PROSES PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA ( KOMPUTER )

DI KANTOR DESA PANDAN SARI

Disusun Oleh :

Rahma apriliani

NIS :

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI

OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN

SMK ISLAM MIFTAHUL HUDA

BOGOR

2022

KATA PENGANTAR

i
 Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT. Yang
telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis diberikan untuk
menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat waktu.

Makalah ini disusun guna memenuhi tugas atau salah satu syarat kelulusan
pada bidang studi jurusan Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran di SMK Islam
Miftahul Huda.

Makalah ini memuat tentang cara pengadaan sarana, yaitu kurangnya

komputer di Kantor Desa Pandan Sari, dimana didalamnya menjelaskan mengenai
bagaimana cara mengetahui sarana apa saja yang digunakan, serta menangani
kendala-kendala dan cara mengatasi sarana yang kurang lengkap di Kantor Desa
Pandan Sari.

Penulis sadari makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kata
sempurna. Oleh karena itu, butuh masukan atau saran, penulis tunggu untuk
menyempurnakan makalah ini. Semoga makalah ini dapat diterima dengan baik
dan bermanfaat.

Bogor,...........2022

Penulis
DAFTAR ISI
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kantor Kepala Desa merupakan instansi pemerintah yang paling
bawah yang melakukan pendataan penduduk terutama dalam proses
pembuatan Kartu Keluarga (KK), Surat Kelahiran, Surat Kematian, Surat
Keterangan Pendatang, dan Surat Keterangan Pindah. Untuk dapat
meningkatkan pendataan penduduk beserta laporannya kepada instansi
yang lebih tinggi yaitu Kecamatan.

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud atau tujuan sedangkan perasarana adalah segala sesuatu
yang menunjang terselenggaranya suatu perusahaan. Setiap perusahaan
harus ada sarana dan prasarana demi kelancaran aktifitas dan kemajuan
perusahaan. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas
yang baik, sangat dibutuhkan setiap perusahaan pemerintah maupun
swasta.

Pada teori diatas tentang sarana dan prasarana adalah hal yang
sangat penting didalam instansi/perusahaan, tetapi dikantor Desa Pandan
Sari memiliki kekurangan dalam sarana untuk melakukan pekerjaan, yaitu
kurangnya komputer untuk merekap data SID. Hal itu menyebabkan
terhambatnya pekerjaan, sehingga butuh waktu yang cukup lama untuk
menyelesaikannya.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan maka

permasalahan yang dapat dirumuskan adalah :

Bagaimana cara/proses pengadaan komputer di Kantor Desa

Pandan Sari?
C. Tujuan
Adapun tujuan pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana mengatasi kurangnya komputer di
Kantor Desa Pandan Sari.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja penyebab kurangnya
sarana komputer di kantor Desa Pandan Sari.
3. Untuk mengetahui proses pengadaan sarana komputer di Kantor Desa
Pandan Sari.
 BAB II
LANDASAN TEORI

A. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Secara definisi, sarana dan prasarana kantor merupakan dua
hal yang berbeda, namun hal tersebut merupakan satu kesatuan
yang memperlancar aktifitas pekerjaan kantor. Adapun pengertian
sarana kantor adalah peralatan kantor yang bisa bergerak atau ada
masa habis pakainya, seperti kertas ,bolpoin, spidol, tinta, papan
tulis, komputer, meja, kursi, lemari dan lain sebagainya.
Sedangkan prasarana kantor adalah penunjang kantor yang tidak
bisa bergerak seperti tanah, bangunan.
B. Ruang lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor

Ruang lingkup adalah batasan atau segala hal yang

berkaitan erat dengan administrasi sarana dan prasarana kantor.
Adapun ruang lingkup adminstrasi sarana prasarana perkantoran
adalah :

1. Perencanaan pengadaan, merupakan sebuah rencana yang

dibuat secara sistematis dan didasarkan pada pengetahuan yang
tepat. Dimana tujuan perencanaan ini, yaitu sebagai pengontrol
serta penentu arah adanya kecendrungan perubahan menuju
segala tujuan yang sudah dibuat.
2. Prakualifikasi rekanan, yaitu sistem pengadaan sarana dan
prasarana perkantoran dengan cara melakukan pembelian untuk
menghindari berbagai kemungkinan yang tidak diinginkan.
3. Pengadaan barang
4. Penyimpanan
5. Inventarisasi, berupa sebuah aktifitas melakukan pencatatan
serta penyusunan daftar barang/bahan yang ada secara teratur
menurut ketentuan yang berlaku.
6. Penyaluran
 7. Pemeliharaan
8. Rehabilitasi, yaitu sebuah aktifitas melakukan perbaikan
perabot kantor dari kerusakan.
9. Penghapusan
10. Pengendalian

C. Perencanaan dan Pengadaan Sarana Prasarana Kantor

1) Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor

Adapun pengertian perencanaan sarana dan prasrana kantor

menurut beberapa ahli :

- Roger A. Kauffman
Roger A. Kauffman mengemukakan bahwa perencanaan
merupakan proses penentuan tujuan atau sasaran yang
hendak dicapai serta menetapkan jalan dan sumber yang
diperlukan untuk mencapai tujuan seefisien dan seefektif
mungkin.
- Sondang P. Siagian
Sondang P. Siagian mendefinisikan perencanaan sebagai
suatu keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara
matang hal-hal yang akan dikerjaan di masa yang akan
datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan.
Berdasarkan definisi menurut para ahli diatas, diperoleh
kesimpulan bahwa perencanaan sarana dan prasarana
merupakan sebuah proses merencanakan barang atau alat yang
dibutuhkan sesuai skala prioritas dan anggaran perusahaan
guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
a) Tujuan perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor
  Menghindari terjadinya kesalahan yang tidak
diinginkan
 Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam
pelaksanaanya
b) Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor
 Membantu dalam menentukan tujuan
 Sebagai pedoman atau dasar untuk melakukan
pengawasan
 Sebagai bahan pengendalian dan penilaian agar
kegiatan berjalan dengan efektif dan efisien
 Sebagai peletak dasar-dasar dan menetapkan
langkah-langkah
 Menghilangkan ketidakpastian dalam perencanaan
sarana dan prsarana kantor

Adapun syarat-syarat penyusunan perencanaan sarana dan

prasarana kantor adalah sebagai berikut :

 Perencanaan harus jelas

 Didasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama
dengan pihak pihak yang terlibat dalam perencanaan
 Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kantor
harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha
peningkatan kualitas pekerja