PEMELIHARAAN PERALATAN KANTOR “MESIN FOTOCOPY”

DI DESA MEGAMENDUNG

Di Susun Oleh :
Nida Siti Aminah
NIS : 1019001396

OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SMK ISLAM MIFTAHUL HUDA
BOGOR
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-nya, sholawat serta salam semoga tercurahkan kepada Nabi
Muhammad SAW. Kami bersyukur kepada illahi rabbi yang telah memberikan
hidayah dan taufiknya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini yang
berjudul” Tata Cara Pemeliharaan Mesin Fotocopy “ terselesaikan dengan baik.
Makalah ini bertujuan untuk memahami tentang mesin fotocopy dan
mempermudah pekerjaan dalam suatu instansi/perusahaan.
Dengan tersusunnya makalah ini untuk memenuhi salah satu Persyaratan
Ujian Kompetensi Keahlian (UKK) dan Ujian Nasional tahun 2020/2021 SMK
ISLAM MIFTAHUL HUDA. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari
kata sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat
membangun dan sangat penyusun harapkan demi kesempurnaan makalah atau
penyusunan makalah berikutnya menjadi lebih baik.
Akhir kata penulis sampaikan terimakasih kepada semua pihak-pihak yang telah
ikut membantu dalam penyelesaian penyusunan makalah ini. Khususnya kepada
pembingbing yang telah membimbing dan membagikan ilmunya kepada
penulisan makalah ini.

Bogor, 2021

Penyusun
 BAB l
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dokumen merupakan salah satu sarana yang sangat penting bagi
kehidupan manusia diera modern ini. Meskipun perkembangan teknologi
dari masa ke masa terus mengalami perkembangan yang sangat signifikan,
semisal laptop, internet dan teknologi informasi lainnya. Sarana dokumen
masih menjadi sarana yang sangat vital untuk berlangsungnya kehidupan.
Dari dunia sekolah, kampus, dan perkantoran pun masih menggunakan
dokumen sebagai kebutuhan mereka sehari-hari Berdasarkan teori, setiap
perusahaan pasti membutuhkan alat atau mesin kantor contohnya seperti
mesin fotocopy, mesin fotocopy yang banyak sekali digunakan di setiap
perusahaan yang berfungsi untuk membuat salinan dokumen,buku,maupun
sumber-sumber lainnya. secara bahasa, mesin fotocopy dapat diartikan
melalui kata mesin yang berarti alat atau sesuatu yang dapat memudahkan
kehidupan orang banyak, sedangkan foto artinya gambar dan kata copy yang
berarti memperbanyak dari aslinya. Kemudian bila digabungkan, maka mesin
fotocopy dapat berarti sebagai alat yang digunakan untuk memperbanyak
dokumen dari gambar aslinya. Oleh karena itu mesin fotocopy menjadi
sarana bagi manusia dalam hal mencetak banyak dokumen, pada era
modern ini mesin fotocopy pun mengalami banyak perkembangan-
perkembangan yang signifikan.
Selain itu, pentingnya dokumen untuk menjadi sarana belajar, bekerja
dan kegiatan lainnya dan tidak lepas dari peran mesin printer dan komputer
sebagai sarana pembuat dan pencetak dokumen. Banyak dokumen-
dokumen diperbanyak setiap harinya, yang dimungkinkan untuk
mendapatkan manfaat ataupun keuntungan akan dokumen tersebut untuk
orang banyak. Dengan mesin fotocopy, efisiensi biaya pencetakan bisa lebih
sedikit di tekan, waktu pun terasa lebih dimaksimalkan dan tentunya
mempermudah urusan pekerjaan.
Namun nyatanya kesadaran pegawai akan pentingnya mengetahui cara
pemeliharaan mesin fotocopy yang baik, menjadi salah satu faktor
terhambatnya penggandaan dokumen di Desa Megamendung, hal ini
tentunya berpengaruh terhadap proses penggandaan dokumen dokumen
penting. Contohnya dari penemuan terdahulu mesin fotocopy yang masih
terihat manual, kini mesin fotocopy makin canggih dan memiliki fitur-fitur
yang cukup memudahkan manusia bahkan dari segi design yang semakin
elegan dan menarik akan kebutuhan alat tersebut dan juga penyesuaian
terhadap zaman yang lebih mengarah ke minimalis dan lebih modis.
Peralatan atau mesin apapun tentunya harus dilakukan pemeliharaan dan
atau perawatan secara berkala dan berkesinambungan agar peralatan dapat
digunakan dengan baik dan mendapatkan hasil yang baik pula. Perawatan
dan pemeliharaan yang tidak rutin tentunya akan mempengaruhi cara kerja
dan hasil kerja dari mesin tersebut, ditambah mesin akan mengalami
kemunduran fungsi, cepat rusak, error dan lain sebagainya. Maka
berdasarkan alasan tersebut perlu dilaksanakan adanya upaya pemeliharaan
mesin kantor yang baik, di Desa Megamendung para staff atau karyawan
lebih focus terhadap pemeliharaan mesin kantor yang lain seperti computer,
printer dan lain-lain, serta mengabaikan pemeliharaan mesin fotocopy. Hal
tersebut sepertinya disebabkan oleh kurangnya pemahaman terhadap mesin
tersebut, Dengan melakukan pemeliharaan terhadap mesin-mesin kantor,
khususnya mesin fotocopy tentunya akan dapat menghasilkan pekerjaan
yang maksimal dan sesuai dengan standar yang ada.
Berdasarkan paparan diatas, penulis merasa tertarik untuk melakukan
pembahasan dan mengangkat permasalahan tersebut kedalam sebuah karya
ilmiah (makalah) agar dapat memperoleh informasi dan solusi yang tepat
terhadap permasalahan tersebut diatas.

B. Rumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah penyusun sampaikan dan paparkan, dapat
ditarik sebagai rumusan masalah yang harus di pecahkan sebagai berikut :
“Bagaimana Cara Pemeliharaan Mesin Fotocopy Di Desa Megamendung”

C. Tujuan

Dari rumusan masalah di atas ada beberapa tujuan yang harus di

sampaikan dengan rumusan masalah tersebut.

1. Untuk menambah wawasan pengetahuan tentang mesin-mesin

kantor dan salah satunya mesin fotocopy.
2. Untuk mengetahui macam-macam jenis mesin fotocopy.
3. Untuk mengidentifikasi bagian-bagian dan fungsi dari mesin
fotocopy.
4. Untuk mengetahui cara pemeliharaan mesin fotocopy yang baik
sesuai dengan prosedur.
 BAB II
Landasan Teori

A. Pengertian

Menurut ahli fisikawan asal amerika chester carlson menyampaikan

bahwa Mesin fotocopy merupakan sebuah alat teknologi yang berfungsi
untuk membuat salinan ke atas kertas dari dokumen, buku, maupun sumber
lain. Mesin fotocopy pertama kali ditemukan oleh ahli fisikawan asal Amerika
Chester Carlson pada tahun 1939.
Menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) balai pustaka mesin
fotocopy adalah suatu perbuatan menggandakan dokumen dan
memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat
pengganda dokumen.
Mesin fotocopy merupakan serangkaian mesin yang bekerja secara
mekanik untuk memenuhi fungsi menyalin satu dokumen di atas kertas ke
atas kertas yang lain dalam salinan hitam-putih. Sesuai dengan perkembangan
teknologinya mesin fotocopy kemudian mampu memperkaya fungsi-fungsi
lain, seperti membuat salinan berwarna, menyalin dokumen secara digital,
sampai pengoperasian otomatis berdasarkan timer. Saat ini mesin fotocopy
sudah memenuhi tugas hampir menyamai kinerja mesin cetak. Mesin
fotocopy adalah peralatan kantor yang membuat salinan ke atas kertas dari
dokumen, buku, maupun sumber lain. Mesin fotokopi zaman sekarang
menggunakan xerografi, proses kering yang bekerja dengan bantuan listrik
maupun panas.

A. Macam-Macam Mesin Fotocopy

1. Mesin Fotocopy Portabel

Mesin fotokopi kecil atau biasa disebut portable memiliki ciri-cirinya

antara lain mudah dibawa kemana-mana ,dijinjing, kecepatan mesin
fotokopi ini dalam menyalin 5 sampai 10 lembar / menit, untuk ukuran
kertas A4 yang berukuran 210 x 297 mm.

2. Mesin Fotocopy sedang

Mesin fotokopi sedang atau yang bisa disebut standar, mesin ini
memiliki berat 70 kg untuk kecepatan menyalin dari 15 sampai dengan
25 lembar/menit, untuk ukuran kertas A3 berukuran 297×420 mm dan
B4 berukuran 257×364 mm.
 3. Mesin Fotocopy besar

Mesin fotocopy besar yang memiliki berat mesin lebih dari 70 kg

kecepatan dalam menyalin minimal 3 lembar/ menit mesin ini  dapat
memperbesar dan  juga memperkecil, melkukan penggandaan pada
kertas berwarna dan dilengkapi alat sortir untuk papan dokumen
otomatis.

B. Bagian-Bagian Dan Fungsi Dari Mesin Fotocopy

1. Baki penadah, gunanya untuk Baki kertas, gunanya untuk menaruh

kertas yang akan digunakan.
2. Baki penadah, gunanya untuk menampung hasil fotokopy.
3. Tombol On Off, Gunanya untuk menyalakan power dan mematikan
power.
4. Tombol start, Gunanya untuk menjalankan mesin atau mesin siap di
gunakan.
5. Tombol enlargement, Gunanya untuk memperbesar hasil fotokopy.
6. Tombol reduction, Gunanya untuk memperkecil hasil fotokopy.
7. Tombol full size, Gunanya untuk membuat hasil fotokopi sama dengan
aslinya.
8. Tombol untuk menentukan jumlah salinan.

isyarat terdiri atas :

 Paper out, untuk mengetahui kertas masih ada atau
habis. Jika kertas habis tombol ini akan menyala.
 Tones out, untuk mengetahui tinta masih ada atau
habis. Jika tinta habis tombol ini akan menyala.
 Exeses useste tones, untuk mengetahui kerusakan
mesin. Jika mesin rusak tombol ini akan menyala.

9. Paper out, untuk mengetahui kertas masih ada atau

habis. Jika kertas habis tombol ini akan menyala.
10. Tones out, untuk mengetahui tinta masih ada atau habis.
Jika tinta habis tombol ini akan menyala.
11. Exeses useste tones, untuk mengetahui kerusakan mesin.
Jika mesin rusak tombol ini akan menyala.
12. Tombol open, Gunanya untuk membuka mesin. Jika akan
memperbaiki bagian dalam mesin tekan tombol ini.
13. Tabung tinta, untuk meletakkan tinta fotokopi.
 14. Kunci kertas, berfungsi untuk menjepit kertas jika di tarik
ke atas, menetralkan kertas jika ditarik ke bawah.
15. Tabung oil, untuk menempatkan oil mesin.
16. Tombol expoisure control lever, yaitu tombol yang
berfungsi untuk mengatur ketajaman tinta.
17. Copy number indicator, yaitu tombol yang berfungsi
untuk menunjukan jumlah pengkopian.

E. Langkah-Langkah Penggunaan Mesin Fotocopy :

1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol On.
2. Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda bahwa mesin
siap digunakan.
3. Pasang kertas pada baki kertas secukupnya.
4. Siapkan dokumen yang akan di perbanyak.
5. Periksalah kepekatan tinta.
6. Aturlah sistem pengkopian apakah akan di perbesar, di perkecil atau
sama dengan aslinya.
7. Tekan tombol angka 0-9 untuk mengatur jumlah pengkopian atau salinan.
Misalnya yang di butuhkan 25 lembar, tekan angka 2 dan 5.
8. Jika ingin mengkopi dalam jumlah banyak, perhatikan hasil pengkopian
karena jika terlalu lama dan terus menerus di gunakan mesin akan panas
dan hasilnya kurang bagus.
9. Tekan tombol start
E. Langkah-Langkah Penggunaan Mesin Fotocopy :
1. Menekan tombol ON untuk menghidupkan mesin.
2. Meletakkan kertas yang akan di fotocopy pada kaca yang menjadi tempat
fotocopy biasanya berada di bawah alat scanner. Agar hasilnya bagus,
atur posisi kertas dengan bagian tepi atas menempel di garis skala
dengan posisi yang tepat ditengah.
3. tekan tombol papper select, lalu atur ukuran kertasnya.
4. Tekan tombol jumlah kertas yang akan di copy.
5. Tekan tombol start, tunggu hingga mesin selesai mengeluarkan kertas
hasil penggadaan.
6. Setelah selesai, matikan mesin dengan menekan tombol Off.

TAMBAH TENTANG CARA PEMELIHARAAN MESIN

FOTOCOPY
 BAB III
PEMBAHASAN
A. Deskripsi Masalah
Menggandakan dokumen sering kali di lakukan di Desa Megamendung,
sebelum terjun ke dunia prakerin penulis mempelajari materi tentang mesin
fotocopy tetapi hanya materinya saja tidak dengan praktiknya seperti cara
pemeliharaan mesin fotocopy tersebut. Hal itu menyebabkan penulis
kesulitan dalam melakukan penggandaan dokumen karna penulis kurang
memahami tentang mesin kantor.
Dalam Pelaksanaan menggandakan dokumen di Desa Megamendung
perlu di persiapan yang matang agar dapat berjalan dengan lancar, persiapan
dalam melakukan penggandaan dokumen seperti menggandakan dokumen
persiapan rapat, menggandakan dokumen Banquet Event Order dan
menggandakan data jadwaL
Saat di terapkan langsung ditempat prakerin beberapa hal mengalami
kesulitan dalam melakukan penggandaan dokumen. Sebab dan akibat dari
masalah ini terjadi di sebabkan oleh bagian persiapan yang tidak maksimum,
kurangnya pemahaman tentang mesin fotocopy, kurangnya pembelajaran
serta kurangnya kegiatan praktik dalam lingkungan sekolah. Hal ini
mengakibatkan kurangnya pengetahuan dan pemahaman mesin fotocopy,
dan ketika akan terjun langsung dalam kegiatan prakerin seharusnya
pembelajaran yang di dapatkan dalam lingkungan sekolah dapat di terapkan
pada kegiatan prakerin, tetapi hal ini mengalami suatu hambatan dan
seharusnya saat terjun di kegiatan prakerin harus adanya persiapan yang
baik dan maksimal agar dapat diterapkan dan ketika pembelajaran pun tidak
hanya materi yang harus diketahui tetapi harus dengan praktiknya di pahami
sekaligus agar mudah dalam menerapkan.
Namun di Desa Megamendung ada beberapa hal yang mengalami hambatan
dan kesulitan dalam melakukan penggandaan dokumen.
Untuk memecahkan suatu masalah harus adanya solusi, dan solusi untuk
memecahkan masalah yaitu harus adanya persiapan yang baik dan
pembelajaran yang di dapatkan di sekolah dapat di terapkan di kegiatan
prakerin dan adanya suatu pembelajaran yang dapat di pahami dan di
ketahui secara jelas, tidak hanya materinya tetapi harus ada juga praktik dari
setiap pembelajaran tentang mesin fotocopy supaya saat terjun di kegiatan
prakerin dapat dengan mudah diterapkan.