UNIVERSITAS MATARAM

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
(SAE2P)
Jl. Majapahit No. 62 Telp. (0370) 633007 Fax. (0370) 636041 Mataram NTB 83125

Tupoksi Sekretaris
a. Melaksanakan tugas dan bertanggungjawab di bidang kesekretariatan dan
administrasi umum seperti:
 Membuat struktur kepengurusan SAE2P FKIP Unram
Sebelum rapat koordinasi sekretaris beserta Pengurus Inti telah membuat struktur
kepengurusan SAE2P FKIP Unram tahun periode 2021 yang dimana struktur
kepengurusan tersebut dibuat di bulan Desember 2020 akan tetapi mengalami
revisi dikarenakan kaprodi untuk prodi pendidikan bahasa Inggris diganti menjadi
kaprodi yang saat ini.
 Membuat daftar hadir dalam setiap rapat atau kegiatan yang
dilaksanakan pengurus inti
Sebelum dilaksanakan rapat atau kegiatan yang dilaksanakan pengurus inti,
sekretaris telah membuat daftar hadir untuk kegiatan tesrebut. Adapun untuk
daftar hadirnya berupa daftar hadir melalui google form dan screen shoot melalui
room rapat yang kemudian di rekap kembali ke dalam Ms.word. Adapun
sekretaris telah membuat form daftar hadir rapat yang digunakan untuk kegiatan
rapat offline sehingga nantinya form tersebut bisa digunakan juga oleh sekretaris
di kepanitian yang ada di SAE2P. Contohnya seperti kepanitian EF dan OR.
 Mengelola surat-surat SAE2P yang masuk dan keluar
Sekretaris telah mengelola serta mendata surat-surat yang masuk dan keluar dari
SAE2P.
 Mendata dan bertanggungjawab atas inventaris SAE2P
Pada awal kepengurusan sampai dengan evaluasi II ini, Sekretaris telah mendata
inventaris SAE2P melalui data yang diberikan oleh kepengurusan sebelumnya
yang kemudian di crosscheck kembali. Sekretaris juga telah bertanggung jawab
mengenai inventaris yang rusak atau keadaannya kurang baik dan melakukan
tindak lanjut untuk invetaris tersebut. Walaupun masih ada inventaris yang masih
rusak walaupun sudah diperbaiki contohnya seperti printer SAE2P.
 Berkoordinasi dengan wakil presiden mengenai Pakaian Dinas
Harian (PDH)
Pada tanggal 28 Maret 2021, berdasarkan kebijakan presiden mengenai
pemakaian pakaian dinas harian (PDH) semua pengurus SAE2P diwajibkan
menggunakan PDH pada hari senin yang kemudian sekretaris dan wakil presiden
beserta bendahara telah melakukan koordinasi mengenai kepemilikan PDH oleh
 UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA INGGRIS
(SAE2P)
Jl. Majapahit No. 62 Telp. (0370) 633007 Fax. (0370) 636041 Mataram NTB 83125
setiap pengurus.
b. Membuat kalender kegiatan setelah berkoordinasi dengan koordinator divisi
yang bersangkutan
Sebelum dilaksanakan rapat koordinasi, para pengurus inti telah melakukan rapat
sebelumnya untuk membahas setiap kegiatan yang ada pada SAE2P untuk di data dan
dimasukkan ke dalam kalender program kerja. Kalender tersebut nantinya akan
dijadikan acuan untuk dilakukannya kegiatan-kegiatan SAE2P. Akan tetapi, ada
beberapa kegiatan yang dilaksanakan lebih awal atau lebih mundur dari estimasi
tanggal kegiatan yang ada pada kalender proker.
c. Mengepalai kesekretariatan
Sekretaris telah mengepalai kesekretariatan yang ada pada SAE2P contohnya yaitu pada
kepaniatan yang sedang berlangsung di SAE2P yaitu English Festival, Open Recruitment, dan
salah satu kegiatan dari divisi PRD untuk kegiatan amal seperti English Inspirational Day.
Oleh karena itu, Sekretaris tetap berkoordinasi dengan sekretaris panitia dan anggota kestari
mengenai kesekretariatan.
d. Mendampingi ketua dalam setiap rapat
Setiap rapat internal SAE2P, sekretaris selalu mendampingi ketua/presiden. Kemudian, tidak
sekali juga sekretaris menggantikan presiden dalam rapat internal SAE2P jika presiden
berhalangan untuk bergabung dalam rapat-rapat tersebut. Akan tetapi sempat beberapa kali
sekretaris tidak bisa mendampingi presideKemudian, untuk rapat diluar SAE2P sekretaris
tidak pernah mendampingi presiden karena sejauh ini belum ada rapat yang dari luar SAE2P
yang meminta Ketua/presiden dan sekretaris untuk menghadiri rapat tersebut. Akan tetapi,
untuk mengikuti agenda rapat internal SAE2P dikarenakan ada kepentingan lain. Untuk rapat
SAE2P sekretaris pernah mendampingi presiden dalam salah satu kegiatan workshop dan
pelatihan. Hal itu dikarenakan dalam kegiatan tersebut yang diminta bukan hanya ketua
melainkan beberapa delegasi dan sekretaris merupakan salah satu delegasinya.
e. Membuka dan menutup rapat harian yang dilaksanakan pengurus inti
Untuk tupoksi ini, sekretaris selalu melaksanakan pada saat membuka dan menutup rapat
yang dilaksanakan oleh pengurus inti.
f. Mendokumentasikan hasil rapat
Pada saat rapat, sekretaris tetap mendokumentasikan hasil rapat entah rapat internal pengurus
inti atau rapat SAE2P yang lainnya yang dimana tidak ada sekretaris panitianya maka
sekretaris umum yang langsung mendokumentasikan hasil rapat. Sekretaris juga tetap
mendokumentasikan hasil rapat panitia yaitu dikepanitian English Festival dan Open
Recruitment yang berkoordinasi dengan sekretaris panitia.