Materi Tata Ruang Perkantoran
Materi Tata Ruang Perkantoran
Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, salah satu faktor penting yang mempengaruhi kelancarannya adalah penataan ruang kerja dan
fasilitas (perabot, peralatan, perlengkapan) kantor yang disusun dengan sebaik-baiknya dalam ruangan yang tersedia. Penempatan peralatan
dan perabot kantor pada letak yang tepat dan penataan ruang kerja yang baik akan mendatangkan kepuasan bagi para
pegawai. Perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini pun menuntut penerapan tata ruang kantor yang tepat untuk dapat meningkatkan
produktivitas kerja. Oleh karena itu penataan ruang kerja dalam suatu kantor merupakan kebutuhan perkantoran modern.
Untuk lebih jelasnya perhatikan pengertian tata ruang menurut para ahli.
1. Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Administrasi Perkantoran Modern”, dikatakan bahwa, Tata Ruang kantor adalah penyusunan alat-alat
pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja pada para karyawannya”.
2. Menurut George Terry, “Office layout in the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a
practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost. ”
(tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini
untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya
yang layak.
3. Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour
space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).
Dari beberapa pengertian di atas, dapat diambil suatu kesimpulan bahwa yang dimaksud tata ruang kantor adalah penyusunan dan penentuan
perabot, peralatan dan perlengkapan kantor pada tempat yang tersedia sesuai dengan letak yang tepat sesuai kebutuhan serta pengaturan
aliran kerja yang dapat memberikan kenyamanan bekerja dan kepuasan bagi para pegawai kantor.
Pengaturan tata ruang mempunyai peranan yang penting dalam sebuah kantor. Namun kenyataanya masih banyak dijumpai kantor-kantor
yang kurang memperhatikan penataan ruang ini. Kita sering menjumpai bagian kantor yang banyak melayani pelanggan justru ditempatkan di
bagian belakang kantor sehingga pelanggan harus bertanya kesana-kemari sehingga menghabiskan waktu dan tenaga. Selain itu masih
banyak kantor yang kurang memperhatikan asas tata ruang, dimana arus pekerjaan masih simpang siur dan menyebar ke semua arah
sehingga menyebabkan pemborosan tenaga.
Penyusunan tata ruang kerja yang baik, akan memberikan efek yang baik yaitu proses pekerjaan akan berlangsung secara efektif dan efisien.
Beberapa pendapat menurut para ahli tentang tujuan tata ruang kantor, yaitu :
1. Menurut The Liang Gie, dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai,antara lain :
1) Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin;
6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapatkan kesan yang baik tentang organisasi itu;
7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 2000: 188-
189).
2. Dua ahli dari Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu
kantor, adalah :
1) Persyaratan perundang-undangan dipenuhi;
8) Lalu lang para juru tata usaha diantara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah;
11) Kebebasan diri dankeamanan diusahakan sepanjang perlu (The Liang Gie, 2000: 189).
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut :
2. Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.
3. Mencegah para pegawai di bagian yang berbeda merasa terganggu oleh publik yang hendak menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara
bising lain yang mungkin timbul.
4. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena prosedur kerja yang dapat dipersingkat
Tata ruang yang baik harus dapat mewujudkan tujuan di atas. Oleh karena itu untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka penyusunan
perabot kantor, peralatan kantor, perlengkapan kantor dan penataan ruangannya harus disusun sedemikian rupa sehingga pekerjaan
mengikuti arus kerja dan membatasi penundaan sampai sekecil mungkin.
C. Manfaat Tata Ruang Kantor
Dengan tata ruang yang baik, akan diperoleh banyak keuntungan. Sebagaimana disampaikan oleh The Liang Gie bahwa tata ruang yang baik
mempunyai beberapa keuntungan, antara lain :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar-mandir yang seharusnya tidak perlu;
3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui bagian tertentu;
Selanjutnya Drs. Moekijat dalam bukunya Tata Laksana Kantor, mengatakan bahwa tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai
berikut :
1. Merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan;
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan beberapa manfaat tata ruang kantor yang baik, antara lain :
Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu
diperuntukkan untuk tempat kerja yang menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuain seperlunya dapatlah beberapa diantaranya
dijadikan dasar bagi tata ruang kantor untuk menjamin penyusunan dan penataan ruang kantor sesuai dengan yang diharapkan (tepat, efektif
dan efisien). Beberapa asas itu antara lain :
Jarak terpendek adalah garis lurus yang menghubungkan dua buah titik. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus tata ruang yang baik
yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak sependek-pendeknya. Oleh karena itu jarak terpendek ini
hendaknya harus mendapat perhatian.
Asas ini merupakan pelengkap dari asas terpendek, karena jarak terpendek ini dapat dicapai apabila penempatan pegawai dan peralatan
kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. menurut asas ini suatu pekerjaan harus
senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada pergerakan mundur atau menyilang. Hal ini berarti
bahwa jalan yang harus ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses itu selalu mengarah maju ke depan
menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku, lingkaran atau berbentuk huruf L atau U.
Tata ruang yang baik adalah menggunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai (ruang datar),
tetapi juga ruang vertikal. Pada prinsipnya dalam asas ini menghendaki tidak adanya ruang yang kosong tidak terpakai.
Asas ini menghendaki kemungkinan melakukan perubahan dengan mudah dan tidak memakan biaya yang besar. Kemungkinan perubahan
tata ruang dapat terjadi karena adanya peningkatan kuantitas dari kegiatan pekerjaan kantor.
Ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan pada saat menata ruang kantor agar pekerjaan kantor dapat berjalan efektif dan efisien, antara
lain :
1) Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus;
2) Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan berdekatan;
3) Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak pendek;
5) Penggunaan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan;
6) Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap sumber cahaya;
7) Kesatuan yang banyak berhibungan dengan pelanggan harus ditempatka dibagian depan,sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu
bagian lain;
8) Satuan yangtugas pekerjaannya bersifat gaduh, sebaiknya diletakkan didekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan kerja lainnya,
lebih-lebih yang banyak menjalankan pekerjaan otak;
9) Tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah dijangkau oleh petugas.
Demikianlah asas dan prinsip yang harus diperhatikan dan dijadikan pedoman dalam penataan ruang kantor, sehingga tercipta ruang kantor
yang baik, tepat dan efisien dalam melaksanakan seluruh pekerjaan kantor.
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:
3. Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
4. Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
7. Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan
Ketika kita merancang ruangan kantor, perlu juga diperhatikan apakah diperluakan ruangan terpisah atau tertutup untuk bagian-bagian yang
berbeda ataukah cukup terkumpul di dalam ruangan yang luas atau ruangan terbuka. Hal ini perlu diperhatikan karena masing-masing
ruangan memiliki kelebihan dan kekurangannya, dan apabila kita tidak memperhatikan hal tersebut maka akan mendapatkan kesulitan di
dalam pelaksanaannya. Pada dasarnya ada 4 macam tata ruang kantor, yaitu:
Ruang kantor terbuka adalah ruangan di mana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan
menjadi beberapa bagian atau tidak menggunakan penyekat sebagai pemisah, akan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang
besar terbuka.
Perencanaan suatu ruang terbuka perlu diperhitungkan dengan seksama, sehingga tidak ada yang merasa dirugikan. Oleh karena itu
perencana perlu memehami keuntungan-keuntungan dan kerugian dari tata ruang terbuka.
KEUNTUNGAN KERUGIAN
Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau
pengaturan warna dan dekorasi. kebisingan.
Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh
ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi. konsentrasi.
Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak
pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian nampak jelas.
peralatan kerja.
Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan :
ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas
peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya. atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga
mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan
peralatan kerja. Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan
pendingin udar serta air cleaner untuk mengurangi bau.
Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja
antarpegawai baik.
KEUNTUNGAN KERUGIAN
Konsentrasi kerja lebih terjamin. Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar,
sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi
Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih menjadi berkurang.
terjamin atau terlindungi baik dari segi pembicaraan,
dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya
berharga. pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan
Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk
ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar
merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
KEUNTUNGAN KERUGIAN
Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan
dekorasi lainnya.
Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
Biaya pemeliharaan tinggi.
Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau
dihindarkan. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak
murah.
Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan
dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara
organisasi dapat mudah dicapai. bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor
terbuka dan tata ruang kantor berhias.
4. Tata Ruang Kantor Gabungan antara Tertutup, Terbuka dan Berpanorama
Tata ruang gabungan ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat
diciptakan tata ruang kantor gabungan.
Apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian, sebagai berikut :
a. Tata Ruang Pribadi (Private Office)
Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai
ruang atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan ruangan
yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan
menggunakan alat-alat atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.
dilakukan jika :
d) Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel, furniture.
f) Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making.
3) Service area
Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya : ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet.
4) Storage area
Storage area digunakan untuk menyimpan barang. Misalnya : ruang penyimpanan bahan mentah, barang setangah jadi, dan barang jadi serta
ruang arsip.
Dalam merancang dan menyusun tata ruang kantor, perlu kita perhatikan juga faktor-faktor
lain yang dapat mempengaruhi terhadap penataan tata ruang kantor yaitu cahaya, warna, udara dan suara.
1. Pencahayaan
Cahaya penerangan yang cukup merupakan hal penting dalam tata ruang kantor. Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar
dengan tepat akan menambah efesiensi kerja pegawai, karena mereka dapat bekerja lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan tidak
membuat mata lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan kantor disebabkan oleh penerangan yang buruk. Misalnya ruangan terlalu gelap atau
pegawai harus bekerja di bawah penerangan yang menyilaukan. Kurangnya sinar pencahayaan dapat menimbulkan ketegangan otot dan
kelelahan mata serta
kesalahan kerja kan lebih banyak terjadi sehingga produktivitas kerja menurun.
Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, antara lain :
3) Kesalahan-kesalahan berkurang;
Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu cahaya yang berasal dari sinar matahari dan cahaya buatan berupa lampu.
Apabila cahaya lampu tersebut disusun dengan teknik yang baik maka penerangan akan sempurna untuk ruangan-ruangan kerja yang gelap
atau untuk bekerja di waktu malam.
1) Cahaya langsung
1) Cahaya langsung
Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja. Apabila dipakai lampu biasa (pijar), cahaya bersifat sangat tajam,
bayangan yang ditimbulkan sangat jelas, cahaya ini cepat menimbulkan kelelahan pada mata, lebih lebih apabila terletak dalam lingkungan
sudut 45 derajat dari penglihatan mata, lampu ini dapat menyilaukan si pekerja. Jadi, penerangan lampu yang memberikan
Cahaya ini memancar dari sumbernya dngan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu. Cahaya ini
tersebar ke berbagai jurusan sehingga bayangan yang ditimbulkan tidak terlalu tajam, namun sebagian cahaya tetap langsing jatuh ke
permukaan meja dan memantul kembali ke arah mata si pekerja. Hal ini juga
Penerangan semacam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan, sebagian lagi
terpencar melalui tudung kaca. Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena sumbernya untuk sebagian besar
adalah langit-langit ruangan. Sifat cahaya dan bayang-bayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam.
Selain jenis cahaya, yang juga penting untuk penerangan ruang kantor adalah banyaknya cahaya penerangan itu, berapa banyak cahaya yang
diperlukan untuk pekerjaan dikantor? Hal ini tergantung dari jenis pekerjaan itu sendiri. Aktivitas yang membutuhkan penglihatan tajam
memerlukan cahaya yang lebih banyak. Suatu perkumpulan para insinyur yang ahli dalam bidang penerangan di Amerika Serikat ( Illuminating
Enginering Society) menyusun daftar tentang banyaknya cahaya yang harus digunakan di dalam menerangi sebuah kantor.
Contoh : ruang aktivitas, resepsi, tangga gedung atau kamar mandi 10 watt
Demikianlah besarnya cahaya yang sebaiknya digunakan dalam tata ruang kantor yang disesuaikan dengan jenis peka bahwa pekerjaan yang
ada dalam kantor. Perlu diingat juga merancang tata ruang kantor hendaknya cahaya itu tiba dipermukaan meja para pegawai dari arah kiri,
dan meja-meja tidak boleh disusun menghadap jendela karena akan menimbulkan kesilauan.
2. Perencanaan Warna
Warna merupakakn faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan,
pengertian dan pikiran). Misalnya warna mempunyai pengaruh yang sangat penting atas tekanan darah dan ketegangan syaraf. Beberapa
warna memberikan perasaan yang menekan dan cendrung mempercepat tindakan, sebaliknya warna yang lain mendorong kehangatan dan
perasaan gembira serta cendrung memperlambat suatu tindakan.
Warna-warna kuning, jingga dan merah di pandang sebagai warna-warna yang panas, warna ini biasanya mempunyai pengaruh psychologis
mendorong kehangatan dan perasaan gembira. Sebaliknya warna-warna yang sejuk seperti warna biru, ungu, dan hijau tua biasanya
menimbulkan pengaruh ketenangan. Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu:
a. Warna Merah
Warna merah merupakan warna yang mengambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan untuk
menggugah panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerkjaan. Akan tetapi juga tidak baik pengaruhnya jika
digunakan terlalu banyak.
b. Warna Kuning
Warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk menimbulkan rangsangan pada mata dan syaraf, sehingga dapat
menimbulkan perasaan riang dan gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan. Warna kuning ini dapat digunakan pada kamar atau
lorong-lorong yang gelap.
c. Warna Biru
Warna adem, sebagai warna dari langit dan samudera menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh
mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Warna biru sangat baik digunakan untuk pekerjaan yang membutuhkan
konsentrasi, karena dapat menimbulkan suasana dingin dan tenang. Akan tetapi sebaliknya, pemakaian yang berlebihan dapat menimbulkan
perasaan yang tidak baik karena dapat menekan perasaan.
Dari ketiga warna tersebut dapat diciptakan warna lain sebagai kombinasi dari ketiga warna tersebut. Dalam pemilihan warna harus
hati-hati dan seksama, karena seandainya terjadi kesalahan memilih warna akan menimbulkan berbagai akibat. Misalnya warna kelabu akan
menjadikan orang cepat mengantuk, warna yang terlalu kuat atau berlebihan akan mengakibatkan sakit kepala atau perasaan tertekan, dan
lain sebagainya.
Sebuah ruangan yang seluruhnya berwarna putih dan menerima sinar yang cukup, terbukti terlampau terang untuk bekerja secara
efisien, karena menyilaukan pegawai. Oleh karena itu menciptakan tataruang kantor yang baik hendaknya dipakai bermacam-macam warna.
Perencanaa warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan telliti dan sebaik-baiknya. Warna ruang kantor
bukan hanya untuk menyejukkan mata para karyawan, tetapi warna suatu ruang juga harus dapat meningkatkan produktivitas kerja
karyawannya. Berikut adalah sifat warna dan efek psikologinya bagi mata:
Putih Orisinil, ringan, polos, tentram, Menimbulkan perasaan dingin, steril, dan kaku
nyaman, terang
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik, akan diperoleh berbagai keuntungan, antara lain :
b. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan paroduktivitas pegawai;
Menurut Nadine Todd dalam bukunya "Office Practice and Secretarial Administration" mengatakan bahwa warna memberikan
pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada orang yang harus dilayani, diantaranya adalah :
a. Kepercayaan terhadap kantor. Disadari atau tidak kesan orang akan timbul setelah ia melihat wujud kantor termasuk warna yang dilihatnya.
Kantor yang cerah, menarik, efisien cendrung menimbulkan rasa percaya orang kepada kantor tersebut. Sebaliknya kantor yang suram dapat
menimbulkan rasa kurang percaya.
b. Efisiensi atau produktivitas. Warna yang tepat dapat memberikan rasa bangga pegawai akan lingkungannya, sehingga mereka akan menjaga
dengan rapi dan teratur. Dengan warna yang tepat akan berpengaruh pada semangat kerja, sehingga produktifitas pegawai akan meningkat.
c. Moral. Tidak adanya gangguan terhadap mata akan mengurangi ketegangan urat syaraf dan beberapa gangguan lain yang disebabkan warna
yang mempengaruhi sikap orang terhadap orang lain dan terhadap organisasi atau kantor. Karena itu konflik akan terkurangi sehingga timbul
semangat bekerja sama dan loyalitas.
3. Perencanaan Udara
Dalam menata ruangan kantor perlu juga memperhatikan keadaaan udara, bagaimana seorang pegawai selalu mendapatkan atau menghirup
udara yang segar. Yang penting dalam faktor udara adalah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Udara yang panas dan lembab
menekan terhadap tenaga dan daya cipta seseorang.
Pekerjaan kantor lebih bersifat pikiran sehingga kesegaran udara harus mendapat perhatian, bila tidak diperhatikan akan menyebabkan orang
mudah pusing dan produktivitasnya menurun, karena kondisi udara yang panas akan membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah dan
kurang bersemangat.
Menurut Soetarman, bahwa “beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Untuk itu maka yang paling mendekati kondisi
bekerja dengan nyaman bagi pegawai adalah udara dengan suhu 25,6 derajat celcius.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut :
1) Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (air condotioning). Walaupun alat tersebut cukup mahal harganya, tetapi bagi
pegawai yang menghendaki ketelitian kerja, alat ini merupakan suatu keharusan apabila dikehendaki mutu pekerjaan yang tinggi;
2) Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja, hal ini dapat tercapai dengan membuat lubang-lubang udara (ventilasi) yang cukup
banyak pada dinding-dinding kamar. Demikian pula sewaktu bekerja, jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin;
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik, maka akan diperoleh banyak keuntungan, antara lain :
Kebisingan atau suara-suara gaduh dapat mengakibatkan gangguan pelaksanaan kerja kantor, karena kebisingan mengganggu konsentrasi
orang dalam berpikir sehingga mempengaruhi hasil kerjanya. Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran,
menggunakan telepon dan melaksanakan pekerjaan kantor lainnya dengan baik.
Banyak sumber suara yang terdapat dalam kantor yaitu : percakapan, gesekan kursi-kursi, suara-suara mesin kantor dan suara di luar kantor.
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengganggu konsentrasi kerja pegawai, perlu kiranya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
3) Lantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas karet atau dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.
Dengan demikian jelas sekali bahwa perencanaan cahaya, warna, udara dan suara dalam penataan ruang kantor harus benar-benar
diperhatikan dan direncanakan dengan sebaik-baiknya, karena sangat berpengaruh terhadap efektivitas pekerjaan kantor.
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut;
1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.
3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja.
4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat
yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.
Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada
umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja
kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor
yang baik.
2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain
yang sedang mendapat layanan.
4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80
cm.
5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil
berhadapan dengan personil.
6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi
bawahannya.
7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi
kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar
ditempatkan dekat pintu masuk.
8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh
dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes
kebagian lain.
11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan
menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9
m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas
pimpinan dan tamu.
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran
yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang
antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
ebersihan
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.
uhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F)
entilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
enerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
asilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya
asilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.
ir minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus
mpat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk
mengeringkan pakaian yang basah
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan
pertolongan itu
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda
bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.
Membuat ruang kantor yang baik dan nyaman untuk bekerja bisa menjadi satu cara untuk meningkatkan produktivitas seluruh pegawai
yang ada didalamnya. Dalam ruangan yang nyaman dan menyenangkan biasanya para karyawan tidak akan mudah merasa bosan dan
seringkali justru bisa mendapatkan banyak sumber energi untuk betah bekerja dalam kantor.
Tak hanya bagi pegawainya saja, dengan membuat kantor yang baik dan nyaman, maka kenyamanan juga dapat dirasakan oleh orang
lain yang datang ke kantor, baik para klien, rekan bisnis, atau siapapun yang memiliki kepentingan dengan perusahaan. Suasana kantor yang
baik dan nyaman secara tidak langsung juga akan mampu meningkatkan citra perusahaan di mata publik. Untuk mendapatkan suasanya
kantor yang baik, tentu membutuhkan tata ruang yang baik pula, karena tata ruang kantor merupakan satu unsur dalam manajemen
perkantoran.