KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

DAERAH SUMATERA SELATAN

BIRO LOGISTIK

LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN PELATIHAN

PENGARSIPAN DAN PENOMORAN BERBASIS ELEKTRONIK T.A 2022 POLDA SUMSEL

I. PENDAHULUAN
1. UMUM
Di era digitalisasi ini tidak bisa dipungkiri bahwa penggunaan perangkat elektronik sangat pesat.
banyak sekali perangkat dan aplikasi yang modern yang dapat mempermudah kehidupan
mobilisasi dan menghemat banyak waktu. Dalam rangka pelaksanaan tugas-tugas kepolisian
khususnya diwilayah Polda Sumsel penggunaan perangkat dan aplikasi sudah banyak digunakan
salah satu nya aplikasi surat menyurat secara elektronik di Polda Sumsel yang dinamakan aplikasi
e-office atau sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik Polda Sumsel. Aplikasi e-
office atau sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik ini sudah digunakan di Polda
Sumsel khususnya di Biro Logistik Polda Sumsel sejak 1 tahun yang lalu dibawah binaan Satker
Setum Polda Sumsel. Selanjutnya Setum Polda Sumsel berinovasi pula mengembangkan
pengarsipan dan penomoran surat secara elektronik. Terkait hal tersebut Personil Biro Logistik
mengikuti Kegiatan Pelatihan Pengarsipan dan Penomoran Surat Berbasis Elektronik T.A 2022

2. DASAR
a. Surat Kapolda Sumatera Selatan Nomor : B/4008/XI/OTL.1.2./2021/Setum tanggal 1
November 2021 tentang Pemantapan Pelatihan E-office;

b. Nota Dinas Kepala Sekretariat Umum Polda Sumsel Nomor : B/ND-121/OTL.1.2./2022/Setum

tanggal 23 Agustus 2022 tentang Laporan Hasil Sosialisasi Pengarsipan secara Digital;

c. Surat Telegram Kapolda Sumatera Selatan Nomor : ST/669/SIP.3.1./2022 tanggal 1

September 2022 tentang Pelatihan Pengarsipan dan Penomoran Berbasis Elektronik Tahun
2022 Polda Sumsel.

3. MAKSUD .....
 -2-

3. MAKSUD DAN TUJUAN

a. Aplikasi e-office dan penomoran serta pengarsipan berbasis elektronik melalui aplikasi
microsoft access berbasis elektronik dimaksudkan Agar mempermudah Kasatker / Kastwil
jajaran Polda Sumsel dalam membuat administrasi surat menyurat berbasis elektronik baik
penerimaan surat, pengiriman surat dan penandatanganan elektronik (Qr code) dan
pengarsipan surat di jajaran Polda Sumsel. Serta siap kapanpun dibutuhkan dalam
menggunakan aplikasi e-office supaya dapat dipergunakan untuk kegiatan operasional
dimanapun berada.
b. Aplikasi e-office dan penomoran serta pengarsipan berbasis elektronik melalui aplikasi
microsoft access berbasis elektronik bertujuan untuk mempermudah pimpinan dan personil
dalam hal surat menyurat karena sangat menghemat waktu dan dapat diakses kapan pun.
Penomoran dan pengarsipan berbasis elektronik bertujuan untuk menyimpan arsip secara
digital guna menghindari hilangnya arsip yang ada dan memudahkan dalam pencarian arsip
yang telah disimpan.

4. PELAKSANAAN KEGIATAN
Hari/ Tanggal : Senin s.d Selasa, 5 September 2022 s.d 6 September 2022
Waktu : Pukul 08.00 Wib s.d Selesai
Tempat : Ballroom Lantai 7 Gedung Utama Presisi Polda Sumsel

5. PESERTA KEGIATAN
a. Para operator e-office satker Polda Sumsel.
b. Para operator e-office satwil jajaran Polda Sumsel.
c. Perwakilan Biro Logistik Polda Sumsel :
 Penda Siti Bariyah
 Briptu Dwi Nopri Handayani, A.Md

II. TUGAS YANG AKAN DILAKSANAKAN

a. Pengoperasian aplikasi e-office atau sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik setiap
hari kerja baik penerimaan surat, pengiriman surat, penandatanganan elektronik (Qr code) dan
penambahan akun e-office untuk Kasubbag dan Kaur di satker.

b. Membuat .....
 -3-

b. Membuat format penomoran dan pengarsipan secara elektronik melalui microsoft access.
Pengarsipan surat pada microsoft access dengan cara mengaupload surat sehingga arsip surat
dapat dengan mudah di akses atau dilihat kembali dengan fitur ‘cari surat’ pada format pengarsipan
melalui microsoft access.

III. HASIL YANG DICAPAI

1. Agar semua anggota Biro Logistik Polda Sumsel dapat memahami dan mengerti serta bisa
mengaplikasikan e-office atau sistem administrasi surat menyurat berbasis elektronik setiap hari
kerja baik penerimaan surat, pengiriman surat dan penandatanganan elektronik (Qr code) dan
pengarsipan surat baik Satker / Satwil di jajaran Polda Sumsel.
2. Tercapainya sistem penomoran dan pengarsipan secara elektronik yang dapat mempermudah
dalam pencarian arsip yang telah disimpan serta mengamankan arsip dari kehilangan atau resiko
bencana lainnya.

IV. LAMPIRAN-LAMPIRAN
Adapun lampiran pendukung yaitu foto kegiatan pelatihan pengarsipan dan penomoran berbasis
elektronik T.A 2022 Polda Sumsel.

V. PENUTUP
Demikian laporan pelaksanaan ini sebagai laporan pertanggung jawaban dan sebagai acuan untuk
perbaikan dan kebijakan dimasa yang akan datang.

Palembang, 8 September 2022

Plt. KEPALA BIRO LOGISTIK POLDA SUMATERA SELATAN

GANDUNG D. WARDOYO, S.I.K.

KOMISARIS BESAR POLISI NRP 67060220
 DOKUMENTASI PELAKSANAAN KEGIATAN PELATIHAN
PENGARSIPAN DAN PENOMORAN BERBASIS ELEKTRONIK T.A 2022 POLDA SUMSEL