Disyahkan oleh

PROSEDUR TETAP Direktur RSP Cirebon

PROSEDUR ALUR PENGADAAN Dr. H Zainal Arifin B

MATERIAL UMUM NON OBAT
No. Tgl. Terbit : Tgl.Revisi : Hal. 1 dari 2
1. Tujuan Sebagai acuan langkah-langkah pelaksanaan alur pengadaan material umum/non-obat di RS
Pertamina Cirebon
2. Ruang Lingkup 2.1. Fasum
2.2. Teknik
2.3. Keuangan
2.4. Medis
2.5. Keperawatan
2.6. TI
2.7. Manajemen Bisnis
3. Uraian Umum Alur pengadaan material umum / non obat adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam proses
pengadaan material umum / non obat yang dilakukan di RSPC, agar proses pengadaan dapat
dilakukan sesuai prinsip-prinsip dasar pengadaan barang barang/jasa yang efektif, efisien,
kompetitif, transparan, adil, bertanggung jawab, kehati-hatian dan kemandirian.

Prosedur Pengadaan material umum / non obat meliputi :

4.1 Permintaan barang umum / non obat harus dilakukan dengan permintaan tertulis
untuk menghindari kesalahan pemesanan.
3.1. Pengadaan material pabrikan :
3.1.1. Permintaan tertulis oleh end-user dalam bentuk Material Requisition (MR) yang
ditandatangani oleh pihak yang berwenang (Ka Unit dan Wadir/Pejabat Setingkat Wadir)
ditujukan langsung ke Ka. Logistik.
3.1.2. MR mencantumkan spesifikasi teknis material yang diinginkan.
3.1.3. MR mencantumkan perkiraan harga sementara (estimasi harga) dari material yang diminta
sebelum penambahan PPN 10%.
4.2 Jika diperlukan dilakukan survey harga bersama antara end user dan logistik pada beberapa
vendor/supplier/toko.

3.1.3. MR dilampirkan justifikasi keuangan berdasarkan RKAP Unit/Bagian yang meminta

barang tahun anggaran berjalan/ dengan menuliskan dasar alokasi anggaran pada
Anggaran Biaya Operasional Unit yang mana barang tersebut diadakan yang akan
diperiksa oleh bagian Akuntansi Manajemen Rumah Sakit.
3.1.4. Jika material yang akan diadakan tidak dibiayakan langsung kepada pengguna jasa
layanan kesehatan RSPC dan diposisikan sebagai barang persediaan maka pengadaannya
menggunakan proses entry Material Issue Voucher (MIV) kepada Unit Farmasi
4.3 Permintaan barang persediaan dari end user yang dilakukan melalui MIV kepada
Unit Farmasi dibuat tidak melebihi dari tanggal 15 bulan berjalan
3.1.5. Atas dasar entry MIV pada Sistem Informatika Rumah Sakit oleh Unit yang
membutuhkan, Ka. Farmasi akan menindaklanjuti dengan membuat MR yang ditujukan ke
Unit Logistik setelah ditandatangani oleh Ka. Farmasi dan Wadir Medis.
4.4 Unit Farmasi berdasarkan MIV membuat MR kepada Unit Logistik untuk pengadaan
barang-barang non obat yang dikategorikan sebagai barang persediaan dengan limit waktu
tidak melebihi dari tanggal 20 bulan berjalan.

4.5 Pembuatan MR harus menggunakan fasilitas jaringan Sistem Informasi Manajemen RS

Pertamina Cirebon.
3.2. Pengadan material dengan pesanan khusus
3.2.1. Permintaan tertulis oleh end-user dalam bentuk Work Order (WO) yang ditandatangani
oleh pihak yang berwenang (Ka Unit dan Wadir/Pejabat Setingkat Wadir)
ditujukan kepada Ka. Fasum/Ka. Teknik.
3.2.2. Ka. Fasum / Ka. Teknik atas permintaan WO dari end-user membuat Material
Requestition (MR) yang ditandatangani oleh pihak yang berwenang (Ka Unit dan
Wadir/Pejabat Setingkat Wadir) ditujukan langsung ke Ka. Logistik
4.6 Logistik menindaklanjuti MR dengan membuat print-out Surat Pesanan / PO atau dengan
pengadaan secara swakelola setelah melakukan proses konfirmasi penawaran harga dengan
menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) melalui facsimile/e-mail atau
konfirmasi via telepon kepada vendor.
4. Prosedur 4.7 Permintaan barang umum / non obat harus dilakukan dengan permintaan tertulis untuk
menghindari kesalahan pemesanan.
4.8 MR untuk pengadaan material pabrikan dibuat oleh unit pengguna langsung (end-user)
dengan melihat kebutuhan, RKAP dan untuk barang persediaan dengan memperhitungkan
persediaan (stock gudang) yang ada dengan mencantumkan nomor MR, kode anggaran,
tanggal, jenis, jumlah, lampiran copy kartu stok dan perkiraan harga material yang
ditandatangani oleh Ka Unit dan Wadir ditujukan kepada Unit Logistik.
4.9 Pembuatan MR harus menggunakan fasilitas jaringan Sistem Informasi Manajemen RS
Pertamina Cirebon.
4.10 Jika diperlukan dilakukan survey harga bersama antara end user dan logistik pada beberapa
vendor/supplier/toko.
4.11 Logistik menindaklanjuti MR dengan membuat print-out Surat Pesanan / PO atau dengan
pengadaan secara swakelola setelah melakukan proses konfirmasi penawaran harga dengan
menerbitkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) melalui facsimile/e-mail atau
konfirmasi via telepon kepada vendor.
4.12 Permintaan barang persediaan dari end user yang dilakukan melalui MIV kepada Unit
Farmasi dibuat tidak melebihi dari tanggal 15 bulan berjalan
4.13 Unit farmasi berdasarkan MIV membuat MR kepada Unit Logistik untuk pengadaan
barang-barang non obat yang dikategorikan sebagai barang persediaan dengan limit waktu
tidak melebihi dari tanggal 20 bulan berjalan.
4.14 Kembali ke point 4.5
4.15 Untuk pengadaan material dengan permintaan khusus, seperti barang-barang untuk
kebutuhan pemeliharaan gedung, formulir keadministrasian, oksigen, barang-barang khusus
pendukung workshop teknik, permintaan end user dilakukan melalui Work Order (WO)
kepada Unit Fasum/Teknik, sedangkan barang-barang yang berkaitan dengan material
komputer harus dikonsultasikan terlebih dahulu tentang justifikasi pengadaannya melalui Unit
Teknologi Informasi, dan barang-barang yang berkaitan dengan leaflet, booklet, kalender /
yang berkaitan dengan pemasaran Rumah Sakit harus dikoordinasikan terlebih dahulu melalui
bagian Pemasaran RS Pertamina Cirebon
4.16 Atas dasar WO tersebut Unit Fasum/Teknik melakukan peninjauan lapangan dan membuat
perencanaan spesifikasi material yang akan diadakan dengan melihat desain yang diinginkan
oleh end user dan kesesuaian kondisi lapangan.
4.17 Selanjutnya Unit Fasum/teknik membuat MR atas item-item material yang akan diadakan
menyangkut item 4.10. kepada Unit Logistik.
4.18 Unit Logistik menindaklanjuti dengan mencari alternatif vendor yang dapat melaksanakan
pengadan material tersebut dan meminta penawaran harga.
4.19 Atas jawaban item 4.18, negosiasi dilakukan dengan mempertimbangkan efisiensi dan
efektifitas.
4.20 PO dibuat atau dengan menggunakan proses swakelola dengan ditandatangani ijin
prosesnya oleh Wadir Umum & SDM
4.21 Jika pengadaan melalui proses PO, maka harus ditandatangani oleh Ka.Logistik, Wadir,
dan Direktur
4.22 Jika pengadaan melalui proses swakelola, logistik akan membuat permintaan panjar kerja
swakelola seizin Wadir Umum & SDM yang dilanjutkan ke Bidang Keuangan atas persetujuan
Direktur.

5. Dokumen Terkait 5.1 MR

5.2 MIV
5.3 PO/Surat Pesanan
5.4 SPPH
5.5 Panjar Kerja