A.

Pendahuluan

Perencanaan pendanaan bertujuan memperkirakan masa depan keuangan

event. Perencanaan pendanaan item pengeluaran dan sumber pendapatan sehingga

dapat memperkirakan keuntungan atau kerugian. Untuk dapat menyusun

perencanaan pendanaan yang akurat sebuah event diarahkan pada hasil keuangan

yang diinginkan, event manager harus maju melewati berbagai tahap.

Dalam hal usaha apa pun tak terkecuali event, perencanaan pendanaan

selalu dimulai dari pengumpulan modal.  Modal bagi sebuah perusahaan baru

maupun lama harus juga dipisahkan antara modal tetap dan modal lancar.

          Event secara garis besar pasti sudah pernah dilaksanakan, lain halnya jika

event konvesi baru akan diadakan.  Terkait dalam hal sudah atau belumnya event

tersebut diselenggaraka, penyediaan modal dari jauh-jauh hari sangat diperlukan

guna menaksirkan pendanaan pada saat pelaksanaan.

Beberapa faktor secara bersama-sama menyebabkan penganggaran modal

dalam perencanaan pendanaan merupakan pengambilan keputusan terpenting

dimana manejmen keuangan terlibat.  Lebih lanjut semua divisi dalam suatu event

secara vital dipengaruhi oleh keputusan penganggaran modal, sehingga semua

eksekutif tanpa memandang tanggung jawab terhadap divisinya, harus menyadari

tentang bagaimana proses keputusan penganggaran modal diambil, sehingga

ketika pembuatan perencanaan pendanaan per-divisi, pihak eksekutif/ kepala

divisi sudah dapat mengetahui porsinya masing-masing dalam event tersebut.

Untuk perusahaan yang baru dibangun maupun sudah dibangun,

penyedian dana dalam perencanaan modal harus dipikirkan secara matang.  Dalam

kasus pembuatan suatu event, penyedian dana harus dibuat jauh sebelum hari
pelaksanaan.  Dengan kata lain, ketika idea tau konsep suatu dikeluarkan, maka

tidak dapat dilaksanakan secara cepat.  Hal ini dikarenakan oleh tidak semua dana

apalagi dalam jumlah yang sangat besar dapat tersedia, oleh sebab itu maka harus

ada kepastian atas ketersediaan dana.

Tahapan selanjutnya ketika pengaggaran modal terselesaikan adalah

dengan melakukan riset.  Riset dilakukan dengan tujuan mengetahui harga pasti

terhadap barang-barang yang dibutuhkan nanti.  Setelah riset barulah masuk ke

tahap perencanaan anggaran yang diselesaikan sampai tahap persetujuan

anggaran.

Ketika tahap persetujuan anggaran telah disepakati, maka ada satu tahap

penting yang harus dilakukan oleh bagian manajemen keuangan pada suatu

perusahaan event, yakni pengakajian ulang pendanaan.  Jika memang sudah

dipastikan dapat dilanjutkan sesuai keputusan awal, maka selanjutnya ada

pengeluaran-pengeluaran pendanaan sesuai kebutuhan yang sudah dicatat dan

disepakati bersama dalam proposal pengajuan suatu event.

B. Pengelolaan Keuangan dalam MICE

Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) event menjadi satu hal penting

dilakukan. Dalam pengelolaan event, dana adalah amunisi utama yang harus

dipersiapkan secara matang. Dengan membuat RAB, penyelenggara dapat

mengetahui seberapa banyak dana yang dibutuhkan untuk mensukseskan jalannya

event.

Cara yang paling umum dilakukan oleh penyelenggara event dalam

membuat rencana anggaran adalah dengan berpedoman pada tujuan event yang

diselenggarakan. Tujuan event ini bisa dibedakan berdasarkan jenis kegiatannya

(misalkan untuk event amal atau untuk komersil) dan berdasar besar-kecilnya

event. Semakin besar skala event yang akan dibuat, maka semakin kompleks

dalam membuat rencana anggaran.

Dalam membuat rencana anggaran event, panitia penyelenggara

seharusnya sudah melakukan pengecekan terhadap semua harga terkini dari setiap

komponen. Apabila event tersebut akan dilangsungkan beberapa bulan kedepan

atau bahkan tahun depan, maka perlu dipikirkan biaya tambahan jika terjadi

kenaikan harga pada setiap barang yang akan dibelanjakan.

Penyusunan Rencana Aanggaran Biaya menjadi salah satu hal yang

penting dalam perencanaan sebuah event. Kesalahan dalam penyusunan anggaran

dapat berakibat pada kerugian pada jalannya acara. Bisa jadi dari perencanaan

yang tidak matang tersebut berakibat kurangnya biaya pada event, alhasil panitia

penyelenggara harus “nombok” untuk menutup semua kekurangannya

Membuat rencana anggaran memiliki banyak fungsi, selain

dapat mengetahui seberapa banyak biaya yang kita perlukan, hal ini juga dapat

digunakan sebagai acuan dalam mengontrol aliran kas yang keluar untuk

pembiayaan event.

C. Cara mengelola keuangan Kegiatan Mice

1. Riset

Langkah pertama dari proses budgeting adalah identifikasi biaya dan

sumber pendapatan dan penempatan nilai finansial padanya. Jika sebuah
event telah terlaksana sebelumnya, sebagian besar informasi ini
kemungkinan besar tersedia dalam anggaran tahun sebelumnya. Jika
sebuah event diselenggarakan untuk pertama kalinya, organizer dari event
sejenis dapat dihubungi untuk berbagi pengalaman mereka. Area di mana
 setiap event tertentu mungkin mengeluarkan biaya, atau menghasilkan
pemasukan, jelas bervariasi. Meskipun demikian, adalah mungkin untuk
mengidentifikasi banyak dari biaya event dan sumber pemasukan yang
lebih umum. Lihat table di bawah ini :
Tabel Item Pengeluaran Event Umum dan Sumber Pemasukan
ITEM PENGELUARAN SUMBER PEMASUKAN

 Biaya sewa  In kind support (barter)

  Dekorasi  Penjualan tiket

  Transportasi  Hibah

 Sewa lokasi/venue  Sponsor

  Iklan

  Administrasi

 Biaya sewa

  Dekorasi

 Transportasi

Beberapa dari biaya yang teridentifikasi dalam table tersebut dapat

diidentifikasikan sebagai ‘tetap’ dalam arti tidak akan berubah akibat
kehadiran(misalnya sewa venue). Sebagian besar biaya yang teridentifikasi
dengan banyak jenis event dapat dikategorikan dalam cara ini. Ini menjadi
demikian karena jumlah besar pengeluaran event terjadi sebelum event
dimulai.
Beberapa biaya dapat dikategorikan sebagai ‘variabel’ tergantung
kepada event; biaya-biaya ini akan bervariasi terkait langsung dengan
 jumlah hadirin. Sebagai contoh jumlah orang yang datang akan langsung
menentukan jumlah makanan yang dibutuhkan pada sebuah gala dinner.
Ketika biaya variabel ditambahkan kepada biaya tetap, biaya
keseluruhan untuk menyelenggarakan sebuah event konvensi dengan
berapapun jumlah hadirinnya dapat diberikan. Untuk menentukan titik di
mana event Anda mencapai balik modal, Anda juga harus memperkirakan
pemasukan Anda. Pemasukan akan diperoleh dengan jumlah pengunjung
pada event yang dikenai tiket masuk.
Titik di mana pemasukan sama dengan biaya keseluruhan dari
penyelenggaraan event disebut break-even point [BEP]. Sebuah event
mungkin mengalami beberapa skenario sebelum menetapkan harga tiket
agar dapat memaksimalkan peluangnya untuk meraup keuntungan. Sebuah
spreadsheet excel terkomputerisasi merupakan cara yang efektif untuk
menggali skenario-skenario ini.

2. Menetapkan Tingkat Anggaran

Event manager harus menentukan tingkat anggaran yang perlu untuk

sebuah event. Apakah anggaran keseluruhan tunggal akan memadai atau
apakah anggaran individual untuk setiap kegiatan diperlukan. Jika sebuah
event memiliki komponen ganda, seperti pameran, makan malam
penghargaan dan impresariat, maka anggaran ganda akan diperlukan dari
jumlah yang dialokasikan misalnya untuk biaya sewa yang dibagi menjadi
untuk kursi, meja dan peralatan.
Penetapan tingkat anggaran harus didasarkan pada rencana pembiayaan
acara yang terbagi menjadi tiga kategori, yakni :

 Anggaran Pengeluaran
 Anggaran Pendapatan
 Untung/Rugi
 Anggaran Pendanaan terdiri dari :
 1.     Fixed Cost (Biaya Tetap)
Segala pengeluaran yang direncanakan yang merupakan pengeluaran tetap
yang tidak dapat dialihkan atau dianggarkan kebagian lain.  Seperti
keperluan SDM sebelum/ sesudah event, kesekretariatan, venue, peralatan
audio, rapat panitia, pembicara.
2.    Variabel Cost (Biaya Tak Tetap)
Segala pengeluaran yang tidak pasti dikeluarkan atau bisa dikatakan biaya
yang dilakukan untuk kebutuhan sekunder.  Kebutuhan-kebutuhan
sekunder yang perlu diadakan apabila diperlukan seperti press release,
congress kits, souvenir, sertifikat dan lain-lain.
3.    Unexpected Cost (Biaya Tak Terduga)
Segala pengeluaran yang secara tiba-tiba dan harus dikeluarkan sekali pun
tidak tercantum di dalam anggaran pengeluaran baik pengeluaran tetap,
maupun pengeluaran tidak tetap.  Seperti biaya kecelakaan.
4. Aggaran Pendapatan (Revenues)
Perkiraan pendapatan bisa di dapat dari bermacam-macamn sumber antara
lain:
1. Modal awal anggaran
2. Biaya pendaftaran peserta
3. Pameran
4. Sponsor
5. Komisi
6. Donatur
          Perlu diketahui bahwa setiap pengaggaran  pembiayaan suatu event jangan
pernah terlalu berpacu atau mengharapkan sumber pendapatan dari pihak
sponsor.  Ada baiknya pihak sponsor tidak dibebankan pada pendapatan yang
terlalu besar, ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya keadaan deficit yang
berlebih.
 5. Untung/Rugi
            Setelah terlihat dengan jelas anggaran perencanaan pendanaan yang
dibuat, maka akan terlihat dengan jelas apakah perusahaan akan mendapatkan
keuntungan atau mendapatkan kerugian.  Perusahaan tidak akan mengalami
kerugian jika sistem pengelolaan pendanaannya dikelola dengan baik dan teliti. 

4.     Penetapan dan Persetujuan Anggaran

Setelah biaya dan pemasukan diperkirakan, dan tingkat anggaran yang
sesuai telah ditentukan, tugas selanjutnya adalah menempatkan biaya-biaya ini ke
dalam dokumen anggaran. Dokumen seperti ini dapat berbasis kertas tetapi
penggunaan spreadsheet lebih dianjurkan. Alasannya adalah, sebagaimana
ditunjukkan sebelumnya, bahwa skenarioskenario berbeda berikut dampaknya
pada dasarnya dapat dinilai dengan cepat.
Efek dari misalnya, merubah harga tiket, atau menaikkan satu atau beberapa
item biaya, dapat segera ditentukan, sehingga membantu pengambilan keputusan.
Setelah rancangan anggaran dibuat, rancangan ini harus disetujui oleh mereka
yang memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk event. Proses persetujuan
berfungsi sebagai peluang untuk penilaian kritis akhir dari anggaran dan sebagai
cara menciptakan rasa memilikinya.
 Karena banyak dari pengeluaran untuk banyak jenis event terjadi sebelum
pemasukan didapat (misalnya sewa venue dan deposit peralatan) mungkin bagi
sebuah event menghadapi masalah cash flow. Karenanya, merupakan praktek
yang bijak untuk memperkirakan pengeluaran selama periode persiapan sebelum
terselenggaranya event.
Ini dapat dilakukan dengan menggunakan periode-periode yang
ditentukan (mis. satu bulan) dan memperkirakan biaya untuk periode-periode ini.
Jika potensi masalah cash flow teridentifikasi melalui proses ini, serangkaian
tindakan dapat diambil. Misalnya, pemasok dapat diajak bernegosiasi untuk
memperpanjang masa pembayaran atau sponsor dapat mencairkan dana lebih
awal.
5.    Pemantauan Anggaran
       Rencana keuangan bisa saja menjadi gagal jika tidak ketet dipantau.
Padahal ada beragam alat yang dapat digunakan mewujudkan tujuan ini.  Individu
dan panitia yang bertanggungjawab atas tugas-tugas tertentu dapat menyiapkan
pernyataan pemasukan dan pengeluaran. Pernyataan-pernyataan ini harus
menunjukkan seberapa banyak yang sebenarnya dikeluarkan dalam suatu periode
tertentu (mis. bulanan atau kwartalan) dan apa yang tersisa dari alokasi anggaran
keseluruhan untuk area itu.
Mengenai sisi pemasukan, mereka dapat menyatakan seberapa banyak
pemasukan yang diperoleh, berapa persentase ini dari jumlah yang dianggarkan
secara keseluruhan untuk sebuah item tertentu (misalnya tiket) dan bagaimana
jumlah yang diterima pada tanggal tertentu dibandingkan dengan proyeksi.

6.    Pengkajian Ulang Anggaran

Anggaran memberi masukan signifikan pada proses evaluasi event.
Sebuah analisa dari instrumen perencanaan keuangan pasca event memungkinkan
para organizer melihat di mana biaya yang diproyeksikan terlampaui,
mengidentifikasi area di mana underspending terjadi dan melihat bagaimana
beragam sumber pemasukan berfungsi. Informasi ini kemudian dapat digunakan
untuk merubah proyeksi anggaran masa depan, mengarahkan kembali sumber
daya keuangan, atau mengemukakan jika pengawasan pengeluaran yang lebih
ketat mungkin dibutuhkan.
D. Contoh Studi Kasus

Konser Musik Jazz With You di UMM (Universitas Muhamdiyah Malang)

1. Tujuan Kegiatan

Kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 Tujuan kegiatan ini dibuat agar para

pecinta musik Jazz di Indonesia dapat lebih mengerti perkembangan musik

Jazz di negara kita, dan tidak lupa untuk meningkatkan gairah bermusik para

pecinta musik di Indonesia agar dapat lebih mengerti dan dapat dengan cepat

mempelajari musik Jazz itu sendiri.

2. Tema Kegiatan

Tema yang diangkat dalam acara KONSER MUSIK JAZZ 2015 adalah : “JAZ

WITH YOU.”

3. Peserta Peserta KONSER MUSIK JAZZ 2015 adalah seluruh masyarakat

Umum dan sasaran penonton konser ini adalah dari umur 18 tahun sampai

dengan 50 tahun. Dengan presentase sebagai berikut : Umur : 18-25 = 60%

26-35 = 30% 36-50 = 10% E. Penyelenggara Kegiatan

4. Penyelenggara kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 ini adalah Event

Organizir yang sudah terkenal dan terpercaya di Indonesia, maupun Luar

negeri. Yang melibatkan seluruh anggota EO tersebut

5. Waktu dan Tempat Kegiatan

Rangkaian kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 direncanakan Berlangsung

1 Hari, yang dilakukan mulai tanggal 14 fEBRUARI 2015. Tempat

penyelenggaraannya direncanakan berada di UMM DOME.

6. Desain Anggaran dan Sumber Dana Kegiatan

Anggaran kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 merupakan jumlah

keseluruhan dari anggaran manajemen (ketua, sekretaris, bendahara) dan

anggaran seluruh seksiseksi yang ada. Anggaran konsolidasi KONSER

MUSIK JAZZ 2015 ini akan dikumpulkan dari anggaran manajemen dan seksi-

seksi yang ada yang telah disusun oleh masingmasing koordinatornya. Sumber

dana untuk kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 ini berasal dari Sponsor

dan penjualan tiket.

7. Desain Laporan Pertanggungjawaban.

Setelah pelaksanaan kegiatan KONSER MUSIK JAZZ 2015 selesi, maka Tim

Pnitia berkewajiban menyusun laporan pertanggung jawaban (LPJ), yang

secara garis besar terdiri dari dua laporan, yaitu Lporan Aktivitas dan Laporan

Sumber dan Penggunaan Dana.

E. Kesimpulan dan Saran

 Kesimpulan

Berdasarkan Pembahasan diatas mengenai mengelola keuangan

kegiatan MICE maka kami menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Bahwa mengelola keuangan pada suatu event merupakan salah satu

indikator suksesnya event dan juga merupakan alat kontrol pada

event yang akan diselenggarakan.

 2. Bahwa hal yang sangat penting pada penyelenggaran suatu event

adalah menetapkan dengan pasti berapa minimal peserta yang

harus hadir, karna hal ini akan berpengaruh pada persiapan

anggaran biaya secara akurat.

 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas maka kami meberikan saran bagi setiap

penyelenggara suatu event agar lebih memperhatikan pengelolaan

keuangan, karna mengelola keuangan pada suatu event merupakan

salah satu bagian penting akan suksesnya event tersebut.