KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

DAERAH SUMATERA SELATAN

BIRO LOGISTIK

LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN SOSIALISASI

PENGARSIPAN DAN PENOMORAN BERBASIS ELEKTRONIK T.A 2022 BIRO LOGISTIK

I. PENDAHULUAN
1. UMUM
Di era digitalisasi ini tidak bisa dipungkiri bahwa penggunaan perangkat elektronik sangat pesat.
banyak sekali perangkat dan aplikasi yang modern yang dapat mempermudah kehidupan
mobilisasi dan menghemat banyak waktu. Dalam rangka pelaksanaan tugas-tugas kepolisian
khususnya diwilayah Polda Sumsel penggunaan perangkat dan aplikasi sudah banyak digunakan
salah satu nya aplikasi surat menyurat secara elektronik di Polda Sumsel yang dinamakan aplikasi
e-office atau sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik Polda Sumsel. Aplikasi e-
office atau sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik ini sudah digunakan di Polda
Sumsel khususnya di Biro Logistik Polda Sumsel sejak 1 tahun yang lalu dibawah binaan Satker
Setum Polda Sumsel. Lalu, Setum Polda Sumsel berinovasi pula mengembangkan pengarsipan
dan penomoran surat secara elektronik. Terkait hal tersebut Personil Biro Logistik telah mengikuti
Kegiatan Pelatihan Pengarsipan dan Penomoran Surat Berbasis Elektronik T.A 2022 pada 5
September 2022 s.d 6 September 2022, selanjutnya mensosialisasikan hasil Kegiatan Pelatihan
Pengarsipan dan Penomoran Surat Berbasis Elektronik T.A 2022 pada Personil Biro Logistik.

2. DASAR
a. Surat Kapolda Sumatera Selatan Nomor : B/4008/XI/OTL.1.2./2021/Setum tanggal 1
November 2021 tentang Pemantapan Pelatihan E-office;

b. Nota Dinas Kepala Sekretariat Umum Polda Sumsel Nomor : B/ND-121/OTL.1.2./2022/Setum

tanggal 23 Agustus 2022 tentang Laporan Hasil Sosialisasi Pengarsipan secara Digital;

c. Surat Telegram Kapolda Sumatera Selatan Nomor : ST/669/SIP.3.1./2022 tanggal 1

September 2022 tentang Pelatihan Pengarsipan dan Penomoran Berbasis Elektronik Tahun
2022 Polda Sumsel.

3. MAKSUD .....
 -2-

3. MAKSUD DAN TUJUAN

a. Aplikasi e-office dan penomoran serta pengarsipan berbasis elektronik melalui aplikasi
microsoft access berbasis elektronik dimaksudkan Agar mempermudah Kasatker / Kastwil
jajaran Polda Sumsel dalam membuat administrasi surat menyurat berbasis elektronik baik
penerimaan surat, pengiriman surat dan penandatanganan elektronik (Qr code) dan
pengarsipan surat di jajaran Polda Sumsel. Serta siap kapanpun dibutuhkan dalam
menggunakan aplikasi e-office supaya dapat dipergunakan untuk kegiatan operasional
dimanapun berada khusus nya kegiatan di Biro Logistik Polda Sumsel.
b. Aplikasi e-office dan penomoran serta pengarsipan berbasis elektronik melalui aplikasi
microsoft access berbasis elektronik bertujuan untuk mempermudah pimpinan dan personil Biro
Logistik Polda Sumsel dalam hal surat menyurat karena sangat menghemat waktu dan dapat
diakses kapan pun. Penomoran dan pengarsipan berbasis elektronik bertujuan untuk
menyimpan arsip secara digital guna menghindari hilangnya arsip yang ada dan memudahkan
dalam pencarian arsip yang telah disimpan di Biro Logistik Polda Sumsel.

4. PELAKSANAAN KEGIATAN
Hari/ Tanggal : Jumat, 18 September 2022
Waktu : Pukul 13.30 Wib s.d Selesai
Tempat : Ruang Rapat Biro Logistik Lantai 6 Gedung Utama Presisi Polda Sumsel

5. PESERTA KEGIATAN
Para Personil Perwakilan Setiap Bag Satker Biro Logistik Polda Sumsel.

II. TUGAS YANG AKAN DILAKSANAKAN

a. Sosialisasi pengoperasian aplikasi e-office atau sistem administrasi surat menyurat berbasis
elektronik setiap hari kerja baik penerimaan surat, pengiriman surat, penandatanganan elektronik
(Qr code) dan penambahan akun e-office untuk Kasubbag dan Kaur di satker.
b. Melaksanakan sosialisasi penggunaan aplikasi penomoran dan pengarsipan secara elektronik
melalui microsoft access. Pengarsipan surat pada microsoft access dengan cara mengaupload
surat sehingga arsip surat dapat dengan mudah di akses atau dilihat kembali dengan fitur ‘cari
surat’ pada format pengarsipan melalui microsoft access.

III. HASIL .....

 -3-

III. HASIL YANG DICAPAI

1. Agar semua anggota Biro Logistik Polda Sumsel dapat memahami dan mengerti serta bisa
mengaplikasikan e-office atau sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik setiap hari
kerja baik penerimaan surat, pengiriman surat dan penandatanganan elektronik (Qr code) dan
pengarsipan surat baik Satker / Satwil di jajaran Polda Sumsel.
2. Tercapainya sistem penomoran dan pengarsipan secara elektronik yang dapat mempermudah
dalam pencarian arsip yang telah disimpan serta mengamankan arsip dari kehilangan atau resiko
bencana lainnya khususnya di Biro Logistik Polda Sumsel.

IV. LAMPIRAN-LAMPIRAN
Adapun lampiran pendukung yaitu foto Sosialisasi Pelatihan Pengarsipan dan Penomoran Berbasis
Elektronik T.A 2022 di Satker Biro Logistik.

V. PENUTUP
Demikian laporan pelaksanaan ini sebagai laporan pertanggung jawaban dan sebagai acuan untuk
perbaikan dan kebijakan dimasa yang akan datang.

Palembang, 21 September 2022

Plt. KEPALA BIRO LOGISTIK POLDA SUMATERA SELATAN

GANDUNG D. WARDOYO, S.I.K.

KOMISARIS BESAR POLISI NRP 69050446
 DOKUMENTASI PELAKSANAAN KEGIATAN SOSIALISASI
PENGARSIPAN DAN PENOMORAN BERBASIS ELEKTRONIK T.A 2022 DI BIRO LOGISTIK