MAKALAH

“MANAJEMEN PERKANTORAN TENTANG SISTEM DAN PROSEDUR KANTOR”

Disusun Oleh:

Aji Tarra Alvito Jayasakti

201110013509082

UNIVERSITAS 17 AGUSTUS SAMARINDA

2020
Alamat:Jl. Ir. H. Juanda, No.80 Universitas 17 Agustus 1945, Air Hitam, Kec. Samarinda Ulu, Kota
Samarinda, Kalimantan Timur 75123
Telp:62541743390 Email:webmaster@untag-smd.ac.id.
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat- Nya saya
bisa menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Adapun makalah ini membahas tentang
“Manajemen Perkantoran Tentang Sistem dan Prosedur Kantor”.

Saya menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu saya
mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca untuk kemajuan di masa- masa mendatang. Atas
perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Samarinda, 28 Oktober 2021

Aji Tarra Alvito Jayasakti

 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................................................................. 2

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................................. 3

BAB1 PENDAHULUAN ............................................................................................................................................ 4

A. Latar Belakang..................................................................................................................................................4
B. Rumusan Masalah ............................................................................................................................................4
C. Tujuan ...............................................................................................................................................................4

BAB 2 ISI ................................................................................................................................................................ 5

A. Definisi Sistem dan Prosedur Kantor ................................................................................................................5

BAB 3 PENUTUP ................................................................................................................................................... 11

A. Kesimpulan .....................................................................................................................................................11
 BAB1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tata
kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu
organisasi. Misalnya sistem kearsipan atau sistem penyimpanan warkat yang meliputi pedoman-
pedoman penyimpanannya, ukuran-ukuran bakunya, alat perlengkapannya, tata cara penaruhan
dan pengambilan warkat, tata tertib peminjaman berkas sampai prosedur penyingkiran dan
pemusnahan arsip.

Definisi yang diberikan oleh Terry, Suatu prosedur perkantoran dapat didefinisikan sebagai suatu
rangkaian langkah-langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari
satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu
tahap aktivitas perkantoran yang penting dan menyeluruh.
B. Rumusan Masalah
Masalah yang dibahas di makalah ini adalah:
1. Menjelaskan definisi system
2. Menyebutkan karakteristik sistem
3. Menjelaskan definisi prosedur kantor
4. Menjelaskan keuntungan system dan prosedur kantor

C. Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui apa itu sistem

2. Mampu menyebutkan karateristik sistem
3. Mengetahui apa itu prosedur kantor
4. Mengetahui keuntungan system dan prosedur kantor
 BAB 2
ISI

A. Definisi Sistem dan Prosedur Kantor

1. Definisi system
Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Contoh : Sistem Komputer terdiri dari Software, Hardware, dan Brainware dan Sistem
Akuntansi
Beberapa Pengertian system:
a. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi
diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
b. Menurut ANATOL RAPOROT
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan
satu sama lain.
c. Menurut L. ACKOF
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-
bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
d. Menurut GR. Terry
Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan
aktifitas utama.

2. Karakteristik Sistem
a. Komponen Sistem (Components)
 Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya
saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-
komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari
sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem
yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya system tersebut tidak
akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan
sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
b. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan
dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang
menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga
dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem
akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
e. Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer,
 panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa
pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku
dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan
mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan
lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai
sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan
sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya
dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup
yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis
perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau
sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka
istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana
memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives)
digunakan bergantian dan tidak dibedaka.

3. Definisi Prosedur Kantor

Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan
dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur, dan pada akhirnya dapat
diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur
kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang
yang telah kompeten di bidangnya.

Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja,
maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai
berikut :
a. Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami,
sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti
b. Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap
pertama dan selanjutnya
c. Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat
dikerjakan dan dapat bersifat teoritis.
 d. Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak
melalui jalur atau jenjang yang panjang
e. Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan
ditempatkan secara berurutan.

4. Keuntungan Sistem dan Prosedur

a. System dan prosedur menarik sudut pandang keseluruhan yang realistis. System
dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu
keseluruhan dan menjauhkan dari batasan- batasan, departemen dan memodeli
lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Masing – masing departemen ,
divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian tujuan.
b. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan
yang dianggap tidak perlu dilakukan. Dengan menyederhanakan pencapaian dan
pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda
pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih
pentig Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian”
tentang dokrin menejerial
c. Keseragam,an aktivitas kerja tercapaiTugas yang serupa di kerjakan pada cara yang
sama pada tiap tiap waktu. Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada
penggunaan kertas formulir. Petunjuk- petunjuk, operasi-operasi mesin, kebiasaan
kerja dan pengawasan. Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi
setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat.
d. Tinggkat kesalahan menjadi berkurang. Panduan akan menjelaskan apa yang harus
di lakukan, kesalahpahaman di perkecil, dan tugas lain yang bersamaan
waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan
diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.

Metode System:
o Blackbox Approach.
Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya
tidak diketahui atau tidak terdefinisi. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh
pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui
masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah.
Contoh : bagian pencetakan uang, proses pencernaan.
o Analityc sistem.
Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk
menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi
pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya.
 Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini :
a. Menentukan identitas dari sistem.
- sistem apa yang diterapkan
- batasannya
b. apa yang dilaksanakan sistem tersebut
- Menentukan tujuan dari sistem.
- output yang dihasilkan dari isi sistem
- fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan
c. Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-
masing bagian tersebut.
- tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.
- cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain
d. Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan
menjadi satu kesatuan.

5. Keunggulan dan kekurangan prosedur

Prosedur ini memiliki tata cara pelaksanaan penggunaan seperti yang telah dijelaskan
pada sub bab sebelumnya, dalam prosedur ini metode extinction dapat digunakan
terhadap perilaku yang bermasalah yaitu self injury , sesuai dengan yang telah diungkap
oleh Ringdahl, Kopelman, dan Falcomata 2009: 20 « when applied as a behavior
reduction strategy, the procedure includes extinction for target inappropriate or
undesired response and contingent delivery of reinforcers following an appropriate
response alternative ».

Jika perilaku sasaran berupa self injury muncul, maka peneliti akan menggunakan
teknik extinction sebagai jeda dengan waktu yang sangat sempit terhadap subjek
sebelum diberikan respon alternatif dan penguatan. Penggunaan teknik extinction juga
banyak menunjukan keberhasilan jika digabungkan dengan prosedur Differential
Reinforcement of Alternative Behavior , seperti yang telah diungkap oleh Ringdahl,
Kopelman, dan Falcomata 2009: 21 jika banyak penelitian mengungkap hal itu.

In addition, three of the 11 participants actually exhibited a 50 or greater increase in

problem behavior when the extinction component was not in place. The same study
reported a 90 or greater reduction in problem behavior for 44 of the participants 11 of
25 when extinction was included. Selain teknik extinction , ada faktor penting lain yang
harus diperhatikan yaitu mengenai pemilihan respon alternatif, pemilihan waktu jeda
reinforcement , implementasi Differential Reinforcement of Alternative Behavior dan
penjarangan pemberian penguatan sesuai dengan pandangan O’Donohue dan Fisher
2008: 153 « there are a number of other important 54 factors to consider prior to
implementation such as selecting an alternative response, selecting reinforcement
intervals, implementing DRA, and thinning reinforcement ». Berdasarkan hal itu
peneliti memilih kegiatan bernyanyi sebagai respon alternatif bagi subjek, karena
kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang sangat disukainya dan biasanya dengan
mudah akan dilakukan oleh subjek. Hal yang perlu diperhatikan lainnya ialah memilih
waktu jeda pemberian penguatan reinforcement . « However, an initial continuous
reinforcement schedule CRF in which an alternative response is reinforced for every
occurence is recommended », menurut O’Donohue dan Fisher 2008: 153 yang berarti
jika jadwal penguatan secara kontinu di awal dengan respon 55 alternatif yang
diperkuat setiap kali terjadi telah dianjurkan. Maksudnya ialah peneliti akan
memberikan penguatan secara berkelanjutan jika respon alternatif yang diinginkan
muncul, itu semua akan dilakukan hanya pada masa awal penerapan Differential
Reinforcement of Alternative Behavior .

Thinning reinforcement atau penjarangan pemberian penguatan harus memiliki

jadwalnya sendiri agar selanjutnya subjek tidak merasa ketergantungan. Menurut
O’Donohue dan Fisher 2008: 153, penjarangan jadwal reinforcement dalam prosedur
Differential Reinforcement of Alternative Behavior melibatkan peningkatan secara
berangsur-angsur jadwal reinforcement dengan menentukan atau dengan perbandingan
yang sebanding, memasukan penundaan pemberian reinforcement , mengubah besaran
atau kualitas reinforcement , menyusun syarat kelipatan jadwal, atau membatasi akses
pada materi yang dibutuhkan untuk meminta respon alternatif. Select reinforcers to
deliver during differential reinforcement that fit the functional assesment.

DRA procedures: step 1. Select an alternative response e.g., one that is functionally or
literally incompatible with the behavior that needs to decrease; step 2. Select
reinforcement schedule usually initially continuous reinforcement; step 3. Implement
the DRA in a setting in which reinforcement can be immediate; step 4. Thin
reinforcement scheduleas behavior is acquired.
 BAB 3
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari uaraian di atas dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan,
tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang kerja atau fungsi pokok dalam
suatu organisasi
2. Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan
3. prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya
dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam
mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”
 DAFTAR PUSTAKA

Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga.