A.

SISTEM KENDALI MANAJEMEN

PPIC (production planning inventory and control) menjelaskan tentang system atau alur
Proses yangtelah dibuat dan disetujui untuk dijalankan seterusnya dengan pengembangan
yang berkelanjutan (continuous improvement)

KONFIRMASI
SURAT
KONFIRMASI JALAN
ORDER

YES

CUSTOMER MARKETING NO
CUSTOMER ORDER MARKETING ORDER MARKET ING LOGIST IK CHECK
ORDER LOGIST IK INVENT ORY PRODUCTION PRODUCT ION
CONTROL ST OCK PPIC
CONT ROL ORDER CONT ROL

MASTER
PRODUCTION
SCHEDULE

PURCHASING GUDANG HRD/GA MAINT ENANCE

PURCHASING BAHAN BAKU PRODUCT ION
REGISTRATION

NO
CHECK
PURCHASING ST OCK
ORDER

MAINTENANCE
YES EMPLOYE SHEDULE
LISTING

SUPPLIER

PRODUCT ION
ASSESMENT
CONT ROL LOG

BAGIAN BAGIAN SORT IR BERAS DAN

FILLING DAN MIING JAGUNG
PACKNG

BON
BERAS
SORT IR ASSIGMENT
FILLING CONT ROL
ASSIGMNET MESIN
CONT ROL; ET RUDER

BON JAGUNG
BERAS DAN JAGUNG
SORT IRAN
MESIN
FINISH
SHIFFT ER
GOOD

COOLING

Alur proses – PPIC

Alur proses PPIC dikembangkan dengan mengintegrasikan system PPIC dengansistem

manajemen pengendalian dan control PT.Beras Jagung Nusantara.

Proses PPIC dimulai pada saat permintaan (order) diterima dari marketing dan
selanjutnya marketing melakukan peninjauan atas ketersediaan stok barang dengan
logistik. Stok barang yang tersedia dapat langsung dikirim kepada costumer, sedangkan
stok yang tidak tersedia kemudian disampaiakan kepada PPIC untuk dibuatkan jadwal
produksi (master production.

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
 B. LAPORAN MINGGUAN MANAJEMEN

Tujuan
Laporan ini bertujuan untuk mebuat tujuan yang akan dicapai oleh departemen, dimana
tujuan tersebut telah dikomunikasikan dan disetujui di semua tingkatan manajemen, baik
dari supervisor, manager dan victory manager.

Frekuensi
Mingguan (weekly)

PENANGGUNG JAWAB
Direktur, Factory Manager, Manager Marketing dan sales, Office Manager, FA Manager.

DISTRIBUSI
Direktur
Factory Manager
Manager Marketing dan Sales
Office Manager
FA Manager
Laporan ini menggunakan parameter attainment (presentase pencapaian produksi
dibandingkan dengan targetnya) dan material yield (presentase hasil produksi dengan
pemakaian bahan).

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
1. TARGET OUTPUT
Kolom ini berisi target hasil produksi karton/box per minggu dari laporan produksi.

2. ACTUAL OUTPUT
Kolom ini berisi total hasil produksi karton/box per minggu dari laporan produksi.

3. ANTTAINMENT
Kolom ini berisi total presentase pencapaian hasil produksi dibandingkan dengan
target
yang akan dicapai.

4. OUTPUT PER DAY

kolom ini berisi rata-rata hasil produksi dalam karton/box harian.

5. MATERIAL YIELD
Kolom ini berisi presentase hasil produksi dengan pemakaian bahan.

6. WEEKLY PRODUCTION OUTPUT CHART

Grafik ini menggambarkan jumlah hasil produksi cup (karton) setiap minggu.

7. WEEKLY ATTAINTEMENT CHART

Grafik ini menggambarkan presentase pencapaian hasil produksi dibandingkan
targetsetiap minggu.

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
1. MACHINE QUANTITY
Kolom ini berisi jumlah mesin produksi yang ada.

2. TOTAL OUTPUT CAPATITY

kolom ini diisi dengan jumlah total kapasitas output mesin per minggu.

3. UTILIZED
Kolom ini berisi presentase target output dibandingkan dengan total kapasitas mesin
per minggunya.

4. ATTAINMENT CAPACITY
Kolom ini diisi dengan presentase actual output dibandingkan dengan target output
per minggunya.

5. EFFICIENCY
Kolom ini berisi presentase antara hasil output produksi dengan kapasitas total output
produksi.

6. WEEKLY CHART
Grafik warna hijau tua menggambarkan presentase penggunaan mesin (utilized) dan
warna hijau muda menggambarkan presentase operational dalam setiap minggunya.

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
 C. BON PERMINTAAN PRODUKSI

Tujuan
Melakukan permintaan produk kepada pihak produksi setelah dilakukan permintaan
ketersediaan stok di gudang logistic.

Frekuensi
Harian atau pada saat terdapat permintaan dari mareting ke logistic.

Penanggungjawab
Logistik.

Distribusi
PPIC.

Prosedur
Pihak marketing menyampaikan PO (Purchase Order) kepada pihak logistik untuk
dilakukan pemeriksaan atas ketersediaan stokdalam gudang logistik. Selanjutnya pihak
logistik melaporkan ketersediaan barang kepada PPIC dalam Bin permintaan produksi
yang kemudian akan dilanjutkan oleh PPIC menjadi Master production schedule.

BON PERMINTAAN PRODUKSI

Costumer No#
Nama Tanggal
Telepon Jabatan
No. PO Cust Tgl.Order
Alamat pembayaran
Lamat kirim
NOMOR TANGGAL PENGIRIMAN JENIS PRODUK JUMLAH ORDER (PCS) JUMLAH ORDER (KARTON) JUMLAH ORDER (KG)
(blank)
DIKELUARKAN (blank)
OLEH (blank)
DISETUJUI OLEH: KONF. ACCOUNTING
(blank) total
Grand total

1. C
O
STUMER
Masing-masing kolom ini diisi dengan nama costumer, nomor PO, dan alamat
pengiriman
2. IDENTITAS

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
 masing-masing kolom ini didengan nomor urut logistik, dengan turun bon
permintaan, jabatan dari pemohon, dan tanggal order/ pengiriman, format nomor
urut logistik: log xx (berisi nomor urut bon permintaan) /MM (bulan) /YY (tahun).

3. JUMLAH
Bagian ini berisi nomor bon permintaan produksi, jenis produksi, tanggal
pengiriman, keterangan tambahan terhadap order, dan total permintaan.

4. PARAF
Bagian ini di isi dengan paraf oleh pihak logistik yang mengeluarkan bon
permintaan, manager logistik yang menyetujui, dan paraf dari PPIC yang menerima
bon permintaan

D. MASTER PRODUCTION SCHEDULE

Tujuan

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
Tujuan dari pada Master Production Schedule (MPS) adalah memberikan panduan /
arahan kepada produksi dan departemen yang terkait agar produksi bisa sesuai dengan
jadwal yang telah di rencanakan baik dari segi jumlah, waktu maupun target yang telah
ditentukan sehingga produksi bisa lebih efektif dan efisien.

Frekuensi
Harian

Penanggung jawab
PPIC (Production planning inventory and control)

Distribusi
Distribusi MPS diberikan kepada:
1. Departemen produksi sebagai panduan dalam memberi penugasan jenis cup apa yang
akan diproduksi, beberapa jumlah yang harus diproduksi, mesin apa yang akan
digunakan, berapa banyak bahan yang diperlukan, dan berapa lama waktu untuk yang
diperlukan untuk produksi.
2. Departemen logistik sebagai panduan bahwa jenis cup yang diminta melalui bon
permintaan produksi (BPP) kapan akan diproduksi, kapan selesai waktu produksi
dankapan barang jadi (finish good) dapat dikirim untuk memberikan informasi kepada
marketing bahwa barang sudah siap dikirim.
3. Department maintenance sebagai panduan dalam memberi arahan bahwa mesin yang
akan digunakan untuk produksi dalam kondisi siap beroperasi, sehingga waktu
produksi sesuai dengan waktu yang dijadwalkan dalam MPS.
4. Departemen HRD/GA sebagai panduan dalam melakukan pengaturan jumlah orang
(man power) atas jumlah mesin yang akan beroperasi berdasarkan MPS.
5. Departemen marketing sebagai panduan dalam memberikan arahan agar setiap hari
marketing masing-masing jenis cup yang sedang diproduksi sesuai dengan urutan
yang terdapat pada MPS, sehingga marketing dapat memberokan estimasi kepada
pelanggan (customer) kapan hasil barang jadi dapat dikirim.

1. PPIC

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
 Masing-masing kolom ini diisi dengan permintaan produksi dari logistik (BPP),
yaitu berisi jenis barang/cup, berapa banyak jumlah produksi dan tanggal pengiriman
yang di minta sesuai dengan bon permintaan produksi (BPP) dari logistik.

2. LOGISTIK
Kolom ini berisi bon permintaan produksi (BPP) jenis permintaan barang atau cup
dari marketing setelah di sortir dan stock di logistic tidak cukup atau tidak ada untuk
selanjutnya di buatkan BPP dan diserahkan kepada ke PPIC.

3. MARKETING
Kolom ini berisi Bon permintaan barang jadi (BPBJ) yang di berikan kepada
departemen logistic dengan mencantumkan nomor PO, nama pelanggan (costumer)
dan tanggal pengiriman.

4. PRODUCTION
Kolom ini berisi jumlah hasil produksi setiap hari sehingga kita akan thu masih
berapa banyak backlog yang masih ada.

5. MATERIAL
Kolom material berisi berapa banyak bahan yang diperlukan dengan order yang ada
(berapa kilo dan berapa panjang /meter)

6. MACHINE HOURS
Kolom ini berisi jumlah kapasitas mesin untuk memproduksi cup per jam beserta
estimasi waktu selesai produksi menurut jumlah produk yang disorder.

7. MAN HOURS
Kolom ini berisi jumlah jam kerja (man hour) untuk total karton yang diproduksi.

8. REMARK
Kolom ini berisi keterangan nama pelanggan apabila terdapat permintaan khusu
untuk produk yang akan diproses.

E. CREWING GUIDE
Tujuan

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
Melakuakan penentuan dan pengendalian jumlah orang/ karyawan (operator, sorter,
packer, helper) yang digunakan untuk setiap area agar sesuai dengan standar jumlah
orang yang telah ditentukan.

Frekuensi
Mingguan

Penanggng jawab
PPIC

Distribusi
Factory Manager
Office Manager
Supervisor Produksi

Prosedur
Crewing guide (per shift)
Periode: ……s/d………..
SORTIR PENGILINGAN PRODUKSI
SHIFT PPL SCH SHIFT PEKERJAAN PPL SC TYPE PPL SCH
1 1 PENGILINGAN FILLING 5
2 BERAS ANALOG PACKING 4
3 2 PENGILINGAN FILLING 5
BERAS ANALOG PACKING 4
3 PENGILINGAN FILLING 5
BERAS ANALOG PACKING 4
TOTAL
MESIN
JALAN
TOTAL
ORANG
TETAP

LEBIH
ORANG

1. PERIODE

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
 Bagian ini diisi dengan tanggal awal produksi dan akhir produksi (dalam 1 minggu)
dalam menentukan jumlah orang yang digunakan berdasarkan jadwal produksi yang
dikeluarkan PPIC

2. SHIFT
Kolom ini berisi shift jam kerja yang terdapat pada masing-masing area

3. PEKERJAAN
Kolom ini berisi tipe pekerjaan oleh masing-masing area

4. JUMLAH ORANG PER SHIFT

Kolom ini berisi jumlah orang yang dibutuhkan setiap shiftnya dalam setiap proses

5. SCHEDULE
Kolom ini diisi dengan “x” apabila terdapat jadwal produksi dalam master schedule

6. TOTAL MESIN JALAN

Kolom ini berisi jumlah mesin yang berjalan berdasarkan perhitungan setiap nomor
mesin yang ditandai dengan “x”

7. TOTAL ORANG TETAP

Kolom ini berisi jumlah orang /karyawan tetap untuk setiap shift dari hasil standar
penggunaan orang per mesin per produk yang dihasilkan.

8. LEBIH ORANG
Kolom ini berisi jumlah kebutuhan orang tambahan yang dapat diisi dengan
kelebihan orang diarea/departemen lain, maupun melakukan penambahan orang
borongan, jumlah kebutuhan orang ini akan disampaikan oleh PPIC kepada factory
manager dan setelah disetujui oleh plant manager kemudian diserahkan kepada HR
Manager agar pengadaan orang dapat diproses.

F. PROSEDUR STOCK OPNAME

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
TUJUAN
Stock opname ini dilakukan untuk memastikan stok pada rekap data adalah sama dengan
jumlah stok aktual pada area atau departemen.

FREKUENSI
Setiap hari sabtu atau pada saat produksi berhenti.

PENANGGUNG Jawab
Factory manager
Section head produksi
Supervisor produksi

DISTRIBUSI
Admin produksi
Factory manager
Direktur

PROSEDUR PENGISIAN
Stock opname ini dilakukan untuk setiap area produksi yaitu sortir, pemasakan,
pengawetan, dan packing. Prosedur untuk perhitungan bahan disetiap are adalah sebagai
berikut:
1. Pada area sortir dilakukan penimbangan sisa beras jagung yang ada di akhir shift
sebelum stop produksi.
2. Pada area penggilingan, penimbangan sisa bahan baku seperti, beras, jagung,
penggilinga sebelum stop produksi
3. Pada area filling dan packing, semua mesin akan dikosongkan diakhir shift
sebelumnya stop produksi, apabila karena kondisi tertentu mesin tidak dapat
dikosongkan, maka pada shift berikutnya (mesin mulai dijalankan) harus dilakukan
pengisian bahan baku dalam mesin hingga penuh. Selanjutnya melakukan
perhitungan dengan menjumlahkan bahan yang tersisa di area dengan total bahan
yang ada di area dengan yang ada dimesin. Selain itu melakukan perhitungan sisa
supplies seperti karton,

Hasil perhitungan stock opname ini harus dipastikan benar dengan melakukan
perbandingan antara jumlah transaksi barang masuk dan keluar, dengan jumlah stok
barang hasil opname dilapangan. Rumus perhitungan dan stok adalah sebagai berikut:

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
(Transaksi barang keluar + stok opname akhir) = (transaksi barang masuk +stok opname
awal)
Stock usage
1. A
Area jenis bahan UoM income
R
balance
E Mulai akhir diluar kembali limbah
A
Sortir Bahan baku
K
penggilingan Air buat campur liter
o tepung beras dan
l tepung jagung
o Beras analog kg
m
Filling Bahan baku kg
Beras analog kg
packing
i karton pcs
n lakban meter
i berisi area-area tempat dimulainya barang masuk (bahan baku) hingga barang keluar
untuk dikirim

2. INCOMING
Kolom ini diisi dengan jumlah barang yang masuk ke area dari hasil pencatatan setiap
hari

3. STOCK
Bagian ini terdiri atas dua kolom; kolom pertama (begin) diisi dengan jumlah hasil
perhitungan stok opname periode sebelumnya dan kolom kedua (end) diisi dengan
jumlah hasil opname terakhir.

4. OUTGOING
Kolom-kolom ini diisi dengan jumlah barang yang keluar dari area, jumlah barang
kembali dari area proses ke area sebelumnya, dan jumlah waste dari setiap proses
area.

5. BALANCE
Kolom ini berisi hasil perhitungan jumlah transaksi barang keluar masuk dengan hasil
stok opname sesuai dengan rumus perhitungan transaksi dan stock

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
 G. PERTEMUAN TINJAUAN HARIAN
TUJUAN
Meninjau hasil dan proses produksi berdasarkan jadwal produksi dari PPIC, serta
menentukan langkah perbaika terhadap masalah-masalah yang menghambat proses
produksi

FREKUENSI
Harian (pukul 08:30-09:30)

PENANGGUNG JAWAB
Factory Manajer

DISTRIBUSI
PPIC
Section Head Produksi
Supervisor Produksi
Supervisor Maintenance
QA

PROSEDUR
Rapat diadakan oleh Factory Manager dengan agenda sebagai berikut:
1. Supervisor melaporkan hasil produksi, pencapaian target, dan masalah yang terjadi
kepada manajer produksi dan PPIC melalui laporan “Rekap Produksi” dan
“pengendalian penugasan per shift”, yang kemudian ditinjau prosesnya oleh PPIC
(sampaimana proses produksi sesuai dengan jadwal)
2. Factory Manager melakukan tindakan yang ditulid dalam Action Log terhadap
masalah-masalah yang menghambat produksi berdasarkan keterangan supervisor dan
quality assurance (QA), tindakan ini dittujukan kepada pihak produksi sendiri
ataupun Maintenance

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
 H. RAPAT TINJAUAN MINGGUAN
TUJUAN
Meninjau hasil kinerja untuk setiap departemen sebagai persiapan untuk elaporkan dalam
Weekliy Managemen Meeting

FREKUENSI
Mingguan (setiap hari senin pukul 14:00-16:00)

PENANGGUNG JAWAB
Direktur

DISTRIBUSI
Factory Manager
Office Manager
Marketing dan Sales Manager
FA Manager
PPIC
QA
Maintenance
Logistic

PROSEDUR
Agenda rapat yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Masing-masing Manager melaporkan hasil kinerja departemennya kepada Direktur
berdasarkan KPI ( Key Performance Indicator) masing-masing departemenya
2. Direktur kemudian meninjau hasil pencapaian yang telah dilaporkan setiap Manager
dan setiap Manager melaporkan masalah-masalah yang menghambat pencapaian,
serta tindaka-tindakan yang sudah dan akan dilakukan untuk mencegah masalah
terulang kembali kepada Direktur.
3. Berdasarkan laporan-laporan tersebut, Direktur akan membuat ringkasan-ringkasan
aporan dalam Weekly Manager Report yang kemudian dilaporkan kepada komisaris

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
 I. RAPAT MINGGUAN MANAJEMEN
TUJUAN
Meninjau kenerja perusahaan untuk setiap departem berdasarkan laporan mingguan
(Weekly Managemen Report) dan hasil dari tindakan-tindakan yang telah dilakukan

FREKUENSI
Mingguan (setiap hari selasa pukul 14:00-16:00).

PENANGGUNG JAWAB
Komisaris

DISTRIBUSI
Direktur

PROSEDUR
Rapat ini diadakan setiap hari selasa dengan tujuan untuk meninjau hasil Weekly
Management Report dan dilakukan selama kurang lebih dua jam, tergantung atas
banyaknya masalah yang didiskusikan, agenda rapat yang dilakukan adalah sebagai
berikit:
1. Direktur melaporkan hasil pencapaian produksi, kualitas, dan Mantenance kemudian
HR melaporkan penggunaan orang (man hour) dan pencapaian untuk pengiriman
barang yang terdapat pada Weekly Management Report
2. Komisaris meninjau hasil dan kemajuan dari tindakan yang dilakukan dala Action
Log hasil rapat sebelumnya
3. Komisaris menerima setiap masukan dari Direktur, kemudian merekap tindakan
selanjutnya dalam Action Log dan didistribusikan kepada setiap peserta rapat

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
 J. RAPAT KOORDINASI MINGGUA
TUJUAN
Mendistribusikan atau menyampaikan hasil tinjauan dari Weekly Managemen Meeting
kepada para Manager

FREKUENSI
Mingguan (setiap hari rabu pukul 11:00-12:00)

PENANGGUNG JAWAB
Direktur

DISTRIBUSI
Factory Manager
Office Manager
Marketing dan Sales Manager
FA Manager
QA
Maintenance
Logistik

PROSEDUR
Rapat diadakan oleh Direktur dengan agenda sebagai berikut:
1. Direktur mendistribusikan tindakan yang harus dilakukan dalam Action Log dan hasil
Weekly Management Meeting
2. Setiap Manager memberikan masukan atas tindakan-tindakan yang harus dilakukan
dalam Action Log, kemudian Direktur memberikan tugas berdasrkan tindakan-
tindakan yang harus dilakukan dalam Action Log.

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
 K. LOG TINDAKAN
TUJUAN
Memastikan bahwa masalah yang sudah teridentifikasi akan ditindaklanjuti oleh pihak
yang bertanggung jawab dengan kesepakatan dan komitmen waktu pelaksanaan tindakan
tersebut.

FREKUENSI
Harian (dalam meeting dan pada saat diperlukan kesepakatan untuk menyelesaikan
masalah).

PENANGGUNG jawab
Pihak yang bertanggung jawav melakukan tindakan pihak yang mengidentifikasi
masalah.

PROSEDUR

LOG TINDAKAN
Tgl Deskripsi Tindakan Pelaksana Rencana Actual selesai Selisih Keterangan
masalah korektif selesai
Nama Paraf Tanggal Jam tanggal Jam (Jam)

1. TANGGAL
Bagian ini diisi dengan tanggal pada saat terjadi masalah dan Action Log dibuat.

2. DESKRIPSI Masalah
Kolom ini diisi dengan rincian masalah yang terjadi

3. TINDAKAN Korektif
Kolom ini diisi oleh pelaksana dengan paraf nama penanggung jawab masal yang
berkomitmen untuk melakukan tindakan.

4. PELAKSANA
Kolom-kolom ini diisi dengan nama dan paraf penanggung jawab masalah yang
berkomitmen untuk melakukan tindakan.

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710
5. RENCANA selesai
Kolom-kolom ini diisi oleh pelaksana dengan rencana waktu (tanggal dan jam ) untuk
menyelesaikan tindakan .

6. AKTUAL
Kolom-kolom ini diisi oleh pengidentifikasi dengan tanggal dan jam saat selesai
dilakukan.

7. SELISIH
Kolom ini diisi dengan perbedaan waktu (jam) antara waktu tindakan selesai dilakukan
dengan rencana selesai.

8. KETERANGAN
Kolom ini diisi dengan penjelasan mengenai hasil atas tindakan yang telah dilakukan dan
tindakan lanjutan yang perlu dilakukan apabila masalah belum dapat terselesaikan.

MANAGEMEN SYSTEM MANUAL

PT BERAS JAGUNG NUSANTARA
TANGERANG-BANTEN 15710