LAPORAN BULANAN

UNIT TATA USAHA

BULAN JULI 2019

Jalan R.E. Martadinata nomor 10, Mlajah, Kab. Bangkalan 69116

email: rsu.amm@mail.com
website: annamedika.com
Telp. (031) 93903940

i
 LEMBAR PENGESAHAN

PENGESAHAN DOKUMEN RSU ANNA MEDIKA MADURA

Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Bulan Juni 2019

TANDA
NAMA KETERANGAN TANGGAL
TANGAN

Debby Cynthia Ananda Sari,

Penyusun
S.E.

Kepala Bidang
Boy Prasetyo, S.Kep., Ns.
Administrasi

dr. Muhammad Jauharil Wafi Direktur

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...................................................................................................................I
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................1
A. LATAR BELAKANG......................................................................................................1
B. TUJUAN........................................................................................................................1
BAB II SUMBER DAYA MANUSIA..............................................................................2
A. DATA PROFIL KETENAGAAN.....................................................................................2
B. ANGKA SAKIT, IJIN DAN CUTI KARYAWAN..............................................................2
C. PENGEMBANGAN SDM..............................................................................................2
D. ANALISA BEBAN KERJA............................................................................................2
E. ANALISA DAN REKOMENDASI TINDAK LANJUT......................................................2
BAB III MANAJEMEN FASILITAS...............................................................................3
A. DAFTAR INVENTARIS.................................................................................................3
B. DAFTAR INVENTARIS RUANG PERTEMUAN........................................................................4
BAB IV PRODUKTIFITAS UNIT..................................................................................5
A. LAPORAN KEGIATAN RAPAT.....................................................................................5
B. PRODUKTIFITAS DOKUMEN......................................................................................5
C. LAPORAN JUMLAH SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR.....................................5
D. LAPORAN ABSENSI APEL PAGI................................................................................5
E. LAPORAN PENGGUNAAN RUANG PERTEMUAN RSU ANNA MEDIKA MADURA..6
F. LAPORAN PERJALANAN DINAS/ TUGAS LUAR KARYAWAN..................................7
BAB V PENUTUP.........................................................................................................8

i
BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam suatu organisasi, arsip tidak dapat dipisahkan dari segala proses kegiatan
yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya. Untuk
mempertahankan keberadaan arsip maka harus ada usaha penyimpanan arsip
dengan baik dan benar agar tidak muncul masalah menumpuknya arsip-arsip
secara tidak terkontrol yang dapat menghambat kegiatan administrasi dan tugas
kedinasan. Dalam kearsipan khususnya penyimpanan arsip tidak hanya
menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuan kembali arsip-
arsip jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Penataan arsip dikatakan baik apabila
waktu arsip tersebut diperlukan dapat diketemukan dengan mudah, cepat, dan
tepat. Dalam menjamin kelestarian arsip bukan tugas yang mudah karena semua
bahan akan mengalami kerusakan.
Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat bantu daya
ingat manusia karena setiap pegawai tidak mungkin mampu mengingat segala
dokumen, catatan, dan segala kegiatan organisasi yang pernah ada dan terjadi
dalam organisasi tersebut. Maka dengan demikian kearsipan mempunyai
peranan yang sangat penting dalam menunjang kelancaran kegiatan
ketatausahaan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat
pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggungjawaban,
penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Kearsipan juga mempunyai arti
penting sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.

B. TUJUAN
Tujuan dari penyusunan Laporan Bulanan Unit Tata Usaha adalah :
1. Tercapainya kegiatan pengelolaan administrasi rumah sakit dan surat
menyurat yang dapat dipahami, relevan dan handal serta sesuai dengan
peraturan dan hukum yang berlaku.
2. Terpenuhinya perencanaan dasar pengarsipan yang dijadikan sebagai acuan
pelaksaan administrasi dan pelayanan khususnya pengaturan surat menyurat
dalam mendukung proses pelayanan di Rumah Sakit
3. Tersedianya laporan yang mudah dipahami, relevan dan handal sehingga
dapat dijadikan sebuah acuan dalam proses pembuatan strategi rumah sakit.

1
BAB II SUMBER DAYA MANUSIA

A. DATA PROFIL KETENAGAAN

No Nama Jabatan Pendidikan Status Mulai Ijazah
Bekerja
1 Debby Cynthia Kepala Unit S1 Tetap 2017 √
Ananda Sari, Tata Usaha Manajemen
S.E.

B. ANGKA SAKIT, IJIN DAN CUTI KARYAWAN

No Nama Kondisi Karyawan Ket
Karyawan Sakit (hari) Ijin Cuti Alpa
Rumah MRS (Hari) (Hari) (Hari)
1 Debby Cynthia
Ananda Sari,
S.E.

C. PENGEMBANGAN SDM
1. Eksternal

Jenis Tempat dan Pembiayaan

Nama Judul Pelatihan
No Pelatihan Tanggal Pelatihan
Karyawan Diikuti
Seminar WS Pelatihan Mandiri Dikirim RS
NIHIL
2. Internal

Tempat dan Tanggal Jumlah Jam

No Nama Karyawan Judul Pelatihan
Pelatihan Pelatihan
Debby Cynthia Ananda
1 - - -
Sari, S.E.

D. ANALISA BEBAN KERJA

Analisa Beban Kerja adalah beban kerja yang dilakukan oleh setiap staf pada
masing – masing shift. Di Unit Tata Usaha hanya terdiri 1 orang maka masuk shift
pagi.

E. ANALISA DAN REKOMENDASI TINDAK LANJUT

No Analisa Rekomendasi Tindak Lanjut
Perlu adanya pelatihan terkait Berkoordinasi dengan unit personalia
1 pengembangan dalam pengoprasian dan diklat
ms.office (ms.word , ms.excel)
2
3

2
BAB III MANAJEMEN FASILITAS

A. DAFTAR INVENTARIS
N
Nama Alat Jumlah Merk Kondisi Hasil
o
Normal Barang berfungsi
1 Lemari Besi 1 Brother
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
2 Meja Kerja 1 Orbitrend
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
4 Kursi Fernikel 1 Chitose
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
5 Pesawat Telp 2 Panasonic
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
6 AC 3 Panasonic
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
7 Perforator 1 ZRM
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
8 Staples 1 Joyko
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
9 Remote AC 1 Panasonic
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
10 TipeX 1 Kenko
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
11 Bulpoin 2 Pic Colors
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
12 Gunting 1 Gunindo
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
13 Spidol Besar 2 Snowman
digunakan dengan baik
Papan
Normal Barang berfungsi
14 Tulis/White 1
digunakan dengan baik
Board
Penghapus Normal Barang berfungsi
15 1 Gunindo
Papan Tulis digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
16 CPU 1 Simbadda
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
17 Monitor PC 1 LG
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
18 Mouse 1 Logitech
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
19 Keyboard 1 Logitech
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
20 Printer 1 Epson
digunakan dengan baik
Normal Barang berfungsi
21 Stopkontak 1 -
digunakan dengan baik

3
B. Daftar Inventaris Ruang Pertemuan
No Nama Jumlah Merk Kondisi Hasil
1 Meja Rapat 2 - Normal Barang berfungsi
Besar digunakan dengan baik
2 Kursi 15 Chitose Normal Barang berfungsi
Fernikel digunakan dengan baik
3 AC Besar 2 Panasonic Normal Barang berfungsi
digunakan dengan baik
AC Kecil 1 Panasonic Normal Barang berfungsi
digunakan dengan baik
4 Remote AC 1 Panasonic Normal Barang berfungsi
digunakan dengan baik
5 Jam Dinding 1 Edison Normal Barang berfungsi
digunakan dengan baik

4
BAB IV PRODUKTIFITAS UNIT

A. LAPORAN KEGIATAN RAPAT

No Tanggal Kegiatan Pembahasan Rencana Tindak Lanjut
10 Juni 2019 Rapat Koordinasi Evaluasi bulanan Peningkatan produktivitas
Juni 2019 disetiap unit
1 dengan Kabid
Administrasi
2 - - - -
3 - - - -

B. PRODUKTIFITAS DOKUMEN
Status Jenis Dokumen
Unit
No Judul Dokumen (Kebijakan/SPO/Pedoman
Baru Revisi Pelaksana
/Panduan/Alur/Ppk/CP)
Laporan Bulanan Unit Tata
1 Usaha Bulan Juni 2019
√ Laporan Tata Usaha

C. LAPORAN JUMLAH SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Tahun 2019
Jenis Surat
Juni Juli Agustus September Oktober November Desember
Surat Masuk 38
Surat Keluar 31
Proposal Masuk 1
Proposal Keluar -

Total 70

D. LAPORAN ABSENSI APEL PAGI

No Bulan JumlaPesert Jumlah Rata-Rata/hari Persentase yang
a Hari Diharapkan

1 Juni 122 9 14 orang 41,2%

2019
Analisa : Berdasarkan hasil diatas, menunjukkan bahwa peserta apel pagi pada bulan
Juni 2019 yaitu 41,2% jumlah tersebut masih kurang dari standart rata-rata
yang diharapkan yaitu 90%.

E. LAPORAN PENGGUNAAN RUANG PERTEMUAN RSU ANNA MEDIKA MADURA

No Tanggal Yang Mengadakan Agenda Peserta

1 25-6-2019 Kepala Unit Logistik Presentasi produk -Kepala Instalasi Gawat

5
 Knowledge dari PT Darurat
-Kepala Unit
IHS Laboratorium,
-Kepala Instalasi Rawat
Jalan
-Kepala Unit Rawat Inap
lt 2
-Kepala Unit Rawat Inap
lt 3
-Kepala Unit Pelayanan
Intensif(HCU)
-Kepala Unit Kamar
Operasi
-Kepala Unit Farmasi
-Kepala Bidang
Administrasi
-Kepala Bidang
Keperawatan
-Kepala Bidang
Pelayanan Medis
-Kepala Bidang
Penunjang Medis
2 26-6-2019 Ketua PMKP Rapat Bulanan Mutu -Kepala Instalasi Gawat
Darurat
Unit -Kepala Unit
Laboratorium,
-Kepala Instalasi Rawat
Jalan
-Kepala Unit Rawat Inap
lt 2
-Kepala Unit Rawat Inap
lt 3
-Kepala Unit Pelayanan
Intensif(HCU)
-Kepala Unit Kamar
Operasi
-Kepala Unit Farmasi
-Kepala Bidang
Administrasi
-Kepala Bidang
Keperawatan
-Kepala Bidang
Pelayanan Medis
-Kepala Bidang
Penunjang Medis

F. LAPORAN PERJALANAN DINAS/ TUGAS LUAR KARYAWAN

1. Rabu, 19 Juni 2019
- Nur Faidatil Laily, S.Kep., Ns., M.A.P.

6
 - Eky Vesi Velinanda Sutrisno, S.S.
Acara Implementasi SIPP 1.4.0 Pada FKRTL Dan Feedback Target
Rekruitmen Pasien PRB di Hotel Cahaya Berlian Pamekasan.

2. Sabtu, 27 Juni 2019

- Eky Vesi Velinanda Sutrisno, S.S.
- dr. Siti Hariratul Jannah
- Nur Aini Kartika Sari, S.Kep., Ns.
Acara Sosialisasi Intregated System For Traffic Accidents ( Insiden) di
Ruang Pertemuan Hotel Bahagia Sampang.

7
BAB V PENUTUP

Demikian Laporan Bulanan Unit Tata Usaha Bulan Juni 2019. Laporan ini sebagai
bentuk sarana dalam membangun dan meningkatkan pelayanan di Unit Tata Usaha.
Segala bentuk pelaksanaan kerja dan tindak lanjut dapat diadopsi dan dilakukan
berdasarkan laporan yang sudah dibuat. Semoga laporan bulanan unit tata usaha ini
berguna untuk Rumah Sakit dan semoga Tuhan selalu memberkati upaya-upaya
yang kita kerjakan.

Bangkalan, 02 Juli 2019