BAB III

PELAKSANAAN DAN EVALUASI KEGIATAN MAGANG

3.1 Manajemen Koleksi, Administrasi, dan Organisasi

3.1.1 Pengadaan Buku Tercetak
Pengadaan koleksi buku tercetak di Perpustakaan Kalbis Institute berasal
dari pembelian berdasarkan anggaran yang telah dikeluarkan dari pihak
Yayasan dan juga hibah dari mahasiswa, dosen, atau alumni. Adapun
prosedur yang dilakukan oleh Perpustakaan Kalbis Institute untuk pengadaan
buku tercetak yaitu:
3.1.1.1 Pembelian
Mengajukan pembelian buku dengan cara sebagai berikut :
a. Staf pengadaan terlebih dahulu melihat dan memeriksa buku sesuai
topik atau subjek yang diinginkan di database koleksi apakah sudah
ada atau belum.
b. Staf pengadaan membuat daftar buku yang direncanakan untuk
diadakan.
c. Staf pengadaan mencari informasi kontak penerbit/distributor tentang
berlangganan/pembelian melalui internet. Setelah mendapat
kontaknya maka staf pengadaan menanyakan penawaran via
email/telepon.
d. Staf pengadaan akan membuat rincian dana sesuai permintaan dana
pada pihak keuangan Kalbis Institute. Pihak keuangan akan
mengirimkan via email lampiran bukti pembayaran yang telah
disetujui.
e. Membuat nota persetujuan berupa lampiran bukti pembayaran dan
mengirimkan via email pada penerbit sebagai bukti konfirmasi
pembayaran.
f. Bila dalam 3 (tiga) hari dari konfirmasi tersebut belum mendapat buku
beserta kwitansinya, maka staf pengadaan menghubungi penerbit
untuk segera mengirimkan buku beserta kwitansi pembayarannya.
g. Membuat laporan kwitansi ke bagian keuangan.
h. Penyerahan buku ke bagian pengolahan.

22
 3.1.1.2 Hibah
Pengadaan koleksi buku di Perpustakaan Kalbis Institute juga
didapatkan dari hibah atau hadiah. Hibah ini didapatkan dari mahasiswa,
dosen, alumni dan civitas akademika yang menyumbangkan buku ke
perpustakaan.
3.1.1.3 Sumbangsih
Sumbangsih merupakan pemberian yang dilakukan oleh mahasiswa
Kalbis Institute yang telah menyelesaikan tugas akhir. Sumbangsih
diberikan sebagai tanda bahwa mahasiswa tersebut telah bebas pustaka
dan tidak melakukan peminjaman atau pengembalian bahan pustaka pada
perpustakaan. Sumbangsih sebelumnya bisa berupa bahan pustaka seperti
buku, namun perpustakaan bisa mengubah bahan pustaka lain yang dapat
menambah jumlah koleksi perpustakaan seperti CD untuk dilihat di ruang
multifungsi.
3.1.2 E-book dan E-journal
Pengadaan untuk e-book dan e-journal Perpustakaan Kalbis Institute
memakai cara yang sama dengan pengadaan untuk buku tercetak. Namun
yang membedakan dengan pengadaan dalam buku tercetak yaitu dengan
membuat formulir usulan pengadaan koleksi yang telah diisi oleh pemustaka
dan telah disetujui oleh KAPRODI. Setelah staf pengadaan mengecek koleksi
dari database koleksi SLiMS dan berhasil mencari distributor yang
menyediakan e-book atau e-journal dan tersedia, maka staf pengadaan dan
kepala perpustakaan akan menerima invoice dan lisence agreement untuk
proses pembelian e-book dan e-journal yang telah disepakati.

3.2 Pengolahan Koleksi dan Informasi

Bagian Pengolahan koleksi buku di Perpustakaan Kalbis Institute dengan
menggunakan sistem yaitu:
a. Koleksi baru yang berasal dari pembelian, hibah ataupun sumbangsih dicatat
atau diinventaris dengan memberikan cap stempel pada bagian halaman judul
buku.
b. Menentukan tajuk subjek dan nomor klasifikasinya dengan menggunakan E-
DDC edisi 23.

23
 c. Buku atau bahan pustaka yang telah ditentukan klasifikasinya maka
selanjutnya dimasukkan data bibliografinya ke dalam SLiMS yang sudah
tersedia di perpustakaan dengan website library.kalbis.ac.id.
d. Buku atau bahan pustaka diberi barcode dan call number dan ditempelkan
ke punggung buku beserta sticker logo Perpustakaan Kalbis Institute, lalu
di bagian halaman terakhir buku ditempel kertas peminjaman bahan
pustaka. Setelah semuanya tertempel bahan pustaka tersebut disampul
bagian cover-nya baru dilakukan proses serah terima dari bagian
pengolahan ke pengadaan.
Hal yang sama dilakukan untuk pengolahan skripsi, tesis dan tugas akhir yang
tercetak ataupun untuk koleksi majalah dan jurnal. Namun yang membedakan
pengolahan skripsi, tesis dan tugas akhir yang tercetak dengan koleksi tercetak
lain adalah call number yang digunakan berdasarkan kode prodi Kalbis Institute
sendiri. Kode prodi yang digunakan Perpustakaan Kalbis untuk call number
pengolahan skripsi, tesis, dan tugas akhir adalah:
TA = Tugas Akhir (untuk D3)
AK = Akuntansi
IK = Ilmu Komunikasi
M = Manajemen
SI = Sistem Informasi
Tes = Tesis

3.3 Layanan Informasi dan Perpustakaan

3.3.1 Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi yang disediakan oleh Perpustakaan Kalbis Institute
yaitu dengan meminjam, mengembalikan, memperpanjang masa pinjam,
menagih jika masa pinjam buku telah habis dan membantu dalam penelusuran
informasi. Selain itu, layanan ini juga menyediakan peminjaman ruangan
diskusi yang disediakan oleh Perpustakaan. Layanan ini tersedia didepan
pintu ruang masuk perpustakaan. Adapun ketentuan berapa hari maksimal
peminjaman bahan pustaka yang diperbolehkan dari perpustakaan yaitu :

24
 Tabel 5. Batas Peminjaman Bahan Pustaka dan Jenis Pemustaka
Jenis Pemustaka Maks. Hari Maks. Peminjaman
Mahasiswa 7 hari 2 buku
Mahasiswa (tugas akhir) 7 hari 5 buku
Dosen 1 semester 2 buku
Karyawan 7 hari 2 buku

Dari tabel tersebut, civitas akademika diperbolehkan memperpanjang

peminjaman buku sebanyak 1 minggu (7 hari). Jika tidak diperpanjang atau
terdapat pemustaka yang meminjam buku lebih dari batas ketentuan maka
secara otomatis akan dikenakan denda dengan kelipatan Rp. 1.000/hari dari
batas pengembalian buku.
Gambar 2. Layanan Sirkulasi

3.3.2 Layanan Referensi

Layanan referensi dilakukan oleh pustakawan langsung mulai dari
pencatatan apa yang informasi yang dicari sesuai kebutuhan pemustaka.
Biasanya pemustaka juga akan bertanya langsung pada pustakawan
terhadap referensi yang mereka inginkan dan disediakan. Layanan
referensi memiliki rak buku yang disediakan di perpustakaan dalam
strategi untuk meningkatkan pelayanan pustawakan terhadap pemustaka.

25
3.3.3 Layanan Internet dan Wifi
Layanan wifi sendiri secara gratis diberikan kepada pemustaka dan
memakai password dimana jika ingin menggunakannya pemustaka harus
meminta password tersebut kepada pustakawan.
3.3.4 Layanan Online Public Access Catalogue (OPAC)
Layanan OPAC tersedia guna untuk memenuhi kebutuhan pemustaka
dan memberikan pelayanan yang maksimal sehingga mempermudah dan
mempercepat dalam mencari bahan pustaka yang diinginkan. Website
OPAC library.kalbis.ac.id ini yang dapat diakses kapan saja dan di mana
saja baik itu di perpustakaan.
3.3.5 Layanan Fotocopy
Perpustakaan Kalbis Institute ini menyediakan layanan fotocopy
untuk pemustaka yang membutuhkan, sebelum menggunakan layanan ini
tentunya pemustaka harus meminta izin kepada pustakawan disana untuk
mem-fotocopy sebagian dari koleksi disana dengan pungutan biaya sesuai
yang ditentukan oleh pihak perpustakaan. Layanan ini dikhususkan untuk
copy dan print dalam warna hitam putih saja tidak bisa berwarna.
Gambar 3. Layanan Fotocopy dan Layanan E-Journal

3.3.6 Layanan Jurnal dan Majalah

Perpustakaan memiliki koleksi jurnal dan majalah yang disediakan.
Tidak lupa koranpun juga menjadi layanan di perpustakaan bagi

26
pemustaka yang ingin membacanya. Baik majalah dan koran tidak hanya
boleh baca di tempat saja namun juga diperbolehkan untuk dipinjam
namun hanya untuk anggota perpustakaan saja. Untuk jurnal terdapat
tercetak dan online. Apabila pemustaka ingin mengakses e-journal dapat
diakses melalui EBSCO dan ProQuest yang dilanggan oleh Perpustakaan.
Akses tersebut telah disediakan dengan memberikan akun dan password
pada setiap kertas yang ditempelkan di setiap sudut meja yang ada di
perpustakaan.
Gambar 4. Layanan Jurnal

Gambar 5. Layanan Majalah dan Koran

27
3.3.7 Layanan Kegiatan Literasi
Di bagian layanan literasi perpustakaan memiliki berbagai macam
program literasi yang dilaksanakan setiap agenda tahunnya. Perpustakaan
memiliki kegiatan rutin seperti mengadakan workshop dan seminar yang
diadakan setiap bulannya untuk mahasiswa Kalbis Institute. Tidak hanya
kegiatan seperti itu saja, perpustakaan juga membuat konten berbasis
literasi di media sosial seperti membuat infografis, video, dan newsletter
sebagai wadah untuk mengaplikasikan konten literasi yang ada di
perpustakaan.
3.3.7.1 Literasi Informasi
Dalam layanan kegiatan literasi, literasi informasi yang dilakukan
di Perpustakaan Kalbis Institute membuat konten literasi berupa
infografis, newsletter, video, dan workshop sebagai kegiatan di
perpustakaan setiap bulannya. Adapun konten-konten tersebut
dikemas ulang menjadi bentuk yang bisa dijadikan pemustaka agar
menarik minat pemustaka untuk meningkatkan User Education yang
dimilikinya.
Gambar 6. Contoh Literasi Informasi dalam bentuk infografis

28
Gambar 7. Contoh Data Peminjaman Buku dalam bentuk infografis

Dari contoh gambar tersebut konten ini nantinya akan diunggah ke

media sosial yang dimiliki oleh Perpustakaan Kalbis Institute seperti
Instagram, Youtube, dan Facebook.
Gambar 8. Instagram Perpustakaan Kalbis Institute

Gambar 9. Youtube Perpustakaan Kalbis Institute

29
 Dalam media sosial yang dimiliki oleh Perpustakaan Kalbis
Institute, konten yang diberikan salah satunya yaitu user education
yang tidak hanya untuk pemustaka dan civitas akademika Kalbis
Institute saja, namun juga diberikan kepada publik. User education
yang dijadikan konten media sosial Perpustakaan Kalbis Institute
seperti “Mengapa Mengutip?”, “Pencarian Buku di Kalbis Library”,
“Situs E-book Gratis”, “Teknik Presentasi”, “Evaluasi Informasi di
Web”, “Boolean Operator ‘AND’, ‘OR’, ‘NOT’”, dan konten lain
yang dibuat di akun Youtube Perpustakaan Kalbis. Sedangkan untuk
akun Instagram Perpustakaan Kalbis konten yang diberikan seperti
“Penggunaan Sitasi IEEE dan APA”, “Tipe-Tipe Plagiat”, “Media
Presentasi”, “Membuat Kutipan dan Daftar Pustaka Otomatis”, “Situs
Mencari E-Journal” dan konten-konten lainnya.
Perpustakaan Kalbis juga tidak hanya membuat konten di dalam
media sosial saja, namun juga membuat workshop ataupun seminar
yang diadakan oleh Perpustakaan Kalbis setiap bulannya. Kegiatan ini
ditunjukkan untuk mahasiswan dan juga umum. Contoh kegiatan
workshop yang diadakan oleh Perpustakaan Kalbis Institute salah
satunya adalah Workshop “Pemanfaatan Open Data dan Aplikasi
Karya Duraspace di Perpustakaan” yang diadakan untuk umum
khususnya untuk pustakawan-pustakawan sekolah ataupun perguruan
tinggi.
Setiap akhir bulan Perpustakaan Kalbis Institute membuat konten
di media sosial yaitu newsletter. Newsletter ini nantinya tidak hanya
diunggah ke dalam media sosial saja tetapi akan dipajang di mading
perpustakaan ataupun di bagian meja sirkulasi.
Gambar 10. Contoh Newsletter Perpustakaan Kalbis Institute

30
 Gambar 11. Kegiatan Workshop di Perpustakaan Kalbis

3.3.8 Layanan Promosi Perpustakaan

Promosi Perpustakaan merupakan kegiatan rutin yang dilakukan
Perpustakaan Kalbis Institute untuk mempromosikan perpustakaannya
baik itu untuk civitas akademika Kalbis Institute ataupun untuk umum.
Promosi yang dilakukan oleh Perpustakaan ini sama dengan yang
dilakukan di bagian kegiatan literasinya, yaitu dengan membuat konten
promosi di media sosial seperti membuat infografis dan video. Namun
Perpustakaan juga mengadakan kegiatan seperti Kalbis Library Quiz
untuk mahasiswa Kalbis Institute sebagai ajang hiburan dan promosi di
media sosial Perpustakaan tersebut.

31
 Gambar 12. Contoh Kalbis Library Quiz

3.3.9 Layanan Skripsi, Tesis, dan Tugas Akhir

Layanan ini disediakan oleh Perpustakaan Kalbis sebagai bahan
referensi untuk pemustaka yang membacanya. Layanan ini disediakan
dalam bentuk rak buku khusus untuk skripsi, tesis, dan tugas akhir. Buku-
buku yang dapat dipajang di rak tersebut merupakan buku-buku yang
memiliki nilai A, sedangkan untuk nilai B-C ditaruh di bagian back office
dan bisa diambil untuk dibaca jika pemustaka bertanya kepada pustakawan
terlebih dahulu. Namun untuk layanan ini pemustaka tidak diperkenankan
untuk meminjam buku untuk layanan ini dan hanya bisa dibaca di
perpustakaan saja.

3.4. Teknologi Informasi Untuk Pengelolaan Koleksi dan Informasi

Teknologi informasi yang tersedia di Perpustakaan Kalbis Intitute adalah
berupa SLiMS versi 8 (Akasia) yang digunakan untuk pengolahan data-data
koleksi yang tersedia di Perpustakaan Kalbis Institute di Link
library.kalbis.ac.id . Selain OPAC, teknologi yang digunakan dalam
pengelolaan koleksi dan Informasi adalah barcode dalam buku yang
digunakan untuk melihat data buku bila di-scan dalam scanner barcode pada
saat peminjaman atau pengembalian buku. Barcode ini berasal dari entry data
yang dilakukan di SLiMS. Namun dalam Perpustakaan Kalbis Intitute tidak
ada sistem RFID sebagai security system perpustakaan dikarenakan
keterbatasan anggaran perpustakaan.

32
 Gambar 13. Aplikasi SLiMS Perpustakaan Kalbis Institute

3.5. Preservasi Informasi dan Konservasi Media

3.5.1 Preservasi Koleksi Tercetak
Preservasi koleksi tercetak memiliki tahapan-tahapan agar koleksi
dapat digunakan dalam jangka waktu yang panjang yakni seperti berikut:
a. Melakukan survei kondisi keseluruh koleksi yang cover atau
kertasnya terlepas, dengan di cek keseluruhan di halaman berapa saja
yang kertasnya terlepas atau sobek.
b. Melakukan pengeleman dengan menggunakan lem FOX untuk cover
atau kertas buku yang terlepas.
c. Melakukan penyampulan pada cover buku agar tidak mudah rusak.
d. Melakukan penyusunan buku dengan jarak agar buku tidak mudah
rusak dikarnakan terlalu mepet atau terlalu sempit tidak ada jaraknya.
e. Bila terjadinya vandalisme koleksi yang terdapat coretan maka pihak
perpustakaan akan mencari tahu bersama pihak security Kalbis
melalui kamera CCTV.
f. Pendingin ruangan perpustakaan yang stabil sekitar 20-23 derajat
celcius.
g. Koleksi diberikan cahaya dari jendela gedung perpustakaan
bertujuan agar koleksi tidak lembab namun hanya beberapa jendela
saja yang dibuka tirainya.
h. Lampu dalam perpustakaan pada saat pagi sampai sore hari tidak
dinyalakan dalam beberapa ruangan perpustakaan seperti ruang

33
 Multifunction, ruang untuk sirkulasi, ruang diskusi dan ruang back
office dikarenakan jendela perpustakaan yang dibuka tirainya.
i. Adanya petugas kebersihan dari Kalbis Institute yang membersihkan
debu di sekitar rak buku.

34