PERENCANAAN PROYEK

SASARAN MODUL
Setelah mempelajari modul ini, peserta diharapkan
mampu :
¨ Memahami proses aktivitas dalam tahapan

perencanaan
¨ Mengidentifikasi proyek yang akan dilaksanakan

¨ Mengidentifikasi tujuan proyek

¨ Mengidentifikasi stakeholder proyek

¨ Mengidentifikasi tahapan aktivitas proyek

PERENCANAAN PROYEK
 PERENCANAAN PROYEK
¨ Scope planning: menetapkan scope statement
¨ Scope definition:
¤ meninjau proyek charter dan pernyataan ruang dan meminta
persetujuan
¨ Scope verification: Persetujuan dari pemilik proyek (Stake
holders)
¨ Scope control: mengendalikan proses perubahan scope
proyek, yang akan berdampak terhadap biaya dan
target
 Scope Management Plan

¨ scope Management plan : aktivitas untuk membuat

project scope statement, project charter, WBS, sasaran
proyek, dan pengendalian perubahan scope proyek
1. Problem Statement

Jebakan dalam manajemen proyek

¨ Sering kali karena keinginan menyelesaikan pekerjaan

proyek – tim langsung melompat ke solusi sebelum

benar-benar memahami apa masalahnya.
Contoh

¨ Ketika diminta untuk mengembangkan sistem database dan

data entry yang baru, seorang manajer IT langsung
mengerjakannya.
¤ Apakah hal tersebut akan menyelesaikan masalah
diperusahaannya dengan cepat dan berkualitas?
Problem Statement
¨ Untuk menangkap masalah yang sebenarnya dari
proyek, perlu dijawab beberapa pertanyaan
berikut:
¤ Apa kebutuhan dan tujuan yang hendak kita kerjakan?
¤ Apa yang membuat orang memandang hal ini sebagai
masalah yang perlu diselesaikan?
¤ Siapa yang berkepentingan dengan solusi atau
hasilnya?
¤ Kriteria apa yang akan digunakan orang untuk menilai
sukses tidaknya proyek ini?
 Problem Statement - Contoh
Apa masalahnya?

Terjadi kerusakan pada mesin produksi X

Dimana Kejeadiannya?

Di area produksi line 2

Kapan Terjadinya?

February 2010

Seberapa besar? Apa Dampaknya

3 kali kejadian Penurunan produktivitas Z%

Pernyataan Masalah:

Kerusakan pada mesin produksi X di area produksi line 2, pada February 201 mengalami kerusakan 3 kali,
yang mengakibatkan turunnya produktivitas sebesar Z%
Problem Statement - Latihan
Apa masalahnya?

Dimana Kejeadiannya?

Kapan Terjadinya?

Seberapa besar?

Apa Dampaknya

Pernyataan Masalah:
2. Goal Statement
Perumusan Target harus
S pesific, à tertentu
M easureable à dapat diukur atau diamati
A ttainable à realistik dan dapat dicapai
R elevant à terkait dengan konteks organisasi
T ime bounded à ada batas waktu

Target biasanya mengandung :

q mengenai apa yang akan dicapai
¤ Target Improvement biasanya dimulai dengan kata kerja: “Mengurangi”,
“meningkatkan”, atau “Mengeliminasi” diikuti dengan nama sesuatu
q Target hasil yang diinginkan, yang terukur (measurable)
• Contoh : “Mengurangi defect pada Customer Application sebesar 50%
(atau X%)
Contoh : Goal Statement
Tim AWG : Bagian: Perusahaan:
TOP TEAM Produksi PT Sukses Senang Bahagia

PENJELASAN VISI

Mencapai Target Produksi lini Produksi TV LED tahun 2010 dengan Tingkat
Reject Internal 0.02%

SPECIFIC (S) : ATTAINABLE (A) :

Produksi TV LED Reject 2009 : 0.025%
MEASUREABLE (M) : RELEVANT (R) :
Sesuai dengan target perusahaan untuk mengurangi
Reject 0.02% reject 0.02%
TIME LINE (T) :
Tahun 2010
3. Project Stakeholder
Pikirkan :
¨ Fungsi apa atau siapa yang mungkin terpengaruh

oleh aktivitas atau hasil dari proyek?

¨ Siapa yang mengkoordinasikan sumber daya :

orang, ruang, waktu, alat dan uang – terhadap

proyek?
¨ Siapa yang akan menggunakan dan mendapatkan

manfaat dari hasil proyek tersebut?

PROJECT’S STAKEHOLDERS

CUSTOMERS

SPONSOR

COMMUNITY

PROJECT MANAGER

TEAM MEMBERS
OTHERS
 Contoh : ORGANISASI PROYEK

Presiden

SDM Pemasaran Keuangan Engineering Kualitas Produksi

Manajer
Proyek A
Teknisi
Inspektor Operator
Mesin
Manajer
Proyek A
Teknisi
Inspektor Operator
Listrik
Latihan Project
¨ Tetapkan 1 Project yang
akan Anda analisa
¨ Tetapkan :
¤ Problem statement
¤ Goal statement
¤ Project stakeholder
¤ Bagan Project Organisasi
dari project anda
4. Project Scope Statement
¨ Pernyataan ruang lingkup proyek yang akan
dijalankan
¨ Project scope statements minimum memuat :
¤ Pernyataan sasaran proyek
¤ Pernyataan hasil dari proyek
¤ Karakteristik jasa/produk yang dihasilkan dari proyek
 5. PROJECT CHARTER

¨ Project Charter merupakan dokumen kontrak antara project

team dengan Champion
¨ Sebagai alat untuk mengelola project secara aktif dan agar
fokus terhadap project
n Merupakan “Living Document” (dokumen yang hidup)
karena dimungkinkan adanya perubahan selama
project berjalan
n Memastikan adanya persetujuan dari Sponsor jika
terjadi perubahan terhadap Project Charter
Elemen Project Charter
1. Project Team Name
2. Project Name
3. Problem Statement
4. Goal Statement
5. Team Members
6. Team Guidelines
7. Project Plan
Contoh – Project Charter
Project Charter No. Registration :
PJT Title Team Name

General Information Project Information

Goal Statement
Business KPI Now Target PJT Level Facilitator Sponsor
Big Y
Little Y
Schedule Champion
Optimasi
1P1P

Problem Statement Team Guidelines & Project Plan Resources/Team Members

■ Team Guidelines Name Title Task Full Time/No

Project Scope

■ Project Plan

Hard Benefit Soft Benefit Constraint

Expected
Benefits

21
Scope Verification
¨ Proses untuk mendapatkan persetujuan resmi
terhadap cakupan proyek dari stakeholder
¨ Memeriksa KEBENARAN dari deliverable dan
work result
¨ Dokumentasi dan distribusi
Scope Change Control
¨ Kontrol terhadap semua perubahan cakupan yang
disetujui
¨ Change Request Form
¨ Change Request Form Evaluation
¤ Biaya
¤ Waktu
¤ Resource
¤ Deliverables/Output
¨ Persetujuan