KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

DAERAH SUMATERA SELATAN

BIRO LOGISTIK

NOTA DINAS
Nomor : B/ND- 1246 /IX/SIP.3.1/2022/Rolog

Kepada : Yth. Kasetum Polda Sumsel

Dari : Plt. Karo Logistik Polda Sumsel

Perihal : mengirimkan laporan Kegiatan Pelatihan

Pengarsipan dan Penomoran berbasis Elektronik
T.A. 2022 Polda Sumsel

1. Rujukan Surat Perintah Kepala Kepolisian Daerah Sumatera Selatan Nomor: Sprin/669/SIP.3.1./2022
tanggal 1 September 2022 tentang Pelatihan Pengarsipan dan Penomoran berbasis Elektronik T.A. 2022
Polda Sumsel.

2. Sehubungan dengan rujukan tersebut di atas, bersama ini dikirimkan kepada Ka laporan pelaksanaan
Kegiatan Pelatihan Pengarsipan dan Penomoran berbasis Elektronik T.A. 2022 Polda Sumsel.

3. Demikian untuk menjadi maklum.

Palembang, 8 September 2022

Plt. KEPALA BIRO LOGISTIK POLDA SUMATERA SELATAN

Tembusan : GANDUNG D. WARDOYO, S.I.K.

KOMISARIS BESAR POLISI NRP 69050446
1. Kapolda Sumsel.
2. Irwasda Polda Sumsel.
KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA
DAERAH SUMATERA SELATAN
BIRO LOGISTIK

LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN PELATIHAN

PENGARSIPAN DAN PENOMORAN BERBASIS ELEKTRONIK T.A 2022 POLDA SUMSEL

I. PENDAHULUAN
1. UMUM
Di era digitalisasi ini tidak bisa dipungkiri bahwa penggunaan perangkat elektronik sangat pesat.
banyak sekali perangkat dan aplikasi yang modern yang dapat mempermudah kehidupan mobilisasi
dan menghemat banyak waktu. Dalam rangka pelaksanaan tugas-tugas kepolisian khususnya
diwilayah Polda Sumsel penggunaan perangkat dan aplikasi sudah banyak digunakan salah satu
nya aplikasi surat menyurat secara elektronik di Polda Sumsel yang dinamakan aplikasi e-office
atau sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik Polda Sumsel. Aplikasi e-office atau
sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik ini sudah digunakan di Polda Sumsel
khususnya di Biro Logistik Polda Sumsel sejak 1 tahun yang lalu dibawah binaan Satker Setum
Polda Sumsel. Selanjutnya Setum Polda Sumsel berinovasi pula mengembangkan pengarsipan dan
penomoran surat secara elektronik. Terkait hal tersebut Personil Biro Logistik mengikuti Kegiatan
Pelatihan Pengarsipan dan Penomoran Surat Berbasis Elektronik T.A 2022

2. DASAR
a. Surat Kapolda Sumatera Selatan Nomor : B/4008/XI/OTL.1.2./2021/Setum tanggal 1 November
2021 tentang Pemantapan Pelatihan E-office;

b. Nota Dinas Kepala Sekretariat Umum Polda Sumsel Nomor : B/ND-121/OTL.1.2./2022/Setum

tanggal 23 Agustus 2022 tentang Laporan Hasil Sosialisasi Pengarsipan secara Digital;

c. Surat Telegram Kapolda Sumatera Selatan Nomor : ST/669/SIP.3.1./2022 tanggal 1 September

2022 tentang Pelatihan Pengarsipan dan Penomoran Berbasis Elektronik Tahun 2022 Polda
Sumsel.

3. MAKSUD .....
 -2-

3. MAKSUD DAN TUJUAN

a. Aplikasi e-office dan penomoran serta pengarsipan berbasis elektronik melalui aplikasi microsoft
access berbasis elektronik dimaksudkan Agar mempermudah Kasatker / Kastwil jajaran Polda
Sumsel dalam membuat administrasi surat menyurat berbasis elektronik baik penerimaan surat,
pengiriman surat dan penandatanganan elektronik (Qr code) dan pengarsipan surat di jajaran
Polda Sumsel. Serta siap kapanpun dibutuhkan dalam menggunakan aplikasi e-office supaya
dapat dipergunakan untuk kegiatan operasional dimanapun berada.
b. Aplikasi e-office dan penomoran serta pengarsipan berbasis elektronik melalui aplikasi microsoft
access berbasis elektronik bertujuan untuk mempermudah pimpinan dan personil dalam hal surat
menyurat karena sangat menghemat waktu dan dapat diakses kapan pun. Penomoran dan
pengarsipan berbasis elektronik bertujuan untuk menyimpan arsip secara digital guna
menghindari hilangnya arsip yang ada dan memudahkan dalam pencarian arsip yang telah
disimpan.

4. PELAKSANAAN KEGIATAN
Hari/ Tanggal : Senin s.d Selasa, 5 September 2022 s.d 6 September 2022
Waktu : Pukul 08.00 Wib s.d Selesai
Tempat : Ballroom Lantai 7 Gedung Utama Presisi Polda Sumsel

5. PESERTA KEGIATAN
a. Para operator e-office satker Polda Sumsel.
b. Para operator e-office satwil jajaran Polda Sumsel.
c. Perwakilan Biro Logistik Polda Sumsel :
 Penda Siti Bariyah
 Briptu Dwi Nopri Handayani, A.Md

II. TUGAS YANG AKAN DILAKSANAKAN

a. Pengoperasian aplikasi e-office atau sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik setiap
hari kerja baik penerimaan surat, pengiriman surat, penandatanganan elektronik (Qr code) dan
penambahan akun e-office untuk Kasubbag dan Kaur di satker.

b. Membuat .....
 -3-

b. Membuat format penomoran dan pengarsipan secara elektronik melalui microsoft access.
Pengarsipan surat pada microsoft access dengan cara mengaupload surat sehingga arsip surat
dapat dengan mudah di akses atau dilihat kembali dengan fitur ‘cari surat’ pada format pengarsipan
melalui microsoft access.

III. HASIL YANG DICAPAI

1. Agar semua anggota Biro Logistik Polda Sumsel dapat memahami dan mengerti serta bisa
mengaplikasikan e-office atau sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik setiap hari kerja
baik penerimaan surat, pengiriman surat dan penandatanganan elektronik (Qr code) dan pengarsipan
surat baik Satker / Satwil di jajaran Polda Sumsel.
2. Tercapainya sistem penomoran dan pengarsipan secara elektronik yang dapat mempermudah dalam
pencarian arsip yang telah disimpan serta mengamankan arsip dari kehilangan atau resiko bencana
lainnya.

IV. LAMPIRAN-LAMPIRAN
Adapun lampiran pendukung yaitu foto kegiatan pelatihan pengarsipan dan penomoran berbasis
elektronik T.A 2022 Polda Sumsel.

V. PENUTUP
Demikian laporan pelaksanaan ini sebagai laporan pertanggung jawaban dan sebagai acuan untuk
perbaikan dan kebijakan dimasa yang akan datang.

Palembang, 8 September 2022

Plt. KEPALA BIRO LOGISTIK POLDA SUMATERA SELATAN

GANDUNG D. WARDOYO, S.I.K.

KOMISARIS BESAR POLISI NRP 67060220
 DOKUMENTASI PELAKSANAAN KEGIATAN PELATIHAN
PENGARSIPAN DAN PENOMORAN BERBASIS ELEKTRONIK T.A 2022 POLDA SUMSEL