Pembukaan

Assalamualaikum wr wb

Selamat sore teman teman maru 2021 dan selamat sore akang teteh semuanya.

Perkenalkan kembali saya dita mutia selaku pemateri “Event Organizer” pada hari ini

Saya mohon untuk teman teman semua untuk memperhatikan dan mencatat ya

Pengertian Event Organizing

Dalam suatu himpunan atau organisasi ilmu event organizer sangat diperlukan untuk
menjalankan suatu acara dengan baik dan benar.

Mendengar kata event organizer mungkin tidak asing ya bagi teman teman, karena
sekarang ini banyak dijumpai pada acara” besar yang melibatkan banyak orang. Karena
banyak orang yang memilih menggunakan jasa event organizer karena alasan yang
bermacam”, seperti keterbatasan dalam hal sumber daya dan keterbatasan waktu. Event
organizer menjadi pilihan yang paling tepat untuk mereka yang tidak memiliki waktu
longgar. Maka dari itu jasa event organizer memiliki banyak peminat. Apalagi cakupan event
organizer ini cukup luas, tidak hanya satu jenis acara saja melainkan berbagai acara bisa
dihandle dengan baik.

Apa sih event organizer itu?

Mengutip menurut Any Noor (2013: 8), event merupakan suatu kegiatan yang
diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia, baik secara
individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang
diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang
diselenggrakan pada waktu tertentu.

Dengan kata lain, event adalah sebuah program yang akan dilakukan secara terencana
untuk suatu tujuan. Ragam acara amat banyak bergantung dari ide yang melandasi
terlaksananya hal itu. Berbeda dengan kegiatan yang spontan, acara dilakukan berdasarkan
rencana yang telah disusun sebelumnya.

Sedangkan event organizer adalah kegiatan profesional mengumpulkan dan

mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran dan
reuni, serta bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan,
melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk
merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan. (Goldblatt, 2013).

Event organizer itu organisasi yang bisa jadi berawal dari kegiatan kepanitiaan yang pada
akhirnya menjadi organisasi yang mandiri yang sengaja didirikan untuk kepentingan publik
atau pihak yang ingin menyelenggarakan acara agar dapat berjalan dengan lancar, sehingga
mereka tidak perlu repot untuk mengurus acara dan mengorbankan waktu kerja mereka
untuk mengurus acara tersebut. Sementara panitia merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari pihak yang akan melakukan kegiatan itu sendiri.

Event organizer hanya nama lain dari kepanitiaan. Ketika kepanitiaan masuk atau merambah
dunia komersil atau profesional maka EO itu akan berususan dengan sponsor dan vendor.
Panitia dan event organizer bukanlah suatu hal yang berbeda karena masih sama-sama
mengurusi atau membuat acara, namun ketika dihadapkan kepada sistem kerja, panitia
memiliki lingkup kerja yang lebih sempit dibandingkan dengan event organizer. Dan event
organizer merupakan organisasi yang berorientasi pada keuntungan, berbeda dengan
kepanitian yang tidak atau bukan berdasarkan keuntungan.

Adapula tujuannya yaitu, dibuat untuk melengkapi ilmu pengetahuan dan keterampilan
mahasiswa agar memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan lapangan pekerjaan.

Jadi, dapat disimpulkan

Event organizer merupakan kegiatan pengorganisasian sebuah kegiatan yang dikelola secara
professional, sistematis, efisien dan efektif. Kegiatannya meliputi konsep (perencanaan)
sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan dan evaluasi.Semua orang harus bekerja
keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan harapan.
Sehingga sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim.

Jenis-jenis Event dan Klasifikasi Event

Private Party : Bergerak untuik penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi kalangan atas.

Penyelenggara Ulang Tahun : Dari namanya bisa diketahui kalau EO ini ahlinya membuat
pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
Wedding Organizer : Ini adalah EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan
pesta pernikahan. Musik dan Hiburan : Memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama
musik.

Brand Activation : EO yang secara spesifik membantu klien mempromosikan brand dalam
rangka peningkatan penjualan. Contohnya: pameran, kontes pemilihan brand ambassador,
arena games, dan sebagainya.

MICE : Singkatan dari meeting, incentive, convention dan exhibition yang khusus bergerak di
bidang penyelenggara acara berbentuk pertemuan. Contohnya: Press conference, congress,
convention, workshop dan sebagainya.

One Stop Service Agency : EO yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara berskala
internasional

beberapa kegiatan yang umumnya dilaksanakan oleh mahasiswa baik di dalam maupun di
luar kampus.

1. SEMINAR

Seminar merupakan salah satu jenis kegiatan, dimana pembicara akan memaparkan suatu
hal tertentu di bidang yang ditekuninya. Sebuah seminar pada umumnya fokus pada sebuah
tema atau topik tertentu, dimana setiap peserta yang hadir akan berpartisipasi secara aktif.
Pembicara atau nara sumber umumnya dibantu oleh seorang moderator. Suasana yang
dibangun dalam kegiatan seminar adalah suasana formal. Peserta umumnya bukan orang
yang awam dengan topik seminar sehingga saat sesi pertanyaan bisa saja terjadi diskusi atau
bahkan debat. Di sinilah peran moderator membantu pembicara dalam mengendalikan
situasi.

2. TALKSHOW

Talkshow sebenarnya sebelumnya dikenal di Indonesia dengan istilah gelar wicara atau
diskusi interaktif. Talkshow merupakan salah satu format dari suatu kegiatan dimana – sesi –
acara dipandu oleh seorang moderator yang akan memberikan pertanyaan-pertanyaan
untuk diajukan kepada nara sumber yang diundang. Nara sumber bisa seorang individu,
atau grup, atau lebih dari satu orang. Topik dalam acara talkshow lebih luas dari pada
seminar. Dalam acara talkshow, topik yang dibahas bisa mengenai bidang khusus yang
ditekuni oleh nara sumber, mengenai pengalaman atau prestasi tertentu, atau pun untuk
bedah buku. Kadang kala ada pertanyaan dari penonton atau peserta yang hadir. Suasana
yang dibangun dalam acara talkshow adalah santai dan bersahabat. Kondisi acara
diupayakan berjalan dengan tidak terlalu formal.

3. PELATIHAN ATAU WORKSHOP

Kegiatan dengan maksud pelatihan adalah acara yang diformat sedemikian rupa sehingga
para peserta yang mengikuti kegiatan pada saat kegiatan selesai akan mampu berkembang
dan mempunyai kemampuan khusus dengan indikator-indikator yang sudah ditetapkan
sebelumnya. Pelatihan yang diselenggarakan bisa dilaksanakan dalam waktu sehari atau
lebih tergantung dari berbagai pertimbangan dari penyelenggara. Pada saat kegiatan, selain
mendapatkan materi-materi yang disampaikan oleh nara sumber yang berkompeten,
peserta akan mendapatkan perlakukan-perlakuan khusus yang berkaitan dengan output
pelatihan. Beberapa kegiatan yang sering dilakukan oleh lembaga kemahasiswaan, antara
lain : pelatihan kepemimpinan, Up Grading Event Organizer, pelatihan jurnalistik, pelatihan
kewirausahaan, dan pelatihan komunikasi.

4. PAMERAN

Pameran merupakan suatu kegiatan penyajian berbagai barang yang masih satu jenis untuk
dikomunikasikan kepada masyarakat untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pelaksanaan
jenis kegiatan ini, penentuan tempat yang strategis dalam hal lokasi dan daya tampung
merupakan hal yang sangat penting. Pameran-pemeran yang biasa diselenggarakan antara
lain : pameran kewirausahaan, pameran karya seni, pameran buku, dll. Bazar buku juga
termasuk dalam jenis kegiatan ini.

5. LOMBA-LOMBA
Pada kegiatan dengan jenis lomba-lomba umumnya kegiatan diselenggarakan dengan
konsep adanya persaingan dan kompetisi dalam satu bidang. Bidang yang dipilih adalah
bidang yang dekat dengan organisasi penyelenggara, misal UKM Karya Tulis dengan lomba
karya tulis, UKM Seni dan Budaya dengan loma puisi dan teater, BEM FMIPA dengan
olimpiade MIPA, dan seterusnya.

6. OLIMPIADE SENI DAN OLAH RAGA

Pada jenis kegiatan ini, kegiatan yang dimaksud adalah kompetisi seni dan lahraga yang
biasa diadakan dan diperuntukkan untuk lingkungan internal kampus. Kegiatan ini bersifat
hiburan dan bertujuan untuk meningkatkan solidaritas internal antar mahasiswa yang
bersangkutan. Kegiatan jenis ini biasa bertingkat dari level prodi, jurusan, fakultas, sampai
tingkat kampus. Misalnya: Kompetisi Olah Raga Mahasiswa Meteorologi, dimana yang
bersaing adalah antar angkatan; Kompetisi Olah Raga Fakultas MIPA, dimana yang bersaing
di dalamnya adalah antar jurusan yang ada di Fakultas MIPA; Pesta Olah Raga Kampus,
dimana yang bersaing di dalamnya adalah perwakilan dari masing-masing fakultas yang ada.

7. TURUN DESA

Kegiatan turun desa merupakan nama yang umum dipakai untuk kegiatan pengabdian dari
sebuah organisasi mahasiswa. Konsep kegiatannya adalah sebuah organisasi akan
menyiapkan materi atau pembekalan khusus terkait bidang atau jurusan masing-masing
kemudian mengadakan kegiatan di suatu desa dan secara rutin mengadakan pertemuan dan
pelatihan terkait bidang atau jurusan tersebut sehingga terdapat pengembangan yang
berkelanjutan di desa lokasi kegiatan dilaksanakan.

8. KONFERENSI

Kegiatan yang bersifat konferensi umumnya dilakukan dalam periode tahunan atau bahkan
dua tahunan. Konferensi yang dimaksud alah pertemuan-pertemuan dari satu jenis
organisasi di semua perguruan tinggi baik dalam satu wilayah tertentu, mau pun di tingkat
nasional. Kegiatan dalam bentuk konferensi memeang umumnya diselenggarakan dalam
rangka pertemuan atau musyawarah besar dari sebuah organisasi nasional. Contoh
Konferensi Nasional Mahasiswa Anti Narkoba, Konferensi Nasinal Himpunan Mahasiswa
Meteorologi Indonesia, Konferensi BEM FMIPA Indonesia, dll.

9. KEGIATAN INSIDENTAL

Kegiatan insidental ini banyak macamnya tergantung dari organisasi yang bersangkutan.
Biasanya kegiatan insidental merupakan salah satu dari jenis-jenis kegiatan di atas atau
gabungannya. Contoh kegiatan insidental seperti, kontes public speaking, perayaan Hari
Besar Keagamaan, peresmian gedung, penyambutan tokoh nasional, dll. Bentuk dan
konsepnya disesuaikan dengan kondisi pada saat pelaksanaan.

Slide selanjutnya adalah cara kerja dalam melaksanakan event

1. Menyusun konsep acara

Cara kerja pertama dalam melaksanakan suatu event organizer biasaya dilakukan dengan
team inti. Hal-hal yang perlu dibahas adalah tema acara, lokasi, waktu, pengisi acara,
hiburan, dan lainnya.

Dengan menyusun konsep acara yang menarik tujuannya antara lain agar para audiens yang
datang bisa berkesan sehingga dibicarakan banyak orang. Lalu bagaimana cara menyusun
konsep acara yang menarik dan bisa berkesan? Jawabnya ajaklah orang-orang yang kreatif
dan memiliki pemikiran out of the box.

2. Perumusan teknis acara

Jika konsep acara sudah jadi, langkah selanjutnya adalah merumuskan teknis acara. Jadi kita
harus teliti tentang apa saja yang dibutuhkan, ada satu hal saja yang terlewat maka akan
memiliki berdampak terhadap pelaksanaan acaranya.

Untuk itu kita bisa menyusun checklist apa saja yang harus dipenuhi agar tidak ada yang
terlewat. Contoh saja saat membuat konsep acara misal bakti sosial, maka kita harus
memikirkan tentang lokasi, hari, pengisi acara, susunan acara, rincian anggaran biayanya
sampai doorprice dan lainya.. 

3. Penyusunan anggaran

Setelah konsep dan teknis acara sudah jadi, langkah selanjutnya adalah menyusun anggaran
untuk acara. Dengan penyusunan yang rinci, kita bisa menghitung kira-kira berapa biaya
yang diperlukan. Dalam teknisnya, anggaran ini akan dibagi lagi menjadi beberapa bagian
seperti :
  Keperluan administrasi (pembuatan/cetak proposal)
 Pengisi acara (mc, misal klo bakti social ada penceramah, dan penanggung jawab
games&doorprise)
 SDM tambahan (jika membutuhkan)
 Konsumsi
 Akomodasi dan transportasi
 Promosi dan publikasi
 Sewa lokasi / Survei
 Panggung, sound dan lighting (untuk event musical)
 Dekorasi acara
 Souvenir / Doorprise
 Dll

Mungkin anggaran yang dibutuhkan setiap acara satu dengan lainnya berbeda, contoh
penyusunan anggaran diatas hanyalah gambaran kasarnya saja.

4. Pembagian tugas

Jika penyusunan anggaran sudah selesai, langkah selanjutnya adalah pembagian tugas sesuai
divisi masing-masing. Tujuannya agar masing-masing divisi bisa bertanggung jawab terhadap
jobdesk masing-masing.

Pastikan semua anggota sudah mendapatkan tugas masing-masing, agar pembagiannya

merata usahakan setiap divisi sudah diisi orang yang berpengalaman.

5. Pendanaan

Tahapan kelima dalam event organizer adalah pendanaan. Ada beberapa sumber pendanaan
yang bisa digali, jika acaranya bekerjasama dengan instansi atau perorangan tinggal
menyodorkan saja rincian biaya totalnya seperti iuran ataupun donasi.

Untuk pelaksanaan event dengan sumber dana dari pihak luar, Anda bisa mencari donatur dan
juga bekerjasama dengan sponsorship yang tertarik dengan event yang akan diselenggarakan.
Buat list mengenai donatur dan sponsorship yang akan ditarget menjadi sumber pendanaan,
usahakan sesuai dengan tema acara agar sponsor mau mengeluarkan budget marketing
mereka untuk dimasukan dalam event yang akan dilaksanakan.

6. Persiapan acara

Keenam adalah tahapan persiapan acara, jika acaranya besar EO akan mempersiapkannya
jauh-jauh hari. Biasanya EO membuat timeline dengan memberikan deadline pada setiap
divisi masing-masing, tujuannya agar pembagian tugas tidak molor sehingga mengganggu
divisi yang lainnya.

Jika sudah dekat tinggal hitungan hari, biasanya EO akan mengadakan gladi bersih untuk
memastikan semuanya sudah siap dengan sempurna. Semua divisi akan dihadirkan disini agar
bisa tahu kalau ada kendala sebelum acara dilaksanakan.

7. Pelaksanaan acara
Terakhir adalah tahapan pelaksanaan acara. Pada tahapan ini belum berakhir sepenuhnya,
karena pihak event organizer akan terjun langsung saat acara. Banyak hal yang bisa tidak
sesuai dengan rencana awal, untuk itu setiap divisi harus menyiapkan plan cadangan jika
terjadi sesuatu yang tidak diinginkan.

Selalu lakukan koordinasi dengan penanggung jawab acara agar saat terjadi hal yang tidak
sesuai harapan, bisa mengambil keputusan dengan cepat.

8. Evaluasi Acara

Setelah pelaksanaan acara, biasanya diadakan evaluasi acara untuk mengetahui apa saja
kendala saat pelaksanaan acara dan juga apa saja kekurangan dan kelebihan.

Peran EO dapat dilihat pada pelaksanaa tugasnya untuk menyelenggarakan berbagai event sesuai
spesifikasinya. Peran EO dalam tugas-tugasnya adalah sebagai berikut :

1. EO adalah penyelenggara acara. Semua yang berhubungan dengan acara dari persiapan sampai
laporan jadi laporan tanggung jawab (LPJ).

2. Tugas utama EO dan prinsipnya adalah mengorganisir acara secara keseluruhan dari A sampai Z

3. Tugas EO adalah membantu kliennya untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan, full
support!, kenapa klien tidak menyelenggarkan acaranya sendiri karena 6 keterbatasan sumber daya
manusia yang fokus dalam hal ini dan bukan tugas utama mereka.

4. Klien punya fokus yang besar untuk brand dan perusahaannya. Maka disini ada demand dan
opportunity yang besar untuk EO bisa masuk. EO dapat membantu klien untuk mempromosikan
brand perusahaannya.

5. Klien menyerahkan event kepada EO yang profesional di bidangnya dan pastinya hasilnya harus
lebih bagus daripada dikerjakan sendiri

7. EO adalah usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh kliennya, guna
mengorganisasikan seluruh rangkaian acara mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga
evaluasi dalam rangka mewujudkan tujuan yang diharapkan klien untuk acara.

8. EO harus jadi penyedia solusi bisnis untuk kebutuhan klien, support untuk bersama memikirkan
keputusan yang terbaik dan pas bagi event.

9. Peran EO adalah sebagai business partner, bukan pelayan. Jadi secara hirarki, sejajar dengan klien
maka tanggung jawab sama besar.

Lalu selanjutnya, untuk memberikan gambaran umumnya saya akan menampilkan after
movie dari kegiatan RTK singkatan dari “Raramean Tur Kukumpulan” 2021. Kegiatan ini
sendiri dilatarbelakangi, kita sebagai mahasiswa atau manusia dan juga sebagai mahkluk
hidup social secara langsung maupun tidak langsung membutuhkan kehadiran orang lain.
Tanpa kehadiran orang lain ia merasa kurang, paling tidak ia akan mengalami berbagai
kesulitan dalam memenuhi kebutuhan hidupnya. Kehidupan sosial terdiri atas sekumpulan
beberapa orang atau kelompok yang berinteraksi untuk melakukan kegiatan-kegiatan dan
saling mendukung untuk memenuhi kehidupan satu dengan yang lain.

Tujuannya sendiri antara lain untuk meningkatkan rasa kebersamaan diantara sesame
mahasiswa, menjadikan pengalaman baru, membantu orang yang membutuhkan dsb.

Jadi, waktu itu angkatan 20 itu ngadain kegiatan 2 kali. Yang pertama kegiatan tournament
ML selama 3 hari. Setelah itu diadain Bakti Sosial waktu itu kita ngadainya di Panti Asuhan
Al-Fitra Jl Arjuna. Alhamdulillah nya waktu itu hasil donasi itu sekitar kurang lebih 4,2 jt.

Penutup

Mungkin sekian yang dapat saya sampaikan pada materi event organizer ini, kurang
lebihnya mohon dimaafkan. Wassalamualaikum wr wb