Widya Ayunidia Kusuma

Universitas Negeri Padang

Indonesia
Email : widyaayunidiakusuma@gmail.com

Abstrak - Administration of students (students) is the whole process of activities that are planned and
deliberately planned and continued development of all students (in the educational institution concerned) in
order to be able to follow the teaching and learning process (PBM) effectively and efficiently for the achievement
of educational goals that have set. Whereas the purpose and management of educational administration in the
field to students is that PBM in schools can run smoothly, orderly and regularly and achieve what is the purpose
of education at school

Keywords—( administration, student affairs, learning)

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Sebagai anggota masyarakat sekolah, siswa mempunyai hak untuk memperoleh pelajaran,
mengikuti kegiatan-kegiatan tertentu, menggunakan fasilitas, memperoleh bimbingan dan sebagainya.
Disamping itu juga siswa mempunyai kewajiban untuk hadir pada waktunya, mengikuti pelajaran,
mengikuti ulangan dan mentaati tata tertib yang berlaku. Hanya dengan mengetahui keadaan siswa yang
sebenarnya kita akan dapat memberikan pelajaran yang sebaik-baiknya kepada mereka sehubungan dengan
hak dan kewajiban mereka. Siswa dipandang sebagai makhluk yang unik yang secara wajar sedang dalam
masa pertumbuhan dan perkembangan sehingga proses pendidikan yang baik akan berusaha membantu
proses pertumbuhan dan perkembangan itu dengan tidak mengesampingkan potensi yang dimilikinya. 
Maka dari itu, sebagai calon pendidik nantinya, agar mampu dalam melakukanadministrasi bagi
siswanya sehingga proses pembelajaran berjalan dengan baik maka perlu memahami tentang administrasi
kesiswaan / peserta didik tersebut. Oleh karena itu, penulis mencoba membuat sebuah makalah yang
membahas mengenati administrasi peserta didik.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian administrasi peserta didik
2. Bagaiman proses administrasi peserta didik
3. Apa saja instrumen administrasi peserta didik (manual & elektronik)
4. Bagaimana peran guru dalam administrasi peserta didik

C. Tujuan
1. Menjelaskan pengertian administrasi peserta didik
2. Menjelaskan proses administrasi peserta didik
3. Menjelaskan instrumen administrasi peserta didik (manual & elektronik)
4. Peran guru dalam administrasi peserta didik

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Peserta Didik

Administrasi merupakan suatu proses yang dilakukan oleh suatu personil (kelompok) dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Sedangkan peserta didik / murid / siswa di dalam
KBBI (Nurhasanah, 2007 : 345) berarti orang (anak yang sedang berguru (belajar, bersekolah). Jadi, dapat
disimpulkan secara ringkas bahwa administrasi peserta didik adalah suatu proses yang dilakukan oleh suatu
personil (kelompok) dalam upaya mengelola peserta didik / siswa untuk mencapai tujuan pendidikan.
Selanjutnya mengenai pengertian dan konsep administrasi peserta didik, ada beberapa pendapat
ahli tentang pengertian peserta didik / siswa antara lain :
1) Menurut Sutjipto, dkk (1991/1992:113) administrasi peserta didik adalah “proses pengurusan serta
layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan murid di suatu sekolah mulai dari perencanaan
penerimaan murid baru, pembinaan selama murid berada di sekolah, sampai dengan murid
menamatkan pendidikannya“.
2) Menurut Suharsimi, dkk (2008:57) administrasi siswa sendiri dapat di definisikan sebagai “
pencatatan siswa mulai dari proses penerimaan hingga siswa tersebut lulus dari sekolah yang di
sebabkan karena tamat atau sebab lain“.
3) Menurut Asnawir (2005:167) administrasi kesiswaan merupakan “ bagian dari kegiataan
administrasi yang dilaksanakan di sekolah, berupa usaha kerjasama yang dilakukan oleh para
pendidik agar terlaksananya proses belajar mengajar yang relevan, efektif, efisien, guna
tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan“.
Dari berbagai pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa administrasi peserta didik
adalah proses pengurusan serta layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan murid di suatu
sekolah mulai dari perencanaan penerimaan murid baru, pembinaan selama murid berada di
sekolah, sampai dengan murid menamatkan pendidikannya. Administrasi peserta didik
dilaksanakan melalui upaya menciptakan suasana yang kondusif untuk terjadinya proses belajar
yang efektif. Tugas kepala sekolah dan para guru adalah memberikan layanan dengan
memperlihatkan apa yang dibutuhkan, dirasakan dan dicita-citakan murid dalam batas
kewenangan, keinginan serta peraturan dan ketentuan sekolah yang berlaku.
Administrasi peserta didik merupakan kegiatan pencatatan murid dari proses penerimaan
hingga murid tamat dari sekolah atau keluar karena pindah sekolah atau sebab lain.

B. Proses administrasi peserta didik

Dalam penerimaan siswa baru perlu dilakukan proses seleksi dan pencatatan siswa yang
memasuki sekolah atau lembaga pendidikan setelah para calon siswa tersebut memenuhi persyaratan
yang ditentukan oleh sekolah. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam administrasi kesiswaan
tersebut antara lain :
1) Mengatur Kegiatan Penerimaan Siswa Baru
Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan berkaitan dengan program penerimaan siswa baru itu
antara lain :
a) Pembentukan panitia penerimaan calon siswa
Panitia ini dibentuk oleh sekolah (kepala sekolah) yang bertugas untuk tahun yang
bersangkutan. Panitia ini bertugas untuk membuat publikasi tentang penerimaan siswa,
menyiapkan formulir pendaftaran, menerima pendaftaran, menyelenggarakan testing dan
penyampaian hasil tes.
b) Penetapan daya tampung
Sebelum sekolah menerima siswa baru terlebih dahulu harus ditetapkan daya tampung
sekolah yang bersangkutan. Hal ini dapat diketahui dengan menghitung berapa banyak 
lokal yang tersedia untuk dapat menampung calon  siswa  baru dan berapa jumlah daya
tampung masing-masing lokal tersebut, dan setelah itu dikurangi jumlah siswa yang tidak
naik kelas. Dengan cara demikian akan dapat diketahui berapa daya tampung dari sekolah
dimaksud
c) Penetapan persyaratan calon
 Di samping ada spesifikasi tertentu pada masing – masing jenis sekolah, kantor dinas
juga memberikan pedoman bagi sekolah tentang penerimaan siswa baru dan tugas
sekolah adalah menjabarkan dari pedoman tersebut. Secara umum persyaratan tersebut
adalh mencakup persyaratan umur, persyaratan akademik atau pendidikan, persyaratan
kelakuan baik, kesehatan dan persyaratan keuangan. Beberapa persyaratan diatas , harus
dibuktikan dengan persyaratan yang bersifat administratif.
2) Mengatur Kegiatan Orientasi Siswa Baru
Setelah siswa di terima di suatu sekolah, maka kegiatan lain yang perlu diikutinya adalah:
a) Orientasi siswa baru
Orientasi siswa baru adalah suatu usaha sekolah untuk memperkenalkan potensi – potensi
sekolah dan membantu siswa untuk beradaptasi kepada sekolah.
b) Pengaturan disiplin dan tata tertib sekolah
Disiplin adalah keadaan tertib dimana orang – orang yang tergabung dalam suatu
organisasi tunduk pada peraturan – pertauran yang telah ada dengan rasa senang hati
c) Ganjaran dan hukuman
Ganjaran adalah sesuatu yang diinginkan yang diterima oleh siswa karena mendapatkan
prestasi, berdasarkan usaha dan tingkah laku yang pantas. Sedangkan hukuman adalah
sesuatu yang tidak diinginkan. Namun siswa harus menerimanya karena tingkah laku
mereka yang tidak pada tempatnya.
3) Pengelolaan Kelas
Pengelolaan kelas merupakan upaya mengelola siswa di kelas yang dilakukan untuk menciptakan
dan mempertahankan kondisi kelas yang menunjang program pengajaran dengan jalan memotivasi
siswa agar selalu berperan aktif dalam pendidikan di sekolah, dalam kegiatan ini guru harus dapat
memotivasi dan mengendalikan kehadiran siswa dalam mengikuti pelajaran

C. Instrumen administrasi peserta didik (manual & elektronik)

Catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan menjadi dua jenis yaitu:
1) Catatan data siswa untuk sekolah, yang meliputi: b uku induk, buku kleper, catatan tata tertib
sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan( bersifat umum dan khusus, ada yanag dari pemerintah
dan ada yang produk sekolah itu sendiri).
2) Catatan siswa untuk masing masing kelas yaitu buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku
induk, buku presensi kelas, buku catatan bimbingan dan  konseling buku catatan prestasi murid,
yang meliputi buku daftar nilai dan buku lagger,buku raport, dan buku mutasi.
Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi kesiswaan maka perlu di tunjang
oleh berbagai instrumen atu alat kelengkapan pyang di perlukan. Instrumen yang di maksud antara lain
berupa buku buku, format format yang di gunakan untuk merekam semua data dan informasi yang
berkenaan dengan siswa. Adapun instrumen instrumen yang di maksud antara lain:
1) Buku induk
Buku induk merupakan buku pokok, karena di dalamnya memuat semua informasi yang di
anggap lengkap mengenai keadaan siswa.
2) Buku klaper
Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk memuat data murid yang penting penting
3) Buku/ daftar keadaan siswa
Buku ini menggambarkan keadaan jumlah keseluruhan  siswa di sekolah.
4) Daftar hadir siswa
Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan keaktipan mengikuti kegiatan di sekolah.
5) File penyimpan berkas siswa
Berkas yang bersifatnya terlepas lepas perlu di arsipkankan dengan baik oleh sekolah,misalnya
fotocopy STTB, akte kelahiran, surat keterangan pindah dan sebagainya.
 D. Peran guru dalam administrasi peserta didik.
Diantara peranan guru dalam pengelolaan murid diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Guru dapat dilibatkan dalam penerimaan murid baru, dengan menunjuk mereka sebagai panitia
penerimaan yang dapat melaksanakan tugas-tugas teknis mulai dari pencatatan penerimaan
sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.
2) Peranan yang besar dalam masa orientasi dipegang oleh guru kelas satu, disamping kepala
sekolah. Tugas guru adalah membuat murid dapat lebih cepat beradaptasi dengan lingkungan
sekolah. Peranan guru dalam hal ini sangat penting, karena kekeliruan dalam orientasi dapat
3) Untuk pengaturan kehadiran murid di kelas, guru pun mempunyai andil yang besar.
4) Guru harus mampu menciptakan suasana yang mendorong timbulnya motivasi murid untuk
senantiasa berprestasi tinggi.
5) Guru juga harus berperanan besar dalam menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik,
karena di sekolah merupakan masa pembentukan disiplin yang sangat menentukan untuk masa
selanjutnya. Untuk membuat murid disiplin, guru diharapkan mampu menjadi contoh atau
panutan bagi murid-muridnya.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Administrasi peserta didik adalah suatu proses atau kegiatan yang dilakukan terhadap siswa mulai
dari perencanaan penerimaan peserta didik sampai peserta didik menamatkan pendidikannya guna
mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. Sedangkan tujuan adanya administrasi peserta didik
dalam pendidikan adalah untuk mengatur semua kegiatan yang berkaitan peserta didik agar proses belajar
mengajar berjalan secara efektif dan efisien sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai dengan maksimal.
Dalam administrasi peserta didik ada proses atau kegiatan yang dilakukan oleh administrator yaitu 1)
mengatur kegiatan penerimaan siswa baru, 2) mengatur kegiatan orientasi siswa baru dan 3) pengelolaan
kelas.
Instrumen dalam administrasi peserta didik adalah buku induk, buku klaper, buku daftar keadaan
siswa, buku daftar hadir siswa, catatan tata tertib sekolah, buku catatan prestasi siswa, dan buku mutasi.
peran guru dalam administrasi peserta didik adalah sebagai panitia penyeleksi penerimaan siswa baru,
berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi dengan lingkungan sekolah, mencatat dan mengontrol
kehadiran siswa, melakukan uji kompetensi, menciptakan suasana yang menimbulkan motivasi siswa,
menciptakan disiplin sekolah / kelas yang baik, dan melaksanakan bimbingan karir serta penelusuran
lulusan.

Daftar Pustaka