pelaporan harian IRJ &
IGD.
o. Pelaporan W2 yang dilakukan setiap minggu sekali (setiap hari Selasa).
p. Evaluasi serta melengkapi identitas pasien (No. RM, Nama, Alamat, Tgl.
Lahir/usia), diagnosa/kasus yang telah di isi DPJP, tindakan serta
auntentikasi.
q. Meminta pengisian Resume Medis pasien rawat jalan ke DPJP atas
permintaan pasien sebagai pengajuan klaim asuransi kesehatan pasien
dengan syarat pasien/keluarga telah menanda tangani formulir pelepasan
informasi.
r. Pendataan rujukan dari dalam, maupun pemberian nomor register untuk
rujukan luar
s. Pendataan serta pemberian nomor register kematian pasien
t. Pendataan pasien yang telah melakukan tes HbSAg dan HIV pada Ibu
Hamil.
u. Pengambilan BRM (Retrieval) menggunakan TRACER dengan
menuliskan No. RM pada “TRACER” sebagai penanda bahwa Berkas
Rekam Medis tersebut keluar dari rak
v. Pencarian BRM yang hilang
w. Pencarian BRM pasien lama yang tidak membawa kartu berobat
 x. Tertib administratif dalam pendataan keluar – masuk BRM, petugas
mengisi/menulis di buku keluar – masuk IRJ untuk mengurangi miss file
y. Manage Retensi
z. Mengindahkan perintah atasan

4. Tanggung Jawab :

a. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis

b. Ketepatan dan kebenaran laporan kepada atasan.

5. Wewenang Jabatan
a. Menanyakan/menegur petugas yang tidak/kurang melengkapi identitas
pasien serta memberikan informasi agar lebih teliti dalam melengkapi
identitas pasien.
b. Menanyakan informasi secara lengkap kepada petugas penerima pasien
mengenai identitas pasien yang tidak membawa kartu berobat kepada
petugas yang menerima pasien.
c. Menanyakan/menegur petugas penerima pasien yang salah dalam
menuliskan nomor rekam medis pasien pada berkas rekam medis pasien
yang dapat mengakibatkan miss file.
d. Menannyakan diagnosa/tindakan kepada DPJP yang belum
terisi/dilengkapi.

C. Penanggung Jawab Rekam Medis Rawat Inap

Nama Jabatan : Penanggung Jawab Rekam Medis Rawat Inap

Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis

1. Bahan Kerja :

a. Standart Operasional Prosedure Rekam Medis

b. JobDisc/Uraian Pekerjaan

c. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis

d. Juknis SIRS

2. Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang bekerja pada pukul :

Senin – Sabtu : Jam 07.30 – Jam 14.30

Minggu : Libur
3. Uraian Tugas :
a. Petugas Rekam Medis IRNA melakukan pengecekan stok formulir
Rekam Medis IRNA di ruangan-ruangan.
b. Penyediaan stok Rekam Medis IRNA di ruangan, baik stok formulir
maupun stop map Rekam medis IRNA.
c. Petugas Rekam Medis IRNA mengambil BRM IRNA pasien yang
keluar Rumah Sakit (Analisis Retrospektif) di ruang administrasi.
d. Petugas menginput/mengentry data identitas pasien ke komputer.
e. Setelah pengecekan BRM yang KRS, petugas RM IRNA melakukan
assembling.
f. Petugas Rekam Medis melakukan Assembling pada berkas rekam
medis pasien rawat inap, yaitu mengurutkan formulir rekam medis
pasien mulai RM 01 sampai nomor RM terbesar.
g. Melakukan evaluasi secara manual, yaitu dengan mengecek serta
memberi tanda pada formulir yang kurang/tidak lengkap.
h. Melakukan evaluasi secara komputerisasi untuk mengetahui
prosentase kepatuhan petugas dalam kelengkapan berkas medis
rawat inap.
i. Jika terdapat formulir yang kurang/tidak lengkap, maka petugas
mengembalikan berkas rekam medis tersebut ke ruangan terkait
untuk segera dilengkapi.
j. Jangka waktu melakukan kelengkapan berkas tersebut yaitu + 3 hari.
k. Setelah 3 hari, petugas rekam medis rawat inap melakukan re-
evaluasi untuk kelengkapan berkas tersebut. Jika tetap belum
lengkap, petugas rekam medis mengembalikan ulang berkas tersebut
ke ruangan untuk dilengkapi kembali.
l. Pengembalian berkas ke ruangan dilakukan 2 kali setelah evaluasi
pertama.
m. Pada saat pengembalian Berkas Rekam Medis, petugas menulis No.
Rekam Medis dan Nama Pasien yang dikembalikan ke ruangan di
Buku Keluar-Masuk IRNA & daftar/lembaran daftar BRM yang
keluar.
n. Meminta pengisian Resume Medis pasien rawat inap ke DPJP atas
permintaan pasien sebagai pengajuan klaim asuransi kesehatan
pasien dengan syarat pasien/keluarga telah menanda tangani formulir
pelepasan informasi.
o. Pendataan persalinan Rumah Sakit.
 p. Pendataan pasien yang telah melakukan tes HIV dengan melakukan
entry SIHA (Sistem Informasi HIV/AIDS).
q. Sensus data pasien yang mengikuti program unggulan RS (Tabulin,
4D, Senam Hamil dan Pijat Bayi) dan pengolahan data (statistika)
r. Laporan W2 yang dilaporkan setiap seminggu sekali (setiap hari
Selasa)
s. Laporan IRNA
t. Pendataan rujukan dari dalam, maupun pemberian nomor register
untuk rujukan luar.
u. Pendataan serta pemberian nomor register kematian pasien.
v. Pengambilan BRM (Retrieval) menggunakan TRACER dengan
menuliskan No. RM pada “TRACER” sebagai penanda bahwa
Berkas Rekam Medis tersebut keluar dari rak.
w. Pencarian BRM yang hilang.
x. Pencarian BRM pasien lama yang tidak membawa kartu berobat
y. Mengindahkan perintah atasan

4. Tanggung Jawab :

a. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis

b. Ketepatan dan kebenaran laporan kepada atasan.

5. Wewenang Jabatan
a. Mengembalikan Berkas Rekam Medis pasien rawat inap yang belum
lengkap ke ruangan.
b. Meminta petugas ruangan/DPJP untuk melengkapi Berkas Rekam
Medis yang belum lengkap.
c. Menannyakan diagnosa/tindakan kepada DPJP yang belum
terisi/dilengkapi.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMA
PENDIDIKA N
N
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. - Pengalaman di rekam
Medis/SLTA Plus medis min 1 tahun.
- Pelatihan Komunikasi
Efektif
 BAB VIII

TATA HUBUNGAN KERJA

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN INSTALASI DOKTER

REKAM
MEDIS

EKSTERN

ASURANSI DINKES KEMENKES LAIN-

LAIN
Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi
dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan.

Hubungan Intern :

a. Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi

dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam
mengambil keputusan.

b. Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.
Hubungan Ekstern:

a. Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi.
Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen kesehatan
Pemerintah seperti : Dinas Kesehatan dan Kementrian KesehatanBAB IX

POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat
bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan
menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya
adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu
yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi
dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam
Medis RSIA IBI adalah sebagai berikut :

Tabel 9.1 POLA KETENAGAAN

INSTALASI REKAM MEDIS RSIA IBI SURABAYA

KUALIFIKASI
TENAGA YANG
NAMA JABATAN PENDIDIKAN
DIBUTUHKAN
FORMAL
Kepala Instalasi Rekam Min DIII RM
1 Orang
Medis
Rekam Medis Penanggung Min DIII RM
1 Orang
Jawab Laporan IRJ & IGD
Rekam Medis Penanggung Min DIII RM
1 Orang
jawab Laporan IRNA
Rekam Medis Tempat Min DIII RM
1 Orang
Pendaftaran Pasien
Jumlah 4 orang
Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan
1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang
para pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan
yang luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang
diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan
beban kerja dan waktu dalam bekerja tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

Menarik calon dari dalam Rumah Sakit RSIA IBI sendiri (Internal resources)
memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan
lebih cepat dibanding menarik calon dari luar RSIA IBI Surabaya. Calon nantinya masuk
ke Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi.

Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :

a. Informasi dari mulut ke mulut/informasi melalui leaflet

b. Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.

c. Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga di
Unit Rekam Medis.
2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan
Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis
dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang
diinginkan.
Tahapan seleksi terdiri dari :

a. Umum.

Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh
pihak rumah sakit.

b. Khusus

Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi
secara khusus oleh Instalasi Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh
Instalasi Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam
menjalankan fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis
adalah :
1) Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :

(a) Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan

Kesehatan.

(b) Proses Problem solving

(c) Proses Pengambilan Keputusan

Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi

(a) Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit

(b) Prosedur Dokumentasi Rekam Medis

(c) Sistem Pelaporan Rekam Medis

2) Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal

Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya
dengan :

(a) Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.

(b) Informed consent.

(c) Keterangan Medis untuk asuransi.

(d) Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.

(e) Kode etik profesi.

3) Statistik Kesehatan

(a) Dasar-dasar statistik kesehatan.

(b) Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.

4) Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit dan kodefikasi Penyakit dan

Tindakan.

5) Sistem informasi kesehatan

(a) Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan
pelaporan
(b) Menggunakan program-program statistic untuk mempersiapkan display
informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)
(c) Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.

(d) Menjaga keamanan data dan informasi

(e) Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk

 pengunjung

(f) Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.

(g) Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat

kematian, register handi cap.
6) Sumber daya pelayanan kesehatan

(a) Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi

(b) Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan

karirnya

(c) Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.

7) Manajemen mutu pelayanan rekam medis

(a) Penyusunan dan penyajian indikator

(b) Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.

(c) Menyiapkan data-data untuk keperluan audit

(d) Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan,

kebakaran maupun kehilangan.
(e) Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai
pelayanan.

(f) Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam

medis.

8) Teknologi informasi

Kemampuan menjalankan computer

3. Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

a. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan
materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis
seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.

b. Tes Keterampilan

Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :

1) Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai

standar

2) Assembling berkas rekam medis.

 3) Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi /
tindakan.

4) Pengolahan data dan indikator Rumah Sakit.

c) Tes Kesehatan

Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :

1) Sehat, tidak buta warna.

2) Berpenampilan rapi dan menarik

d) Tes Wawancara

Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam

medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi
terhadap kepuasan pelanggan.
 BAB XI

PROGRAM ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis,
sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal
dengan materi yang meliputi :

1. Penyimpanan

2. Pengambilan kembali

3. Pengkodean penyakit dan tindakan medis (koding ICD)

4. Pencatatan dan Pengolahan data medis (Pelaporan)

5. Penyusutan/Pemusnahan

Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis
MATERI PENGARAH
HARI WAKTU
A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS Ka. IRM
Pengenalan personil 15’
Orientasi ruangan dan keunggulan RSIA IBI 30’
Surabaya
Sosialisasi Misi, Visi dan Struktur organisasi RSIA 30’
I
IBI Surabaya
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM 30’
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSIA IBI 30’
Surabaya
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 30’
Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja 45’
Sosialisasi pedoman kerja 45’
Sosialisasi keselamatan kerja 45’
II Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 45’

Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai

III 60’
dengan

nama dan jabatan

 BAB XII

PERTEMUAN / RAPAT

Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :

Waktu : Setiap Sabtu ke tiga setiap bulan

Jam : 14.00 s.d selesai

Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis

Peserta : Kepala Instalasi Rekam Medis, Rekam Medis

Penanggung Jawab Laporan IRJ & IGD, Rekam
Medis Penanggung Jawab Laporan IRNA, Rekam
Medis Tempat Pendaftaran Pasien yang tidak
bertugas.
Materi :

1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.

2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis.

3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis.

4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam

Medis.

5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi

Rekam Medis.
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan
Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :

Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang

perlu dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan

Tempat : Sesuai undangan

Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Rekam Medis IRJ &
IGD, Pj. Rekam Medis IRNA yang tidak bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan /

rekomendasi / usulan kepada pimpinan
 BAB XIII

PELAPORAN

a. Laporan Harian

Sensus Harian
1) Sensus ibu hamil (sweeping ibu hamil, pendataan kasus ibu
hamil/diagnosa, jumlah ibu hamil dan kohort ibu)
2) Sensus kunjungan kandungan (pendataan kasus kandungan/diagnosa,
jumlah kunjungan kandungan)
3) Sensus kunjungan bayi, balita hingga anak (pendataan kasus/diagnosa,
pendataan imunisasi, kohort bayi dan jumlah kunjungan)
4) Sensus KB (pendataan KB baru dan lama, kohort KB baru dan jumlah
kunjungan KB)
5) Sensus kunjungan, diagnosa dan koding poli umum
6) Sensus kunjungan, diagnosa dan koding poli bedah
7) Sensus kunjungan, diagnosa dan koding poli penyakit dalam
8) Sensus kunjungan, diagnosa dan koding poli gigi
9) Sensus kunjungan, diagnosa+external causa dan koding IGD
10) Pendataan rujukan dalam maupun pemberian nomor register untuk
rujukan luar
11) Pendataan serta pemberian nomor register kematian pasien
12) Pendataan program unggulan (Tabulin)

Laporan Harian
1) Rekap jumlah kunjungan IRJ (ObGyn, Kesehatan Anak, KB, Poli Umum,
Poli Penyakit Dalam, Poli Bedah, Poli Gigi dan IGD)
2) Rekap jumlah morbiditas sesuai umur dan jenis kelamin serta kodefikasi
penyakit
3) Rekap jumlah pengunjung Baru & Lama IRJ

b. Laporan Mingguan Eksternal

1) Laporan w2

c. Laporan Bulanan
1) Rekap semua laporan harian
2) Laporan bulanan eksternal
a) Laporan bulanan Dinas Kesehatan, meliputi:
- Laporan SIHA (Sistem Informasi HIV/AIDS)
 - Laporan imunisasi
- Laporan kematian Rumah Sakit
- Laporan KDRS DBD
- Laporan STP RS IRJ dan IRNA
- Laporan PPIA
- Laporan Diare dan ISPA
- Laporan KIA (kematian bayi/balita, kematian maternal, kesehatan
anak, persalinan, kunjungan ibu hamil per nama, maternal)
- Laporan GIBUR
- Laporan kunjungan Baru & Lama RS
- Laporan indikator kinerja pelayanan RS
- Laporan KIPI Serius & Non Serius
- Laporan Surveilans Aktif Rumah Sakit (SARS)
- Laporan Kohort Penderita Kusta MB
- Laporan Kohort Penderita Kusta PB
- Laporan Surveilans Kasus PTM
- Laporan Limbah
b) Laporan bulanan PKM, meliputi:
- Laporan persalinan
- Laporan KB
- Laporan Sweeping ibu hamil wilayah Kecamatan Gundhi
- Laporan PPIA (Hiv & HbSAg)
c) Laporan BKKBN
- Laporan KB Rumah Sakit

d) Laporan bulanan Kemenkes

- RL 5.1 Laporan pengunjung Rumah Sakit
- RL 5.2 Laporan kunjungan Rawat Jalan
- RL 5.3 Laporan 10 besar penyakit rawat inap
- RL 5.4 Laporan 10 besar penyakit rawat jalan
3) Laporan bulanan internal
a) Laporan kunjungan IRJ & IGD + statistik
b) Laporan pengunjung baru dan lama RS + statistik
c) Laporan kunjungan IRNA + statistik
d) Laporan Partus RS + statistik
e) Laporan tindakan OK
f) Laporan program unggulan RS + statistik
g) Laporan Indikator Rumah Sakit + statistik
d. Laporan Semester (6 Bulan)
1) Laporan PPI Rumah Sakit

e. Laporan Tahunan
1) Laporan Tahunan Dinas
1) Gambaran Umum Rumah Sakit
- Tingkat Efektifitas Pengelolaan Rumah Sakit
- Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Rawat Jalan dan Instalasi Inap
- Tingkat Efektifitas dan Mutu Pengelolaan Rumah Sakit
2) Gambaran Ketenagaan Rumah Sakit
3) Kinerja Pelayanan Rumah Sakit
- Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (IGD)
- Kegiatan Rujukan
- Pelayanan Rawat Jalan
- Pelayanan Rawat Jalan
- Pelayanan Bedah
- Jumlah Operasi
4) Persalinan Perinatologi dan Neonatologi
5) Analisa Evaluasi Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit
6) Analisa Survey Kepuasan Masyarakat
7) Program Penanggulangan Masalah Kesehatan Masyarakat di RS
dalam Mendukung Percepatan MDGs
8) Laporan Tahunan Penemuan Pasien TB
9) HIV
10) Penurunan AKI dan AKB

2) Laporan Tahunan Kemenkes

a) RL 1.2 Indikator Rumah Sakit
b) RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap
c) RL 2 Ketenagaan
d) RL 3.1 Pelayanan Rawat Inap
e) RL 3.2 Pelayanan Gawat Darurat
f) RL 3.3 Pelayanan Gigi dan Mulut
g) RL 3.4 Pelayanan Kebidanan
h) RL 3.5 Pelayanan Perinatologi
i) RL 3.6 Pelayanan Pembedahan
j) RL 3.7 Pelayanan Radiologi
k) RL 3.8 Pelayanan Laboratorium
l) RL 3.9 Pelayanan Rehabilitas Medik
m) RL 3.10 Pelayanan Khusus
n) RL 3.11 Pelayanan Kesehatan Jiwa
o) RL 3.12 Pelayanan Keluarga Berencana
p) RL 3.13 Pelayanan Farmasi Rumah Sakit
q) RL 3.14 Pelayanan Rujukan
r) RL 3.15 Cara Bayar
s) RL 4a Pelaporan Penyakit Rawat Inap
t) RL 4b Pelaporan Penyakit Rawat Jalan