Tupoksi Sekretaris

a. Melaksanakan tugas dan bertanggungjawab di bidang kesekretariatan dan administrasi

umum seperti:
 Membuat struktur kepungurusan SAE2P FKIP Unram
Sebelum rapat koordinasi sekretaris beserta Pengurus Inti telah membuat
struktur kepengurusan SAE2P FKIP Unram tahun periode 2021.
 Membuat daftar hadir dalam setiap rapat atau kegiatan yang dilaksanakan
pengurus inti
Sebelum dilaksanakan rapat atau kegiatan yang dilaksanakan pengurus
inti, sekretaris telah membuat daftar hadir untuk kegiatan tesrebut. Adapun
untuk daftar hadirnya berupa daftar hadir melalui google form dan screen
shoot melalui room rapat yang kemudian di rekap kembali ke dalam
Ms.word.
 Mengelola surat-surat SAE2P yang masuk dan keluar
Sekretaris telah mengelola serta mendata surat-surat yang masuk dan
keluar. (Data terlampir)
 Mendata dan bertanggungjawab atas inventaris SAE2P
Pada awal kepengurusan, Sekretaris telah mendata inventaris SAE2P
melalui data yang diberikan oleh kepengurusan sebelumnya yang
kemudian di crosscheck kembali. Sekretaris juga telah bertanggung jawab
mengenai inventaris yang rusak atau keadaannya kurang baik dan
melakukan tindak lanjut untuk invetaris tersebut. Akan tetapi, ada juga
beberapa inventaris SAE2P yang hilang di sekret contohnya seperti bak
sampah dan gas portable.
 Berkoordinasi dengan wakil presiden mengenai Pakaian Dinas Harian
(PDH)
Pada tanggal 28 Maret 2021, berdasarkan kebijakan presiden mengenai
pemakaian pakaian dinas harian (PDH) semua pengurus SAE2P
diwajibkan menggunakan PDH pada hari senin yang kemudian sekretaris
dan wakil presiden beserta bendahara telah melakukan koordinasi
mengenai kepemilikan PDH oleh setiap pengurus.
b. Membuat kalender kegiatan setelah berkoordinasi dengan koordinator divisi yang
bersangkutan
Sebelum dilaksanakan rapat koordinasi, para pengurus inti telah melakukan rapat
sebelumnya untuk membahas setiap kegiatan yang ada pada SAE2P untuk di data dan
dimasukkan ke dalam kalender program kerja. Kalender tersebut nantinya akan dijadikan
acuan untuk dilakukannya kegiatan-kegiatan SAE2P. Akan tetapi, ada beberapa kegiatan
yang dilaksanakan lebih awal atau lebih mundur dari estimasi tanggal kegiatan yang ada
pada kalender proker.
c. Mengepalai kesekretariatan
Sekretaris telah mengepalai kesekretariatan yang ada pada SAE2P contohnya yaitu pada
kepaniatan yang sedang berlangsung di SAE2P yaitu English Festival. Sekretaris tetap
berkoordinasi dengan sekretaris panitia dan anggota kestari mengenai kesekretariatan.
d. Mendampingi ketua dalam setiap rapat
Setiap rapat internal SAE2P, sekretaris selalu mendampingi ketua/presiden. Kemudian,
tidak sekali juga sekretaris menggantikan presiden dalam rapat internal SAE2P jika
presiden berhalangan untuk bergabung dalam rapat-rapat tersebut. Kemudian, untuk
rapat diluar SAE2P sekretaris tidak pernah mendampingi presiden karena sejauh ini
belum ada rapat yang dari luar SAE2P yang meminta Ketua/presiden dan sekretaris untuk
menghadiri rapat tersebut. Akan tetapi, sekretaris pernah mendampingi presiden dalam
salah satu kegiatan workshop dan pelatihan hal tersebut karena dalam kegiatan tersebut
yang diminta bukan hanya ketua melainkan beberapa delegasi.
e. Membuka dan menutup rapat harian yang dilaksanakan pengurus inti
Untuk tupoksi ini, sekretaris selalu melaksanakan pada saat membuka dan menutup rapat
yang dilaksanakan oleh pengurus inti.
f. Mendokumentasikan hasil rapat
Pada saat rapat, sekretaris tetap mendokumentasikan hasil rapat entah rapat internal
pengurus inti atau rapat SAE2P yang lainnya. Sekretaris juga tetap mendokumentasikan
hasil rapat panitia yaitu kepanitian English Festival yang berkoordinasi dengan sekretaris
panitia.