BAB II

FUNGSI PERENCANAAN
1. PENGERTIAN
Menurut Robin dan Coulter (2002), perencanaan (planning) adalah sebuah proses yang
dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk mencapai tujuan
organisasi tersebt secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh
untuk menintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapai
tujuan organisasi.
Sederhananya perencanaan (planning) menentukan tujuan dan langkah-langkah yang
harus dilakukan agar tujuan dapat tercapai. Perencanaan memberikan informasi untuk
mengkoordinasikan pekerjaan secara akurat dan efektif berdasarkan sasaran, bersifat
sederhana, mempunyai standar, fleksibel, seimbang, dan menggunakan sumber-sumber yang
tersedia.
2. FUNGSI / TUJUAN PERENCANAAN
Seluruh kegiatan memerukan perencanaan karena perencanaan merupakan fungsi dasar
dan menjadi fungsi pertama yang harus dijalankan sebuah organisasi. Berikut merupakan tujuan
dilakukannya perencanaan :
- Sebagai Pengarah -> upaya untuk meraih sesuatu dengan lebih
terkoordinasi
- Meminimalisasi ketidakpastian -> mengantisipasi sesuatu yang diluar perkiraan
- Efisiensi Sumber Daya -> meningkatkan efisiensi
- Penetapan standar dan pengawasan kualitas -> Sebagai penetap standar sebuah
perusahaan dan sebagai pengawas yang membandingkan rencana dengan realisasi yang
terjadi.

Perencanaan juga harus bisa memenuhi unsus 5W + 1H

- What (apa) : Apa yang menjadi tujuan organisasi tersebut

- Why (mengapa) : Alasan mengapa hal itu menjadi tujuan
- Where (dimana) : Dimana lokasi tujuan tersebut akan diwujudkan
- When (kapan) : Penentuan waktu persiapan dimulai
- Who (siapa) : Siapa yang akan mewujudkan tujuan (pekerja sesuai bidang)
 - How (bagaimana) : Strategi / rencana

3. UNSUR-UNSUR PERENCANAAN
Unsur-unsur perencanaan menurut Sarwoto (1978) agar dapat diperoleh jaminan
sebesar-besarnya bahwa tujan yang telah ditentukan dapat dicapai sebaik-baiknya, suatu
perencanaan sebaiknya mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
a. Unsur tujuan
Yaitu perumusan yang lebih jelas dan lebih terperinci mengenai tujuan yang telah
diterapkan untuk mencapai.
b. Unsur policy (kebijaksanaan)
Yaitu metode atau cara/jalan untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai. Yang termasuk
sub b ini hanya garis-garis besarnya saja.
c. Unsur procedure (prosedur)
Ini meliputi pembagian tugas serta hubungannya (vertical dan horizontal) anatara
msing=masing anggota kelompok secara terperinci.
d. Unsur progress (kemajuan)
Dalam perencanaan ditentukan standar-standar mengenai segala sesuatu yang hendak
dicapai. Dalam istilah Inggris standar untuk mengukur kemajuan-kemajuan suatu usaha
sebagaimana direncanakan secara singkat dapat dirumuskan dengan kata-kata:
“How many” untuk kuantitasnya;
“How well” untuk kualitasnya;
“How long” untuk lamanya.
e. Unsur programme (program)
Di dalam unsur ini tidak hanya menyimpulkan rencana keseluruhannya, sehingga
merupakan kesatuan rencana, melainkan juga dalam rangka perencanaan seluruhnya itu
program harus pula mengandung acara urut-urutan (sequence) pentingnya macam-macam
proyek daripada perencanaan tersebut.

Syarat-syarat perencanaan :
- Faktual dan realistis -> sesuai dengan kondisi terkini yang sebenarya
- Logis dan rasional -> dapat diterima oleh akal dan mungkin untuk dijalankan
 - Fleksibel -> dapat beradaptasi di masa yang akan datang
- Komitmen -> membuat seluruh pihak bersama-sama mencapai tujuan
- Komperhensif -> menyeluruh dan mengakomodir semua aspek yang terkait

4. TAHAPAN PERENCANAAN
1. Menetapkan target atau tujuan, perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan target atau
tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya secara tidak efektif.
2. Menetapkan target atau tujuan, perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan target atau
tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya secara tidak efektif.
3. Menetapkan target atau tujuan, perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan target atau
tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya secara tidak efektif.
4. Menetapkan target atau tujuan, perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang
keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan target atau
tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya secara tidak efektif.

5. RUANG LINGKUP
- Perencanaan Dari Dimensi waktu
a. Perencanaan Jangka Panjang (Long Term Planning)
Perencanaan ini meliputi jangka waktu 3 tahun ke atas. Dalam perencanaan ini
belum ditampilkan sasaran-sasaran yang bersifat kuantitatif, tetapi kepada proyeksi
atau perspektif atas keadaan ideal yang diinginkan dan pencapaian keadaan yang
bersifat fundamental.
b. Perencanaan Jangka Menengah (Medium Term Planning)
Perencanaan ini melipiti jangka waktu antara 1sampai 3 tahun. Tetapi di Indonesia
umunya lima tahun. Perencanaan jangka menengah ini merupakan penjabaran atau
uraian perencanaan jangka panjang. Walaupin perencanaan jangka menengah ini
masih bersifat umum, tetapi sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyeksikan
secara kuantitatif.
 c. Perencanaan Jangka Pendek (Short Term Planning)
Jangka waktunya kurang dari satu tahun. Perencanaan jangka pendek tahunan
(annual plan) disebut juga perencanaan operasional tahunan (annual operational
planning).

- Perencanaan dari Dimensi Spasial

Perencanaan dilihat dari dimensi spasial adalah perencanaan yang memiliki karakter
yang terkait dengan ruang dan batasan wilayah. Dari dimensi spasial ini dikenal
perencanaan nasional, perencanaan regional, dan perencanaan tata ruang atau tata
tanah.
a. Perencanaan Nasional
Perencanaan nasional adalah suatu proses penyusunan perencanaan berskala
nasional sebagai konsensus dan komitmen seluruh rakyat Indonesia yang terarah,
terpadu, menyeluruh untuk mencapai masyarakat yang adil dan makmur,
memperhitungkan dan memanfaatkan sumber daya nasional dan memerhatikan
perkembangan internasional.
b. Perencanaan Regional
Perencanaan regional adalah pilihan antar sektor dan hubungan antar sektor dalam
suatu wilayah (daerah) sehingga disebut juga sebagai perencanaan daerah atau
wilayah.
c. Perencanaan tata ruang
Perencanaan tata ruang adalah perencanaan yang mengupayakan pemanfaatan
fungsi kawasan tertentu, mengembangkannya secara seimbang, baik secara
ekologis, geografis, maupun demografis.

- Perencanaan dari Dimensi Tingkatan Teknis Perencanaan

a. Perencanaan makro
Perencanaan makro adalah perencanaan tentang ekonomi dan nonekonomi secara
internal dan eksternal. Perencanaan ekonomi makro meliputi berapa pendapatan
 nasional yang akan ditingkatkan, berapa tingkat konsumsi, investasi pemerintah dan
swasta, tingkat ekspor impor, pajak, bunga bank, dan sebagainya.

b. Perencanaa Mikro
Perencanaan mikro disebut juga pemetaan pendidikan. Perencanaan mikro
pendidikan adalah perencanaan yang disusun dan disesuaikan dengan kondisi
otonomi daerah di bidang mikro.
c. Perencanaan sektoral
Perencanaan sektoral adalah kumpulan progam dan kegiatan pendidikan yang
mempunyai persamaan ciri dan tujuan. Perencanaan sektoral memproyeksikan
sasaran pembangunan sektor pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan
nasional yang telah ditentukan.
d. Perencanaan kawasan
Perencanaan kawasan adalah perencanaan yang memerhatikan keadaan lingkungan
kawasan tertentu sebagai pusat kegiatan dengan keunggulan komparatif dan
kompetitif tertentu. Dalam perencanaan kawasan, hal penting yang perlu mendapat
perhatian adalah interaksi antardaerah.
e. Perencanaan proyek
Perencanaan proyek adalah perencanaan operasional kebijakan dan pembangunan
dalam rangka mencapai sasaran sektor dan tujuan

- Perencanaan dari Dimensi Jenis

a. Perencanaan dari atas ke bawah (top down planning)
Perencanaan ini dibuat oleh pucuk pimpinan dalam suatu struktur organisasi,
misalnya pemerintah pusat yang selanjutnya perencanaan tersebut disampaikan ke
tingkat provinsi/kabupate/kota untu ditindak lanjuti.
b. Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up planning)
Perencanaan ini dibuat oleh tenaga perencana di tingkat bawah dari suau struktur
organsasi, misalnya dibuat di provinsi/kabupaten/kota utuk disampaikan ke
pemerintah pusat.
c. Perencanaan menyerong ke samping (diagonal planning)
 Perencanaan ini dibuat oleh pejabat lain bersama-sama dengan pejabat yang
berada di level bawah di luar struktur oraganisasinya. Misalnya Depdiknas Jakarta
Bappeda Provinsi membuat perencanaan pendidikan sektoral di daerah.
Perencanaan ini juga disebut dengan perencanaan sektoral.
d. Perencanaan mendatar (horizontal planning)
Perencanaan mendatar biasanya dibuat pada saat membuat perencanaan lintas
sektoral oleh pejabat selevel. Misalnya perencanaan peningkatan sumber daya
manusia melibatkan pejabat departemen pendidikan, departemen agama,
departemen tenaga kerja dan transmigrasi departemen kesehatan dan departemen
sosial.
e. Perencanaan menggelinding (rolling planning)
Perencanaan menggelinding dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam bentuk
perencanaan jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang.
f. Perencanaan gabungan atas ke bawah dan bawah ke atas (top down and buttom-up
planning)
Perencanaan ini di buat untuk mengakomodasi kepentingan pemerintah pusat
dengan pemerintah provinsi/kabupate/kota. Oleh sebab itu, pembuatannya
melibatkan partisipasi aktif kedua belah pihak.

- Perencanaan menurut penggunaannya

a. Standing plan, yaitu rencana yang digunakan berulang-ulang. (Masih digunakan
untuk kegiatan lain dalam jangka panjang dan berkelanjutan)
1. Policies (kebijakan), yaitu standing plan yang mengkomunikasikan panduan
bagi keputusan dan tindakan dalam keadaan tertentu.
2. Procedure, yaitu standing plan yang mengikuti urutan (kronologis) dari
tindakan-tindakan yang harus dilakukan dalam situasi tertentu.
3. Rules, peraturan yang spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan
tindakan yang tidak boleh dilakukan.

b. Single-use plan, yaitu rencana sekali pakai untuk setiap periode waktu. (Digunakan
dalam satu kegiatan / projek tertentu saja)
 1. Budget, adalah rencana yang mengalokasikan sumber daya organisasi kedalam
aktivitas, proyek, dan progam organisasi.
2. Project schedule, adalah rencana yang meliputi aktivitas-aktivitas yang
dibutuhkan dalam pembuatan suatu proyek dalam organisasi.
3. Progams, adalah rencana organisasi yang menyeluruh yang menyangkut
penggunaan sumber-sumber daya di masa yang akan datang.

- Perencanaan Menurut materi atau bidangnya,perencanaan dapat dibedakan :

1. Perencanaan bidang produksi (production planning).
2. Perencanaan bidang pemasaran ( marketing planning).
3. Perencanaan bidang personil (personal planning).
4. Perencanaan bidang keuangan (financial planning).
5. Perencanaan bidang perkantoran (office planning).
6. Perancanaan bidang pendidikan (education planning).
7. Perencanaan metode (methode planning

6. MANFAAT PERENCANAAN
- Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan
efektif dan efisien.
- Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan
dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal
mungkin.
- Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan
dan ancaman.
- Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan
terkontrol.

7. MAKNA PERENCANAAN
Ibarat perusahaan itu sebuah kapal yang berada di tengah samudra, perencanaan
adalah nahkoda yang mengarahkan kapal tersebut ke tujuannya. Atau perencanaan juga ibarat
sebuah kompas yang mengarahkan sebuah perusahaan dalam pengambilan keputusan dan
aktivitas / usaha-usaha yang dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuannya.
 Sepenting itulah perencanaan dalam manajemen maka dari itu perencanaan menjadi
fungsi pertama yang dilakukan dalam fungsi manajemen.