Prosedur :

1. Dokumen resmi / Naskah Dinas yang telah dibuat oleh Pejabat Pengolah dicetak atau
dibuat sesuai kebutuhan, salah satu rangkap sebagai penempatan paraf hirarki dan
atau paraf koordinasi sekaligus sebagai arsip setelah ditanda tangani oleh Direktur.
a. Paraf hirarki oleh pejabat secara berjenjang untuk bertanggung jawab terhadap
substansi, redaksi dan penulisan naskah dinas tersebut sesuai dengan tugas pokok
dan fungsinya, dimulai dari sebelah kiri nama Direktur dan urutan sesuai dengan
arah jarum jam :
1) Pejabat Struktural sebagai Pejabat Pengolah, dimulai dari Kepala Sub Bagian /
Kepala Seksi, Kepala Bagian / Kepala Bidang, Dua Wakil Direktur,
2) Kepala Unit Kegiatan yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur
sebagai Pejabat Pengolah, dimulai dari Kepala Unit Kegiatan, Dua Wakil
Direktur,
b. Paraf Koordinasi, digunakan pada naskah dinas dalam bentuk produk hukum, kerja
sama dan susunan surat yang meterinya menyangkut kepentingan unit lain.
2. Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat pengolah lebih dari satu halaman, pejabat
pengolah membubuhkan paraf pada sudut kanan bawah setiap halaman.
3. Dokumen resmi / Naskah Dinas yang telah diparaf oleh Pejabat Pengolah dan dua
Wakil Direktur disediakan kepada Direktur untuk proses pengesahan (penanda
tanganan).
4. Dokumen resmi / Naskah Dinas yang telah ditanda tangani Direktur, diserahkan ke
Bagian Umum & Kepegawaian / Sub Bagian Umum untuk proses administrasi :
a. Penomeran dan pemberian tanggal
b. Pembubuhan stempel
c. Pemberian lembar kendali
d. Dicatat dalam buku ekspedisi dan didistribusikan ke alamat yang dituju.
e. Arsip disimpan oleh Pejabat Pengelola.