Groups & Organizations (1)

Session 6 Prepared by Drs. Rendro Dhani, MSi.

Communication The London School of Public Relations
Theory LSPR Jakarta – 2009 © rendro2009
 3. Adaptive
Structuration Theory
1. Group & Organization
Communication Brief

2. Groupthink
 Review
• Jelaskan tentang Social Exchange Theory (SET).
• Jelaskan perbedaan cost & reward. Berikan contoh.
• Kepentingan individu (self-interest) tidak selalu negatif,
malah dapat meningkatkan hubungan. Jelaskan
maksudnya.
• Uraikan setidaknya tiga asumsi SET. Dan Jelaskan.
• Jelaskan tentang Relational Dialectics Theory (RDT).
• Jelaskan beda pendekatan monologis & dialektik.
• Apa saja asumsi RDT?
• Jelaskan tentang Theory of Communication Privacy
Management (CPMT)
• Apa saja asumsinya?
1. Group Communication
Brief
 Groups Define
• A group is not just any collection or aggregate
of persons. A group has traditionally been
defined as “an assemblage of persons who
communicate, in order to fulfill a common
purpose and achieve a goal.
• Group often are classified by their size:
– Small groups usually consist of 3 to 12 persons.
– Large groups normally have more than a dozen.
• Research shows that participation rates are
affected significantly by differences in group
size.
 Ciri-ciri
Group
Communication
- ada tujuan yang sama
- ada hubungan satu sama lain
- berinteraksi satu sama lain
- adanya saling ketergantungan
- memandang mereka sebagai
bagian dari kelompok
- bisa memiliki peran yang
berbeda
Maksud dan tujuan kelompok akan
memberikan jenis identitas pada
kelompok. Misalnya:
 Untuk berbagi informasi
Menanamkan pengetahuan (to impart
knowledge) ￫ kelompok belajar (learning
group)

Untuk pemeliharaan diri (self maintenance)

Memenuhi kepuasan kebutuhan dan menjaga
kelangsungan hidup kelompok ￫ kelompok
pertumbuhan (growth group)

Untuk memecahkan masalah

Membuat keputusan untuk mengurangi kesulitan
yang dihadapi ￫ kelompok pemecahan masalah
(problem solving group)
• Kemampuan anggota
untuk menumbuhkan
karakteristik personal
anggota lain secara
akurat.
→ Setiap anggota kelompok
berhubungan satu sama
lain, dan identifikasi
setiap anggota dengan
kelompoknya relatif stabil
dan permanen
 Fungsi Komunikasi Kelompok

 Hubungan Sosial, yaitu untuk memelihara hubungan

sosial
 Pendidikan, untuk memperoleh dan bertukar
pengetahuan
 Persuasi, untuk mempersuasi satu sama lain
 Pemecahan Masalah (problem solving),
untuk mencari solusi dan membuat
keputusan
 Terapi, membantu setiap individu
mencapai perubahan personal
 Stages of Group Development
• Fase Orientasi
• Fase Konflik
• Fase Emergence
• Fase Reinforcement
Decision Making Process in Group
• Konsensus
• Kompromi
• Majority Vote
• Decision by Leader
• Arbitrasi
 Advantages of Groups
• The groups process provides an opportunity for
input form many people with different points of
view.
• Groups also offer the advantage of challenging
ideas before they are put into action. Since a group
is composed of people with varying backgrounds
and interests, an idea probably will receive the
inquiry of many evaluations before it receive group
acceptance.
• Taking part in group action can lead to greater
commitment among participants to the decision
reached. Ex.: Workers who discuss new procedures
may approach their tasks with more enthusiasm
because they helped to develop those procedures.
 Advantages of Groups
• The risky shift phenomenon: decisions reached after
discussion by a group display more
experimentation and are less conservative.
• A group of managers who come together to solve a
problem of worker morale, for instance, are more
likely to adopt a radical strategy that any single one
of managers acting alone. A manager by himself/
herself is likely to be more careful and assume less
risk because he/she is acting alone, rather than
together with others.
 Disadvantages of Groups
• Group decision making takes much longer than
individual decision making because there are
discussion among many people with diverse
points of view.
• The group process also requires participants to
give up some individuality for the purpose of
compromising with other group members.
“ Komunikasi kelompok merupakan interaksi tatap
muka dari tiga atau lebih individu yang dilakukan guna
memperoleh maksud/tujuan yang dikehendaki, seperti
berbagi informasi dan mencari solusi, sehingga semua
anggota dapat menumbuhkan karakteristik pribadi

”
masing-masing
• Burgoon & Ruffner
 2. Groupthink
(based on the research of Irving Janis)
 Theory at a Glance
Kelompok yang memiliki tingkat kohesivitas tinggi seringkali
gagal untuk mempertimbangkan alternatif-alternatif dari
tindakan yang mereka ambil.

Ketika anggota kelompok berpikir sama dan tidak memiliki

pemikiran yang berlawanan, mereka juga memiliki lebih
sedikit kemungkinan untuk menyatakan ide-ide yang
tidak populer atau tidak sama dengan anggota kelompok
lainnya.

Groupthink menyatakan bahwa kelompok-kelompok ini

membuat keputusan yang terlalu dini, dan beberapa di
antara keputusan tersebut memiliki dampak yang tragis
dan berkelanjutan.
 Deskripsi Groupthink
Irving Janis mendefenisikan groupthink sebagai suatu
cara pertimbangan yang digunakan anggota
kelompok ketika keinginan mereka akan kesepakatan
melampaui motivasi mereka untuk menilai semua
rencana tindakan yang ada.
Anggota kelompok seringkali terlibat di dalam sebuah
pertimbangan dimana pencarian konsensus lebih
utama daripada akal sehat.
Janis berpendapat bahwa ketika kelompok sedang
berada dalam groupthink, mereka serta merta akan
terlibat dalam mentalitas ”menjaga keharmonisan
kelompok”.  menciptakan perdamaian lebih penting
daripada membuat keputusan yang jelas dan sesuai.
 Asumsi Groupthink
• Conditions in groups promote high cohesiveness*).
• Group problem solving is primarily a unified process.
• Groups and group decision makers are frequently
complex.

– Kohesivitas (cohesiveness): batas/tingkat dimana anggota-anggota

suatu kelompok bersedia untuk bekerjasama.  punya semangat
kebersamaan (esprit de corps).
– Problem-solving groups: sekelompok individu yang tugas utamanya
adalah pembuat keputusan dan memberikan rekomendasi kebijakan.
– Affiliative constraint: merujuk pada ketika para anggota menahan
(memberi) masukan mereka daripada menghadapi penolakan dari
kelompok.
 Kondisi Pendahulu dari Groupthink

Janis percaya bahwa ada tiga kondisi yang

mendorong terjadinya groupthink:
1. Kohesivitas yang tinggi dari kelompok pengambil
keputusan.
2. Karakteristik struktural spesifik dari lingkungan
dimana kelompok ini bekerja.
3. Karakteristik internal dan eksternal yang dapat
menimbulkan tekanan dari situasi yang ada.
 Think Before You Act:
Ways to Prevent Groupthink
To avoid oversimplifying the groupthink problem,
„t Hart has proposed four general
recommendation:
1. Require oversight and control
2. Embrace whistle-blowing in the group
3. Allow for rejection
4. Balance consensus and majority rule
“ The scope of the theory is relatively narrow,
and Janis cautions readers to keep in mind that
the hypotheses he advances require more
rigorous assessment before they can be fully
accepted.
Janis also limits his discussion to decision-
making groups who are in crisis periods; he
does not readily apply all of his thinking to all
types of groups.
”
 Organization
Communication Brief
What will you learn in this session?
 Why Need Organizational Communication?
Things changed in the early 90‟s

•Work is more complex and requires greater coordination and interaction

among workers

•The pace of work is faster

•Workers are more distributed

•Knowledge and innovation are more critical to an organization‟s competitive

advantage

•Communication technologies and networks are increasingly essential to an

organization‟s
structure and strategy.

•Relations between organisations will require more training, developments and

maintenance efforts. (Thayer & Barnett, 2002)

http://managementhelp.org/mrktng/org_cmm.htm
 Why Need Organizational Communication?
• Managers have traditionally spent the majority of their
time communicating

• More and more employees find that an important part

of their work is communication

• People can only relate to each other through some form

of communication

• An organizations survival depends upon the

communication within it

• Most business schools now offer a communication

programme

• The first communication programs were typically aimed

towards speech departments
 Komunikasi organisasi adalah proses
komunikasi antar manusia yang terjadi dalam
•
konteks organisasi, yang dalam prosesnya
melibatkan pertukaran pesan dan aliran
informasi dalam sebuah organisasi
 Komunikasi Organisasi
adalah pengiriman dan
penerimaan informasi
dalam organisasi yang
kompleks, dan mencakup:
komunikasi internal,
hubungan manusia,
hubungan pengelola
organisasi, komunikasi
vertikal (upward dan
downward) serta
komunikasi horizontal.
(Redding & Sanborn)
Menurut Ronald Adler & George Rodman
(Understanding Human Communication),
ada 2 jenis arus komunikasi dalam
organisasi, yaitu komunikasi vertikal dan
komunikasi horizontal
 Arus Komunikasi
Dalam Organisasi

Vertical Communication
1. Komunikasi ke atas
(Upward communication )
2. Komunikasi ke bawah
(Downward communication )
Downward Communication adalah
komunikasi yang berlangsung ketika
orang-orang yang berada pada tataran
manajemen mengirim pesan kepada
bawahannya.
Apakah fungsi Downward
Communication?
Upward
Communication
terjadi ketika
bawahan
(subordinate)
mengirim pesan
kepada atasannya
Upward
Communication
berfungsi untuk
menyampaikan
informasi, saran,
pertanyaan, masukan
dan keluhan dari
bawahan ke atasan
 Arus Komunikasi
Dalam Organisasi
Horizontal Communication
Komunikasi Lateral
Komunikasi yang
berlangsung diantara para
karyawan atau divisi yang
memiliki kedudukan yang
setara.
Contoh: rekan kerja dalam satu/
berbeda departemen
Horizontal Communication berfungsi
untuk koordinasi tugas, pemecahan
masalah, berbagi informasi, serta
mengembangkan hubungan antara
para anggota organisasi.
 Tipe
Komunikasi Organisasi
• Komunikasi Formal
• Komunikasi Informal
 Komunikasi Formal
Komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu
sendiri & sifatnya berorientasi pada organisasi.
Isinya bisa berupa:
cara-cara kerja, produktivitas, pernyataan, memo,
kebijakan perusahan,surat-surat resmi, etc
 Komunikasi Informal
Komunikasi yang disetujui secara sosial.
Orientasinya tidak kepada organisasi
tersebut tapi lebih kepada individu-individu
yang terlibat.
Channel richness…
Kapasitas sebuah saluran
komunikasi untuk menyampaikan
informasi secara efektif
 Organizational Channel
• Print media such as:

• Memos bulletin boards

• Newsletters
• Reports
 Organizational Channel
• Meetings such as:

• Briefings
• Staff meetings
• Project meetings
 Organizational Channel
• Electronic media such as:

• E-mail
• Intranet
• Internet
• Teleconference
 Fungsi Komunikasi Organisasi

• Informatif
• Regulatif
• Persuasif
• Integratif
What will you learn in this session?
 Dari perspektif behavioral, Applebaum &
Koehler dalam buku Organizational
Communication mengemukakan beragam
communication style yang diterapkan dalam
sebuah organisasi
Controlling style
bersifat satu arah,
ditandai dengan
adanya maksud untuk
membatasi, memaksa,
mengendalikan serta
mengatur perilaku,
pikiran dan tanggapan
orang lain
 Equalitarian style
merupakan gaya
komunikasi dua arah yang
dilandasi oleh prinsip
kesamaan (equal). Dengan
pendekatan ini, komunikasi
dilakukan secara terbuka,
dan memungkinkan setiap
anggota informasi
mencapai kesepakatan
bersama.
Structuring style, merupakan gaya komunikasi
yang terstruktur dengan memanfaatkan pesan-
pesan verbal, baik secara tertulis maupun lisan,
dengan tujuan untuk memantapkan perintah
yang harus dikerjakan
Dynamic style bersifat
agresif, dengan
lingkungan pekerjaan
yang berorientasi pada
tindakan (action
oriented), bertujuan
untuk memotivasi
karyawan untuk bekerja
lebih cepat dan efektif
Relinguishing style
mencerminkan
kesediaan untuk
menerima saran,
pendapat atau gagasan
orang lain, meskipun
sender atau
komunikator memiliki
hak untuk memberi
perintah dan
mengontrol orang lain
 Withdrawal style
muncul jika terjadi
makin melemahnya
komunikasi dalam
organisasi, sehingga
para anggotanya mulai
menarik diri dan
menghindari
komunikasi dengan
orang lain.
 Communication Style in Organization
Style Komunikato Maksud Tujuan
r
Controlling Memberi Mempersuasi Menggunakan
perintah, butuh kekuasaaan dan
perhatian orang wewenang
lain
Equalitarian Akrab, hangat Menstimulasi, Menekankan
memotivasi kebersamaan
Structuring Objektif, tidak Mensistemasi Menegaskan
memihak lingkungan kerja, standar prosedur
memantapkan & aturan yang
struktur
dipakai
Dynamic Mengendalikan, Menumbuhkan Ringkas dan
agresif sikap untuk singkat
bertindak
Relinguishing Bersedia Mengalihkan Mendukung
menerima tanggung jawab pandangan orang
gagasan orang pada orang lain lain
lain
 3. Adaptive Structuration
Theory (AST)
(based on research of Antony Giddens, M.
Scott Poole, David R. Seibold, and Robert D.
McPhee)
 Deskripsi AST
Antony Giddens describes how social institutions-groups and
organizations are produce, reproduce & transformed
through the use of social rules.
• Aturan-aturan (rules) yang dibuat oleh kelompok berfungsi
sebagai pedoman (guides) untuk prilaku para anggotanya.
• Rules yang digunakan oleh para anggota berfungsi
sebagai suatu template bagi prilaku yang diharapkan dan
komunikasi di dalam kelompok.
• Giddens memandang struktur sosial sebagai pedang
bermata dua. Struktur dan aturan yang kita ciptakan
membatasi prilaku kita. Di sisi lain, aturan yang sama juga
memungkinkan kita untuk memahami dan berinteraksi
dengan orang lain.
• We need rules to guide our decisions about how we are
expected to behave.
 The Structurational Perspective
• As group members, we are free to act in ways that help
achieve personal and group goals, but we are not
totally free. We are always constrained by the social
structures created in the structuration process.
• This theory teaches that group decision making is a
process in which group members attempt to achieve
convergence, or agreement, on a final decision and in
so doing structure their social system.
 Theory at a Glance
• Kelompok dan organisasi menciptakan struktur-
struktur yang dapat dimaknai sebagai aturan-aturan
dan sumber daya organisasi.
• Struktur-struktur ini, sebagai gantinya, menciptakan
sistem sosial di dalam organisasi.
• Kelompok dan organisasi mencapai suatu kehidupan
mereka sendiri dari cara para anggotanya
memanfaatkan struktur mereka.
• Struktur kekuasaan menuntun pembuatan keputusan
yang terjadi di dalam kelompok dan organisasi.
 Asumsi AST

• Kelompok dan organisasi diproduksi dan direproduksi

melalui penggunaan aturan dan sumber daya.
• Aturan komunikasi berfungsi, baik sebagai medium
maupun hasil akhir dari interaksi.
• Struktur kekuasaan ada di dalam organisasi dan
menuntun proses pengambilan keputusan dengan
menyediakan informasi mengenai bagaimana
mencapai tujuan kita dengan cara yang terbaik
Any Question?
 ATTENTION:

Thank
This presentation contains copyrighted material
used under the educational fair use.

Some of the materials are taken from the

Internet and all rights belongs to its original
copyrights holder.

You
Therefore, if you use it or multiply it for
business purposes, ask permission to
copyrights holder

“GROUPS & ORGANIZATIONS (1)”

the
© rendro2009

Prepared by
Rendro Dhani

If you have any further questions, comments, or

suggestions…

just send to:

rendrods@yahoo.com