INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAL No. Dok.: IKA.040/POLI/POLTEKBANG.SBY/V/2021. No. Revisi : 0 Tol. Terbit : 03 Mei 2021 Halaman 1 dari 7 INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI MASTER TERKENDALI POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA Jalan Jemur Andayani I No. 73 Surabaya 60236 Telp. : +62 31 8410871 Fax : +62 31 8490005 Email : mail@poltekbangsby.ac.idINSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI No. Dok.: IKA.040/POLI/POLTEKBANG.SBY/V/2021 No. Revisi : 0 Tol. Terbit : 03 Mei 2021 | Halaman 2 dari 7 MASTER ERKENDALI INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI Proses Nema Jabetan Tenggol | qraen Dib Apotek pid = buat aa poteker 2021 : Olen’ | OPE Arial Lomelduarg Farm | p,,aPoteker e | Dikaji 3 Mei Uleng —_| dr Samodero Gumilar M. Kes reer 2021 Oleh: — Kepala Bagian | 3 Met Disetujui eee ‘Administra 2021 Oa | suka, SST, MT ee ketarunaan ; Tal rtaPKe | a4, Andra Adityawarman, 6%, MT Direkwr = | 2021 POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA Jalan Jemur Andayani I No. 73 Surabaya 60236 Telp. : +62 31 8410871 Fax : +62 31 8490005 Email : mail@poltekbangsby.ac.idINSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI No. Dok.: IKA.040/POLI/POLTEKBANG.SBY/V/2021 No. Revis Tol. Terbit : 03 Mei 2021 Halaman 3 dari 7 L TUJUAN Instruksi kerja ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur pengelolaan sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai di Lingkungan Klinik Pratama Poltekbang Surabaya. RUANG LINGKUP Pengelolaan sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai di Lingkungan Klinik Pratama Poltekbang Surabaya, meliputi: a. Perencanaan kebutuhan sediaan farmasi dan BMHP: b. Penerimaan sediaan farmasi dan BMHP; c. Penyimpanan sediaan farmasi dan BMHP: M ASTER d. Pendistribusian sediaan farmasi dan BMHP; e. Pengendalian persediaan farmasi dan BMHP; 1 Pencatatan pelaporan, dan pengarsipen dokumen. T° RKENDAL PENANGGUNG JAWAB Penanggung jawab adalah petugas farmasi Klinik Pratama Poltekbang Surabaya KUALIFIKASI PERSONAL Apoteker dan atau minimal Tenaga Teknis Kefarmasian URAIAN UMUM Pengelolaan sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai di Lingkungan Klinik Pratama Poltekbang Surabaya, dilakukan agar menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan obat yang efisien, efektif dan rasional. Pengelolaan dilakukan secara tercatat dan terdokumentasi, kemudian dilaporkan setiap bulan oleh Apoteker penanggungjawab kepada pihak Akuntansi Persediaan Poltekbang Surabaya. POTENSI BAHAYA Jika instuksi kerja ini tidak dilakukan, akan mengakibatkan persediaan farmasi dan BMHP mengalami stagnant (kelebihan persediaan) dan atau stockout (kekurangan atau kekosongan persediaan)INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI No. Dok.: IKA.040/POLI/POLTEKBANG.SBY/V/2021 No. Revisi : 0 | Tol Terbit: 03 mei 2023 Halaman 4 dari 7 7. ALAT/ BAHAN YANG DIBUTUHKAN Alat/ bahan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan adalah : a. Etiket persediaan farmasi; b. Resep dan Status Rekam Medik; M ASTE c. Kartu stock persediaan farmasi dan BMHP; d. Buku Defekta (buku pemesanan sediaan farmasi dan BMHPS, Buia pengutian cba ?CRKENDA £. Buku obat masuk Gudang ; g. Buku obat keluar Gudang; h. Form serah terima sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai; Form stock opname; Kartu monitoring suhu dan kelembaban; k, Form Berita Acara Pemusnahan sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai. 8. PROSEDUR/ LANGKAH KERJA 1. Tahap Perencanaan Kebutuhan sediaan farmasi dan BMHP 1.1,Pencatatan di buku defekta dilakukan oleh petugas farmasi. Pengisian meliputi nama obat, kekuatan, kemasan, bentuk sediaan dan sisa stok. 1.2.Pengisian buku defekta dilakukan oleh petugas yang terakhir kali melakukan pelayanan dan mendapati obat yang dilayankan habis/hampir habis. 1.3.Apabila ada penawaran atau perencanaan penambahan produk baru, maka diskonsultasikan kepada apoteker penanggungjawab. Apabila telah disetujui, maka produk tersebut dituliskan pada buku defekta. 1.4.Apoteker penanggungjawab melakukan perekapan obat dan bahan medis habis pakai untuk diajukan kepada Kepala Unit Poliklinik. 1.5. Kepala Unit Poliklinik melakukan pengajuan kebutuhan kepada pihak ULP. 2. Tahapan Penerimaan sediaan farmasi dan BMHP 2.1, Memeriksa legalitas surat pengantar barang dan atau berita acara serah terima. Antara lain meliputi identitas Klinik pemesan dan identitas distributor. 2.2.Mencocokkan surat pengantar barang dan atau berita acara serah terima dengan sediaan farmasi dan BMHP yang datang. melipu' kesesuaian nama, jumlah, keutuhan kemasan, kebenaran label dan tanggal kadaluarsa, 23. Menginformasikan kepada distributor apabila terjadi ketidaksesuaian agar dilakukan perbaikan. Apabila sudah sesuai obat dan BMHP dapat diterima.INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI No. Dok.: IKA.040/POLI/POLTEKBANG.SBY/V/2021 No. Revst:0 | ToL Terbt: 03 ei202i | Haman dan? 2.4. Petugas farmasi memberi paraf, nama petugas dan tanggal serah terima sediaan farmasi dan BMHP. 2.5,Mencatat jumlah, nomer batch dan tanggal kadaluarsa sediaan farmasi dan BMHP di kartu stock gudang. 3. Tahapan Penyimpanan sediaan farmasi dan BMHP 3.1.Sediaan farmasi dan BMHP harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru. Wadah sekurang- kurangnya memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluwarsa, 3.2, Semua sediaan farmasi dan BMHP harus disimpan pada kondisi yang sesuai sehingga terjamin keamanan dan stabilitasnya. 3.3, Sistem penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan faktor berikut: a. Stabilitas : obat yang tidak stabil pada suhu ruangan disimpan di dalam lemari pendingin M ASTER b, Bentuk sediaan : obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaanya yaitu; tablet/kaplet/kapsul, sirup, tetes, krim/salep, suppositoria, dll ; ¢. Golongan obat : obat - obat narkotika dan psikotropika TERKENDALI © aomrian ersendin at emart thusas gang torbuat tee Pen Lemari tersebut memiliki dua buah pinta yang berbeda yang masing - masing memiliki kunci yang berbeda. Kunci lemari dipegang oleh Apoteker penanggung jawab/Apoteker pendamping yang ditunjuk dan pegawai lain yang diluasakan. d. Kelas terapi : obat dikelompokkan berdasarkan kelas terapi farmakologinya. . High Alert : obat yang memerlukan perhatian khusus, misalnya obat diabetes melitus, cardiovaskular, obat yang dapat menekan sistem saraf pusat, obat yang mengandung prekursor, obat golongan OOT (Obat - Obat Tertentu), obat golongan Narkotika dan obat golongan Psikotropika. £. LASA (look alike sound alike) : obat yang memiliki kemasan mirip atau terdengar memilik nama yang sama. g. FEFO (First Expire First Out) dan FIFO (First In First Out): obat yang tanggal Kadaluarsanya lebih dekat dan obat yang lebih dahulu masuk, diletakkan paling luar supaya bisa digunakan terlebih dahulu. 4. Tahapan Pendistribusian sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai 4.1. Pendistribusian sediaan farmasi dan BMHP untuk Sarpras 4.1.1.Sarpras menyerahkan daftar kebutuhan sediaan farmasi dan BMHP kepada petugas farmasi 4.1.2.Petugas farmasi melakukan pengecekkan persediaan farmasi dan BMHP yang dibutuhkan a.Jika persediaan farmasi dan BMHP tidak sesuai dengan permintaan, maka petugas farmasi harus melakukan konfirmasi dengan pihak sarpras.INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAL No. Dok.: IKA.040/POLI/POLTEKBANG.SBY/V/2021 | No. Revist : 0 | Tol. Terbit:03 Met 2021 | Halaman 6 dari 7 | b. Jika persediaan farmasi dan BMHP sesuai dengan permintaan, maka akan dilayani 4.1.3.Petugas farmasi menyiapkan sediaan farmasi dan BMHP yang dibutuhkan 4.14.Petugas farmasi mengisi kartu stok dan membuat form serah terima. Form ini harus berisi data sediaan farmasi dan BMHP minimal nama, bentuk sediaan, satuan, jumlah dan tanggal kadarluarsa. 4.2. Pendistribusian sediaan farmasi dan BMHP untuk Pasien 4.2.1,Dokter menyerahkan resep atau copy resep atau Status Rekam Medik kepada petugas farmasi 4.2.2,Petugas farmasi Petugas farmasi melakukan pengecekkan persediaan farmasi dan BMHP yang dibutuhkan a. Jika persediaan farmasi dan BMHP tidak sesuai dengan ii ASTER permintaan, maka petugas farmasi harus melakukan konfirmasi dengan dokter yang menulis resep atau copy resep atau Status Rekam Medik. . Jika persediaan farmasi dan BMHP sesuai dengan permintaan, TERKENDALI © mnate’ests diayani 4.2.3.Petugas farmasi menyiapkan sediaan farmasi dan BMHP sesuai permitaan dokter 4.2.4.Petugas farmasi mengisi kartu stok 4.2.8.Petugas farmasi menyerahkan obat kepada dokter atau pasien secara langsung 5. Tahapan Pengendalian sediaan farmasi dan BMHP 5.1, Melakukan pengisian kartu stok secara berkala minimal schari 1 kali 5.2. Memeriksa jumlah obat masuk, keluar, sisa stok obat dan tanggal kadarluarsa. a, Jika ada sediaan farmasi dan BMHP yang sudah kadarluarsa, maka harus didata dalam daftar BAP (Berita Acara Pemusnahan) setiap bulan. b. Jika ada sediaan farmasi dan BMHP yang mendekat kadarluarsa, maka harus didata dalam daftar obat akan kadarluarsa sctiap bulan, 5.3. Melakukan stok opname secara rutin 1 bulan sekali. 6. Tahapan Pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan 6.1. Tahapan Pencatatan sediaan farmasi dan BMHP 6.1.1.Mengisi buku obat masuk gudang farmasi jika ada sediaan farmasi dan BMHP yang datang ke gudang farmasi 6.1.2.Mengisis kartu stok di gudang farmasi untuk sediaan farmasi dan BMHP yang baru datang untuk dimasukkan dalam stok persediaan farmasi dan BMHP di gudang farmasi 6.1.3.Mengisis buku obat keluar gudang farmasi jika sediaan farmasi dan BMHP di keluarkan untuk didistribusikan ke kamar obat atau sarpras, 6.1.4.Mengisi kartu stok sediaan farmasi dan BMHP dikamar obat minimal 1 hari sekali atau setiap obat masuk atau keluarINSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAL No. Dok.: IKA.040/POLI/POLTEKBANG.SBY/V/2021 13 Mei 2021 Halaman 7 dari 7 6.2.Tahapan Pencatatan monitoring suhu dan kelembaban tempat penyimpanan sediaan farmasi dan BMHP 6.2.1.Petugas farmasi yang berjaga mengamati suhu ruangan dan kelembaban ruangan pada alat beurer secara rutin minimal 3 (Tiga) kali sehari 6.2.2.Petugas farmasi mengisi suhu dan kelembaban ruangan pada form ‘monitoring, 6.2.3. Petugas farmasi yang berjaga mengamati suhu lemari pendingin pada alat thermometer suhu secara rutin minimal 3 (Tiga) kali sehari 6.2.4.Petugas farmasi mengisi suhu lemari pendingin pada form monitoring suhu 6.3.Pelaporan dan pengarsipan, meliputi: 6.3.1.Setiap bulan pada tanggal 25, melakukan stok opname sediaan farmasi dan BMHP yang ada di gudang obat dan kamar obat. 6.3.2.Mengisi pada form stok opname meliputi, nama obat, satuan, sisa bulan kemarin, obat masuk, obat keluar, sisa bulan ini dan tanggal kadarluarsa. 6.3.3.Form stok opname yang telah diisi oleh Tenaga Teknis Kefarmasian, kemudian direkap oleh Apoteker. Atas sepengetahuan Kepala Unit, Rekapan Stok Opname dibuat dalam dua jilid untuk diserahkan kepada Petugas Akuntansi Persediaan dan diarsipkan di Klinik. MASTER SCRKENDALI