Pentingnya Administrasi bagi Perusahaan atau Organisasi

Sebuah perusahaan atau lembaga dapat berdiri dan terus berkembang karena adanya dukungan
sumber daya serta pengelolaan yang baik. Dimana setiap karyawan atau staf mempunyai hak
serta kewajiban yang berkaitan dengan pekerjaan mereka di sebuah perusahaan.
Administrasi adalah bagian dari pengelolaan perusahaan yang meliputi pendataan dan
pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan agar bisa dioptimalkan.
Administrasi adalah salah satu istilah yang memang sudah tidak asing lagi dalam dunia kerja.
Kata administrasi sering dikaitkan dengan kegiatan catat-mencatat, surat menyurat dan
sebagainya. Hal inilah yang menjadikan setiap lembaga, instansi dan perusahaan pasti memiliki
sebuah sistem administrasi. Dimana aktivitas tersebut dilaksanakan oleh ahlinya yang disebut
administrator atau staf administrasi.

Dalam kehidupan sehari-hari, administrasi memiliki fungsi yang banyak baik dalam dunia kerja
maupun pendidikan. Dengan adanya administrasi maka dapat membantu memudahkan pekerjaan
baik yang bersifat formal maupun non formal. Terutama dalam hal pengelolaan data-data,
adanya administrasi menjadikan pengelolaan tersebut lebih mudah dan tepat. Mungkin selama ini
sebagian dari Anda sering melakukan pekerjaan administrasi tetapi belum tahu bahwa pekerjaan
tersebut termasuk bentuk administrasi. Untuk itulah, di bawah ini akan dijelaskan mengenai
pengertian administrasi secara lebih mendalam.
 
Pengertian Administrasi
Secara umum, pengertian administrasi merupakan aktivitas atau bentuk usaha yang memiliki
kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan agar mencapai target organisasi.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa administrasi memiliki peran yang begitu krusial bagi
semua aktivitas perusahaan atau organisasi. Hal inilah yang menjadikan administrasi mempunyai
peran yang sangat penting supaya perusahaan tetap berdiri dan terus berkembang.
Sedangkan secara sempit, administrasi adalah bentuk aktivitas yang meliputi surat menyurat,
catat-mencatat, ketik-mengetik, pembukuan sederhana serta kegiatan lainnya yang bersifat teknis
ketatausahaan.
Administrasi juga dapat diartikan secara luas, yang mana administrasi adalah segala proses
kerjasama antara beberapa orang dengan tujuan agar mendapatkan target dengan memanfaatkan
sarana maupun prasarana tertentu yang memiliki daya guna.
  
Fungsi Administrasi
Administrasi adalah salah satu bagian yang penting bagi sebuah perusahaan. Sebab administrasi
memiliki beberapa fungsi penting antara lain sebagai berikut:
1. Planning atau Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan perencana yang memerlukan sebuah aktivitas
administrasi mulai dari mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun
perencanaan.
2. Organizing atau Penyusunan
Administrasi berfungsi sebagai penyusun dalam upaya membangun setiap komunikasi
serta hubungan antar anggota atau karyawan secara mudah dipahami untuk mencapai
tujuan sebuah organisasi atau perusahaan.
3. Coordinating atau Mengordinasi
Seperti yang diatur oleh organisasi atau perusahaan, maka coordinating dilakukan supaya
kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar dan baik sehingga dapat menghindari adanya
bentrok, kekosongan aktivitas dan kekacauan. Hal ini bisa berdampak secara positif
untuk kelangsungan sebuah perusahaan ke depannya.
 4. Reporting atau Laporan
Reporting merupakan aktivitas menyampaikan perkembangan, pergerakan serta hasil
kegiatan atau program yang dilaksanakan oleh karyawan maupun anggota kepada atasan
secara tertulis. Dimana laporan tersebut nantinya akan menunjukkan hasil kinerja
karyawan sesuai dengan posisi dan tugasnya.
5. Budgeting atau Pembuatan Anggaran
Anggaran merupakan hal yang penting dan harus ada dalam sebuah perusahaan maupun
organisasi untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, anggaran juga digunakan oleh
perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan di masa pengembangan yang meliputi
kerjasama, iklan dan sebagainya.
6. Staffing atau Penempatan Posisi
Staffing berkaitan dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang meliputi
perekrutan tenaga ahli, pengembangan dan kebutuhan perlengkapan.
7. Directing atau Bimbingan
Directing merupakan aktivitas interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan yang
berbentuk bimbingan, perintah-perintah atau saran supaya tugas dapat dijalankan dengan
baik dan mampu mencapai tujuan yang ditentukan.
  
Tujuan Administrasi

 
Untuk memahami secara lebih jelas mengenai administrasi, maka Anda perlu memahami tujuan
administrasi. Dimana tujuan administrasi adalah :
 Menyusun Program Usaha
Setiap perusahaan atau organisasi pasti memerlukan informasi maupun data yang
digunakan sebagai acuan untuk menyusun program kerja unggulan. Biasanya informasi
maupun data tersebut bisa diperoleh melalui kegiatan administrasi. Hal inilah yang
menjadi alasan kenapa proses administrasi harus dilaksanakan secara sistematis. Sebab
dengan begitu baik informasi maupun data yang dibutuhkan bisa ditemukan secara lebih
mudah.
 Evaluasi Kegiatan Organisasi
 Dengan adanya sistem administrasi yang baik maka dapat membantu sebuah organisasi
atau perusahaan untuk melihat beragam informasi dan data. Nantinya dari informasi dan
data tersebut, organisasi atau perusahaan bisa melakukan evaluasi terhadap semua
kegiatan organisasi yang telah dilakukan selama ini.
 Memantau Kegiatan Administrasi
Administrasi adalah kegiatan yan meliputi banyak hal sehingga dalam pelaksanaannya
harus dikerjakan secara sistematis dan teratur. Dengan penerapan administrasi yang baik,
menjadikan sebuah perusahaan atau organisasi bisa memantau apa, bagaimana, dimana,
kapan dan mengapa suatu kegiatan dilakukan.
 Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha
Masing-masing perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan kepastian keamanan saat
melakukan aktivitas usahanya. Dengan demikian setiap perusahaan atau organisasi
tersebut akan membutuhkan administrasi yang bagus guna memantau segala aktivitas
baik dari dalam ataupun dari luar. Selain itu, adanya proses administrasi tersebut
membuat setiap aktivitas maupun transaksi dapat tercatat secara terperinci dan jelas.
 
Cara Kerja Administrasi
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan administrasi dikerjakan oleh
administrator atau staff administrasi. Perlu Anda ketahui bahwa staff administrasi adalah salah
satu unit yang memberikan dukungan bagi kegiatan operasional sebuah perusahaan. Adapun
tugas utama staff administrasi yaitu berkaitan dengan korespondensi, penyimpanan serta
penataan dokumen, data entry dan membantu unit-unit yang membutuhkan data sebagai laporan
kepada pihak manajemen.
Sedangkan cara kerja administrasi berkaitan erat dengan tugas-tugas staff administrasi dalam
sebuah perusahaan. Secara umum cara kerja administrasi adalah sebagai berikut:
 Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari divisi lain saat ada
meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
 Mengumpulkan serta menyusun dokumen.
 Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.
 Memastikan persediaan ala-alat tulis kantor.
 Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor lainnya.
  Mengatur, membuka serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke perusahaan baik
dalam bentuk surat atau email.
 Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya memakai aplikasi
pengolah data, database, lembar kerja atau presentasi.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa kegiatan administrasi adalah bagian yang
sangat penting bagi sebuah perusahaan. Sebab tanpa adanya administrasi, maka pengelolaan
maupun pengaturan segala kegiatan di perusahaan mungkin tidak bisa berjalan baik dan lancar.
Selain itu, dengan penerapan administrasi yang baik, maka sebuah perusahaan akan tetap berdiri
dan terus mengalami perkembangan.
 
8 Manfaat Administrasi Yang Perlu Diketahui
Nah, pada kesempatan kali ini, akan ada beberapa manfaat administrasi pendidikan yang juga
perlu kamu catat.
1. Planning
Manfaat administrasi sangat membantu banyak cara penyusunan program kerja. Namanya juga
membuat rencana, tentu saja pembuatan membutuhkan jangka waktu tertentu, tidak bisa
dilakukan serba cepat dan instans. Apalagi jika konteksnya di ranah pendidikan.
Tanpa rencana, sulit rasanya mencapai sebuah tujuan. Tujuan yang diinginkan baru bisa tercapai
jika dibuat sebuah perencanaan. Jadi tidak sekedar asal-asalan saja. Semuanya butuh strategi agar
hasil maksimal.
2. Pengelompokan
Pengelompokan atau yang disebut dengan organizing adalah upaya. Dimana upaya inilah yang
dimanfaatkan untuk mengelompokan data yang terarsipkan dan yang telah dilaksanakan.
Setidaknya dari perolehan data yang ada, akan membantu dalam pemberian tindakan atau
kegiatan selanjutnya.

3. Staffing
Staffing ini sebenarnya salah satu cara untuk mengelompokan tugas kerja. Misalnya guru
Matematika menangani khusus pengarahan, kemudian guru maata pelajaran lain menangani
pengarahan dan perkembangan. Prinsipnya staffing ini adalah pembagian tugas. Agar tepat
sasaran dan efektif dalam mencapai tujuan.
Staffing yang paling menonjol yang bisa kita lihat di dunia pendidikan adalah pembagian kerja
guru. Misalnya, ada bagian kepala sekolah, wakil kepala sekolah, bagian keuangan TU,
Konseling, dan masih banyak lagi. Staffing ini efektif untuk menyelesaikan persoalan yang ada
di lembaga pendidikan loh. Staffing ini pulalah bentuk dari pertanggungjawaban pihak sekolah
dalam menjalankan pendidikan.
4. Motivating
Administrasi pendidikan tidak hanya fokus pada satu arah, yaitu pada guru saja. Tetapi juga
memperhatikan peserta didik atau siswanya. Jadi penting sekali meningkatkan semangat siswa
atau peserta didik dalam mengerjakan tugasnya belajar. Sedangkan untuk guru atau pendidiknya,
selain fokus dalam pengajaran, juga harus fokus pada tata laksana administrasi pendidikan.
Tidak dapat dipungkiri jika dalam dunia pendidikan. Tujuan utama pendidikan itu sendiri tidak
fokus pada hasil lulusan saja, tetapi juga berfokus pada administrasi yang baik atau tidak. Hal ini
dapat dilihat dari adannya akreditasi sekolah. Ini menunjukan tidak hanya siswa sebagai goal,
tetapi sistem dan administrasi sekolah juga menjadi sorotan. Jika ingin mendapatkan nilai
akreditasi baik, pastinya harus disiplin mengadministrasikan, agar tidak terjadi kerumitan
menyiapkan berkas-berkas saat ada akreditasi.
5. Controlling
Seperti yang di ulas sebelum-sebelumnya. Secara tidak langsung, manfaat administrasi
pendidikan sebagai controlling. Terutama untuk mengontrol kegiatan yang dilakukan oleh guru
dan siswanya. Pemantauan menjadi jurus jitu memastikan bahwa kedisiplinan sangat penting
diajarkan untuk para peserta didiknya.
6. Budgeting 
Meskipun ini ranah pendidikan. Ternyata administrasi pendidikan juga dapat dimanfaatkan untuk
membuat penganggaran. Tentu saja penganggaran biaya sekolah dan semacamnya. Intinya segala
badgeting untuk keperluan pendidikan, wajib dicatat atau dibelanjakan untuk tercapainya tujuan
administrasi pendidikan itu sendiri
Misalnya membeli LCD, monitor, membeli meja kursi karena masih diperlukan untuk tahun
ajaran baru. Tentu saja masih banyak penganggaran lainnya yang bapak ibu guru yang lebih tahu
kebutuhan dalam pendidikan.
7. Memudahkan Dalam Pengajaran
 Tahukah kamu jika administrasi pendidikan selain memiliki beberapa manfaat di atas, ternyata
juga bermanfaat untuk pengajaran. Misalnya, peserta didik pun lebih mudah mengenali visi misi
tujuan sekolah, tahu kurikulum yang akan dicapai oleh pihak sekolah, siswa mengetahui kalender
sekolah selama setahun kedepan hingga anak-anak pun juga tahu jadwal belajar mengajar
sekolah persemesternya juga loh.
Tentu saja pengetahuan mereka terhahadap program belajar selama setahun ke depan inilah yang
dijadikan siswa bisa mempersiapkan diri dan bisa belajar secara mandiri, dan mengasah kembali
belajar di sekolah. Jika semua siswa mampu melihat transparansi itu, menandakan bawa
administrasi pendidikan sudah bagus.
8. Bermanfaat Bagi Kesiswaan – Manfaat Administrasi Pendidikan
Tidak dapat dipungkiri, ternyata administrasi pendidikan juga membantu dibidang kesiswaan.
Setidaknya kesiswaan akan dimudahkan untuk menentukan penempatan siswa dalam kelasi,
melatih kedisiplinan siswa, mengatur proses penerimaan siswa baru, mengetahui kehadiran dan
tidaknya siswa, dan masih banyak lagi tentu saja.
Sebenarnya masih ada banyak manfaat administrasi pendidikan yang belum disebutkan.
Misalnya juga membantu bagian keuangan, bidang humas dan masih banyak lagi. Tidak
mungkin dijabarkan satu-satu, karena terlalu banyak. Semoga dengan sekilas ulasan ini sudah
bisa menjawab sedikit rasa penasaran dan peranannya.

Dampak tidak menjalankan administrasi dengan baik terhadap perusahaan

Mengapa pengelolaan administrasi HR menjadi perlu diperhatikan? Karena karyawan adalah
salah satu faktor penting beroperasinya perusahaan. Memerhatikan karyawan berarti
memerhatikan aktor-aktor yang akan membawa keberhasilan bagi perusahaan.
Maka dari itu, pengelolaan administrasi HR harus dilakukan secara tertib, rapi, mudah dipahami,
dan diusahakan memiliki risiko kecil terjadinya kesalahan. Apabila administrasi HR masih
dianggap bidang pelengkap perusahaan dan tidak dikelola dengan baik, tentu akan ada beberapa
dampak yang bisa terjadi dalam perusahaan. Apa saja dampaknya? Mari simak poin-poin berikut
ini.
1. Penurunan Kepuasan Kinerja Karyawan
Kinerja karyawan bagian manapun akan memengaruhi kinerja karyawan pada bagian yang lain.
Sehingga ketika Anda sebagai HR tidak mengelola administrasi HR dengan baik, akan
 berdampak juga kepada bagian lain dalam perusahaan. Kepuasan kinerja karyawan akan
menurun, begitu juga produktivitas mereka. Contoh ketika karyawan akan mengajukan cuti. Jika
Anda tidak memberikan pelayanan yang profesional, manajemen cuti karyawan menjadi buruk.
Sehingga para karyawan tidak maksimal dalam bekerja karena hak mereka tidak dikoordinir
dengan baik.
2. Pemicu Konflik
Dampak yang satu ini dapat terjadi di kalangan karyawan, baik sama atau tidak levelnya. Dalam
suatu kasus yang sepele, misalnya penghitungan gaji. Jika Anda melakukan kesalahan akibat
pengelolaan HR yang tidak tertib, gaji karyawan bisa jadi tidak sesuai dengan perjanjian kerja.
Akan menjadi lebih buruk ketika hanya sebagian karyawan yang merasakannya. Hal ini akan
membuat karyawan beranggapan bahwa Anda memberikan pelayanan bagi karyawan secara
timpang atau berbeda. Karyawan yang tidak mengetahui latar belakang masalah tersebut berisiko
memunculkan konflik antar karyawan.
Bahkan sangat mungkin juga terjadi perselisihan antara karyawan dengan pihak perusahaan.
Ketika Anda mengelola administrasi HR secara setengah-setengah atau tidak maksimal,
karyawan akan beranggapan perusahaan tidak profesional dalam mengelola karyawannya.
Sehingga kerugian tidak hanya didapat karyawan, namun juga perusahaan.
3. Tidak Ada Integrasi Sistem
Apabila Anda masih menggunakan aplikasi dasar yang berbeda-beda dalam mengelola
administrasi HR, Anda perlu mempertimbangkannya lagi. Contohnya Anda menghitung gaji
menggunakan Ms. Excel, lalu merekap kehadiran dan cuti karyawan dengan spreadsheet. Tidak
ada integrasi yang baik dalam mengelola data karyawan tersebut karena beberapa data tidak
dijadikan satu pengelolaannya. Akan jauh lebih efektif dan efisien jika semua data terhimpun
dalam 1 aplikasi HR yang sudah tersistem dengan baik. Kesalahan dalam mengelola gaji, cuti,
bahkan pajak, dan yang lainnya juga akan diminimalisir.
4. Meningkatkan Perputaran Karyawan
Perputaran karyawan artinya banyak karyawan yang keluar-masuk perusahaan dalam
waktu yang relatif singkat. Padahal salah satu tugas Anda sebagai HR adalah
mempertahankan karyawan. Jika perputaran karyawan tinggi maka produktivitas
perusahaan menjadi tidak stabil karena pergantian karyawan yang dinilai terlalu sering.
 Ketika pengelolaan administrasi HR buruk, karyawan cenderung tidak puas dengan kinerja Anda
atau perusahaan sehingga mereka akan mempertimbangkan untuk keluar atau pindah dari
perusahaan Anda. Kemudian Anda diharuskan merekrut karyawan baru. Padahal rekrutmen
karyawan membutuhkan waktu dan biaya yang cukup besar. Bukankah lebih baik jika Anda
menghindarinya? Kemudian fokus pada pengembangan SDM yang ada dalam perusahaan.
5. Penurunan Produktivitas Perusahaan
Keempat dampak di atas sangat dimungkinkan menjadi penyebab dari dampak yang satu ini.
Produktivitas perusahaan sangat bergantung pada kinerja karyawan. Sedangkan salah satu
pengelola karyawan dan keperluan administrasinya adalah tim HR. Maka akan lebih baik jika
Anda mencegahnya dengan mengelola administrasi HR dengan baik. Salah satunya adalah
dengan memastikan kebutuhan karyawan yang menjadi faktor terbesar mereka bertahan dalam
suatu pekerjaan terkoordinir dengan baik. Misalkan gaji, cuti, dan program pengembangan
kemampuan SDM yang dibutuhkan harus seimbang kualitasnya.
Melihat betapa fatalnya dampak pengelolaan administrasi HR yang tidak baik tersebut, tentu
Anda tidak akan mau dampak tersebut terjadi di perusahaan Anda bukan? Maka dari itu,
pengelolaan administrasi HR harus ditangani dengan serius. Apabila Anda masih bertahan
menggunakan sistem pengelolaan HR yang konvensional, ada baiknya Anda beralih ke aplikasi
HR untuk meningkatkan kinerja Anda menjadi lebih efektif dan efisien.

Kesimpulan
Dalam sebuah perusahaan, administrasi tidak hanya memiliki fungsi dalam surat menyurat atau
catat mencatat saja. Melainkan memiliki fungsi yang sangat banyak mulai dari membuat
perencanaan, penyusunan, mengkordinasi, membuat laporan, menyusun anggaran hingga
pemberian arahan atau bimbingan bagi karyawan atau anggota perusahaan demi mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Untuk itulah sudah seharusnya setiap perusahaan memiliki administrasi yang baik termasuk juga
staff administrasi yang berkompeten. Pengelolaan dan pengaturan administrasi yang tepat akan
menjadikan tujuan perusahaan bisa tercapai dengan mudah. Selain itu, perusahaan juga siap
bersaing di tengah kemajuan zaman dan ketatnya persaingan.
https://idcloudhost.com/pengertian-administrasi-pengertian-fungsi-tujuan-dan-cara-kerjanya/
https://penerbitbukudeepublish.com/manfaat-administrasi-pendidikan/
https://sleekr.co/blog/dampak-pengelolaan-administrasi-hr-yang-tidak-baik/