Manual Prosedur

Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Jurusan Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Brawijaya
Malang
2012
 Manual Prosedur
Pengendalian Produk tidak sesuai
Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 00202 06002

Revisi : -
Tanggal : 12 Desember 2012
Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan

Misbahuddin Azzuhri,SE.,MM.,CPHR.
Dikendalikan : Unit Jaminan Mutu
oleh

Disetujui oleh : Ketua Jurusan

Dr. Fatchur Rohman, SE., MSi.

i
Daftar Isi

Tujuan .......................................................................................................................................... 1

Ruang Lingkup .............................................................................................................................. 1

Definisi ......................................................................................................................................... 1

Rujukan ........................................................................................................................................ 1

Garis Besar Prosedur ..................................................................................................................... 2

Bagan Alir ..................................................................................................................................... 2

Lampiran ...................................................................................................................................... 3
1. Borang Keluhan (02001 01) ............................................................................................... 3
2. Borang Klarifikasi Keluhan (02001 02) ................................................................................. 4

3. Daftar Keluhan Pelanggan (02001 03) ................................................................................. 5

i
Tujuan
Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk yang tidak sesuai pada semua
tahapan proses pelaksanaan penjaminan mutu UB, baik berupa pengembangan sistem penjaminan
mutu, pendampingan untuk standarisasi akreditasi Program Studi, Monevin PHK maupun audit internal
sistem mutu.

Ruang Lingkup
Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai diterapkan terhadap semua jenis produk dan material
yang tidak sesuai pada saat realisasi di UJM.

Definisi
1. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas :
a. Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal
dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara
b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta
perbaikan SMM UJM UB
c. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan UJM UB
d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan
Rektor dan feedback pelanggan lainnya
e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap
tahun

2. Koordinator Bidang yang Diaudit adalah :

a. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab terhadap pengendalian penerapan prosedur ini,
menyetujui dan berwenang menanggapi laporan produk yang tidak sesuai.
b. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk memelihara semua laporan ketidak
sesuaian.
c. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk kejelasan status produk setelah
membicarakan dengan Koordinator Bidang yang lain.

3. Koordinator Bidang yang Mengaudit adalah :

a. Koordinator Bidang yang mengirimkan Laporan Ketidaksesuaian (MP-ISO.UJM-UB.02)
ketidaksesuaian produk kepada MR.
b. Bersama-sama dengan MR, melakukan pengujian, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan
penempatan produk yang tidak sesuai, serta menentukan tindakan koreksi dan pencegahan
yang perlu dilakukan.

4. Produk yang tidak sesuai adalah layanan UJM yang tidak memenuhi persyaratan Rektor dan
pelanggan lain.

Rujukan
1. Manual Mutu UJM UB (002020-05000)

2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008,
Badan Standardisasi Nasional

1
Garis Besar Prosedur
1. Ketua UJM menerima keluhan dan masukan dari Rektor mengenai produk UJM yang tidak sesuai.

2. Ketua UJM mendiskusikan keluhan Rektor bersama Koordinator Bidang terkait dan menyusun
analisis terhadap keluhan.

3. Ketua UJM dan Koodinator Bidang terkait mencari dan menganalisa akar masalah yang
menyebabkan keluhan.

4. Ketua UJM dan Koordinator Bidang terkait mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk
mengatasi akar masalah.

5. Ketua UJM didampingi Koordinator Bidang terkait mendiskusikan rumusan alternatif solusi
bersama Rektor.

Bagan Alir

Mulai

Menampung keluhan Borang Keluhan

Ketua UJM  02001 01

Mendiskusikan dengan Wakabid. terkait Borang Klarifikasi Keluhan

02001 02
Ketua UJM untuk mencari solusi terhadap keluhan 

Mendiskusikan dengan MR untuk mencari Borang Klarifikasi Keluhan

Wakabid. akar masalah dan rumusan solusi  02001 02

Mendiskusikan rumusan solusi atas keluhan Daftar Keluhan Pelanggan

Ketua UJM  02001 03
bersama

Selesai

2
Lampiran
1. Borang Keluhan (02001 01)

Keluhan Ke/Nomor Keluhan : Tgl Keluhan :

Status Tandatangan
Kode
No Ringkasan Temuan Bidang Auditor/Penyusun MR
Dokumen Open Closed
Open Closed Open Closed

3
2. Borang Klarifikasi Keluhan (02001 02)

Bidang /Jenis yang dikeluhkan: Keluhan Ke :

Tgl Keluhan :
No. CAR /Keluhan :
Uraian Keluhan: Kategori:

1. KTS

2. Observasi

Penyebab/Akar Masalah: Tanda tangan

Wakabid/MR

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai

Verifikasi:

Status CAR Tanda tangan Ketua

UJM

1. OPEN 2. CLOSED

4
3. Daftar Keluhan Pelanggan (02001 03)

Bidang
No Nama Pelanggan Unit kerja Tgl Uraian Keluhan Solusi Status
layanan
1. Sri Mulyaningsih Ilmu Ekonomi 30 Nop. AIMA B II Sistem penilaian pada AIMA Batch II point C.3a Memang standar World Closed
Pembangunan- 2009 Teaching Quality - Rasio dosen dan mahasiswa Class University
FE (RT) = jumlah dosen tetap/jumlah mahasiswa (WCU) lebih tinggi dari
S-1 pada standar DIKTI
Sangat Baik: RT >= 0,1 atau BAN PT
Baik: 0,075<=RT<0,1
Cukup: 0,005 <=RT<0,075
Kurang : 0,025<=RT<0,005
Sangat Kurang: RT<= 0,025
Pertanyaan: Bagaimana jika dikaitkan dengan
standar dari DIKTI yaitu 1:25 (daya tampung
mahasiswa) apakah memang dibuat lebih
rendah dari standar DIKTI?
2 Endang Auditor 30 Nop. AIMA B II Jumlah hari audit untuk Fakultas cukup satu Akan usulkan untuk Closed
Arisoesilaningsih 2009 (1) hari, sedangkan untuk jurusan tiga (3) hari perbaikan MP AIMA
Kontak person teraudit diketahui lokasi dan
jadwal audit, ditentukan pada saat rapat
koordinasi
3 Surisdiarto Fakultas 8 Des. AIMA B II Persentase bobot UBAQA masuk di AIMA Batch Telah dibahas dalam MR Closed
Peternakan 2009 II UJM, yang termasuk
(point ABC) AIMA II hanya
komponen D, sisanya
masuk UBAQA
4 Retno Mastuti Biologi 9 Des. AIMA B II Beberapa masukan untuk UJM berdasarkan 1. Saran diusulkan Open
2009 proses audit yang berjalan di Fakultas dalam rapat terkait
Ekonomi UBAQA, valid diberi nilai
1. Butir mutu B.3.b.: perlu ditinjau kembali 4, kurang valid dinilai 2,
pedoman penilaian yang ditetapkan. tidak menyerahkan
Penilaian Dikti hanya ada dua bentuk, valid dinilai 0
dan tidak valid. Sedangkan penilaian UJM 2-4. Adalah standar

5
 Bidang
No Nama Pelanggan Unit kerja Tgl Uraian Keluhan Solusi Status
layanan
ada lima komponen (sangat valid, valid, yang ditentukan oleh
cukup valid, kurang valid, tidak unit kerja, bukan UJM.
menyerahkan) sehingga ada kebingungan
dalam penyampaian nilai Dikti sesuai
dengan komponen UJM. Valid sebagai nilai
tertinggi dari Dikti apakah bisa disetarakan
dengan nilai „sangat valid‟ (nilai 4) yang
ada di UJM, atau harus tetap dianggap nilai
„valid‟ (nilai 3).
2. Butir mutu 2.4.6 : perlu ditinjau bentuk
pernyataan standar penilaiannya.
Pertanyaannya adalah “Dalam penilaian
hasil belajar, tidak ada dosen yang
terlambat menyerahkan nilai akhir”, tetapi
pilihan jawabannya adalah “ya” dan “tidak”.
Agar lebih sesuai dengan pertanyaan
diusulkan pilihan jawabannya adalah “ada”
dan “tidak ada”. Menurut auditee yang
dimaksud dosen adalah hanya dosen tetap
3. Butir 2.7.7 : Bagaimana kalau bentuk fisik
„roadmap‟nya belum ada ?
4. Butir 2.4.4 : pertanyaannya kurang
menunjukkan kinerja, karena selama tidak
ada perubahan peraturan maka otomatis
kepatuhannya akan selalu 100%. Usulan :
yang ditanyakan adalah persentase
mahasiswa yang bisa mengikuti ujian akhir
(dengan persentase kehadiran minimal
80%).
5 Pak. Tri Wahono Auditor 9 Des. AIMA B II Bagaimana Kebijakan/Tindakan UJM terkait 1. Tetap dilakukan audit Closed
Pak. Osfar 2009 dengan Unit kerja yang : 2. Saat ini masih dalam
1. membuat laporan evaluasi kinerja hanya 10 taraf pembinaan, kalau
% terlambat diberi bobot
2. terlambat mengumpulkan evaluasi kinerja direkapitulasi kepatuhan

6
 Bidang
No Nama Pelanggan Unit kerja Tgl Uraian Keluhan Solusi Status
layanan
6 Pak Sigmawan Auditor 11 Des. AIMA B II FP membuat SA tetapi terlambat Hal itu menjadi temuan Closed
dan Bu Rahmi 2009 tersosialisasikan ke SOSEK sehingga belum di Fakultas
menggunakan SA Fakultas yang terbaru,
sehingga point-point yang ada di Instrumen
berbeda sehingga tidak bisa direkap
7 Bu Endang Auditor 11 Des. AIMA B II Kesalahan penyerahan SA Jurusan Teknik Sipil Kelengkapan dokumen Closed
2009 saat audit ke Jurusan PWK, karena PWK tidak AIMA diberi bobot
menyerahkan SA yang diacu kepatuhan
8 Bu Sri Rahayu Biologi 11 Des. AIMA B II Untuk auditor : Ybs saat itu mendapat Closed
(Kajur Biologi) 2009 1. Auditor tidak tepat waktu tugas lain dan kurang
2. Salah satu auditor (Dr. Ir. Imam Hanafi) sehat. Sudah minta dan
tidak datang tanpa memberitahu PS mendapat teguran. IK
teraudit sehingga proses audit hanya MP AIMA sudah direvisi
dilakukan oleh seorang auditor. Hal itu sehingga ada kejelasan
menyebabkan borang temuan klarifikasi prosedur apabila salah
menjadi tertunda satu auditor tidak dapat
Saran untuk UJM : hadir, misal ada
1. Perlu dibuatkan MP untuk Auditor apabila pemberitahuan ke UJM,
salah satu auditor tidak dapat hadir diklarifikasi dan tetap
mengaudit walau
sendirian jika terpaksa.