DAFTAR PUSTAKA

KATA PENGANTAR..............................................................................................................ii
DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.............................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................................2
1.3 Tujuan Pembahasan.....................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN..........................................................................................................3
2.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis................................................................................3
2.2 Memfomulasikan Pesan Bisnis....................................................................................7
2.3 Mengendalikan Gaya dan Nada...................................................................................8
2.4 Mengembangkan Paragraf yang Logis......................................................................10
BAB III PENUTUP................................................................................................................12
3.1 Kesimpulan................................................................................................................12
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................13
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam dunia bisnis, komunikasi sangatlah diperlukan dan penting. Sebab,

seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan atau pihak

manapun yang behubungan dengan lembaganya seperti rekan bisnis, pemerintah dan

dinas pajak suatu hal mendasar yang harus dipunyai oleh pelaku bisnis. Sebagai

seorang komunikator (sumber informasi) harus menguasai komunikasi secara efektif

terutama memiliki kemampuan untuk menyampaikan, menerima, serta menulis suatu

pesan. Mereka harus tahu bagaimana menempatkan kata yang membentuk suatu arti,

menyampaikan ide-ide dengan tegas dan jelas, membuat sebuah komunikasi yang

baik melalui pesan tertulis seperti surat-surat atau memo, penggunaan kalimat efektif

dan pemilihan kata yang tepat. Sehubungan dengan hal tersebut, dalam makalah ini

akan membahas beberapa hal mengenai Pengorganisasian Pesan Bisnis.

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada

para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-

pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa

yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-

tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi,

motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik

adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu

diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut: Subjek

dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan,

1
 ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi

yang penting harus sudah tercakup.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana cara mengorganisasikan pesan bisnis?

2. Bagaimana memfomulasikan pesan bisnis?

3. Bagaimana mengendalikan gaya dan nada?

4. Bagaimana cara mengembangkan paragraf yang logis?

1.3 Tujuan Pembahasan

1. Untuk mengetahui cara mengorganisasikan pesan bisnis

2. Untuk mengetahui cara memfomulasikan pesan bisnis

3. Untuk mengetahui cara mengendalikan gaya dan nada

4. Untuk mengetahui bagaimana mengembangkan paragraf yang logis

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi.

pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan Pesan yang tidak dihargai sasikan dengan

baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima. Setelah

tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan dalam pesan tertulis.

Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat,

paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan.

Hal-hal berikut bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:

1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), seringkali pesan pembuka terlalu

panjang hingga beberapa paragraf. Bagian awal yang terlalu panjang akan

menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila ide

pokok disajikan terlalu ringkas.

2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis, hal-hal yang tidak

relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang

waktu, dan mengaburkan pesan pokok.

3. Informasi penting terlupakan, informasi penting sering terlupakan karena

perhatian terpusat pada penyajian ide-ide pendukung atau pelengkap.

4. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis,

butir-butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak

disajikan secara kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan seolah

terlepas dan sulit dikaitkan satu sama lain.

3
 Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman

penerima, bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena itu,

mengorganisasikan pesan dengan baik akan mempercepat dan meingkatkan efisiensi

penyusunan pesan. Menurut Bovee dan Thill, (2003:136), Pesan yang diorganisasikan

dengan baik akan memberikan beberapa manfaat yaitu:

a. Membantu audiens memahami pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide

secara logis dan runtut, serta memasukkan semua informasi yang relevan

dalam pesan, maka audiens dapat dengan mudah memahami maksud dan

tujuan pesan.

b. Membantu audiens menerima pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam

memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi

pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen mengadukan masalah pembelian

suatu produk kepada manajer toko karena memperoleh jawaban yang tidak

menyenangkan atau mengecewakan.

c. Menghemat waktu audiens

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan

menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-

pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang

relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu

audiens akan dapat dihemat.

d. Menyederhanakan tugas komunikasi

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan

komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat. Hal ini merupakan faktor

4
 yang sangat penting dalam dunia bisnis agar penyelesaian pekerjaan berjalan

dengan baik, cepat, dan efisien.

Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui tiga langkah berikut:

1. Menetapkan ide gagasan pokok.

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan

bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti atau

tema sentral pesan. Tiga teknik untuk menentukan ide/ gagasan pokok, yaitu

brainstorming, minta petunjuk atasan, dan mengulang kebiasaan.

2. Mengelompokkan ide'gagasan.

Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan

pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka

akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.

3. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan.

Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputus kan pola

atau pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian

ide/gagasan.

Terdapat 2 pola atau pendekatan yang dapat digunakan, Kedua pendekatan ini

dipergunakan dalam sebuah pesan singkat (infomal) maupun pesan panjang

(formal) yaitu:

a) Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)

Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide di mana ide pokok

ditempatkan di bagian awal, baru kemudian diikuti ide ide pendukung atau

argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan itu dipergunakan apabila penerima

pesan diperkirakan akan bereaksi netral atau merasa senang saat menerima

pesan tersebut.

5
b) Pendekatan induktif atau tak langsung (indirect approach).

Pada pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan

di bagian awal diikuti ide pokok Pendekatan induktif dipergunakan untuk

pesan-pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan reaksi negatif atau untuk

berita yang tidak menyenangkan atau penerima diperkirakan menolak gagasan

yang disampaikan atau kemudian bersikap skeptis.

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan

bisnis, yaitu:

1. Direct request

Direct request atau permintaan langsung adalah pesan yang

penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat

dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang

tertarik dan memiliki hasrat terhadap suatu produk. Permintaan langsung

sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

2. Pesan rutin, good news atau good will

Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin

yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada

umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik

yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya, informasi

penurunan harga, undangan, ucapan selamat, dan lain-lain. Pesan-pesan

seperti itu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi

audiens netral atau positif.

3. Bad news

Bad news adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi

menimbulkan kekecewaan, lamaran kerja ditolak, penolakan kredit

6
 penurunan pangkat dan rasionalisasi pekerja. Pesan seperti itu sebaiknya

menggunakan pendekatan tak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa

yang halus dan tidak ditempatkan di bagian awal.

4. Pesan Persuasif

Pesan Persuasif bertujuan membujuk dan penerima tidak tertarik pada

pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima akan bereaksi negatif. Oleh

karena itu, sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung.

2.2 Memfomulasikan Pesan Bisnis

Setelah mengikuti tiga langkah pengorganisasian tersebut di atas, selanjutnya

dilakukan penyusunan naskah bisnis. Ketika menyusun naskah untuk pertama kali hal-hal

yang harus diperhatikan adalah gaya dan nada, walaupun dapat diperhalus dalam tahap

revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan

ulang. Pilihan kata kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki.

1. Konsep awal/draft yang dibuat

a) Menuangkan ide-ide yang ada dipikiran

b) Perbaikan/penambahan dari ide pokok

2.  Gaya dan tekanan yang diberikan pada saat penyusunan pesan

a) Gaya : menunjukkan apakah pesan yang dikirim Nampak menekan/pasif,

bersifat personal/umum, colorful/colorless.

b) Hubungan yang ingin dinyatakan dalam pesan : Jangan merayu orang lain,

gunakan humor dengan hati-hati, jadilah diri sendiri dan jangan terlalu

akrab/familiar

c) Penggunaan sikap : komunikator bersikap seolah-olah dirinya menjadi

audience, sehingga pesan yang akan disampaikan disesuaikan dengan apa

yang dibutuhkan audience tersebut.

7
 d) Menekankan sifat positif

e) Menekankan kredibilitas : menunjukkan layak atau tidaknya seseorang

dipercaya.

Untuk meningkatkan kredibilitas komunikator, adalah dengan cara sebagai

berikut :

- Gunakan kata-kata yang menggambarkan kepercayaan diri.

- Nyatakan kredibilitas diri.

- Tunjukkan bahwa komunikator memahami situasi yang dialami

audience.

- Percaya pada diri sendiri dan informasi yang kita buat.

- Dukung klaim dengan bukti yang jelas.

f) Bersikap santun

g)  Gunakan bahasa yang tidak bias

- Bias jenis kelamin

- Bias cacat tubuh

- Bias usia

- Bias rasial dan etnik

2.3 Mengendalikan Gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan secara

keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan

peristiwa. Struktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat

pesan dan hubungan dengan penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat

memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka.

8
 Kemampuan penggunaan bahasa dapat menunjukkan kualitas pribadi dan ciri khas

seseorang. Gaya yang jelas. ringkas, dan benar yang secara tata bahasa dipadukan dengan

norma-norma kelompok atau organisasi akan mencerminkan gaya organisasi. Setiap

organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan menggunakan kosakata tertentu

yang cenderung sama. Meskipun berbagai situasi memerlukan nada yang berbeda, dewasa

ini komunikator bisnis pada umumnya menggunakan nada percakapan yang terdengar

praktis. tidak terlalu formal dan membosankan. Penggunaan bahasa sederhana yang mirip

bahasa percakapan akan lebih mudah dipahami. Untuk mencapai nada yang hangat dan

praktis. hendaknya tidak terlalu ditunjukkan keakraban atau keintiman, humor digunakan

dengan sangat hati-hati, tidak berkotbah, dan tidak menggunakan bahasa berlebihan agar

tidak terkesan sombong. Agar komunikasi berhasil, komunikator bisnis harus dapat

menjaga kredibilitas agar bisa dipercaya. Kredibilitas bisa ditentukan dari interaksi yang

selama ini telah terjadi. Namun bila belum saling mengenal. informasi biasanya mengenai

kredibilitas komunikator yang bisa diperoleh dari pihak lain. Pemahaman terhadap situasi

dan penggunaan kata-kata yang me.ig- gambarkan rasa percaya diri dapat meningkatkan

kredibilitas komunikator.

Komunikasi yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis. Komunikasi bisnis

tertulis dikatakan efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut (Quible, et all.

1996:27):

1. Courtesy (sopan santun)

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan dihormati.

Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, gender-neutral (penggunaan kata tidak

membedakan jenis kelamin), dan permohonan maaf yang tulus akan

meningkatkan citra komunikator.

9
 2. Correctness (tepat/benar)

Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, peng gunaan kata,

ejaan, dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah (jargon) yang tidak

familiar akan membingungkan para audiens.

3. Conciseness (ringkas)

Menggunakan kata, kalimat. dan paragraf yang relevan secara ringkas. Tidak

menggunakan kata-kata yang mubazir dan tidak mengulang kata kata yang tidak

perlu. Penggunaan kalimat aktif diutamakan karena lebih mantap, ringkas, dan

secara umum lebih mudah dipahami. Kalimat pasif hanya dipergunakan untuk

memperlunak berita buruk.

4. Clarity atau Clearness (jelas)

Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan

keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis

(coherence).

5. Completeness (lengkap)

Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima.

Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian (misalnya, gagalnya

penjualan, rugi waktu, pengembalian barang, dan kehilangan pelanggan

potensial).

2.4 Mengembangkan Paragraf yang Logis

Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik umum.

Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf merupakan bagian penting

dari keseluruhan pesan. Panjang dan bentuk paragraf amat bervariasi. Komunikasi dapat

10
dilakukan secara efektif hanya dengan satu paragraf pendek atau paragraf panjang hingga

beberapa halaman. Pada umumnya, paragraf pendek lebih mudah dibaca dan dipahami

dibandingkan paragraf panjang. Paragraf umumnya terdiri atas tiga unsur, yaitu kalimat

topik, kalimat pendukung topik, dan unsur peralihan. Kalimat topik mengungkapkan

subjek dari paragraf dan bagaimana subjek akan dikembangkan.

Paragraf dikembangkan melalui deretan kalimat berkaitan yang menyediakan rincian

atau dukungan mengenai kalimat topik. Agar paragraf dapat diatur dalam urutan yang

logis dan terpadu, diperlukan beberapa unsur peralihan, seperti penggunaan kata

sambung, ungkapan, kata ganti, dan kata-kata yang sering dipasangkan (misalnya, kata

maksimum dengan minimum, untung dengan rugi, legal dengan ilegal). Paragraf bisa

dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat lima teknik yang paling umum

dipergunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu:

1. Ilustrasi: mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi contoh yang dapat

memperjelas ide pokok.

2. Perbandingan atau kontras: mengembangkan paragraf uraikan persamaan dan

perbedaan.

3. Sebab akibat: mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat dan

memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

4. Klasifikasi: mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum menjadi

beberapa katagori spesifik.

5. Masalah dan penyelesaian: mengembangkan paragraph dengan menyajikan suatu

masalah dan kemudian membahas penyelesaian.

11
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Pesan-pesan bisnis harus hidup, ringkas dan mudah dibaca untuk mendapatkan

perhatian yang diinginkan dari pembaca. Sasaran penulisan yang efektif adalah

menyatakan gagasan bukan mengesankan penerimaan. Cara terbaik untuk melakukan

penulisan pesan bisnis yang efektif adalah mengikuti proses penulisan sistematis. Tujuan

pesan bisnis adalah pemahaman penerima, bukan semata-mata menghasilkan pesan

bisnis. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan dengan menetapkan ide

gagasan pokok, mengelompokan ide gagasan dan memutuskan pola.

Komunikasi yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis. Komunikasi

bisnis tertulis dikatakan efektif apabila sopan santun, tepat, jelas, ringkas dan lengkap.

Kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang sangat berharga

untuk tercapainya tujuan komunikasi bisnis yang efektif. Paragraf adalah kumpulan dari

kalimat yang berhubungan dengan satu topik umum. Lima teknik yang paling umum

dipergunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu: ilustrasi, perbandingan atau

kontas, sebab akibat, klasifikasi Masalah dan penyelesaian.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrina. 2007.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Penerbit Andi

https://akuntansi-keuangan-rochmahndo.blogspot.com/2014/12/penyusunan-pesan-
bisnis.html?m=1

https://nurulhandayani30.blogspot.com/2018/06/makalah-komunikasi-bisnis.html?
m=1

13