PT.

ASA SUKSES AMANAH

PROSEDUR MANUAL 2022

0.1 Finance

1.0 Hal Umum (General) Ref

Setiap pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan baik secara

tunai ataupun dengan cek, harus ada dokumen kelengkapannya.

2.0 Kas Kecil (Petty Cash) Ref

2.1 Petty Cash dibagi kedalam 3 bagian

a. Dept Financial : Juta

b. Bagian Umum : Juta
c. : Juta

Petty cash pada Department Finance di kelola oleh Kepala kantor.

sedangkan untuk PS dan DHL di kelola oleh bagian umum.

2.2 Penggunaan Petty Cash hanya untuk pembelian yang jumlah nominal
dari barang tersebut tidak lebih dari 1 juta (pembelian kecil), dan yang
sifatnya mendesak.

2.3 Setiap pengeluaran yang akan menggunakan petty cash harus

diketahui oleh Pimpinan masing-masing divisi, kemudian diajukan ke
kasir dan selanjutnya diserahkan ke Finance untuk disetujui baru
kemudian dana bisa diberikan.

2.4 Kepala kantor harus selalu memperhatikan jumlah dana yang masih
tersedia di petty cash, dan apabila uang cash sudah menipis maka
Kepala kantor harus membuat laporan untuk reimbursement dan
diajukan ke Finance untuk melakukan penambahan pada petty cash.

2.5 Finance akan terus memantau setiap hari akan posisi cash
perusahaan agar operasional perusachaan tidak terganggu.
3.0 Pembayaran kepada Pemasok (Payment to Supplier) Ref

3.1 Pembayaran kepada kontraktor hanya dapat dilakukan atas bukti - PR

yang dilampirkan oleh Divisi Logistic yang terdiri dari hal-hal sebagai - Po
berikut: - Supplier
Invoice
- Kwitansi
- Purchase Request
- Penawara n

1
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

- Purchase Order dari pihak

- Suppliers invoice ke 3
- Kwitansi (kontraktor
- Penawaran dari pihak ke 3 (kontraktor lain) lain)
- Tanda
- Tanda terima barang atau surat jalan
terima
- Logistic chek list / picking list barang atau
- Tanda terima faktur surat jalan
- Picking list
- Tanda
terima
faktur

3.2 Setelah semua dokumen tersebut tersedia (3.1), Finance Dept. akan
mengecek kelengkapan dan kebenaran perhitungan data tersebut,
apabila benar dan Iengkap maka Finance akan membuat cek pada
tanggal jatuh tempo kwitansi pembayaran yang diberikan
kontraktor. pengeluaran cek harus melalui Kepala kantor.

3.3 Penandatanganan cek dilakukan oleh Direksi yang dibagi sebagai

berikut :

- Group I :
Cek harus ditandatangani oleh satu orang direktur utama.

4.0 Tagihan Terhadap Penjualan Ref

4.1 Bila terjadi transaksi penjualan barang maka Dept Finance akan Invoice
melakukan penagihan, apabila telah jatuh tempo pembayaran. Jika Picking list
mendapat kesulitan dalam penagihan maka akan dibantu Pimpinan . Faktur Pajak
Invoice, Picking list dan faktur pajak merupakan kelengkapan yang
harus ada sebelum melakukan penagihan.

5.0 Uang Perjalanan Dinas (Advance to Staff for Business Travel) Ref

5.1 Advance karyawan untuk dinas luar kota dan pengeluaran biaya Form.
lainnya harus disetujui oleh Pimpinan, kemudian diberikan kepada Request for
Finance Dept. untuk disetujui yang kemudian akan mengeluarkan Travel
cek. Format seperti yang terdapat dalam Form. Request for Travel. Advance
5.2 Advance yang diterima oleh karyawan untuk perjalanan dinas harus Travelling
dipertanggungjawabkan maksimal 1 minggu setelah pulang dari Expance
perjalanan dengan menggunakan formulir Travelling Expences. Apabila
dalam jangka 1 minggu karyawan tidak juga memberikan laporannya,
maka karyawan tersebut akan dipotong dari gaji yang akan diterimanya.

5.3 Advance bukan merupakan tambahan penghasilan bagi karyawan yang

menerimanya. Karena semuanya harus dipertanggungjawabkan atas
dasar pengeluaran yang nyata / On Actual Basis.

2
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

5.4 Bila advance yang diterima karyawan ternyata sisa, maka uang sisa
dari perjalasan tersebut harus segera dikembalikan keperusahaan.

5.5 Karyawan tidak dapat melakukan advance kembali, apabila dia pernah
melakukan advance dan belum diselesaikan.

6.0 Advance to Staff for Daily Operations Ref

6.1 Advance karyawan untuk daily operations (misal: ATK, jasa kontraktor, dll)
harus disetujui oleh Pimpinan terkait. kemudian diberikan kepada
Finance Dept. untuk diperiksa yang kemudian akan mengeluarkan dana.

6.2 Advance yang diterima oleh karyawan harus dipertanggungjawabkan

maksimal 1 minggu setelah uang diterima. Apabila dalam jangka satu
minggu karyawan tidak juga memberikan laporannya maka karyawan
tersebut akan dipotong dari gaji yang akan diterimanya.

7.0 Prosedur Pembayaran Salary Ref

7.1 Pembayaran gaji kepada karyawan diiakukan setiap bulannya yang

akan ditransfer ke rekening bank yang dimiliki karyawan.

7.2 Pembayaran gaji dan komisi dapat dilakukan setelah :

- Dept HR memberikan total dana yang dibutuhkan untuk

pembayaran gaji bagi seluruh karyawan kepada Dept. Finance yang
telah disetujui oleh Pres Dir.
- Dept Finance akan mengeluarkan cek sejumlah yang dibutuhkan
dan menyerahkannya kepada Dept. HR.
- Dept. HR menyerahkan cek tersebut kepada pihak bank,
selanjutnya bank akan mentransfer ke rekening pribadi setiap
karyawan.

7.3 Yang berhak untuk melakukan pembayaran gaji adalah pihak HRD.

8.0 Prosedur Penerimaan Cek (Procedure for Receiving Cheques) Ref

8.1 Semua cek yang diterima harus tertuju pada rekening PT. ASA
Sukses Amanah. Bila cek harus di ambil ke pihak customer maka
dapat dilakukan oleh bagian umum diberikan kepada kepala kantor untuk
disimpan, yang nantinya akan dicairkan seteiah tanggal jatuh tempo
seperti yang terdapat dalam cek tersebut.

8.2 Sebelum dicairkan, cek harus difotokopi dan kemudian fotokopi

3
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

tersebut diberikan kepada staff bagian umum.

9.0 Urusan dengan Bank (Business with Banks) Ref

Untuk memudahkan lalul intas keuangan maka kantor pusat

menetapkan satu bank untuk proses transaksi keuangan. Kantor cabang
pun harus membuka rekening yang sama yang telah ditentukan oleh
kantor pusat.

10.0 Harta Tetap (Fixed Assets) Ref

Dept Finance akan mencatat semua pembelian fixed asset yang dibeli
oleh perusahaan, pembelian asset harus disetujui oieh President Director.

11.0 Laporan Keuangan (Financial Statements) Ref

11.1 Laporan keuangan akan disiapkan setiap bulannya, dan akan

dikirimkan/dilaporkan kepada Dewan Direksi. Setelah ditandatangani
President Director.

11.2 Laporan tutup buku tahunan (financial year) keuangan perusahaan

akan diaudit oleh lembaga yang telah ditunjuk oleh perusahaan dan
auditornya harus disetujui Dewan Direksi.

11.3 Hasil dari auditor tersebut akan diberikan kepada Dewan Direksi.

12.0 Pajak (Tax) Ref

12.1 PPh 21 (pajak penghasilan)

 Perhitungan pajak penghasilan karyawan (salary dan komisi)

 dilakukan oleh departemen HRD, diserahkan kepada Dept. Form.SPP
Finance.
 Dept. finance membuat Surat Setoran Pajak (SSP)
 SSP diperiksa oleh Kepala kantor untuk kemudian
ditandatangan oleh Dir. Keuangan.
 Setelah SSP ditandatangani maka dicopy dan diserahkan ke
kasir untuk dibuatkan cek
 Dept. Finance akan membayarkannya melalui bank dibawah jam
10 pagi.
 Pembayaran PPh 21 ini dilakukan maksimal pada tanggal 10
bulan berikutnya.
 Dept. Finance akan melaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak PMA
Form.SPM
Wil. VI dengan form. SPM, maksimal tanggal 20 pada bulan
berikutnya, diperiksa oleh Finance Manager dan ditandatangani

4
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

oleh Finance GM.

 Tarif PPh 21 ini besarnya adalah

- Karyawan dengan penghasilan Rp. 0 - 25 juta/tahun

dikenakan pajak sebesar 5%
- Karyawan dengan penghasilan Rp. 25.000.001 - 50
Juta/tahun dikenakan pajak sebesar 10%
- Karyawan dengan penghasilan Rp. 50.000.001 - 100
Juta/tahun dikenakan pajak sebesar 15%
- Karyawan dengan penghasilan Rp. 100.000.001 - 200
Juta/tahun dikenakan pajak sebesar 25%

Karyawan dengan penghasilan Rp. 200.000.001 ke atas/tahun

dikenakan pajak sebesar 35%

12.2 PPh 22 (Impor barang luar negeri) PIB dibuat

oleh forwader
A. Pembayaran PPh 22 atas import barang dilakukan, setelah
barang diterima di pelabuhan / bandana dengann dilengkapi
dokumen oleh dept logistic, kemudian diserahkan ke Dept.
Finance untuk proses pembayaran. Adapun dokumen yang
terlampir adalah sebagai berikut:

a. PIB (Peberitahuan impor Barang)

b. SSPCP (Surat Setoran Pabean Cukai dan Paiak)
c. PO
d. Invoice
e. Bill of Lading
f. Paking list

B. Pembayaran akan dilakukan dengan terlebih dahulu mengisi

Form SSPCP
Formulir SSPCP (surat setoran pabean cukai dan pajak) yang
nilainya sesuai dengan PIB.

C. Setelah SSPCP ditandatangani oleh Finence Mgr, diberi cap dan

difoto
copy untuk dibuatkan cek giro dan kemudian dibayarkan melaui
bank.

D. Pembayaran PPh 22 melalui bank dengan membawa berkas

SSPCP dan PIB.

E. PIB yang sudah dibayar melalui bank dan dicap lunas akan
direcord. Dept finance akan merekap berapa besar jumlah
pembayaran PPh 22 yang dibayarkan.

5
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

F. Hasil rekapan akan dilaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak PMA

Wil. VI maksimal tanggal 20 pada bulan berikutnya, diperiksa
oleh Finance Manager dan ditandatangani oleh Keuangan.

G. Pembayaran PIB dilakukan segera setelah barang atas import

tiba di pelabuhan atau bandana untuk menghindari besarnya
sewa atas gudang di pelabuhanlbandara.

H. Besarnya tarif pada PPh 22 adalah 2,5% X Nilai Impor.

12.3 PPh 23 (imbalan sehubungan dengan jasa, sewa dan penghasilan

lain sehubungan dengan harta).

A. Dept. finance akan mengumpulkan semua voucher yang di

dalamnya terdapat transaksi yang berhubungan dengan objek
pajak PPh Psl 23, seperti sewa kendaraan, jasa ekspedisi, bunga,
deviden, dll.

B. Voucher yang telah dikumpulkan kemudian di rekap dan dibuat Form. SPP
perhitungannya sesuai dengan tarif PPh pasal 23, jumlahnya
ditotal, kemudian dibuat SSP nya.

C. SSP diperiksa oleh Finance Manager untuk kemudian

ditandatangani oleh Keuangan

D. Setelah SSP ditandatangani maka dicopy dan diserahkan ke

kasir untuk dibuatkan cek.

E. Dept. Finance akan membayarkannya melalui bank dibawah jam

10 pagi.

F. Pembayaran PPh 23 ini dilakukan maksimal pada tanggal 10

bulan berikutnya.

G. Hasil rekapan akan dilaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak PMA

Wil. VI dalam form. SPM, maksimal tanggal 20 pada bulan Form. SPM
berikutnya. Diketahui dan ditandatangani oleh President Director.
Lampiran :
H. Besarnya tarif PPh 23 adalah 15 % , yang mana akan dikalikan KDJP No.
dengan perkiraan penghasilan nettonya. (perkiraan penghasilan Kep-170
netto terdapat dalam KDJP No: Keo-170/PJ12002. /PJ/2002

12.4 PPh Pasal 4 ayat 2 (pajak atas sewa tanah dan bangunan)

6
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

A. Dept finance akan merekap dan membuat perhitungan besarnya Form. SSP
biaya yang dibutuhkan untuk membayer objek pajak pasal 4
ayat 2, kemudian dibuat SSP nya.

B. SSP diperiksa oleh Finance untuk kemudian ditandatangani

oleh President Director

C. Setelah SSP ditandatangani rnaka dicopy dan diserahkan ke

kasir untuk dibuatkan cek

D. Dept. Finance akan membayarkannya melalui bank dibawah jam

10 pagi

E. Pembayaran PPh Pasal 4 ayat 3 ini dilakukan maksimal pada

tanggal 10 bulan berikutnya

F. Hasil rekapan yang berupa hard copy dan soft copy (elektronik Form. SPM
SPT) akan dilaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak PMA Wil. VI
maksimal tanggal 20 pada bulan berikutnya, diperiksa oleh
Finance Manager dan ditandatangani oleh Finance GM.

G. Besarnya tarif PPh pasal 4 ayat 3 adalah 10 %

12.5 PPh 25 (cicilan dari PPh yang terhutang ditetapkan dari SPT tahun
pajak yang sebelumnya).

Bila terjadi kelebihan pembayaran PPH tahunan badan maka

Dept Finance akan mengajukan restitusi ke Kantor Pajak.

12.6 Pajak Pertambahan Nilai

A. Setiap Pajak Pengeluaran dan Pajak Masukan direkap,

kemudian diperiksa mana yang lebih besar.

B. Jika pajak masukan lebih besar dari pajak keluaran berarti lebih
bayar, maka dept finance akan melaporkannya ke kantor pajak
maksimal tanggal 20 bulan berikutnya.

C. Jika pajak masukan lebih kecil dari pajak keluaran, berarti kurang Form. SSP
bayar, maka Dept. finance akan segera membuat SSP-nya yang
kemudian harus disetorkan maksimal tanggal 15 bulan
berikutnya.

D. Hasil rekapan yang berupa hard copy dan soft copy (elektronik
Form. SPM
SPT) akan dilaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak PMA Wilayah VI

7
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

maksimal tanggal 20 pada bulan berikutnya, diperiksa oleh

Finance Manager dan ditandatangani oleh Finance GM.

PROCEDUR MANUAL

Subject :

06. Hubungan Resources & General Affair

1.0 Jam Kerja (Office Hours) Ref.

1.1 Jam kerja normal untuk karyawan adalah jam 07.30 - 15.30 dari
Senin sampai dengan Jumat setiap minggunya, kecuali hari
libur sesuai ketentuan pemerintah Indonesia.

1.2 Jam makan slang adalah 12.00-13.00

8
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

1.3 Karyawan tidak diperkenankan untuk meninggalkan kantor selama Form. Surat
jam kerja tanpa seijin dari pimpinan dan diketahui oleh Kepala ijin terlambat/
kantor. meninggalkan
kantor

1.4 Jam kerja kantor di atur dari jam 07.30 sampai 07.45 untuk pagi hari
(jam masuk kantor), sedangkan pukul 15.30 sampai 16.00 untuk
sore hari (jam pulang kantor).

2.1 Kehadiran (Attendance) Ref.

2.1 Kehadiran dan ketepatan waktu akan dimonitor sesuai daftar

absen.

2.2 Setiap hari kerja, setelah jam 07.45 karyawan yang belum Form. Surat
melakukan absensi diharuskan memberikan alasan tertulis yang ijin terlambat/
jelas atas keterlambatannya dan diserahkan kepada kepala kantor, meninggalkan
karyawan yang tidak hadir akan ditandai secara khusus. kantor

2.3 Perusahaan mempunyai hak untuk mengurangi cuti karyawan

dalam kasus keterlambatan hadir setelah satu bulan (akumulasi
keterlambatan maksimal 4 kali dalam sebulan). Hal ini dapat
ditempuh setelah dilakukan peringantan pertama dan kedua dari
Pimpinan.
2.4 Daftar absensi ini juga digunakan dalam catatan kepergian dan Laporan
ketidakhadiran karyawan yang nantinya akan dipakai untuk Kehadiran
menentukan hak cuti seorang karyawan. Karyawan

2.5 Apabila ID Card lupa dibawa ataupun hilang maka harus segera Internal
melaporkannya kepada Pimpinan. Bila ID Card hilang maka Memo No:
karyawan tersebut akan dikenakan biaya administrasi untuk 006/AK-HRD/
pembuatan ID Card baru. VII/04
ID card harus dipakai oleh setiap karyawan pada jam kerja
kantor dimanapun dia berada.

2.6 Karyawan yang tidak melakukan absensi tanpa keterangan

apapun dianggap tidak masuk, maka secara otomatis hak
cutinya akan berkurang.

2.7 Karyawan yang tidak masuk tampa disertai dengan alasan serta IM No.:
bukti yang jelas akan dipotong hak cutinya. 001/AK/GA/
HRD/IV/05

2.8 Bila Seorang karyawan terlambat masuk kantor Iebih dari 4 jam dari
waktu yang ditentukan sebagai jam masuk kantor tanpa
pemberitahuan apapun, maka secara otomatis dianggap tidak
masuk kantor, yang berakibat mengurangi hak cuti dari karyawan

9
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

tersebut.

2.9 Ijin sakit 1 hari tanpa surat dokter maksimum 5 hari kerja dalam 1
tahun.

2.10 Pada awal bulan berikutnya akan di print seluruh absensi karyawan
yang berisikan keterlambatan dan ketidakhadiran.

2.11 Kehadiran karyawan merupakan salah satu point dalam

performance Appraisal karyawan pada akhir tahun.

3.0 Penerimaan dan penyebaran informasi tertulis (in-coming/out Ref.

going written communication)

3.1 Semua pesan yang masuk baik berupa surat, faxsimile, dianggap
sebagai pesan masuk diterima didistnbusikan kepada pihak yang
dituju. setelah di stampel tanggal tanda terima. Khusus faxsimile
juga dapat melaiui kepala kantor Semua pesan ini akan diarsipkan
setelah dibaca.

3.2 Untuk surat yang ditujukan kepada pribadi dan tidak berhubungan
dengan aktivitas perusahaan maka akan langsung diserahkan
kepada yang dituju setelah di stempel tanggal tanda terima.

3.3 Semua komunikasi ke luar akan dikirim oleh kepala kantor. Setelah
dikirim, copynya akan diarsipkan untuk dibaca sebelum di filing.
Setiap surat harus mempunyai urutan nomor surat sebagai referensi.

4.0 Klarifikasi atas Penggunaan Biaya (Expenses Claims)

4.1 Formulir biaya tengah bulan (HCD) akan digunakan untuk mengclaim Form. HCD
biaya-biaya yang dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan termasuk
pembayaran dengan akomodasi dan biasanya untuk biaya perjalanan
dinas, perbaikan mobil perusahaan, biaya menjamu, parkir, tol, dli.

4.2 Formulir HCD tidak dapat digunakan sesukanya dalam hal pembelian.

4.3 Klaim harus diserahkan pada tanggal 15 dan 1 setiap bulannya dan
semua bukti serta dokumen lainnya harus ikut dilampirkan (On Actual
Basis).

4.4 Setiap formulir HCD harus disetujui oleh kepala kantor, sebelum
diselesaikan.

4.5 Dept. HR akan memeriksa semua bukti yang dilampirkan untuk

mengetahui apakah ada ketidaksesuaian dari input data. Setelah
diperiksa maka kepala kantor akan menandatanganinya untuk

10
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

dibuatkan cek.

5.0 Jam Lembur (Overtime) Ref.

5.1 Karyawan yang berhak atas upah lembur ada!ah se!uruh staff
termasuk dalam hal ini karyawan/ti bagian support. Sedangkan
bagi Karyawan tidak mendapatkan upah lembur dan bila bekerja
pada hari libur akan diberikan uang kompensasi sebesar Rp.
50,000,- per hari dengan ketentuan minimal kerja 5 jam per-hari.

5.3 Setiap karyawan yang melaksanakan overtime akan mencatatnya FORec

kedalam form Overtime Record. Setiap akhir bulan jumlah jam lembur
akan di total.

5.4 Karyawan menyerahkan Form Overtime Rececord yang telah

ditotal diberikan kepada kepala kantor untuk ditandatangani.

5.5 Setelah ditandatangani, FORec beserta lampirannya akan

diserahkan kepada kepala kantor tidak lebih dari tanggal 19 bulan
berjalan untuk dilakukan perhitungan overtime.

5.6 Perhitungan Overtime disesuaikan dengan aturan ketenagakerjaan,

sebagai berikut:

a. Pada hari kerja, pada jam pertama dikalikan 1,5 x 1/173 x gaji
pokok, jam ke dua dan seterusnya menjadi 2 x 1/173 x gaji pokok.

b. Pada hari libur/hari besar (diluar hari kerja), 7 jam pertama

dihitung 2 x 1/173 x gaji pokok, pada jam berikutnya (jam ke
delapan) menjadi 3 x 1/173 x gaji pokok dan pada jam
berikutnya (jam ke sembilan dan seterusnya) menjadi 4 x 1/173
x gaji pokok.

6.7 Hasil perhitungan overtime akan di total bersama dengan gaji yang
akan diterima karyawan.

6.0 Overtime Selama Perjalanan Dinas Ref.

6.1 Upah lembur dalam perjalanan dinas (di luar jam kantor) maksimum
= 4 jam untuk drive sendiri (2 jam berangkat + 2 Jam pulang) +
lembur kerja sesungguhnya.

6.2 Perjalanan ke lokasi dengan menggunakan kendaraan umum/naik

angkot tidak berhak atas lembur/tidak bisa klaim !embur.
Perhitungan lembur (di luar jam kantor) apabila karyawan sampai
dilokasi dan langsung bekerja.

11
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

PROCEDUR MANUAL

Subject : Human Resource

07. Recruitment

1.0 Data Bank Ref.

1.1 HR Dept. akan menerima semua lamaran yang masuk ke dalam Surat
perusahaan. lamaran

1.2 Setiap surat lamaran yang masuk akan di sortir berdasarkan SQL
Standard Qualification List (SQL).

12
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

1.3 Jika surat lamaran yang diterima memenuhi SQL maka, akan Databank
dimasukkan ke dalam databank. Sedangkan jika surat lamaran
yang diterima tidak memenuhi SQL maka tidak akan diproses lebih
lanjut (tolak).

1.4 Kepala Recruitment punya otoritas final untuk menerima atau

menolak surat lamaran; jika pelamar tidak memenuhi syarat SQL

2.0 Resourcing Ref.

2.1 Manager (user) melakukan perencanaan untuk penerimaan karyawan

baru berdasarkan kebutuhan bisnis.

2.2 Manager (user) akan mengisi Formulir Permintaan Tenaga Kerja Formulir PTK
(PTK)

2.3 Form. PTK tersebut harus mendapat persetujuan dari Direksi dan
dari Komisaris bila diperlukan.

2.4 Jika disetujui maka lamaran masuk dalam databank yang tersedia.
Jika tidak disetujui maka PTK akan dikembalikan kepada yang
meminta.

2.5 Jika menemukan lamaran yang masuk kualifikasi sesuai per Prosedure
mintaan PTK maka akan dilanjutkan dengan memanggil calon Interview
karyawan untuk dilakukan Interview

2.6 Apabila tidak ditemukan lamaran yang masuk dalam kualifikasi PTK
maka HR Manager atau Presiden Direktur harus menentukan
strategy multi sourcing yaitu antara lain; Agency Recruitment,
System Referensi, Iklan di media social ataupun kombinasi dari
ketiganya.
3.0 Interview Ref.

3.1 Semua berkas dari calon yang akan di interview akan disiapkan, Berkas Calon
kemudian meminta waktu interview dari manager. Berdasarkan
waktu yang telah ditetapkan maka akan dilakukan pemanggilan
terhadap pelamar.

3.2 Setiap pelamar yang datang dipanggil akan mengisi Formulir Pelamar. Form.
Pelamar
3.3 Bila user meminta hasil Psikotes maka Pelamar akan menjalani Psikotes
Psikotest sebelum dilakukan interview.

3.4 Bila user tidak memintanya maka, akan langsung dilakukan

interview dengan user atau HRD jika diperlukan. Kalau lolos maka
akan dilanjutkan dengan Psikotest.

13
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

3.5 Setelah hasil Psikotest dianalisa dan bisa disarankan atau diterima Hasil
menurut Psikolog maka akan dilanjutkan interview dengan user dan Psikotest
atau HRD jika diperlukan.
Jika hasilnya tidak disarankan maka pelamar tidak akan diproses
lebih lanjut.

3.6 Setelah dilakukan Interview dan dinyatakan lolos maka pelamar

akan interview dengan Direksi

3.7 Direksi memberi keputusan bahwa pelamar tersebut lolos atau tidak. Formulir
Bila lolos akan langsung ke point 3.9 Interview

3.8 Jika pelamar untuk mengisi level Manager maka setelah lolos Persetujuan
interview dari direksi akan dilanjutkan dengan interview oleh Pres Dir pada
Presiden Direktur, Jika dinyatakan lolos maka akan lanjut ke point Formulir
3.9 Interview

3.9 Negosiasi antara HR Manager dengan pelamar

3.10 Jika kesepakatan terjadi antara pelamar dengan perusahaan yang Perjanjian
diwakili oleh HR Manager maka, akan dilakukan penendatanganan Kerja
perjanjian kerja. Bila tidak teriadi kesepakatan maka pelamar akan
ditolak.

4.0 Penggajian Ref.

4.1 Untuk Karyawan baru

 Setelah dipastikan secara tertulis (memo, perjanjian kerja) Memo

bahwa karyawan mulai bekerja, maka Payroll Officer Perjanjian
memasukkan nama karyawan tersebut ke dalam program payroll. Kerja
 Apabila karyawan masuk antara tanggal 1-15, maka salary masih
bisa diproses pada bulan berjalan.
 Apabila karyawan masuk setelah tanggal 15, maka salary diproses
(rapel) pada bulan berikutnya.
 Karyawan wajib memiliki nomor rekening, apabila tidak memiliki
diwajibkan membuka rekening baru.
 Pembayaran gaji secara cash hanya dapat dilakukan jika:
a. Mendapat persetujuan management
b. Dalam keadaan emergency.

4.2 Untuk Karyawan Lama :

 Proses penghitungan gaji umumnya dimuiai di tanggal 25 setiap

bulannya.
 Tanggal penghitungan lembur adalah dari tanggal 25 masuk bulan

14
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

berikutnya.
 Payroll Officer akan menghitung: pajak PPh 21, lembur, allowance,
piutang dan jamsostek masing-masing karyawan dalam penggajian
tiap bulannya. Rekap
 Data hasil penghitungan gaji tiap bulannya dari payroll officer Lembur
diserahkan kepada kepala kantor untuk diperiksa ulang dan
dibuatkan cek atau giro serta surat pengantar ke bank.... yang
ditandatangani oleh Direksi.
 Setelah cek dan surat pengantar transfernya di tandatangani oleh
direksi, diserahkan kembali ke payroll officer.
 Payroll officer membuat daftar gaji yang akan ditransfer dalam
bentuk hand copy dan soft copy sesuai format yang diminta bank.
 Payroll officer melakukan transfer ke bank.

4.3 Untuk Karyawan lepas/magang :

 Payroll officer melakukan penghitungan gaji, lembur, dan atau

tunjangan karyawan lepas/magang.
 Hasil perhitungan dimintakan review dan approval dari: HR Manager
dan Direktur Perusahaan.
 Hasil perhitungan yang telah disetujui semua pihak dikirim ke
finance untuk mendapatkan pembayaran cash.
 Payroll Officer menerima pembayaran cash dan menyampaikannya
langsung kepada yang bersangkutan dan meminta tanda
tangan/paraf sebagai bukti terima.

15
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

PROCEDUR MANUAL

Subject : Medical

08. Medical Benefit

Tunjangan kesehatan diberikan kepada setiap karyawan dengan

ketentuan sebagai berikut :

1 Penggantian Biaya Perawatan

Staff Ass. Supervisor Ass. Manager General

Supervisor Manager Manager Ke
atas

a Kamar Rawat (max 60 Rp. 150.000 175.000 350.000 500.000

hari).
b Obat-obatan, biaya Rp. 2.500.000 3.000.000 4.500.000 6.000.000
rumah sakit, anasthesi
dan kamar operasi

c Operasi/ Surgical
 Besar Rp. 6.000.000 6.500.000 7.500.000 8.500.000
 Sedang Rp. 5.000.000 5.500.000 6.500.000 7.500.000
 Kecil Rp. 4.000.000 4.500.000 5.500.000 6.500.000

d Biaya Kunjungan Dokter Rp. 60.000 80.000 90.000 100.000

(max 60 hari)

e Biaya Konsultasi Rp. 200.000 300.000 400.000 500.000

Khusus
f Biaya Diagnosa Rp. 200.000 300.000 400.000 500.000

g Biaya Ambulan Rp. 75.000 100.000 150.000 250.000

h Biaya Melahirkan (All In,

belum termasuk kamar):
 Normal Rp. 3.000.000 4.000.000 5.000.000 6.000.000
 Normal dengan Rp. 4.000.000 5.000.000 6.000.000 7.000.000
tindakan
 Caesar Rp. 5.000.000 6.000.000 7.000.000 8.000.000
 Keguguran Rp. 1.000.000 1.500.000 2.000.000 2.500.000

2 Penggantian Kaca Mata :

- Fram Rp. 350.000 400.000 600.000 750.000

Sekali per-2 tahun

- Lensa Rp. 150.000 200.000 250.000 300.000

Sekali per-1 tahun

16
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

3 Hospitalization Claim

3.1 Semua claim yang dilakukan akan menggunakan form sebagai berikut :

 Untuk biaya rumah sakit ”rawat jalan” menggunakan Medical Form ”A”
 Untuk biaya rumah sakit ”rawat inap” menggunakan Hospitalization Claim Form “A”
 Untuk biaya rumah sakit “melahirkan/maternity” menggunakan Hospitalization Claim
Form “B”
 Untuk biaya “Glasses” menggunakan Medical Claim Form “B”

3.2 Klaim harus diserahkan paling lambat 1 bulan setelah berobat. Semua bukti serta
dokumen lainnya yang mendukung harus ikut dilampirkan termasuk resep obat (copy
resep).

3.3 Setiap formulir harus disetujui oleh masing-masing menejer pada departemennya.

3.4 Dept. HR akan memeriksa semua bukti yang dilampirkan untuk mengetahui apakah ada
ketidaksesuaian dan meng-input data guna me-record total biaya yang dikeluarkan
pada akhir tahun.

3.5 Setelah di regist oleh Dept. HR maka berkas tersebut di serahkan ke sekretaris Dir.
Marketing.

3.6 Dir. Marketing akan menandatangani Form tersebut kemudian diserahkan ke Dept.
Finance untuk dibuatkan cek.

Khusus dalam hal penggantian biaya atas rawat jalan (hak limit rawat jalan) maka
besarnya dalam 1 tahun tidak lebih dari jumlah gaji sebulan yang diterima oleh
karyawan.

Dalam kasus melahirkan maka biaya lain-lain yang dikeluarkan (misal : ambulance,
ronsen, diagnosa dokter, dll.) dimana merupakan suatu rangkaian proses yang tidak
terpisahkan dalam hal kasus melahirkan. Maka biaya yang ditanggung adalah sebesar
yang telah ditentukan di atas (point 1 butir h), tetapi belum termasuk biaya kamar.

17
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

Dalam kasus rawat inap maka seorang karyawan akan mendapatkan haknya pada
point 1 butir a, b, c, g.

Dalam kasus rawat jalan maka seorang karyawan akan mendapatkan haknya pada
point 1 butir b, d, e, f.

Dalam kasus Penggantian kacamata maka seorang karyawan akan mendapatkan

haknya apabila penggantian kacamata tersebut tidak termasuk dalam kategori
asesoris.

Untuk Karyawan yang berstatus kontrak dan masa kerjanya sudah lebih dari 3 bulan
maka, karyawan tersebut akan mendapatkan hak sama seperti karyawan tetap lainnya
dalam hal medical (rate level staff).

4.0 Kesehatan

4.1 Perusahaan menyediakan Obat-obatan standar untuk para karyawan yang sifatnya
untuk pertolongan pertama.

4.2 Obat tersebut adalah jenis yang tidak berbahaya dan dijual bebas (tanpa resep dokter).

8.0 Kendaraan Perusahaan (Company Vehicles) Ref.

8.1 Karyawan berhak untuk menggunakan kendaraan untuk urusan

perusahaan tetapi tidak tertutup kermungkinan untuk urusan pribadi dan
sifatnya terbatas atas kebijakan pihak management. Pemakaian bahan
bakar dalam urusan pribadi ditanggung karyawan sendiri.

8.2 Setiap orang yang menggunakan kendaraan perusahaan harus

menjaga/merawat kendaraan sehingga kondisinya tetap baik. Biaya
perbaikan dan perawatan akan ditanggung oleh perusahaan. Tetapi bila
kerusakan dikarenakan kecerobohan maka pengguna harus
menanggungnya sendiri.

8.3 Apabila terjadi kecelakaan yang mengakibatkan karyawan terluka Prosedur

maka, pihak perusahaan akan membantu dalam pengobatannya. (Lihat Medical
Prosedur manual Medical Benefit). Benefit

8.4 Apabila karyawan dalam rnenggunakan kendaraan mengakibatkan

kecelakaan pada crane lain yang berakibat orang tersebut menderita
luka ataupun sampai meninggal, maka seluruh biaya yang diperlukan

18
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

oleh korban menjadi tanggung jawab dari karyawan itu sendiri.

8.5 Pihak management pengambil kebijakan tunggal untuk menentukan

siapa yang bisa mendapatkan fasilitas kendaraan sesuai dengan
tugasnya. Kendaraan perusahaan dapat ditarik dari karyawan jika jenis
pekerjaannya berubah, penyalahgunaan kendaraan dan lain
sebagainya, hal ini menjadi wewenang pihak management perusahaan.

8.6 Yang bertanggungjawab untuk perawatan dan perbaikan kendaraan

perusahaan adalah bagian umum, yang akan mengontrol semua biaya
yang dikeluarkan.
Semua Job Order ataupun PC untuk perbaikan kendaraan perusahaan
harus disetujui oleh Direktur berdasarkan penawaran minimal dari 2
perusahaan.

8.7 Setiap pemakaian kendaraan perusahaan untuk keperluan dinas,

bagian umum akan mencatat angka kilometer sebelum kendaraan
dipakai dan setelah kendaraan di pakai. Petugas umum akan
merekapnya per 2 minggu dan melaporannya kepada pihak HRD.

8.8 Prosedur pembayaran secara umum mengikuti prosedur manual Dept

Finance 05.

9.0 Tunjangan (Allowance) Ref.

9.1 Tunjangan diberikan kepada karyawan karena tugasnya harus

melakukan dinas luar lebih dari 5 jam (dalam waktu jam 08.00-17.00).
9.2 Daily Allowance (tunjangan harian) hanya berlaku bagi karyawan IM revisi
marketing, teknisi, office boy, driver, security dan karyawan lainnya memo No.
yang besarnya adalah Rp… 46/HRD/
PTDKCMI/V/
02-Rev 00

9.3 Allowance for Official Travel (tunjangan perjalanan dinas) secara umum
diatur sebagai berikut:

a. Apabila karyawan melakukan perjalanan dinas pada jarak radius

±100 km (minimal) dari kantor sehari-hari bertugas, dan pada saat
dinas tersebut, karyawan tidak perlu untuk menginap serta tugas
sudah dimulai dari pukul 06.00 sampai dengan minimal pukul 19.00
atau lebih maka karyawan yang melakukan perjalanan dinas
diberikan tunjangan sebagai berikut:

Staff Assisten Supv. Assistant Mgr. General Mgr &

& Supervisor & Manager Direktur
Rp. 200,000 Rp. 250,000 Rp. 500,000 Rp. 750,000

19
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

b. Apabila perjalanan dinas mengharuskan karyawan untuk menginap

maka diberikan tunjangan yang besarnya sebagai berikut (hari
pertama atau hari terakhir tidak diberikan tunjangan):

Dalam Negeri : Daerah dalam Pulau yang sama

Staff Assisten Supv. Assistant Mgr. General Mgr &
& Supervisor & Manager Direktur
Rp. 250,000 Rp. 350,000 Rp. 500,000 Rp. 750,000

Dalam Negeri : Daerah dalam Pulau yang berbeda

Staff Assisten Supv. Assistant Mgr. General Mgr &
& Supervisor & Manager Direktur
Rp. 500,000 Rp. 700,000 Rp. 1000,000 Rp. 1500,000

Tarif Hotel per hari (maksimal) untuk dinas Dalam Negeri

Staff Assisten Supv. Assistant Mgr. General Mgr &
& Supervisor & Manager Direktur
Rp. 750,000 Rp. 1000,000 Rp. 1500,000 Rp. 2000,000

c. Bila perjalanan dinas ke luar negeri maka diberikan tunjangan

sebagai berikut :

Luar Negeri
Staff Assisten Supv. Assistant Mgr. General Mgr &
& Supervisor & Manager Direktur

Tarif Hotel per hari (maksimal) untuk dinas Luar Negeri

Staff Assisten Supv. Assistant Mgr. General Mgr &
& Supervisor & Manager Direktur

Biaya diatas sudah termasuk tax, service serta diwajibkan untuk

melampirkan semua kwitansi pada saat clearance.

Apabila karyawan akan dinas ke Luar Negeri, maka biaya atas Visa
ditanggung oleh yang bersangkutan.

9.5 Untuk Daily allowance dan Allowance for official travel yang tidak
menginap maka klarifikasi dilakukan dalam formulir HCD.

9.6 Untuk allowance for Official Travel yang mengharuskan karyawan

menginap baik dalam negeri maupun luar negeri maka klarifikasi akan
dilakukan dengan formulir Travelling Expenses.

20
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

9.7 Untuk kondisi yang memaksa, mekanik bisa untuk tidak menginap di
hotel dan mendapat kompensasi sebesar Rp. 250.000,- perhari.
Kondisi memaksa yang dimaksud adalah :

- Tidak ada penginapan/hotel

- Berada di tengah hutan

Kompensasi ini tidak berlaku apabila mekanik menginap di mess yang

telah disediakan oleh perusahaan.

9.8 Untuk perjalanan dinas pada suatu area dalam jangka waktu lebih dari
1 bulan akan diatur dalam peraturan tersendiri.

9.9 Medical allowance setahun untuk seluruh karyawan sebagai berikut :

a. Untuk karyawan/ti yang gajinya kurang dari Rp. 1,5 juta, haknya
maksimal sebesar Rp. 1,5 juta selama setahun.
b. Untuk karyawan/ti yang gajinya di atas Rp. 1,5 juta, haknya
maksimal sebesar 1 kali gaji selama setahun.

10.0 Relocation/Transfer Permanen Ref.

10.1 Setiap karyawan di perusahaan dapat dipindahkan ke kantor cabang

dimana saja dalam wilayah Indonesia, sesuai dengan keputusan pihak
manajemen.

10.2 Pada saat karyawan ditransfer, perusahaan akan memberikan :

 Akomodasi selama 1 tahun (tempa tinggal), setelah 1 tahun dapat

tunjangan perumahan sebesar 750 ribu per bulan.
 Diberikan tunjangan 1 bulan gaji.
 Diberikan tiket pulang pergi ke tempat dia berasal 1 kali.
 Penggantian biaya untuk pembelian perlengkapan/perabotan rumah
tangga sebesar 1 bulan gaji untuk karyawan yang telah menikah
(married).
 Karyawan yang telah menikah, setelah satu bulan telah dapat
melakukan claim medical allowance untuk maksimum 4 orang (anak
dan istri).

11.0 Perijinan (Statutory Licences) Ref.

Perusahaan baik Head Office dan Branches harus memastikan bahwa

semua ijin yang diperlukan untuk beroperasinya perusahaan tersedia
dan berlaku (sah secara hukum).

21
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

Sesuai dengan peraturan, maka yang harus dilengkapi/tersedia untuk

memperoleh ijin adalah sebagai berikut :

Head Office

1. Memiliki gedung atau kantor

2. Surat keterangan domisili perusahaan dari kepala daerah setempat
3. Identitas dan photo orang yang bertanggung jawab untuk
perusahaan

For Operation

1. ”SIUP” dari departemen perdagangan

2. ”TDP” sertifikat dari departemen perdagangan
3. NPWP
4. Akte Pendirian Perusahaan
5. ”APIT” dari Departemen Perdagangan
6. Menjadi anggota resmi dari kamar dagang dan industri (Kadin)

Untuk Cabang

1. Gedung Kantor tempat cabang berdomisili

2. Surat keterangan domisili perusahaan dari pemerintah setempat
3. SIUP dan NPWP yang dimiliki kantor pusat
4. Identitas dan photo orang yang bertanggung jawab untuk
perusahaan

Pihak Management akan memastikan bahwa semua persyaratan di

atas tersedia dan apabila diperlukan akan menunjuk agen untuk
memperbaharui surat ijin yang diperlukan.

12.0 Annual Leave (Cuti) Ref.

12.1 Setiap karyawan memiliki hak cuti terhitung setelah selama 12 bulan Peraturan
berturut-turut. Perusahaan

12.2 Karyawan memiliki hak cuti selama 14 hari dalam setahun.

12.3 Karyawan akan mendapat tambahan 1 hari hak cuti dalam setiap
tahunnya apabila karyawan telah lebih dari 5 tahun bekerja pada
perusahaan. Maksimal cuti yang diperoleh setiap karyawan adalah 16
hari kerja.

12.4 Setiap karyawan yang mengajukan cuti harus mengisi Form Cuti yang Form
telah tersedia di HRD. Untuk mendapatkan informasi berapa banyak Application
hak cuti yang masih dimilikinya, karyawan dapat menanyakan ke HRD. for... Leave

22
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

12.5 Pemohon (karyawan yang mengajukan cuti) membawa form tersebut

kepada kepala kantor untuk meminta persetujuan (tanda tangan). Untuk
level manager maka yang akan memberikan tanda tangan persetujuan
adalah GM pada departemennya, untuk level GM maka yang akan
memberikan persetujuan adalah Pres. Dir.

12.6 Setelah disetujui, Form berwarna putih (Personel Dept. Copy)

dikembalikan ke Dept HR untuk di up date datanya dan kemudian di
filling.

12.7 Penghitungan hak cuti karyawan dimulai dari 1 Januari - 31 Desember

setiap tahunnya.

12.8 Bagi karyawan yang belum mengambil hak cutinya (sisa) dari tahun
kerja sebelumnya maka otomatis akan ditambahkan dalam periode
perhitungan baru.

12.9 Hak cuti akan hangus secara otomatis apabila karyawan yang
bersangkutan tidak mengambilnya melebihi 1 tahun 3 bulan waktu
kerja. Sebagai contoh: hak cuti 2022 dan belum dipergunakan sampai 1
April 2023, maka hak cutinya pada tahun 2023 akan hangus.

12.10 Seorang karyawan dapat mengajukan Advance cuti maksimal 5 hari

kerja. Yang nantinya akan dikurangkan dari hak cuti karyawan tersebut.

PROCEDUR MANUAL

Subject : Travel & Entertainment

09. Travel & Entertainment Expenses

1.1 Traveling Expenses

1.1 Setiap karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas yang Form
mengharuskannya menginap maka akan mengisi form. Request for Request for
Travel Advance. Travel
Advance

1.2 Form. Request for Travel Advance yang diajukan harus disetujui oleh
manager yang bersangkutan.

23
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

1.3 Form yang telah disetujui tersebut diserahkan kepada Finance Dept.
untuk disetujui yang kemudian akan mengeluarkan cek/giro.

1.4 Advance yang diterima oleh karyawan untuk perjalanan dinas, harus Form
dipertanggungjawabkan (klarifikasi advance) maksimal 1 minggu Traveling
setelah pulang dari perjalanan, didalam form Travelling Expenses Expenses
(dalam format yang telah baku) dan disertakan seluruh bukti otentik dari
setiap pengeluaran (On Actual Basis). Apabila dalam jangka 1 minggu
karyawan tidak juga memberikan laporannya maka karyawan tersebut
akan dipotong dari gaji yang akan diterimanya.

2.0 Public Transport

Setiap karyawan yang akan menggunakan public transport untuk

perjalanan dinasnya, harus memilih biaya yang terkecil (murah) dan
mudah diperoleh. Sebelum membeli tiket harus disetujui terlebih dahulu
oleh manager terkait atau Manager Finance. Untuk perjalanan yang
menggunakan pesawat terbang harga tiketnya adalah yang economy
class.

3.0 Outstation Allowance

Untuk jumlah allowance yang akan diterima karyawan dalam perjalanan

dinasnya telah diatur dalam prosedur manual HRD 06.
4.0 Entertainment Expenses Ref.

4.1 Setiap karyawan yang akan melakukan entertaint untuk kepentingan ERF
perusahaan akan mengisi Entertainment Requisition Form (ERF).

4.2 Form yang diajukan tersebut harus disetujui dan ditandatangani oleh
Pimpinan dari departemen terkait.

4.3 Clarifikasi ERF akan dilakukan melalui HCD. HCD

24
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

PROCEDUR MANUAL

Subject : Vehicle

10. Vehicle Policy

1 Service Kendaraan Perusahaan Ref

1.1 Setiap karyawan yang mengajukan permohonan untuk service Form Service
kendaraan perusahaan harus mengisi formulir permintaan sevice dalam
format yang telah baku.

1.2 Kendaraan yang akan diservice dapat dibawa ke bengkel ataupun

melalui komunikasi lewat telepon dengan pihak bengkel untuk
mengetahui apa yang akan diperbaiki dan berapa jumlah biaya yang
akan dikeluarkan.

1.3 Pihak Bengkel akan mengeluarkan Quotation yang akan dikirimkan ke Quotation
perusahaan (customer). bengkel

1.4 Karyawan akan membuat PR untuk service mobil berdasarkan PR

penawaran yang diberikan pihak bengkel (minimal 2 penawaran dan
bengkel yang berbeda). PR harus ditandatangani oleh Manager yang
bersangkutan oleh Finance, GM, dan Pres. Dir.

1.5 Setelah disetujui, maka akan dibuatkan PO yang ditandatangani oleh PO

bagian umum atau pihak yang mengeluarkan PO berdasarkan PR.

1.6 Setelah Service dilaksanakan maka pihak bengkel akan mengirimkan Invoice
Invoice yang nantinya akan diproses oleh bagian finance dalam hal
pembayaran.

2 Dokumen Kendaraan Perusahaan Ref.

2.1 Dokumen Kendaraan perusahaan terdiri dari

 Faktur
 BPKB
 STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermctor)

2.2 Dokumen Faktur dan BPKB akan di filing oleh bagian umumc.

2.3 STNK akan diserahkan kepada pembawa kendaraan. Pada setiap

25
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

tahunnya akan dibayar pajaknya yang difasilitasi oleh perusahaan

melalui bsgian umum STNK akan diperbaharui setiap 5 tahun sekali
disertai dengan cek fisik kendaraan bermotor.

2.4 Karyawan wajib menyerahkan STNK minimal 1 minggu sebelum

tanggal berlakunya habis kepada bagian umum untuk diperpaniang
(pembayaran pajak).

2.5 Setiap denda yang terjadi akibat keterlambatan perpanjangan STNK

menjadi tanggungjawab pribadi karyawan

3.0 Asuransi Kendaraan Ref.

3.1 Seluruh kendaraan perusahaan akan diberikan asuransi

3.2 Asuransi kendaraan dalam klasifikasi All Risk.

3.3 Seluruh kendaraan diasuransikan pada satu jenis perusahaan asuransi

yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen.

3.4 Asuransi kendaraan berlaku dalam jangka waktu satu tahun dan setiap
tahunnya akan diperbaharui.

4.0 Penggunaan Kendaraan Pribadi untuk Operasional Kantor Ref.

4.1 Penggunaan kendaraan pribadi untuk keperluan operasional

perusahaan harus mendapat persetujuan dan pihak manajemen.

4.2 Kebijakan untuk staff yang masih menggunakan kendaraan pribadi Internal
untuk keperluan operasional perusahaan, ditentukan sebagai berikut: Memo No:
016/DK/GM/
a. Jabatan yang dimaksud adalah Int/XI/02
 Tingkat Asisten Manager dan Supervisor
 Staf Pemasaran terkait langsung di lapangan
 Atau posisi tertentu (berdasarkan keputusan rnanajemen) yang
berhak memperoleh fasilitas kendaraan Kantor.

b. Kompensasi penggantian biaya dan perusahaan

 Tunjangan sebesar Rp.4.500.00,- setiap bulan untuk kendaraan
beroda 4 dan untuk kendaraan roda Rp.2.100.000 dapat
diajukan penggantiannya (claim) bersamaan dengan "HCD"
kedua (2nd half).
 Biaya service rutin untuk ganti oli atau "tune up" serta biaya
perbaikan mobil termasuk suku cadang dan lain sebagainya

26
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

dengan jumlah biaya maksimal Rp. 12.000.000,- pertahun.

c. Ketentuan ini hanya berlaku untuk karyawan tertentu yang ditunjuk
oleh perusahaan dan yang telah diangkat menjadi karyawan tetap,
dan ketentuan ini secara otomatis tidak berlaku apabila staf
bersangkutan telah memperoleh fasilitas kendaraan perusahaan.

5.0 Stiker Kendaraan Ref.

5.1 Seluruh kendaraan perusahaan akan ditempelkan stiker perusahaan

dan tidak boleh dilepas.

5.2 Untuk kendaraan pribadi boleh untuk tidak memasang stiker

perusahaan.

5.3 Setiap stiker yang telah dipasang baik pada kendaraan perusahaan
maupun kendaraan pribadi tidak boleh dimodifikasi (dirusak dengan
sengaja).

5.4 Stiker yang rusak secepat mungkin untuk diganti yang bard, dengan
memintanya pada departemen logistic.

27
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

PROCEDUR MANUAL

Subject : Peraturan Fasilitas

(Manajemen Fasilitas Perusahaan)

11. Building

1.0 Kebersihan dan Kesehatan Ref

1.1 Setiap karyawan bertanggung jawab terhadap kebersihan lingkungan

kerjanya sehingga nyaman untuk melakukan aktivitas.

1.2 Tempat sampah akan disediakan untuk membuang barang yang tidak
perlu, atau buanglah sampah pada tempat yang telah ditentukan.

1.3 Petugas kebersihan setiap hari akan mengumpulkan sampah yang ada
dan membuangnya pada tempat yang telah disediakan.

1.4 Untuk menjaga kesehatan bersama maka dilarang merokok di dalam

ruangan ber AC, karyawan dapat merokok diruang yang telah
ditentukan (Kantin).

1.5 Pada setiap minggunya pertugas kebersihan akan melakukan

pembersihan secara umum di dalam kantor.

2.0 Keamanan

2.1 Petugas keamanan bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan

keselamatan seluruh harta benda perusahaan.

2.2 Di kantor pusat, pada jam kantor petugas keamanan harus ada di pintu
keluar maupun pintu masuk.

2.3 Petugas Keamanan akan mencatat dan memeriksa tandatangan berkas

dan seluruh material yang keluar dari perusahaan di luar jam kantor.

2.4 Catatan tersebut akan diberikan kepada bagian produksi setiap harinya,
atau sewaktu-waktu bila diperlukan.

28
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

3.0 Pemeliharaan dan Perbaikan

3.1 Secara umum penanggung jawab atas perbaikan dan pemeliharaan

gedung menjadi bagian dari tugas bagian umum.

3.2 Bila ada kerusakan terhadap Fasilitas karyawan sebagai contoh

kerusakan pada Telepon atau AC, maka akan dilaporkan kepada
bagian umum yang kemudian akan segera mengambil langkah untuk
menyelasaikannya.

3.3 Kerusakan yang terjadi terhadap gedung akan dikomunikasikan kepada

pihak pengelola gedung, untuk segera diperbaiki supaya tidak
mengganggu produktivitas kerja karyawan.

4.0 Pemakaian Fasilitas Ruangan

Setiap Pemakaian ruangan dalam aktivitas tertentu seperti penggunaan

areal parkir, pemakaian ruang meeting, ruang training, berkoordinasi
dengan bagian umum.

12 Penunjang Kerja

1 Radio komunikasi (HT) adalah saiah satu alat penunjang kerja dan
hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan.

2 Mesin Foto Copy yang tersedia hanya digunakan untuk kepentingan

perusahaan.

3 Untuk menunjang kenyamanan kerja maka perusahaan menyediakan

AC. Proses pengadaannya sesuai dengan prosedur pengadaan barang
yang ada pada Departemen Logistic.

4 Pengadaan / permintaan AC, Radio komunikasi (HT) dan Foto Copy

berasal dari user, ditujukan kepada bagian umum.

PROCEDUR MANUAL

29
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

Subject : MIS

13 Lingkup Kerja MIS

1 Supervisor MIS bersama timnya melakukan

 Membentuk dan memelihara Network (LAN, WAN, Interanet).
 Software House (IDPIS) : Maintenance and extend develop other soft
installed.
 Hardware Maintanace

2.0 Network Maintanace and administration Ref.

2.1 MIS akan membentuk dan memelihara jaringan komputer sampai ke

cabang. Jaringan computer tersebut berupa file sharing, security & anti
virus, printer sharing, dll.
File sharing hanya bisa dilihat dalam 1 departemen.

2.2 Menambah jaringan dan memodifikasinya. Penambahan jaringan dapat

dilakukan setelah mendapat persetujuan dari pihak manajemen,
kemudian Dept. MIS akan melihat Iokasi serta menginventaris seluruh
keperluan yang dibutuhkan, kemudian akan dibuat proposal.

2.3 Pembelian kebutuhan melalui bagian umum, setelah kebutuhan

tersedia maka bagian umum akan melakukan pemasangan instalasi
bare.

2.4 Dept. MIS juga dapat menentukan operating system yang dipakai agar
lebih menunjang kinerja perusahaan dalam kegiatan operasionalnya.

2.5 Dept. MIS akan menginventaris seluruh peralatan Network yang ada
untuk mempermudah maintenace jaringan.

3.0 Software Development Ref.

3.1 MIS akan bekerjasama dengan departemen iainnya untuk pembuatan

system informasi manajemen.

3.2 Dari software/program yang ada akan dikembangkan untuk

peningkatan dan pemenuhan kepentingan perusahaan.

30
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

3.3 Setiap pengembangan program harus ada persetujuan dari pihak

manajemen dalam hal ini adalah Director Corporate Planning &
Business Development

4.0 Hardware Maintanance and administration Ref.

4.1 MIS akan merekomendasikan hardware yang digunakan perusahaan

agar dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan dengan
maksimal.

4.2 Apabila terjadi kerusakan pada hardware maka akan diperbaiki oleh
karyawan yang telah ditunjuk atau ditugaskan di departemen MIS,
apabila tidak dapt diperbaiki sendiri maka akan di perbaiki di kantor
service computer.

4.3 MIS akan menjalin kerjasama dengan vendor lain dalam hal perbaikan
ataupun pembelian hardware baru untuk mendapatkan harga dan
kualitas yang baik.

5.0 Internet Conection & Application Ref.

5.1 Sebagai salah satu sarana informasi MIS akan memelihara dan
memaksimalkan fungsi Website berkerjasama denga departemen lain.

5.2 Membentuk system on-line antara cabang dan Head Office melalui
Intra-Net.

6.0 Scope/Objective Ref.

Memastikan semua aspek-aspek yang berhubungan dengan dept MIS

berjalan dengan lancer tepat waktu, akurat, konsisten, efektif dan
efisien.

7.0 Responsibility Ref.

7.1 Supervising dan Controlling semua fungsi di MIS.

7.2 Bertanggungjawab untuk membuat system analis, mendisain system,

dan membuat program.

7.3 Memastikan bahwa database selalu akurat dan up to date.

7.4 Mengatur/menata dan mempergunakan back up procedure dan security

31
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

issue.

7.5 Merawat system LAN.

7.6 Merawat website dan Internet.

7.7 Merencanakan dan memaksimalkan kegunaan software untuk

keperluan yang sebenarnya sesuai dengan kebutuhan pemakai.

7.8 Memberikan masukan dan petunjuk kepada pihak manajemen dan stat
tentang manfaat dan kegunaan dari pemakaian teknologi computer
untuk membantu memecahkan atau menyederhanakan pekerjaan
teknis yang kompleks/rumit, dan bermanfaat untuk masa yang akan
datang.

7.9 Menjalin komunikasi dengan perusahaan penyedia layanan teknologi

informasi untuk meningkatkan pengetahuan dari perkembangan
teknologi terkini.

7.10 Memastikan teknologi yang digunakan perusahaan diperginakan secara

maksimal, sehingga apa yang menjadi business objective dapat dicapai
melalui business process yang telah disepakati.

32
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

PROCEDUR MANUAL

Subject :SDM

13 Lingkup Kerja SDM

1 SDM bersama timnya melakukan

 Memastikan aktivitas perencanaan SDM atau karyawan
terlaksana dengan baik, akurat dan valid.
 Menjamin aktivitas perencanaan SDM terdokumentasi
dengan baik dan terkendali sebagai dari efektivitas
pengembangan pengelolaan SDM yang berkelanjutan.

2.0 Pengembangan Struktur Organisasi. Ref.

2.1 Struktur Organisasi hasil pengembangan organisasi sebagai masukan

dan panduan penetapan posisi dan jabatan karyawan.

2.2 Staf Administrasi menyusun rencana kebutuhan SDM sesuai dengan

hasil pemetaan posisi dan formasi, kebutuhan operasional dan
ketersediaan anggaran.

2.3 Staf Administrasi meminta approval persetujuan ke Bidang

Administrasi dan Personalia.

2.4 Bidang Administrasi dan Personalia mereview dokumen,

memastikan kelengkapan, akurasi dan validitas dokumen.
a. Jika ada koreksi kembali ke Staf Administrasi.
b. Jika review ok, memberikan approval persetujuan dan
meneruskan ke Direktur Administrasi dan Keuangan
untuk approval otorisasi.
Direktur Administrasi dan Keuangan mereview dokumen, memastikan
kelengkapan akurasi dan validitas dokumen.
c. Jika ada koreksi kembali Bidang Administrasi dan
Personalia.
d. Jika revew ok, memberikan approval otorisasi..

2.5 Staf Administrasi mengarsipkan dan mengendalikan

Dokumen..

3.0 Target dan Penilaian kinerja. Ref.

3.1 Bidang Administrasi dan Personalia menerima dokumen RAPB

tahunan.

33
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

3.2 Bidang Administrasi dan Personalia memberikan dokumen target

kinerja karyawan untuk penilaian berupa Nilai Kerja Individu (NKI) ke
atasan langsung.

3.3 Individu Pegawai melaporkan hasil kerja, berdasarkan pencapaian

target masing-masing, menandatangani dan menyampaikan ke atasan
langsung sebagai penilai pertama.

3.4 Penilai pertama melakukan review, mengklarifikasi laporan hasil

kerja individu pegawai, memastikan laporan akurat, lengkap dan valid.

3.5 Jika terdapat koreksi mengembalikan laporan hasil kerja ke individu

pegawai.

3.6 Jika review ok, Penilai pertama memberikan nilai kerja individu
(NKI) berdasarkan target kinerja karyawan memberikan approval dan
menyampaikan ke penilai kedua.

3.7 Penilai kedua melakukan review, mengklarifikasi memastikan akurat,

lengkap dan valid
3.8 Jika terdapat koreksi mengembalikan dokumen ke individu pegawai
melalui penilai pertama.
3.9 Bidang Administrasi dan Personalia mengumpulkan dan mengelola NKI
pegawai dan mengklarifikasi apabila diperlukan menggunakan untuk
tujuan pengelolaan SDM dalam bentuk (Reward/penghargaan,
punishment / hukuman dan pengembangan karir dsb).
3.10 Jika review ok, memberikan approval dan menyampaikan NKI ke
individu pegawai melalui penilai pertama menyampaikan dokumen copy
(approved) ke Bidang Administrasi dan Personalia dan menyimpan
sebagai arsip.

4.0 Pengembangan Kompetensi SDM Ref.

4.1 Bidang Administrasi dan Personalia mengajukan dokumen

Pengembangan Kompentensi Pegawai.
a. Menganalisis relevansi kebutuhan kompetensi.
b. Membuat proyeksi anggaran yang dibutuhkan.

4.2 Direktur Administrasi dan Keuangan mereview dokumen

pengembangan kompetensi, memastikan kelengkapan, akurasi dan
validitasnya.
a. Jika terdapat koreksi, dikembalikan pada Bidang
Administrasi dan Personalia untuk perbaikan.
b. Jika review sudah baik (tidak terdapat koreksi), memberikan
approval dan mendisposisikan untuk pelaksanaannya..

4.3 Bidang Administrasi dan Personalia menetapkan peserta

34
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

Pengembangan Kompetensi sesuai dengan Kriteria

Persyaratan Administrasi.

4.4 Bidang Administrasi dan Personalia menetapkan Peserta

sesuai dengan kuota..

4.5 Bidang Administrasi dan Personalia memanggil / mengirim

peserta training ke Lembaga/Institusi.

4.6 Peserta Pengembangan Kompetensi melapor ke Bidang

Administrasi dan Personalia
a. Menyerahkan copy sertifikat.
b. Menyerahkan materi ajar.
c. Melakukan sharing knowledge diforum internal hasil pengembangan
kompetensi.

4.7 Bidang Administrasi dan Personalia mengarsipkan dan

mengendalikan seluruh dokumen pengembangan
kompetensi.

5.0 Pengelolaan Kedisiplinan SDM Ref.

5.1 Bidang Administrasi dan Personalia melakukan pengawasan

pelaksanaan Peraturan Perusahaan tentang disiplin dan tindakan
disiplin SDM.

5.2 Kepala Bidang Unit Kerja melakukan pengawasan dan pengendalian

kebijakan disiplin SDM.

5.3 Jika terjadi pelanggaran kedisiplinan, kepala bidang unit kerja

memeriksa pelanggaran disiplin SDM tersebut.
a. Menginformasikan resiko atas pelanggaran.
b. Menginformasikan langkah-langkah perbaikan yang harus dilakukan
kepada bidang Administrasi dan personalia.

5.4 Bidang Administrasi dan personalia menerbitkan Surat Peringatan

(Pertama/Kedua/Ketiga) yang ditanda tangani Direksi.

5.5 Jika pelanggaran disiplin berat, Bidang Administrasi dan Personalia

memproses administrasi PHK Pelanggaran Berat sesuai Peraturan
Perusahaan (Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja).

5.6 Bidang Administrasi dan Personalia Bersama dengan Kepala Bidang

Unit Kerja melakukan pengawasan, pembinaan dan pengendalian
disiplin pada masa berlaku Surat Peringatan.

5.7 Bidang Administrasi dan Personalia bersama dengan Kepala Bidang

35
 PT. ASA SUKSES AMANAH
PROSEDUR MANUAL 2022

Unit Kerja mengevaluasi aktivitas pelanggaran selama masa

pengawasan, pembinaan dan pengendalian
a. Jika hasil evaluasi pelanggaran disiplin terdapat indikasi masih
melakukan pelanggaran, maka:
1. Jika terjadi pada tenggang waktu berlakunya Surat Peringatan
Pertama dan Kedua, maka kembali ketindakan pada butir ke 4.
2. Jika terjadi pada tenggang waktu berlakunya Surat Peringatan
Ketiga, maka dilakukan pemutusan hubungan kerja (SOP
Pemutusan Hubungan Kerja).
b. Jika hasil evaluasi pelanggaran, pegawai bersangkutan telah
menjadi disiplin dan tidak terdapat indikasi melakukan pelanggaran
disiplin, sampai masa pengawasan berakhir maka surat peringatan
dinyatakan tidak berlaku lagi.

36