Merancang Struktur Organisasi — Desain Adaptif

Akhir musim gugur yang lalu, sebagai bagian dari inisiatif pemotongan biaya, para editor Republik
Arizona memberi tahu sekitar 20 wartawan komunitasnya bahwa mereka mendapatkan laptop sehingga
mereka dapat bekerja dari jarak jauh. Itu bukan keputusan yang tidak biasa bagi organisasi untuk
membuat hari ini, tetapi apa yang tidak biasa adalah rekomendasi perusahaan bahwa karyawan ini pergi
ke Starbucks dan McDonald sebagai tempat tidak resmi untuk melakukan pekerjaan mereka.4 Mengapa
tidak hanya mendorong mereka untuk bekerja dari rumah? Karena wartawan harus keluar di lapangan. •
Di Panera, tugas menerima pesanan dialihkan dari kasir ke kios. Desain tokonya yang baru
memungkinkan pelanggan untuk memesan di telepon atau di kios.5 Meskipun kasir akan lebih sedikit,
karyawan masih akan membawa pesanan ke meja dan membantu sesuai kebutuhan di dapur. Banyak
organisasi, seperti Panera dan Republik Arizona, mendapati bahwa desain organisasi tradisional (dibahas
pada Bab 10) sering tidak sesuai untuk lingkungan yang semakin dinamis dan kompleks saat ini.
Sebaliknya, organisasi harus ramping, fleksibel, dan inovatif; yaitu, mereka harus lebih organik. Jadi
manajer menemukan cara kreatif untuk menyusun dan mengatur pekerjaan. Desain kontemporer ini
mencakup struktur tim, matriks dan struktur proyek, organisasi tanpa batas, dan organisasi
pembelajaran. (Lihat Pameran 11-1 untuk ringkasan desain ini.)

Struktur Tim Larry Page dan Sergey Brin, salah satu pendiri Google, menciptakan struktur perusahaan
yang mengorganisir proyek-proyek di sekitar “tim-tim kecil yang fokus.” 6 Struktur tim adalah struktur di
mana seluruh organisasi terdiri dari tim kerja yang melakukan pekerjaan organisasi. .7 Dalam struktur
ini, pemberdayaan karyawan sangat penting karena tidak ada garis kewenangan manajerial yang
mengalir dari atas ke bawah. Sebaliknya, tim karyawan merancang dan melakukan pekerjaan dengan
cara yang menurut mereka terbaik, tetapi tim juga bertanggung jawab atas semua hasil kinerja kerja di
bidangnya masing-masing. Dalam organisasi besar, struktur tim melengkapi apa yang biasanya
merupakan struktur fungsional atau divisi dan memungkinkan organisasi untuk memiliki efisiensi
birokrasi dan fleksibilitas yang disediakan tim. Perusahaan seperti Amazon, Boeing, Hewlett-Packard,
Louis Vuitton, Motorola, dan Xerox, misalnya, banyak menggunakan tim karyawan untuk meningkatkan
produktivitas.

Matriks dan Struktur Proyek Desain kontemporer populer lainnya adalah matriks dan struktur proyek.
Struktur matriks menugaskan spesialis dari berbagai departemen fungsional untuk mengerjakan proyek
yang dipimpin oleh seorang manajer proyek. (Lihat Tampilan 11-2.) Salah satu aspek unik dari desain ini
adalah bahwa ia menciptakan rantai komando ganda karena karyawan dalam organisasi matriks
memiliki dua manajer: manajer area fungsional mereka dan manajer produk atau proyek mereka, yang
berbagi otoritas. Manajer proyek memiliki wewenang atas anggota fungsional yang merupakan bagian
dari tim proyeknya di bidang yang terkait dengan tujuan proyek. Namun, setiap keputusan tentang
promosi, rekomendasi gaji, dan ulasan tahunan biasanya tetap menjadi tanggung jawab manajer
fungsional. Desain matriks “melanggar” kesatuan prinsip komando, yang mengatakan bahwa setiap
orang harus melapor hanya kepada satu bos; namun, hal itu dapat — dan memang — bekerja secara
efektif jika kedua manajer berkomunikasi secara teratur, mengoordinasikan tuntutan kerja pada
karyawan, dan menyelesaikan konflik bersama.8 Banyak organisasi menggunakan struktur proyek, di
mana karyawan terus bekerja pada proyek. Berbeda dengan struktur matriks, struktur proyek tidak
memiliki formal
Organisasi Tanpa Batas The Large Hadron Collider adalah akselerator partikel $ 6 miliar yang terletak di
sebuah terowongan dengan keliling 27 kilometer (17 mil) dan 175 meter (574 kaki) di bawah tanah
dekat Jenewa, Swiss. “Penghancur atom sangat besar sehingga laporan status singkat mencantumkan
2.900 penulis, begitu rumit sehingga para ilmuwan di 34 negara telah menyiapkan 100.000 komputer
untuk memproses datanya, dan sangat rapuh sehingga burung yang menjatuhkan kerak roti dapat
membuat arus pendek catu dayanya. ”10 Tetapi mengeksploitasi potensi collider untuk memperluas
batas pengetahuan telah mengharuskan para ilmuwan di seluruh dunia melintasi“ batas tempat,
organisasi, dan spesialisasi teknis untuk melakukan eksperimen yang lebih ambisius. ”Pengaturan
struktural untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah dikembangkan sekitar collider besar adalah contoh
dari desain organisasi kontemporer lain yang disebut organisasi tanpa batas, sebuah organisasi yang
desainnya tidak ditentukan oleh, atau terbatas pada, batas-batas horizontal, vertikal, atau eksternal
yang dipaksakan oleh struktur yang telah ditentukan.11 Mantan ketua GE, Jack Welch menciptakan
istilah karena dia ingin menghilangkan vertikal dan batas horisontal dalam GE dan mendobrak hambatan
eksternal antara perusahaan dan pelanggan serta pemasoknya. Walaupun gagasan untuk
menghilangkan batasan mungkin tampak aneh, banyak dari organisasi paling sukses saat ini menemukan
bahwa mereka dapat beroperasi secara paling efektif dengan tetap fleksibel dan tidak terstruktur:
bahwa struktur yang ideal untuk mereka adalah tidak memiliki struktur yang kaku, terikat, dan sudah
ditentukan sebelumnya.12 Apa yang harus dilakukan? kami maksud dengan batas? Ada dua jenis: (1)
internal — yang horizontal dipaksakan oleh spesialisasi kerja dan departemenisasi dan yang vertikal
yang memisahkan karyawan ke dalam level dan hierarki organisasi; dan (2) eksternal— batasan yang
memisahkan organisasi dari pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya. Untuk
meminimalkan atau menghilangkan batas-batas ini, manajer dapat menggunakan desain struktur virtual
atau jaringan.

Organisasi VirTual Apakah magang adalah sesuatu yang pernah Anda pikirkan untuk dilakukan (atau
mungkin telah dilakukan)? Bagaimana dengan magang yang bisa Anda lakukan, bukan di ruang kerja,
tetapi dari sofa Anda menggunakan komputer? 13 Magang maya semacam ini menjadi sangat populer,
terutama dengan perusahaan kecil dan menengah dan, tentu saja, dengan bisnis online. Jenis magang
kerja virtual biasanya melibatkan "riset, penjualan, pemasaran, dan pengembangan media sosial" - tugas
yang dapat dilakukan di mana saja dengan komputer dan akses online. Beberapa organisasi disusun
sedemikian rupa sehingga memungkinkan sebagian besar karyawan menjadi karyawan virtual. Sebuah
organisasi virtual biasanya terdiri dari inti kecil karyawan penuh-waktu dan spesialis luar yang sementara
disewa sesuai kebutuhan untuk mengerjakan proyek.15 Contohnya adalah ketika Second Life, sebuah
perusahaan yang menciptakan dunia virtual avatar online berwarna-warni, sedang membangun
perangkat lunaknya. Pendiri Philip Rosedale merekrut programmer dari seluruh dunia dan membagi
pekerjaan menjadi sekitar 1.600 tugas individu, “mulai dari membuat database hingga memperbaiki
bug.” Prosesnya bekerja dengan sangat baik, perusahaan menggunakannya untuk semua jenis
pekerjaan.16 Contoh lain adalah Emma Inc. yang berbasis di Nashville, pemasaran email

organisasi tanpa batas organisasi yang desainnya tidak ditentukan oleh, atau terbatas pada, batas
horisontal, vertikal, atau eksternal yang dikenakan oleh struktur yang telah ditentukan

organisasi virtual organisasi yang terdiri dari sejumlah kecil karyawan penuh-waktu dan spesialis luar
yang sementara dipekerjakan sesuai kebutuhan untuk mengerjakan proyek
FYI • 64 persen orang mengatakan jika diberi pilihan, mereka lebih suka bekerja secara virtual daripada
di kantor.14

Temukan lebih lanjut di http://www.downloadslide.com

 Bab 11 Mendesain Struktur Organisasi — Desain Adaptif 349

tegas dengan 100 karyawan yang bekerja dari rumah atau kantor di Austin, Denver, New York, dan
Portland.17 Tantangan terbesar yang mereka hadapi adalah menciptakan budaya "virtual", tugas yang
lebih menantang oleh fakta bahwa organisasi itu virtual .

mengorganisir untuk Kolaborasi Di divisi produk gigi 3M, Sumita Mitra, seorang ilmuwan penelitian,
membantu mengembangkan pelapis yang mencegah plak gigi dan bahan pengikat semen inovatif yang
dapat diatur oleh cahaya.29 Namun, ketika popularitas kedokteran gigi kosmetik meningkat, ia
merasakan peluang untuk mengembangkan produk yang memiliki kekuatan dan penampilan alami yang
diinginkan oleh dokter gigi. Menemukan produk itu berarti menjelajah di luar bidang bahan gigi
tradisional. Mitra pertama-tama beralih ke basis data 3M tentang laporan teknis yang ditulis oleh sekitar
7.000 ilmuwan perusahaan. Meskipun basis data ini sangat berharga untuk menyebarkan pengetahuan
di seluruh perusahaan, "kerja nyata kolaborasi terjadi secara langsung, seringkali di acara-acara yang
disponsori oleh TechForum, sebuah organisasi yang dikelola karyawan yang dirancang untuk mendorong
komunikasi antara ilmuwan di laboratorium atau divisi yang berbeda." Di sana, Mitra menemukan
informasi dan bimbingan berharga dari ilmuwan lain di berbagai divisi perusahaan. 3M juga memiliki
situs web jaringan R&D Workcenter, yang Mitra gambarkan sebagai "LinkedIn untuk ilmuwan 3M." Itu
juga terbukti menjadi alat kolaborasi yang berharga. Baik TechForum dan R&D Workcenter terbukti
bermanfaat bagi upaya penelitian Mitra. Tiga tahun setelah memulai penelitiannya, 3M
memperkenalkan Filtek Supreme Plus, bahan gigi yang kuat dan dapat dipoles dan yang pertama kali
disertakan

Kolaborasi internal Ketika manajer meyakini kolaborasi di antara karyawan diperlukan untuk upaya kerja
yang lebih terkoordinasi dan terintegrasi, mereka dapat menggunakan beberapa opsi struktural yang
berbeda. Beberapa yang lebih populer termasuk tim lintas fungsi, gugus tugas, dan komunitas praktik.

Pengaturan Pekerjaan yang Fleksibel Pengaturan pekerjaan konsultan Accenture, Keyur Patel, menjadi
norma, bukan pengecualian.44 Selama tugas konsultasi terbarunya, ia memiliki tiga jam di mejanya: satu
set ke waktu Manila (di mana programmer perangkat lunaknya), satu ke Bangalore (tempat tim
pendukung pemrograman lain bekerja), dan yang ketiga untuk San Francisco, tempat ia menghabiskan
empat hari seminggu untuk membantu pengecer besar menerapkan sistem TI untuk melacak dan
meningkatkan penjualan. Dan ponselnya melacak waktu di Atlanta, rumahnya, di mana ia menuju pada
Kamis malam. Bagi generasi profesional baru ini, kehidupan adalah perpaduan antara rumah dan kantor,
pekerjaan dan liburan. Berkat teknologi, pekerjaan sekarang dapat dilakukan di mana saja, kapan saja.
Ketika organisasi menyesuaikan desain struktural mereka dengan realitas baru ini, kami melihat lebih
banyak dari mereka mengadopsi pengaturan kerja yang fleksibel. Pengaturan seperti itu tidak hanya
mengeksploitasi kekuatan teknologi, tetapi memberi organisasi fleksibilitas untuk menempatkan
karyawan kapan dan di mana dibutuhkan. Di bagian ini, kita akan melihat beberapa jenis pengaturan
kerja yang fleksibel, termasuk telecommuting dan pekan kerja yang dikompresi, waktu fleksibel, dan
pembagian kerja. Seperti dengan opsi struktural lain yang telah kami lihat, manajer harus mengevaluasi
jenis ini mengingat implikasi untuk pengambilan keputusan, komunikasi, hubungan otoritas,
penyelesaian tugas kerja, dan sebagainya.

Contingent Workforce At Conrad & Co., a small private accounting firm in Spartanburg, South 

Carolina, Diana Galvin started as a temporary, part-time employee before moving into a full-time
staff accountant position. She got her full-time job by learning how to do and then doing her
assignments well and offering suggestions on how the company could improve.56 But not every
temporary worker gets offered a full-time job (or wants to be offered one). Prior to her full-time 
employment, Diana  was part of what has been called the contingent workforce. Contingent workers
are temporary, freelance, or contract workers whose employment is contingent on demand for their
services. Some are now referring to these workers as the independent work force, since there’s no
dependent relationship between worker and organization.57 “Companies are starting to rethink the way
they get work done.”58 As full-time  jobs are eliminated through downsizing and other organizational
restructurings, managers often rely on a contingent workforce to fill in as needed. One of the top-
ranking forecasts in a survey that asked HR experts to look ahead to 2018 was that “Firms 
will become adept at sourcing and engaging transient talent around short-term needs, and will focus
considerable energy on the long-term retention of smaller core talent groups.”59 The model for the
contingent worker structural approach can be seen in the film industry. There, people are essentially
“free agents” who move from project to project applying their skills—directing, talent casting,
costuming, makeup, set design, and so forth—as needed. They assemble for a movie, then disband once
it’s finished and move on to the next project. This type of contingent worker is common in project
organizations. But contingent workers can also be temporary employees brought in to help with 
special needs such as seasonal work. Let’s look at some of the organizational issues associated
with contingent workers. One of the main issues businesses face with their contingent workers,
especially those who are independent contractors or freelancers, is classifying who actually qualifies as
one.60 The decision on who is and who isn’t an independent contractor isn’t as easy or as unimportant
as it may seem. Companies don’t have to pay Social Security, Medicare, or unemployment insurance
taxes on workers classified as independent contractors. And those individuals also aren’t covered 
by most workplace laws. So it’s an  important decision. For instance, FedEx treats some 12,000 of its
package deliverers in its FedEx Ground Division as contractors. Their classification of these 
workers as independent contractors has caused battles with the Internal Revenue Service and state
governments and riled competitor UPS, whose drivers are unionized employees and argues  that
FedEx’s policy is “unfair to taxpayers, competitors, and the workers themselves.”61 The federal
government is also looking at increased power to penalize employers that misclassify workers. So, there
is an incentive to be totally above board in classifying who is and who is not an independent contractor.
The legal definition of a contract worker depends on how much control a company has over the person;
that is, does the company control what the worker does and how the worker does his or her job? When
a company has more control, the individual is more likely to be considered an employee, not an 
independent contractor. And it isn’t just the legal/tax issues that are important  in how workers
are classified. The structural implications, especially in terms of getting work done and how performance
problems are resolved, are important as well. Another issue with contingent workers is the 
process for recruiting, screening,  and placing these contingent workers where their work skills and
efforts are needed.62 As we’ll discuss in the next chapter on human resource management, 
these important steps help ensure that the right people are in the right places at the right times in order
to get work done efficiently and effectively. Any organization that wants to minimize  potential
problems with its contingent workers needs to pay attention to hiring.

Tantangan Desain Organisasi saat ini Ketika para manajer mencari desain organisasi yang akan
mendukung dan memfasilitasi karyawan terbaik dalam melakukan pekerjaan mereka secara efisien dan
efektif, mereka harus menghadapi tantangan tertentu. Tantangan-tantangan ini termasuk menjaga
karyawan tetap terhubung dan mengelola masalah struktural global.

Menjaga karyawan tetap terhubung Banyak konsep desain organisasi dikembangkan selama abad kedua
puluh, ketika pekerjaan dilakukan di tempat bisnis majikan di bawah pengawasan manajer, tugas kerja
cukup dapat diprediksi dan konstan, dan sebagian besar pekerjaan penuh waktu dan berlanjut tanpa
batas waktu.65 Tetapi bukan seperti sekarang ini di banyak perusahaan. Misalnya, ribuan karyawan
Cisco Systems duduk di meja yang tidak ditugaskan di ruang tim yang diselingi dengan area istirahat
bersama. Di beberapa divisi IBM, hanya sebagian kecil karyawan — kebanyakan manajer puncak dan
asisten mereka — yang memiliki meja atau kantor yang tetap. Yang lainnya adalah karyawan yang
bergerak atau mereka berbagi meja saat mereka perlu bekerja. Di Sabre Holdings, tim ditugaskan ke
lingkungan tempat kerja dan karyawan menemukan tempat untuk diri mereka sendiri ketika mereka
tiba.66 Seperti yang ditunjukkan contoh-contoh ini, tantangan desain struktural utama bagi para
manajer adalah menemukan cara untuk menawarkan fleksibilitas sambil menjaga karyawan yang
tersebar luas dan tetap terhubung ke organisasi. Komputasi seluler dan teknologi komunikasi telah
memberi organisasi dan karyawan cara untuk tetap terhubung dan menjadi lebih produktif. Misalnya,
perangkat genggam memiliki e-mail, kalender, dan kontak yang dapat digunakan di mana saja ada
jaringan nirkabel. Dan perangkat ini dapat digunakan untuk masuk ke database perusahaan dan intranet
perusahaan. Karyawan dapat melakukan konferensi video menggunakan jaringan broadband dan
Webcam. Banyak perusahaan memberikan karyawan key fobs dengan kode enkripsi yang terus berubah
yang memungkinkan mereka untuk masuk ke jaringan perusahaan untuk mengakses email dan data
perusahaan dari komputer mana pun yang terhubung ke Internet. Ponsel beralih mulus antara jaringan
seluler dan koneksi Wi-Fi perusahaan. LO5 terbesar

masalah dalam melakukan pekerjaan di mana saja, kapan saja, adalah keamanan. Perusahaan harus
melindungi informasi penting dan sensitif mereka. Untungnya, perangkat lunak dan perangkat
penonaktifan lainnya meminimalkan masalah keamanan. Bahkan penyedia asuransi lebih nyaman
memberikan karyawan mereka akses ke informasi. Misalnya, Health Net Inc. memberikan ponsel
BlackBerry kepada banyak manajernya sehingga mereka dapat memanfaatkan catatan pelanggan dari
mana saja.