MAKALAH

Bahasa Indonesia

Disusun dan diajukan sebagai salah satu syarat melengkapi tugas mata kuliah Bahasa Indonesia

Tentang:
Keterampilan Menulis Surat Resmi

Disusun Oleh Kelompok 5:

1.Alfian Hidayat
2.Elya Zuliya
3.Fadhila Tul Fitri
4.Wella Idia Sari

Dosen Pembimbing:
Megi Vornika, M.pd

Pogram Studi: Manajemen Pendidikan Islam

Kelas 1C
IAIN KERINCI TAHUN 2021/2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat tuhan yang maha esa karena dengan rahmat,
karunia, serta taufik dan hidayah Nya lah kami dapat menyelesaikan makalah “Keterampilan
Menulis Surat Resmi” ini. Kami juga berterima kasih pada Bapak Megi Vornika, M.pd
selaku dosen mata kuliah Bahasa Indonesia yang telah memberikan tugas ini kepada kami.

Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan
serta pengetahuan kami. Kami juga menyadari sepenuhnya didalam tugas ini terdapat
kekurangan-kekurangan dan jauh dari apa yang kami harapkan. Untuk itu, kami berharap
adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan dimasa yang akan datang.

Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang yang
membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata kata yang
kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran demi perbaikan dimasa depan.
 DAFTAR PUSTAKA

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI

BAB I : PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
B.Rumusan Masalah
C.Tujuan

BAB II : PEMBAHASAN
A.Pengertian Surat Resmi
B.Ciri-Ciri Surat Resmi
C.Hakikat Surat
D.Fungsi Surat
E.Persyaratan Surat
F.Jenis Surat
G.Langkah-Langkah Penyusunan surat
H.Bentuk Atau Format Surat
I.Bagian Surat Resmi

BAB III : PENUTUP

A.Kesimpulan
B.Saran
 BAB I
PENDAHULUAN

A.Latar Belakang
Pada hakikatnya belajar bahasa bertujuan untuk berkomunikasi baik secara lisan
maupun tulisan, oleh karena itu pembelajaran menulis diarahkan pada kemampuan
berkomunikasi secara tertulis. Menurut Nurjamal dan Sumitra (2010,hlm.67) mengemukakan
bahwa, "Menulis merupakan salah satu alat berkomunikasi dengan menggunakan media
bahasa tulis." Menulis juga merupakan salah satu cara berkomunikasi secara tidak langsung
karena menggunakan media bahasa tulisan yang didalamnya terdapat pesan yang ingin
disampaikan dengan maksud dan tujuan penulisan. Menulis bertujuan memberikan suatu
informasi untuk meyakinkan, mengajak, mempengaruhi, mengungkapkan perasaan, dan
emosi terhadap apa yang dirasakan. Menulis diartikan sebagai alat komunikasi bagi manusia,
di mana setiap manusia selalu berkomunikasi secara lisan maupun tulisan

Disekolah Dasar pembelajaran menulis termasuk pada pembelajaran Bahasa Indonesia.

Sasaran dari pembelajaran Bahasa Indonesia di Sekolah Dasar antara lain agar siswa
memiliki kemampuan berbahasa, yakni menyimak, berbicara, membaca, dan menulis.
Menulis merupakan salah satu standar kompetensi yang harus dikuasai oleh siswa selain
menyimak, berbicara, dan membaca. Dengan demikian menulis merupakan sebagai salah
satu alat untuk berkomunikasi dengan menggunakan media bahasa tulisan. Sebagai suatu
standar kompetensi, menulis harus dikuasai oleh siswa, namun kemampuan menulis tidak
dapat diperoleh secara alamiah karena kemampuan menulis harus dipelajari dan dilatih
dengan sungguh-sungguh.

Keterampilan menulis ditempatkan paling utama pada pemerolehan bahasa. Hal ini
disebabkan karena menulis merupakan keterampilan produktif yang dapat diperoleh sesudah
keterampilan menyimak, berbicara, dan membaca. Dengan menulis seseorang akan
mengungkapkan apa yang dipikirkan dan dirasakan sebagai hasil dari pengalaman yang
dialami.

B.Rumusan Masalah

1.Apa Itu Surat Resmi ?

2.Apa Saja Jenis Surat resmi ?
3.Apa Saja Bentuk Surat Resmi ?

C.Tujuan Penulisan
1.Pembaca Dapat Mengetahui Bagaimana Keterampilan Menulis Surat Resmi
2.Pembaca Dapat Mengetahui Apa Saja Jenis Surat Resmi
3.Pembaca Dapat Menbuat Surat Deangan Benar Berdasarkan langkah/tahan
 BAB II
PEMBAHASAN

A.Pengertia Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi. Misalnya, undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Surat resmi adalah segala komunikasi tertuilis yang menyangkut kepentingan tugas dan
kegiatan dinas instansi. Surat resmi mencangkup pemberitahuan, permintaan, perintah,
penjelasan, pendapat, dari suatu instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada
perorangan atau sebaliknya. Surat resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat
dikirimkan kepada pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.
Ali (2008:10) mengatakan “Bahwa surat dinas adalah surat memuat persoalan
kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah.” Dalam hal ini surat dinas berisikan informasi
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.
Informasi yang disampaikan dapat berbentuk pernyataan, pemberitahuan, pertanyaan,
permintaan, dan permohonan.
Berdasarkan deskripsi singkat tentang pengertian surat resmi diperoleh gambaran
bahwa surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi kepada instansi lain yang
menyangkut kepentingan tugas baik kepentingan perseorangan maupun instansi tersebut.

B.Ciri-Ciri Surat
Ciri-ciri surat resmi tersebut adalah
a. Menggunakan korp surat apabila dikeluarkan organisasi
b. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
d. Penggunaan ragam bahasa resmi
e. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
f. Ada aturan format baku

C.Hakikat Surat
Pada umumnya,hamper setiap orang pernah atau harus menulis surat, baik karena suatu
keperluan pribadi,maupun karena suatu pekerjaan dibidang administrasi tau
korespondesi.surat pada hakikatnya adalah suatu bentuk komunikasi tulis antara seseotang
dengan orang lain,antara seseotang dengan instasi/lembaga/organisasi dengan lembag
organisasi.
Agar surat yang di tulis mencapai sasaran sebagaimana yang diharapkan ,setiap penulis
surat memperhatikan petunjuk atau tatacara prnulisan surat yang baik .jika tidak demikian,
hal itu akan menyebabkan surat yang dikirimkan tidak mencapai sasaran sebagaimna
semestinya.
D.Fungsi Surat
Surat sebagai fungsi sara komunikasi tulis mempunyanyi kelebihan jika dibandingkan
dengan komunikasi lisan. Kelebihan surat tersebut dapat dilihat melalui fungsi surat dalam
kehidupan. Semi mengemukakan lima fungsi sebagai berikut:
a). Surat sebagai pengganti diri atau “duta” organisasi atau jawatan,yang dipandang sebagai
pencerminan watak, kepribadian ,kebijaksanaan,serta kondisi intern suatu organisasi.
b). Surat sebagai bukti tertulis,yang dapat dipergunakan sebagai pegangan,misalnya
surat-surat perjanjian ,surat kuasa.
c). Surat sebagai pedoman kerja, misalnya surat kepetusan,instruksi, surat perjanjian
kerja.
d). Surat sebagai sumber data,alat pengingat, atau berfikir,seperti surat resmi yang
diarsipkan
e). Surat sebagai bukti sejarah

E.Persyaratan Surat
Surat resmi (dinas) sebagai sarana komunikasi tulis sebaiknya menggunakan
format yang menarik, tidak terlalu panjang,serta memakai bahasa yang jelas,padat
adab dan takzim.
format surat resmi akan menarik apabila letak bagian-bagian surat teratur sesuai
dengan ketentuan.bahasa surat dinas harus jelas yakni maksudnya mudah ditangkap
dan kalimat-kalimat itu sesuai dengan ketentuan gramatikal, dan tanda baca
digunakan dengan tepat.
Bahasa surat dinas harus padat yakni langsung mengungkapkan pkok pikiran
yang disampaikan. Bahasa surat dinas harus adab dan takzim yakni pernyataan yang
dikemukakan itu sopan, hormat,dan simpatik,tidak menyinggung perasaan si
penerima surat.

F.Jenis Surat
Jenis surat bermacam –macam. Menurut lembaga Administrasi Negara(LAN)
jenis surat diklasifkasikan berdasarkan
tujuannya,sifat,isinya,bentuknya,prosedurnya,jangkaunnya, nilai isinya,jumlah
penerimanya,keamananya, kegunaannya dan cara pengirimannya

1. Berdasarkan Tujuannya
a.surat pemberitahuan
b.surat perintah
c.surat permohonan
d.surat laporan
e.surat susulan
f.surat teguran (peringatan)
g.surat panggilan
h.surat keputusan
i.surat kuasa
j.surat pengantar
k.surat pesanan

2. Berdasarkan sifatnya
a.surat dinas
b.surat pribadi
c.surat dagan

3. Berdasarkan bentuknya
a.surat biasa
b.memo dan nota
c.telegram
d.wesel

4. Berdasarkan prosedurnya
a.surat masuk
b.surat keluar

5. Berdasarkan Jangkauannya
a.surat intern
b.surat ekstren

6. Berdasarkan Isinya
a. surat rutin
b.surat nonrutin

7. Berdasrkan jumlah penerimanya

a.surat biasa
b.surat edaran
c.pengumuman
8. Berdasarkan keamanan isinya
a.surat sangat rahasia
b.surat rahasia (konfdensial)
c.surat biasa

9. Berdasrkan kegunaannya
a.konsep
b.tembusan(tindakan)
c.petikan
d.turunan
e.lampiran

10. Berdasarkan cara pengirimannya

a.surat dibawa sendirinya
b.surat dikirim dengan kurir
c.surat dikirim dengan pos

G.Langkah-Langkah penyusunan surat

Langkah-langkah penyusunan surat, terutama surat resmi diatur sebagai
berikut:
a. Menetapkan masalah yang akan dikemukakan
b. Menentukan pokok-pokok surat
c. Menggunakan bahan atau data
d. Menetapkan pihak yang akan dikirimin surat
e. Menentukan pihak yang menjadi pengirim surat (bila surat ini ditulis atas nama
lembaga/perusahaan
f. Menggunakan kelengkapan yang memadai

H.Bentuk atau format surat

1. Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)
Bentuk full block style memiliki susunan yang lurus dari atas sampai bawah.
Maksudnya surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari leher surat,
tubuh, hingga kaki surat terlihat rata kanan-kiri serta tidak terdapat paragraf yang
masuk ataupun keluar alias semuanya rata. Meskipun berbentuk rata, namun surat
dengan model ini juga masih tetap mempunyai struktur atau susunan sesuai yang
berlaku.
2.Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus) .
Bentuk semi block style merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali
isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan
dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini ada dalam surat undangan pernikahan.

3 .Block Style (Bentuk Lurus)

Bentuk block style bentuknya hampir sama dengan bentuk full block style yaitu nomor,
alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin kiri, awal
alinea dimulai dari margin kiri. Namun, untuk menulis bentuk block style ini terletak pada
penempatan tanggal, ucapan penutup, nama penandatangan dan posisi penandatangan
ditempatkan di sisi kanan surat.

4 .Indented Style (Bentuk Lekuk)

Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan alamat
tujuan yang ditulis secara bergerigi. Model seperti ini artinya, pada baris pertama dari bentuk
surat indented style dimulai dari margin kiri. Kemudian untuk baris keduannya menjorok
masuk lima hentakan. Lalu untuk baris selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya.
Pada bentuk ini terdapat ciri khas, yakni karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan dan
penutup diketik pada sebelah kanan, sedangkan pada isi surat di setiap pergantian alinea baru,
pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan. Bentuk indented style ini hanya
cocok digunakan untuk surat yang alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat dapat
menggunakan bentuk surat ini ya.

5.Hanging Paragraph Style (Bentuk Alinea Menggantung) .

Bentuk alinea menggantung bisa disebut juga sebagai hanging paragraph style. Setiap
bentuk alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung. Jadi hanya di awal alinea
saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris-baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam
sejauh lima hentakan dari margin kiri.

6.Official Style (Bentuk Resmi) .

Bentuk official style terdapat perubahan sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu
bentuk surat resmi lama dan baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan
perihal dan tempat menjorok lima spasi. Lalu pada isi surat menjorok lima spasi dan posisi
penandatanganannya berada di kanan. Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi
suarat ditulis di bawah huruf pertama nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri
menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama jabatan, salam penutup, nama penanda tangan,
tanda tangan, dan NIP dapat dimulai dari tengah kertas.

I.Bagian Surat Resmi

1. Kepala surat
Kepala surat dinamakan juga sebagai kop surat. Bagian ini menempati posisi paling atas pada
sebuah surat resmi. Kop surat atau kepala surat berisi nama, logo, alamat dan nomor kontak
resmi milik si pengirim surat. Kepala surat selain untuk menunjukkan identitas si pengirim
juga biasanya digunakan sebagai sarana promosi

2.Tempat dan tanggal surat

Tempat dan tanggal surat berisi informasi terkait kapan dan dimana surat ini dibuat oleh si
pengirim. Pada umumnya, tempat diisi dengan kota si pengirim dan diletakan disebelah
kanan.
Cara penulisannya berturut-turut yaitu nama kota/kabupaten, tanggal bulan dan tahun

3.Nomor Surat
Nomor surat dibuat oleh lembaga, perusahaan, organisasi atau komunitas resmi yang
bertujuan untuk memudahkan dalam menyusun urutan penyimpanan surat sekaligus untuk
mengawasi seberapa banyak surat yang telah dikeluarkan.

Nomor surat disusun berdasarkan nomor urut surat, kode surat (biasanya berisi
informasi terkait kategori surat), tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Contoh nomor
surat bisa dilihat di bawah ini.

Nomor: 213/MKP/AT/20/12/2019

Itu maknanya: nomor urut surat adalah 213, Kode MKP maknanya Managemen
Keuangan Perusahaan, AT maknanya Anggaran Tahunan sedangkan 20/12/2019 merupakan
tanggal dimana surat resmi dikeluarkan

Atau bisa juga ditulis dengan menghilangkan tanggal dan bulan seperti ini,

Nomor: 213/MKP/AT/2019

Nah, nomor surat ditulis diposisi paling atas di sebelah sisi kiri namun di bawah
Kepala surat dan tanggal surat.

4 .Lampiran yang disertakan

Lampiran berisi informasi terkait ada atau tidaknya, berapa jumlah berkas penting yang ikut
disertakan dalam penerbitan surat resmi. Contohnya;

Lampiran: -
Lampiran: 1 (satu) berkas
Lampiran: 2 (dua) berkas
 Posisi lampiran diletakkan di bawah nomor surat. Jadi kalau diurutkan dari atas 1)
Kepala surat, 2) Tanggal surat, 3) Nomor surat dan 4) Lampiran.

5 .Hal/perihal
Hal atau perihal pada surat resmi berisi terkait tema/pokok dari isi surat. Boleh juga
kita menyatakan sebagai judul surat. Contohnya begini:

Perihal: Permohonan Panitia Lomba

Perihal: Permohonan Izin Pelaksanaan Kegiatan

Hal/perihal ini ditulis dibawah lampiran

6 .Alamat penerima
Alamat penerima ini diisi oleh alamat orang/lembaga yang dituju atau yang menerima
surat. Alamat penerima ini ditulis di bawah Hal/perihal. Misalnya seperti ini

Kepada. Yth Bapak/Ibu

HRD PT Papua Maju Sejahtera

Di Tempat

Kepada. Yth Bapak/Ibu

Kepala Sekolah SD Nurul Iman

Di Jl. Soekarno Hatta No. 37

Papua Barat

7.Salam Pembuka .
Salam pembuka berisi terkait sapaan awal yang berupa ucapan salam. Misalnya

Selamat Siang
Assalamu’alaikum…Wr…Wb,

Dengan Hormat,

8 .Isi Surat
Pada bagian isi surat resmi berisi tiga bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan
bagian penutup. Bagian pembukan berisi pengantar sebelum inti surat diberitahukan.

Pada bagian inti merupakan pokok masalah, topik atau inti permasalahan yang hendak
disampaikan. Sedangkan pada bagian penutup berisi penegasan, kesimpulan dan harapan dari
topik inti yang disampaikan

9.Salam penutup
Salam penutup berisi kalimat salam setelah penyampaian surat ini berakhir. Salam
pembukan dan penutup merupakan bagian dari tata krama atau adap sopan santun dalam
bersurat. Contoh salam penutup,

Selamat Sore,

Wassalamu’alaikum…Wr…Wb,

Terima Kasih,

10 .Nama dan tanda tangan pengirim

Nama dan tanda tangan pengirim berisi tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan
surat serta nama terang, tanda tangan dan cap stempel lembaga/komunitas. Ditulis rata kanan
paling bawah setelah salam penutup.

11.Tembusan
Tembusan berisi terkait siapa saja yang berhak menerima surat resmi yang telah
dikirimkan. Tapi tidak semua surat resmi harus memiliki tembusan karena biasanya surat
resmi yang dibuat dapat disesuaikan dengan jumlah si penerima surat.

Contoh tembusan pada surat resmi (ditulis rata kiri)

Tembusan:

1 .Ketua Yayasan
2 .Wakil ketua yayasan
3. Pemilik yayasan

Catatan kaki merupakan catatan yang berada di paling bawah dari surat resmi.
Biasanya bagian ini dinamakan sebagai kaki (surat) yang diambil dari kata “footer” dalam
bahasa Inggris. Catatan ini berisi penjelasan bilamana apa yang tertulis memerlukan
penjelasan yang lebih detail.
Tidak semua surat resmi memiliki catatan kaki ini, karena sifatnya tidak wajib alias
hanya sesuai keperluan saja. Letak catatan kaki ini berada di bawah tembusan.

Contohnya;

*Catatan:

Pernyataan ditulis tanpa ada paksaan;

1). Pernyataan ditulis tanpa ada paksaan.
2). Bukti surat keterangan sakit diurus oleh wakil yang bersangkutan.
3). Bukti kepemilikan berupa surat keterangan kepemilikan yang disahkan oleh pengadialan.
 BAB III
PENUTUP

A.Kesimpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi yang sangat penting dan setiap hal
yang dilakukan dalam tugas-tugas hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
pihak lain untuk menyampaikan berita tersebut dengan jelas bahwa surat sangat penting
artinya dalam membantu memperlancar pencapaian tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar
dapat mempengaruhi surat dengan baik, sebab dampak negatif terhadap surat akan dapat
mempengaruhi pula negatif dalam organisasi.
Simpulan di atas, maka surat menyurat sangat penting dalam suatu organisasi karena
itu merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk
tulisan, proses ini lebih berdasarkan pada lingkungan ekstern organisasi yang sangat
berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik
dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bertahan (Survival) dan
dapat tumbuh berkembang (Growth).

A.Saran
Sebagai manusia biasa yang tidak sempurna, tentulah tulisan-tulisan kami pun banyak
terdapat kekurangan, untuk itu kami menyarankan kepada pembaca yang ingin lebih
memahami Keterampilan Menulis Surat Resmi untuk tidak menjadi makalah ini sebagai satu-
satunya rujukan, tetapi sebaiknya juga mencari tulisan-tulisan baik dari buku-buku maupun
koran sebagai referensi.
 DAFTAR PUSTAKA

Moh, Yunus. 2007. Materi pokok keterampilan menulis. Jakarta : UT.

Ritonga, Parlaungan. 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan: Bartong Jaya.

http://saidsite.blogspot.com/2011/03/makalah-surat-menyurat.html