THE UNIVERSITY OF MATARAM

FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION

STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SEKRETARIS SAE2P 2019

1.1 Administrasi Organisasi
1.1.1 Surat Keluar
Surat Pertama dengan Nomor 001 Perihal Peminjaman Tempat Raker dan Nomor
surat terakhir setengah kepengurusan adalah 019. Setelah Evaluasi Genap, Nomor
Surat kepengurusan dimulai dari awal, yaitu dimulai dari nomor 001 dan berakhir di
nomor 008 (Terlampir)
Surat yang keluar pada kepengurusan tahun ini baik itu dari Sekertaris Umum
langsung maupun dari kepanitiaan adalah sebanyak 269 surat (Terlampir).

1.1.2 Surat Masuk

Surat yang masuk selama kepengurusan ini adalah 38 surat (Terlampir).
1.1.3 Proposal Keluar
Proposal yang keluar selama Kepengurusan ini adalah sebanyak 2 buah (Terlampir).
1.1.4 Proposal Masuk
Proposal yang Masuk selama Kepengurusan ini tidak ada.
Sertifikat Keluar:
1. Tutor: 10 sertifikat
2. EF Peserta: 11
3. EF Panitia: 40
4. EF Juri: 3
5. OR Peserta: 100
6. OR Panitia: 50
7. OR Pemateri: 1
8. Sertifikat Workshop: 45 orang
Total: 260 sertifikat
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
1.2 Notula Rapat

No. Waktu Agenda Hasil Rapat

Pelaksanaan
1. Jum’at, 4 Januari - Perumusan Presiden:
2019 TUPOKSI Pengurus TUPOKSI sebelumnya pada poin b: Mengatur
SAE2P FKIP Unram kebijakan umum SAE2P diubah menjadi: Mengatur
pembagian kerja SAE2P.
Wakil Presiden:
Diberikan TUPOKSI tambahan yaitu: a) Membuat
buku keanggotaan pengurus SAE2P FKIP Unram,
b) Membuat nomor induk anggota SAE2P FKIP
Unram
Sekretaris:
TUPOKSI membuat buku keanggotaan dan NIA
diambil alih oleh wakil presiden.
Bendahara:
a. Mengatur keuangan SAE2P FKIP Unram:
 Mendata pemasukan dan
pengeluaran keuangan SAE2P
 Mengelola pemasukan dan
mengontrol pengeluaran keuangan
SAE2P
b. Melaksanakan kebijakan presiden yang
berhubungan dengan keuangan
Koordinator Divisi:
TUPOKSI: Berkoordinasi dengan coordinator
divisi lain dalam melaksanakan setiap program
kerja, ditambahkan menjadi ‘Berkoordinasi dengan
koordinator divisi dan pengurus inti lainnya dalam
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
melaksanakan setiap program kerja.’
Wakil Koordinator Divisi:
Menambahkan TUPOKSI Wakil CO, yaitu:
Mendampingi coordinator divisi dalam setiap
kegiatan divisi.

Menghasilkan BSO (Badan Semi Otonom) dengan

membentuk TIM KWU ysng diawasi oleh bedahara
- Merencanakan umum.
kebijakan presiden
terkait keuangan. Divisi HRD: mempertimbangkan apakah proker
kelas debat diperlukan atau tidak.
- Perumusan Divisi PR: menghapus beberapa proker dengan
PROKER pertimbangan mengganti proker-proker yang
dihapus.
Divisi Media: mempertimbangkan beberapa proker
yang bisa dilanjutkan atau tidak.

Reigia, dari Media ke PRD.

Farika, dari HRDD ke PRD
- Perombakan Wima, dari PRD ke HRDD
anggota divisi Ichsan, dari HRDD ke Media

2. Selasa, 8 Januari - Pemilihan DPO Menyepakati DPO sebanyak 11 orang dan diketuai
2019 2019 oleh Nurul Aqidah.
1) Nurul Aqidah
2) Aldi Hidayat
3) Andy Bagus Sutito
4) Baiq Cindy Novelia
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
5) Dion Jody Pradenta
6) Erwin Gutawa
7) Hemas Tatiyana
8) Lalu Wirma Agusnadi
9) Nurlaila Ramdhani
10) Ria Qomratul Aidah
11) Yudi Erwan

-Kebijakan-Kebijakan Keuangan: pengurus membayar iuran sebanyak

Presiden Rp. 30.000,00/tahun.
Tim Kewirausahaan
Program-Program Kerja yang disepakati yaitu:
1) Open Pre-Order untuk baju prodi pendidikan
bahasa inggris.
2) Jual cilok.
3) Les Privat. Sasaran les privat ialah siswa SD,
SMP, dan SMA. Menerapkan sistem bagi hasil,
untuk tutor 60% dan masuk kas SAE2P 40%.

-Pemilihan Wakil CO Wakil CO HRDD: DIfatrialdi Muji Pangestu

divisi Wakil CO PRD: Frida Anjani Hidayat
Wakil CO Media: Marsya Rouna Billauri.

- Perumusan proker Divisi Media: Wall Magazine dan SAE2P Update.

masing-masing divisi Divisi HRD: English Course (terdiri dari Basic
English dan TOEFL Class), English for
Competition Training (terdiri dari Debate Class dan
Literary Writing). dan Open Recruitment.
Divisi PR: Voice Corner, English Festival,
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
Volunteering Project, dan Welcoming Freshmen
(dengan nama lain, namun belum disepakati).
3. Jum’at, 11 Januari - Fiksasi program Divisi HRD:
2019 kerja masing-masing 1) Open Recruitment (OR). PJ: Nurul Fadhillah
divisi dan PJ. 2) English Course. PJ: Nini Harliani dan Yulia
Hartini
3) English Competition Training. PJ: Baiq
WImandari dan Listin Anggraini
Divisi PR:
1) Voice Corner. PJ: Farika Anisa Rani
2) Volunteering Project (bekerja sama dengan Gumi
Edukasi). PJ: Ki Agus Fazrul K.
3) English Festival. PJ: Rian
4) SAE2P Discussion: Yericho
Divisi Media:
1) SAE2P Update. PJ: Fifi Humairo
2) Wall Magazine. PJ: Maya Adnan
Program Divisi selain proker: Penanggungjawab
Dokumentasi Organisasi: Marsya Rouna B.

- Keanggotaan Divisi - Wakil Presiden dan CO Divisi menghubungi

nama-nama yang ditandai merah (tidak aktif) agar
kembali berkontribusi di SAE2P. jika tidak
memiliki komitmen lagi, mintai surat pengunduruan
diri.

- Reshuffle anggota HRD ke PRD: Faksi Rana Al-Kahfi, Farika Annisa

Rani.
Media ke PRD: Reigina
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
PRD ke HRDD: Baiq Wimandari, Agung, dan
Handra.

- Membahas Setiap divisi melakukan pelatihan divisi 2x dalam

Pelatihan Divisi masa kepengurusan.

- Pembahasan Penggunaan PDH. PDH bebas digunakan hari apa

Kebijakan Presiden saja, asalkan selalu menjaga nama baik SAE2P.
(lanjutan)
4. Rabu, 16 Januari - Persiapan RAKER Menyusun rundown
2019
- Pembahasan PJ Tim 1) PJ PO Baju: Cahya Sabila
KWU 2) PJ Les: Nurhidayatul Aini
3) PJ Cilok: Fifi Humairo

- Pembahasan Menyusun kalender proker, raker, rapis,

kalender proker dan pengukuhan, dan rapum.
rapat-rapat.

- Pembahasan Media: wakil koordinator berusaha menghubungi

Perkembangan nama-nama yang diberikan tinta merah, namun
anggota yang tidak belum ada feedback.
aktif. HRDD: 2 orang dengan nama tinta merah akan
mengajukan surat pengunduran diri.
PRD: wakil koordinator berusaha menghubungi
nama-nama yang diberikan tinta merah, namun
belum ada feedback.
5. Jumat, 1 Maret Rapat Pembentukan Panitia EF 2019:
2019 Kepanitiaan EF Ketua Panitia : Difatrialdi Pangestu
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
Sekretaris : Rosita
Bendahara : Encik
CO acara : Rian Hidayat
CO humas : Reigia
CO kestari : Fifi Humairo
CO Perlengkapan : Petrus Aryawan

6. 30 Maret 2019 -Laporan rencana PRD

pelaksanaan proker, 1) Voice Corner akan dilaksanakan dari akhir maret
proker yang sampai 7 april.
terkendala dan solusi. 2) Volunteering project mulai dilaksanakan akhir
maret.
3) Pj Proker EF harus berkomunikasi dengan CO
- Laporan anggota terkait perkembangan proker dan kendala.
divisi yang tidak 4) Menyerahkan nama anggota yang tidak aktif dan
berpartisipasi aktif. kurang aktif.

HRDD:
1) Kendala proker adalah seleksi alam. Presiden
menyarankan agar pendaftaran gelombang kedua
dibuka.
2) Ada beberapa nama pengurus tidak aktif akan
mengundurkan diri.
Media:
1) Menghubungi kembali anggota yang tidak aktif,
namun masih belum ada feedback.
2) Meningkatkan koordinasi SAE2P Update dengan
proker dari divisi PRD dan HRDD.
Kendala TIM KWU
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
dan Perkembangan 1) Cilok tersisa banyak diawal penjualan. Penjualan
selanjutnya mengurangi jumlah cilok yang dipesan
agar tidak tersisa.
2) Les privat mendapatkan 1 siswa.
7. 1 April 2019 Persiapan Membahas rundown
Pengukuhan
8. 3 Mei 2019 Pembahasan Solusi mengatasi kelanjutan EF 2019
Kelanjutan EF
9. 11 Juli 2019 Rapat persiapan Pelaksanaan Rapat Evaluasi Genap tanggal 14 Juli
Evaluasi Genap 2019. apabila belum selesai tanggal tersebut, akan
dilanjutkan.
10. 14 Juli 2019 Rapat Evaluasi Genap HRDD:
1) CO HRDD harus berkomunikasi dengan semua
DPO, tidak hanya satu.
2) Masalah 2 proker di HRD adalah peserta yang
tidak konsisten. Saran: minta pengurus untuk hadir
kelas. Hal tersebut sebagai salah satu bentuk
dukungan terhadap proker divisi.
3) Agar diskusi di grup berjalan dengan baik, hapus
grup proker. Semua proker didiskusikan di grup
divisi.
4) Tingkatkan koordinasi dengan SAE2P update
untuk mendokumentasikan proker HRDD yang
sudah terlaksana.
5) Memperbaiki hubungan keanggotaan dan ajak
mereka agar aktif lagi di SAE2P.
Media:
1) Saran untuk koordinator media agar lebih sering
melakukan koordinasi dengan koordinator divisi
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
lain terkait proker-proker yang memerlukan update.
2) Membuat kotak saran di mading untuk
menampung permasalahan mahasiswa pend bahasa
inggris.
3) Saran: untuk praktik fotografi dan videografi
dilakukan sesering mungkin. Pengurus yang
memiliki skill di bagian itu mengajarkan anggota
yang lain, terutama di media.

11. 19 jULI 2019 Rapat Evaluasi Genap PRD:

Lanjutan 1) Proker volunteering project memiliki banyak
anggota yang tidak aktif, disarankan agar
melakukan reshuffle anggota.
2) Memaparkan kendala EF yang tidak berjalan
maksimal dan disarankan oleh forum agar
memaksimalkan proker yang tersisa.
3) Voice corner diminta untuk lebih sering diskusi
dengan anggota pj dan membahas masalah-masalah
yang ditemukan di lingkungan bahasa inggris.
4) Mengajak anggota PRD yang aktif menjadi tutor
agar berkontribusi lebih di divisi juga.
5) Koordinasi dengan media agar
mendokumentasikan proker yang sedang dan sudah
berjalan.
Sekretaris:
1) Penomoran surat dimulai dari 001 untuk
peminjaman gedung, seterusnya untuk gedung.
2) Jika nama pada sertifikat ditulis, maka nomor
sertifikat berbeda. Jika nama tidak ditulis, maka
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
nomor sertifikat sama.
3) Arsip untuk surat cetak.
4) Memperbaiki susunan kepengurusan.
Bendahara:
Kendala di penghitungan uang yang ada puluhan
rupiah sehingga menyebabkan sulitnya balance.
Wakil Presiden:
1) Wakil presiden diberikan saran untuk melakukan
komunikasi dengan wakil presiden sebelum-
sebelumnya tentang cara merangkul anggota yang
kurang dan tidak aktif.
2) Meminta foto-foto pengurus sebagai kebutuhan
pengisian data di buku anggota.
Presiden:
Kendala presiden: 1) masih kurang dalam
mengingat hal-hal detail di divisi/melewatkan hal-
hal kecil, contoh tidak menanyakan keluhan-
keluhan tutor 2) keterlambatan menyadari kesalahan
3) kurang tegas untuk memutuskan hal-hal yang
baik untuk kepengurusan 4) terlalu terburu-buru
dalam melakukan dan memutuskan sesuatu.

Solusi kegiatan penggantu acara puncak EF ialah

dengan mengadakan acara workshop lesson plan
untuk semester 6 sebagai persiapan PPL.

12. 23 Juli 2019 PR Pengurus Inti Wakil Presiden:

untuk kepengurusan 6 1) Meminta dokumentasi (foto pengurus) di kak
bulan kedepan Nurul untuk angkatan tahun 2016, di marsya
angkatan 2017, dan melakukan pengambilan foto
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
angkatan 2018 berkoordinasi dengan Marsya.
2) Kontak dan alamat anggota bisa diminta di
sekretaris.
Sekretaris:
1) Terkait garis struktur organisasi, minta file rapum
di kak Kiki.
2) Perbaikan penomoran surat
001 : Peminjaman Gedung
002 : Peminjaman Perlengkapan
003 : Undangan
004 : Permohonan Dana Proposal
005 : Undangan Permohonan
Partisipasi
006 : Sertifikat Juri
007 : Sertifikat Peserta
008 : SP
009 : Sertifikat Pemateri

3) Membuat kalender pelaksanaan proker.

Media:
1) Memastikan semua anggota sudah mendapatkan
proker dan masuk grup divisi whatsapp
2) Proker SAE2P Update lebih rajin meng-upload
proker harian, mingguan, bulanan dan semesteran
yang sudah terlaksana.
3) Membuat kotak saran permanen di mading.
4) Menentukan tanggal kelas pelatihan divisi.
HRDD:
1) Hapus grup proker secepatnya.
2) Adakan kelas TOEFL lagi.
3) Kerjasama dengan MALFI untuk kelas basic
english (speaking) ditindaklanjuti dengan
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
berkunjung 1x 2 minggu.
4) Melakukan promosi lagi untuk kelas Literary
writing dan debat.
5) Menentukan tanggal kelas pelatihan divisi.
PRD:
1) Hapus grup proker secepatnya.
2) Pastikan semua anggota mendapatkan proker
3) Pelaksanaan SADIS bulan agustus.
4) Pelaksanaan VC bulan agustus
5) Melakukann promosi volunteering project.
6) Menentukan tanggal kelas pelatihan divisi
13. 2 Agustus 2019 Pembentukan 1) Ketua Panitia: Handra Winata
Kepanitiaan OR 2) Sekretaris: Yulia Hartini
3) Bendahara: Hafsah Hadhanah
4) CO Acara: Nurul Fadhillah
5) CO Kestari: Petrus Aryawan
6) CO Konsumsi: Baiq Belia Azana
7) CO Perlengkapan: Andet
8) CO Humas: Arul
9) CO PDD: Jihan Safva
14. 10 Oktober 2019 Teknis pengenalan 1) Membuat rundown.
divisi kepada 2) CO yang berhalangan hadir karena PPL
Pengurus Baru digantikan oleh wakil CO.
SAE2P
15. 2 November 2019 Rapat Istimewa Hasil: jumlah pengurus yang status keangotaannya
(Status Hilangnya hilang:
Keanggotaan) Jumlah: 15 orang

Pengurus HRD : 5 orang

 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
Pengurus PRD : 6

Pengurus Media : 4 orang

16. 17 November 2019 Pembentukan 1) Ketupat: Muhammad Amril

Kepanitiaan RAPUM 2) Sekretarus: Ahmad Taufiq Hidayat
3) Bendahara: Nurul Alany
4) CO Acara: Alya Desma
5) CO Humas: Daffa Wiraseno
6) CO PDD: Azka
7) CO Konsumsi: Alda R.
17. 11 Desember 2019 Rapat PI Pembahasan Laporan Pertanggungjawaban PRD
LPJ Divisi
18. 12 Desember 2019 Rapat PI Pembahasan Laporan Pertanggungjawaban Semua Pengurus Inti
LPJ

1.3 Inventaris (Terlampir)

SPESIFIKASI Keadaan
NO Sangat Kuran Tidak Jumlah Keterangan
Nama Barang
Baik g Baik Baik
KEPENGURUSAN
SEBELUMNYA
1 Microphone (Portable)   √   2  
2 Microphone   √   1  
3 Clip Microphone     √ 1  
4 Printer    √ 1  
5 Cokrol √     1  
6 Pulpen √ 1
7 Stempel SAE2P √     7  
8 Speaker dan dua mic   √ 1 1 Set Sound dan 2 Mic
9 Banner √     2  
10 Bendera SAE2P √     1  
11 Bendera Indonesia √     1  
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
12 Gunting √ 2  
13 Penggaris √ 1  
14 Tali Id Card √ 3 Gulung  
15 Buku Buku B.Ing  √   2 dus  
16 Bunga+Vas √ 1  
17 Kertas Kwitansi √     1  
18 Spidol Papan √     1  
19 PDH √     2  
20 Piala Juara    √ 4  
21 ID Card OMT&OR 2018 √      
Pigura+Sertifikat
22 Pembicara √     8  
23 Isi+Steples SAE2P √     1  
24 Sendok Bebek √     10  
25 Map Batik √     8  
26 Kertas Foto √     2 Buah
27 Plester  √ 2
28 Isolasi Kecil √     1  
29 Double Tip √     1  
30 Tali Rafia √     2  
31 P3K SAE2P √        
Foto Kegiatan Sae2p
32 2016 √        
33 Formulir Peserta 2016 √        
34 Formulir Peserta 2017 √        
35 Formulir Peserta 2018 √        
PIN OMT&OR dan
36 Stiker √        
SK KEPENGURUSAN
37 2016 √        
SK KEPENGURUSAN
38 2017 √        
39 Sertifikat TWS 2016 √   15 Panitia
Sertifikat OMT&OR
40 2016 √     30 Panitia
Sertifikat OMT&OR
41 2016     10 Peserta
Sertifikat Charity Day
42 2016 √ 10 Panitia
KEPENGURUSAN 2019
45 Ptinter √ 1
 THE UNIVERSITY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp: 085337090246 / 081937044307
46 Hardisk √ 1
47 Id Card EF dan OR √ 50
48 Tinta Stempel √ 1
49 Mug OR √ 1
50 Plester bening √ 1
51 Dobel tip √ 1
52 Trash bag √ 1 pack
53 Banner √ 3
54 Formulir OR 2019 √
55 Surat Masuk ORMAWA √
56 Daftar Hadir Kepanitaan √
57 Daftar Hadir Pengurus √
58 Sertifikat panitia OR √ 10
59 Mading √ 8
60 Lem kertas √ 4
61 Kuas √ 2
62 Cat air √ 12
63 Glitter √ 2
64 Spidol √ 3
65 Penggaris √ 2
66 Tip-x √ 1
69 Kertas Buffalo √
70 Kertas Sertifikat √ 2 pack
71 Pin OSPEK (logo FKIP) √ 29 buah
Pink OSPEK (tulisan
72 English edu) √ 29 buah