UNIVERISTY OF MATARAM

FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION

STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp : 087855314243 / 085253883005

TUPOKSI SEKRETARIS
Sekretaris
a. Melaksanakan tugas dan bertanggungjawab di bidang kesekretariatan dan administrasi
umum seperti:
 Membuat struktur kepungurusan SAE2P FKIP Unram
 Membuat daftar hadir dalam setiap rapat atau kegiatan yang dilaksanakan
pengurus inti
 Mengelola surat-surat SAE2P yang masuk dan keluar
 Mendata dan bertanggungjawab atas inventaris SAE2P
 Berkoordinasi dengan wakil presiden mengenai Pakaian Dinas Harian
(PDH)
b. Membuat kalender kegiatan setelah berkoordinasi dengan koordinator divisi yang
bersangkutan
c. Mengepalai kesekretariatan
d. Mendampingi ketua dalam setiap rapat
e. Membuka dan menutup rapat harian yang dilaksanakan pengurus inti
f. Mendokumentasikan hasil rapat
 UNIVERISTY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp : 087855314243 / 085253883005

A. Melaksanakan tugas dan bertanggungjawab di bidang kesekretariatan dan

administrasi umum seperti:
1. Membuat struktur kepungurusan SAE2P FKIP Unram
Sudah dilaksanakan sejak awal kepengurusan, dan struktur tersebut sudah jadi sejak 30
Desember 2019 (file terlampir)
2. Membuat daftar hadir dalam setiap rapat atau kegiatan yang dilaksanakan pengurus inti.
Daftar hadir disatukan dalam buku, agar dokumentasi kehadiran dari pengurus SAE2P
maupun pengurus inti tidak berceceran. (file terlampir)
3. Mengelola surat-surat SAE2P yang masuk dan keluar.
 Surat Raker , dengan rincian:
- Surat peminjaman ruangan 1 buah
- Surat undangan AK dan DPO 22 buah
- Surat undangan kaprodi, ketua BEM dan Ketua DPM 3 buah
 Surat keluar OR, dengan rincian:
- Sertifikat panitia sebanyak 37 buah
- Sertifikat peserta 56 buah
- Peminjaman tempat, lcd, dan zoom 3 buah
- Permohonan pemateri 1 buah
- Permohonan pewawancara 34 buah
- Surat pengantar proposal 1 buah
- Surat undangan OR kaprodi dan pemateri 2 buah
 Surat Keterangan Aktif Organisasi 17 buah
 Surat SEOCdengan rincian:
- Pengantar Proposal SEOC 1 buah
- Proposal kraetif 12 buah
- Proposal formal 1 buah
- Sertifikat peserta 12 buah
- Surat permohonan juri 4 buah
 Surat Voluntering Project
 UNIVERISTY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp : 087855314243 / 085253883005
- Surat izin galang dana 1 buah
- Surat peminjaman stand mic dan sound 1 buah
- Surat peminjaman toa 1 buah
 Surat Pengukuhan, dengan rincian:
- Surat undangan Kaprodi 1 buah
- Surat undangan AK 12 buah
- Surat undangan AK 22 buah
 Surat peringatan 1,2 dan 3 dengan rincian:
- Surat peringatan 1, 39 buah
- Surat peringatan 2, 21 buah
- Surat peringatan 3, 13 buah
 Surat ijin SAE2P gathering, dengan rincian:
- Surat ijin orang tua , 8 buah
- Surat undangan kaprodi , 1 buah
( jadi total surat masuk 328 surat).

Surat masuk berjumlah 31 surat

(File Terlampir)

4. Untuk kepengurusan tahun ini, jumlah barang inventaris berjumlah 67 jenis barang (file
terlampir).
5. Berkoordinasi dengan wakil presiden mengenai Pakaian Dinas Harian (PDH)
Sudah terlaksana. Dan alhamdulillah, PDH tahun ini sudah digunakan oleh pengurus
Angkatan ke VI. (datanya file terlampir)
B. Membuat kalender kegiatan setelah berkoordinasi dengan koordinator divisi yang
bersangkutan.
 Sudah dilaksanakan serta dalam proses pembuatan berkoordinasi dengan
coordinator divisi yang bersangkutan. (file terlampir).
C. Mengepalai kesekretariatan
Dalam pembuatan surat seluruh kegiatan SAE2P tentu saja hal tersebut dilakukan,
mulai dari membuat surat, mendata surat yang masuk dsb.
 UNIVERISTY OF MATARAM
FACULTY OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION
STUDENT ASSOCIATION OF ENGLISH EDUCATION PROGRAM
(SAE2P)
Jl. Majapahit 62 Mataram, Tlp : 087855314243 / 085253883005

D. Mendampingi ketua dalam setiap rapat

Selama rapat internal, selalu mendampingi presiden, namun untuk rapaat eksternal
bersama BEM, belum pernah.
E. Membuka dan menutup rapat harian yang dilaksanakan pengurus inti
Sudah dilaksankan selama rapat berlngsung.
F. Mendokumentasikan hasil rapat
(file terlampir).