Fika Heningtyas_K7520032_UTS ASAP

1. A. Berikan alasan mengapa administrasi perkantoran dikatakan sebagai ”sistem”?

Karakteristik apa saja yang harus dipenuhi administrasi perkantoran agar dapat
dikatakan sebagai sistem?
Jawab :
Karena pengertian sistem sendiri adalah sekumpulan unsur unsur/aktivitas aktivitas
yang saling berhubungan satu sama lain dalam rangka untuk mencapai tujuan tertentu
dan administrasi perkantoran memiliki 8 unsur didalamnya yang saling berkaitan yang
biasanya memiliki tujuan yang sama dalam suatu kantor. Karakteristiknya adalah :
- Memiliki elemen/bagian/komponen/sub sistem.
- Memiliki hubungan keterkaitan antar elemen/bagian/komponen/sub sistem.
- Memiliki lingkungan.
- Memiliki batasan batasan.
- Memiliki tujuan.
- Memiliki output dan input.
- Memiliki proses.

B. Berikan alasan mengapa administrasi penting sebagai sistem dan apa tujuan dari
sistem administrasi tersebut?

Jawab :

Sistem administrasi itu penting karena dalam kantor untuk menyatukan 8 unsur
administrasi dibutuhkan sistem yang baik untuk menjaga dan mengawasi agar 8 unsur
tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien dan mencapai tujuan yang sudah
ditentukan. Tanpa adanya sistem, besar kemungkinan 8 unsur administrasi dalam
suatu perusahaan tidak bekerja dengan baik karena adanya kerancuan struktur
organisasi dan rincian pekerjaan.

Tujuan dari sistem administrasi adalah untuk mengawasi kegiatan yang berjalan
dalam suatu organisasi, dan agar pimpinan dalam suatu organisasi dapat dengan
mudah mengevaluasi kegiatan kegiatan tersebut. Sistem administrasi juga ada untuk
menyelaraskan kegiatan kegiatan administrasi pada suatu kantor agar memiliki tujuan
yang sama.
2. A. Berikan beberapa alasan mengapa suatu sistem yang baik pada waktu tertentu bisa
menjadi sistem yang jelek/atau tidak bisa dipakai lagi (berikan contoh satu sistem
untuk lebih memperjelas alasan saudara).
Jawab :
Sistem yang baik disuatu waktu dapat menjadi jelek karena adanya globalisasi,
perubahan situasi dan kondisi, dan adanya permasalahan/kendala dalam
pelaksanaannya.
Untuk menunjang proses pencapaian suatu tujuan diperlukan sistem yang terus
menerus di upgrade. Sistem yang sudah dipakai untuk beberapa waktu harus di
analisa dan di ganti jika terdapat suatu masalah/kendala ataupun jika sistem tersebut
dinilai sudah tidak efektif dan efisien seiring berjalannya waktu/pembaruan teknologi.
Contohnya sistem dalam kegiatan perpanjangan SIM. Untuk memperpanjang SIM,
dulu kita harus mengantri bersama orang orang yang ingin membuat SIM dan
memperbaiki SIM yang rusak padahal proses perpanjangan SIM tidak memakan
waktu yang lama, tetapi jika antrian disatukan dengan orang orang yang ingin tes
berkendara untuk membuat SIM itu akan memakan waktu yang lama dan membuat
kerumunan dan dapat dikatakan sistem ini sudah tidak relevan di masa pandemi
Covid-19. Maka setelah adanya sistem online untuk perpanjangan SIM, sistem
perpanjangan SIM secara offline sudah tidak dapat dipakai lagi karena sudah dinilai
tidak efisien.

B. Langkah-langkah apa yang harus dilakukan agar suatu sistem bisa efektif dan
efisien dilaksanakan?
Jawab :
Dengan melakukan analisis sistem.
a. Mengidentifikasikan masalah kebutuhan RUM (Requestor, User, dan
Management)
b. Melaksanakan studi kelayakan sistem
c. Analisis dan rancang sistem
d. Penerapan sistem
e. Evaluasi dan pemeliharaan
3. Apabila saudara menjadi analis sistem bagaimana saudara membedakan analisis
sistem administrasi (ASA) berdasarkan sasarannya dan ASA berdasarkan kegiatannya
(unsur-unsurnya), berikan contoh sederhana dari ke 2 sistem tersebut!
Jawab :
Berdasarkan sasaran : untuk mencapai suatu tujuan, jadi kegiatan analisis memiliki
output untuk memaksimalkan tercapainya tujuan dari sistem. Contoh : analisis sistem
dalam vaksinasi massal di Cikarang Utara. Memiliki sasaran yaitu menjangkau
sebanyak banyaknya massa untuk divaksin, maka analisisnya dapat berisi bagaimana
cara menyebarluaskan informasi tentang vaksin massal tersebut.

Berdasarkan kegiatan : analisis dilakukan terhadap kegiatan/unsur unsur sistem

administrasi untuk mengetahaui kekurangan atau kendala yang ada. Contoh : analisis
hanya dilakukan terhadap kegiatan manajemen dalam suatu perusahaan, outputnya
adalah bagaimana cara manajemen dapat membuat keputusan yang tepat dan
terstruktur.

4. Identifikasi beberapa alasan mengapa analisis terhadap sistem administrasi pada saat
sekarang semakin perlu dilakukan ? Berikan contoh suatu sistem yang sesuai dengan
kondisi tersebut!
Jawab :
Karena saat ini adanya “New Normal” yang menciptakan beberapa kemajuan
teknologi juga beberapa aturan seperti semua kegiatan perkantorang dapat dilakukan
dari rumah, atau aturan untuk tidaka berkerumun atau di rumah saja. Hal tersebut
mengharuskan sistem sistem untuk mengadakan peningkatan/perubahan perubahan
agar tetap relevan dan masih dapat dilaksanakan secara efektif. Contohnya sama
seperti jawaban nomor 2A, yaitu sistem dalam kegiatan perpanjangan SIM. Untuk
memperpanjang SIM, dulu kita harus mengantri bersama orang orang yang ingin
membuat SIM dan memperbaiki SIM yang rusak padahal proses perpanjangan SIM
tidak memakan waktu yang lama, tetapi jika antrian disatukan dengan orang orang
yang ingin tes berkendara untuk membuat SIM itu akan memakan waktu yang lama
dan membuat kerumunan dan dapat dikatakan sistem ini sudah tidak relevan di masa
pandemi Covid-19. Maka setelah adanya sistem online untuk perpanjangan SIM,
sistem perpanjangan SIM secara offline sudah tidak dapat dipakai lagi karena sudah
dinilai tidak efisien.
5. A. Pada sebuah pengambilan keputusan penting adanya sebuah forum diskusi dalam
menentukan keputusan. Adanya beberapa pendapat dan masukan dari peserta diskusi
membuat sebuah pro dan kontra dalam pengambilan keputusan. Bagaimana saudara
menyatukan dua pendapat yang berbeda dalam sesi diskusi untuk pengambilan
keputusan?
Jawab :
Jika saya menjadi pemimpin suatu forum untuk mengambil keputusan, saya akan
meminta kedua kubu untuk menyampaikan plus dan minus pilihan mereka dan forum
akan membantu untuk menimbang keputusan mana yang harus diambil dan juga
membantu memberikan saran bagaimana cara meminimalisir kemungkinan buruk
yang akan terjadi.

B. Kepemimpinan dalam organisasi adalah sebuah proses dimana seorang pemimpin

memengaruhidan memberikan contoh kepada pengikutnya dalam upaya mencapai
tujuan organisasi.Pertanyaannya, kapankah seorang pemimpin itu dikatakan
pemimpin yang baik?
Jawab :
Seorang pemimpin dikatakan baik jika pemimpin tersebut dapat menggerakkan dan
mengayomi bawahannya secara baik untuk mencapai tujuan organisasi. Pemimpin
yang baik juga dapat memotivasi bawahannya untuk meningkatkan kinerja. Pemimpin
yang baik juga dapat mengambil keputusan yang baik sesuai dengan prosedur/sistem
pengambilan keputusan yang ada.