Keputusan Ketua Ombudsman Nomor 7 Tahun 2021 (Juknis Analisis)

OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA
KEPUTUSAN KETUA OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 7 TAHUN 2021
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS TATA LAKSANA TAHAPAN ANALISIS
KETUA OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 37

Peraturan Ombudsman Nomor 41 Tahun 2019
tentang Tata Cara Pencegahan Maladministrasi
Penyelenggaraan Pelayanan Publik dan
memperjelas tugas pokok Asisten Ombudsman
sebagaimana diatur pada Peraturan Ombudsman
Nomor 42 Tahun 2020 tentang Persyaratan,
Penetapan Penjenjangan, dan Pengembangan
Karier Asisten Ombudsman Republik Indonesia
dalam kegiatan pencegahan maladministrasi;
b. bahwa sebagai pedoman bagi Keasistenan Analisis
di Kantor Pusat dan Keasistenan Pencegahan
Maladministrasi Perwakilan di Kantor Perwakilan
dan menjamin akuntabilitas, transparansi, dan
kualitas tahapan analisis;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu
menetapkan Keputusan Ketua Ombudsman
tentang Petunjuk Teknis Tata Laksana Tahapan
Analisis;
KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Jenderal Ombudsman (Ninik Rahayu)
(Prof. Adrianus M.)
-2-
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2008 tentang

Ombudsman Republik Indonesia (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor
139, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 4899);
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5036);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2011
tentang Pembentukan, Susunan, dan Tata Kerja
Perwakilan Ombudsman Republik Indonesia di
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2011 Nomor 42, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5207),
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 48 Tahun 2017 tentang
Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 21
Tahun 2011 tentang Pembentukan, Susunan, dan
Tata Kerja Perwakilan Ombudsman Republik
Indonesia di Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2017 Nomor 246, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
6143);
4. Peraturan Ombudsman Nomor 26 Tahun 2017
tentang Tata Cara Penerimaan, Pemeriksaan, dan
Penyelesaian Laporan (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2017 Nomor 1035);
tentang Tata Cara Pencegahan Maladministrasi
Penyelenggaraan Pelayanan Publik (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 1769);
tentang Persyaratan, Penetapan Penjenjangan,

(Prof. Adrianus M.)
-3-
dan Pengembangan Karier Asisten Ombudsman

Republik Indonesia (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2020 Nomor 219);
tentang Organisasi dan Tata Kerja pada
Keasistenan Ombudsman Republik Indonesia
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2020
Nomor 644);
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : KEPUTUSAN KETUA OMBUDSMAN TENTANG
PETUNJUK TEKNIS TATA LAKSANA TAHAPAN
ANALISIS.
KESATU : Menetapkan Petunjuk Teknis Tata Laksana Tahapan

Analisis sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan
Ketua Ombudsman ini.
KEDUA : Petunjuk Teknis Tata Laksana Tahapan Analisis

sebagaimana dimaksud dalam DIKTUM KESATU,
digunakan sebagai pedoman bagi Keasistenan Analisis
di Kantor Pusat dan Keasistenan Pencegahan
Maladministrasi Perwakilan di Kantor Perwakilan
dalam rangka menjamin akuntabilitas, transparansi,
dan kualitas tahapan analisis.

(Prof. Adrianus M.)
-5-
LAMPIRAN
KEPUTUSAN KETUA OMBUDSMAN
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 7 TAHUN 2021
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS TATA LAKSANA
TAHAPAN ANALISIS
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu tugas Ombudsman yang tercantum dalam Undang-
undang Nomor 37 tahun 2008 tentang Ombudsman Republik Indonesia
adalah melakukan upaya pencegahan maladministrasi dalam
penyelenggaraan pelayanan publik. Guna melaksanakan tugas tersebut,
Ombudsman telah menerbitkan Peraturan Ombudsman Nomor 41 Tahun
2019 Tentang Tata Acara Pencegahan Maladministrasi dalam
Penyelenggaraan Pelayanan Publik (PO 41 Tahun 2019). Secara umum
ketentuan dimaksud mengatur alur proses kegiatan pencegahan
maladministrasi dalam penyelenggaraan pelayanan publik yang terbagi
dalam 3 (tiga) bagian utama; yaitu Deteksi, Analisis, dan Perlakuan
Pelaksanaan Saran.
B. Maksud dan Tujuan

Tujuan disusunnya Petunjuk Teknis (Juknis) Tata Laksana Analisis
Pencegahan Maladministrasi adalah:
1. Sebagai acuan/pedoman dalam melaksanakan tahap Analisis;
2. Sebagai acuan dalam menjamin akuntabilitas, transparansi dan
kualitas tahapan analisis; dan
3. Salah satu instrumen penilaian kinerja asisten yang membidangi
kegiatan analisis pencegahan maladministrasi.

(Prof. Adrianus M.)
-6-
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup unit yang menangani tahapan Analisis baik di Kantor
Pusat dan Kantor Perwakilan Ombudsman Republik Indonesia adalah:
1. Melakukan kegiatan pengumpulan data sebagai kegiatan pendalaman
berdasarkan Laporan Hasil Deteksi;
2. Melakukan penelaahan terhadap data yang dikumpulkan;
3. Mengidentifikasi penyebab maladministrasi;
4. Merumuskan saran perbaikan; dan
5. Menyusun laporan hasil analisis dan ringkasan eksekutif/risalah
kebijakan.

(Prof. Adrianus M.)
-7-
BAB II
DESKRIPSI ALUR
ANALISIS PENCEGAHAN MALADMINISTRASI
Tahapan Analisis dilakukan oleh Keasistenan Analisis Pencegahan

Maladministrasi I-VII pada kantor pusat dan Keasistenan Pencegahan
Maladministrasi Perwakilan di Perwakilan Ombudsman. Seluruh kegiatan
dalam tahap analisis bertujuan untuk mengidentifikasi penyebab
maladministrasi berdasarkan Laporan Hasil Deteksi (LHD) yang telah disetujui
oleh Rapat Pleno atau Rapat Perwakilan. Pada intinya, tahap analisis terdiri
dari Pengumpulan Data, Penelaahan, Perumusan Saran, Penyusunan Laporan
Hasil Analisis dan Penyampaian Laporan Hasil Analisis.
Sebagaimana ketentuan dalam Peraturan Ombudsman Nomor 41 Tahun
2019, Tahap analisis dapat dilaksanakan melalui 2 (dua) kegiatan; Survei dan
Kajian. Kegiatan Survei hanya dilakukan oleh Keasistenan Analisis Pencegahan
Maladministrasi I-VII, sedangkan Kajian yang terdiri dari kegiatan Tinjauan
Cepat (Rapid Assessment) dan Kajian Sistemik (Systemic Review) dilakukan
oleh Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi I-VII dan Keasistenan
Pencegahan Maladministrasi Perwakilan. Di bawah ini diterangkan mekanisme
tahap analisis bagi unit-unit Pencegahan di Kantor Pusat dan di Kantor
Perwakilan.

(Prof. Adrianus M.)
-8-
A. Mekanisme Analisis bagi Kantor Pusat

ALUR ANALISIS
PUSAT
Penyusunan
Laporan Hasil
Rencana Tindak
Deteksi
Lanjut
Pengumpulan
Data
Penelaahan
Perubahan Kebijakan/
Perumusan Saran Regulasi
Penyusunan
Laporan Hasil
Analisis
Laporan Hasil
Analisis
Rapat Pleno
Diterima
Keputusan ? dengan
perbaikan
Diterima Perbaikan
Penyampaian
Laporan Hasil
Analisis
SURVEI Ringkasan KAJIAN

Laporan Hasil Risalah Kebijakan
Eksekutif
Analisis (Kajian)
Survei
Penyampaian Saran
Secara Terbuka/
Tertutup
Berita Acara
Penyerahan Tahap Perlakuan dan
Laporan Analisis Pelaksanaan Saran
Gambar 1. Alur Kegiatan Analisis di Kantor Pusat
Pada Kantor Pusat, Keasistenan Utama Manajemen Pencegahan

Maladministrasi (KUMPM) mengadakan pertemuan untuk membahas tindak
lanjut Laporan Hasil Deteksi (LHD) yang telah disetujui oleh Rapat Pleno.
Rapat/pertemuan yang dipimpin oleh Keasistenan Utama I-VII ini dihadiri oleh
Keasistenan Deteksi dan Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi I-
VII. Hasil rapat/pertemuan ini menjadi bahan dalam memutuskan rencana
tindak lanjut pada Tahapan Analisis, yaitu penentuan pemilihan kegiatan
Survei atau Kajian.

(Prof. Adrianus M.)
-9-
Setelah rencana tindak lanjut ditentukan, Keasistenan Analisis

Pencegahan Maladministrasi I-VII memulai rangkaian kegiatan yang terdiri
atas kegiatan pengumpulan data dan penelaahan yang kemudian dilakukan
penyusunan saran.
Pada saat proses penyusunan saran, Keasistenan Analisis Pencegahan
Maladministrasi I-VII harus melakukan rapat koordinasi dengan Keasistenan
Perlakukan Pelaksanaan Saran (PPS). Koordinasi ini bertujuan untuk
merumuskan saran yang akan dicantumkan pada Laporan Hasil Analisis
(LHA).
Laporan Hasil Analisis yang telah disusun disampaikan kepada Rapat Pleno
untuk memperoleh keputusan sebagai berikut:
1. Diterima; atau
2. Diterima dengan perbaikan.
LHA yang sudah mendapat persetujuan dari Rapat Pleno dengan status
‘diterima’ ditindaklanjuti dengan kegiatan penyampaian LHA kepada pihak
terkait. Jika LHA masih memerlukan adanya perbaikan (status ‘diterima
dengan perbaikan’), maka LHA dikembalikan kepada unit terkait untuk
memperoleh perbaikan.
Dokumen yang diperlukan dalam penyampaian saran disesuaikan dengan
bentuk kegiatan yang dilakukan dalam tahap Analisis, yaitu:
1. Saran yang dihasilkan dari kegiatan Survei: memerlukan dokumen LHA
dan Ringkasan Eksekutif.
2. Saran yang dihasilkan dari kegiatan Kajian: memerlukan dokumen LHA
dan Risalah Kebijakan.
Kegiatan penyampaian LHA dapat dilakukan secara terbuka atau tertutup
sesuai dengan kondisi. Setelah kegiatan penyampaian LHA, proses selanjutnya
adalah monitoring pelaksanaan saran yang akan dilakukan Keasistenan
Perlakuan Pelaksanaan Saran (PPS) pada kantor pusat dan Keasistenan
Pencegahan Maladministrasi Perwakilan pada kantor Perwakilan Ombudsman.

(Prof. Adrianus M.)
- 10 -
B. Mekanisme Analisis bagi Kantor Perwakilan

ALUR ANALISIS
PERWAKILAN
Penyusunan
Laporan Hasil
Rencana Tindak
Deteksi
Lanjut Tembusan
Pengumpulan
Pusat
Data
Penelaahan
Perumusan Saran
Perubahan Kebijakan/
Laporan
Regulasi
Pusat
Penyusunan
Laporan Hasil
Analisis
Rapat Perwakilan
Diterima
Keputusan? dengan
perbaikan
Diterima Perbaikan
Penyampaian
Laporan Hasil
Analisis
KAJIAN Risalah Kebijakan

Laporan Hasil
Analisis (Kajian)
Laporan
Pusat
Penyampaian Saran
Secara Terbuka/
Tertutup
Berita Acara
Penyerahan Tahap Perlakuan dan
Laporan Analisis Pelaksanaan Saran
Gambar 2. Alur Kegiatan Analisis di Kantor-kantor Perwakilan
Pada Kantor Perwakilan, Kepala Perwakilan mengadakan pertemuan

untuk membahas tindak lanjut Laporan Hasil Deteksi yang telah disetujui oleh

(Prof. Adrianus M.)
- 11 -
Rapat Perwakilan. Pertemuan yang dipimpin oleh Kepala Perwakilan ini

dihadiri oleh Keasistenan Pencegahan Maladministrasi Perwakilan. Rapat
Perwakilan untuk memutuskan bentuk tindak lanjut pada Tahapan Analisis,
yaitu penentuan kegiatan Kajian: Tinjauan Cepat (Rapid Assessment) atau
Kejian Sistemik (Systemic Review). Keputusan yang diambil dalam pertemuan
dan berbagai pertimbangan guna pemilihan bentuk kegiatan harus dituangkan
dalam notula pertemuan yang harus ditembuskan kepada Keasistenan Utama
Pencegahan Maladministrasi (KUMPM) dalam bentuk dokumen rencana tindak
lanjut.
Setelah metode Kajian ditentukan, Keasistenan Pencegahan
Maladimistrasi Perwakilan memulai rangkaian kegiatan yang terdiri atas
kegiatan pengumpulan data dan penelaahan yang kemudian dilakukan
penyusunan saran.
Dalam penyusunan saran, Keasistenan Pencegahan Maladministrasi
Perwakilan harus menyampaikan terlebih dahulu draft saran kepada
Keasistenan Utama I-VII di Kantor Pusat. Koordinasi ini bertujuan sebagai
proses control kualitas terkait substansi yang menjadi fokus Keasistenan
Utama I-VII. Dalam hal Keasistenan Utama I-VII tidak memberikan pendapat
atau saran atas rencana kegiatan dalam jangka waktu 1 (satu) minggu sejak
menerima draft saran dari Perwakilan, maka Keasistenan Pencegahan
Maladministrasi Perwakilan dapat langsung menyusun Laporan Hasil Analisis.
LHA yang telah disusun disampaikan kepada Rapat Perwakilan untuk
memperoleh keputusan sebagai berikut:
1. Diterima; atau
2. Diterima dengan perbaikan.
Untuk LHA yang sudah mendapat persetujuan dari Rapat Perwakilan
(status “diterima”), laporannya harus ditindaklanjuti dengan kegiatan
penyampaian LHA kepada pihak terkait. Jika LHA masih memerlukan adanya
perbaikan (status “diterima dengan perbaikan”), maka LHA dikembalikan
kepada unit terkait untuk memperoleh perbaikan. Dokumen yang diperlukan
dalam penyampaian saran yaitu dokumen LHA dan Risalah Kebijakan.
Kegiatan penyampaian LHA dapat dilakukan secara terbuka atau tertutup
sesuai dengan keputusan Rapat Perwakilan. Setelah kegiatan penyampaian
LHA, proses selanjutnya adalah monitoring pelaksanaan saran yang akan
dilakukan oleh Keasistenan Pencegahan Maladiministrasi Perwakilan.

(Prof. Adrianus M.)
- 12 -
BAB III
TATA LAKSANA ANALISIS KAJIAN DAN SURVEI
A. Penyusunan Rencana Tindak Lanjut

Kegiatan pada tahap Analisis dimulai dengan penyusunan dokumen
rencana tindak lanjut seperti alur di bawah ini:
G Penerimaan Pembahasan Penyusunan

LAPORAN HASIL LAPORAN HASIL RENCANA
a DETEKSI DETEKSI TINDAK LANJUT
m
Gambar 3. Alur penyusunan Rencana Tindak Lanjut
Keasistenan Utama Manajemen Pencegahan menyerahkan Laporan

Hasil Deteksi melalui nota dinas kepada Keasistenan Utama I-VII untuk
melakukan tahap Analisis. Pada kantor Perwakilan Laporan Hasil Deteksi
dilanjutkan ke Tahap Analisis tanpa nota dinas penyerahan karena
merupakan kegiatan internal Keasistenan Pencegahan Maladministrasi
Perwakilan.
Pada kantor pusat, kegiatan pendalaman dilakukan oleh Keasistenan
Utama I-VII dengan mengundang Keasistenan Deteksi jika diperlukan.
Pada Kantor Perwakilan kegiatan pendalaman dilakukan dalam
pertemuan internal Keasistenan Pencegahan Maladministrasi Perwakilan.
Setelah melakukan pembahasan Laporan Hasil Deteksi, kemudian
Keasistenan Utama I-VII dan Keasistenan Pencegahan Maladministrasi
Perwakilan menyusun dokumen Rencana Tindak Lanjut Analisis (Format
I). Dokumen ini memuat rencana kegiatan yang akan dilaksanakan guna
mendalami topik yang disetujui dalam Laporan Hasil Deteksi. Rencana
kegiatan sebagai suatu tindak lanjut akan memuat pilihan kegiatan:
1. Tinjauan Cepat, Kajian Sistemik, atau Survei, untuk Keasistenan
Utama I-VII; dan
2. Tinjauan Cepat atau Kajian Sistemik untuk Keasistenan Pencegahan
Maladministrasi Perwakilan.

(Prof. Adrianus M.)
- 13 -
B. Kriteria Rencana Tindak Lanjut

Dokumen Rencana Tindak Lanjut Analisis paling sedikit memuat:
1. Waktu dan Tempat Pelaksana Kegiatan;
2. Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan;
3. Jadwal Kegiatan;
4. Pilihan Kegiatan:
a. Kajian: Kajian Cepat (Rapid Assessment) atau Tinjauan Sistemik
(Systemic Review); dan
b. Survei.
5. Metode yang digunakan: Investigasi, Pengintaian, Mystery Shopping,
Pengisian Kuesioner, Wawancara, Inspeksi mendadak, pemeriksaan
dokumen atau meminta keterangan ahli.
Penyusunan Dokumen Rencana Tindak Lanjut paling lama disusun
dalam jangka waktu 1 (dua) minggu setelah Laporan Hasil Deteksi
diterima oleh Keasistenan Utama I-VII dan Keasistenan Pencegahan
Maladministrasi Perwakilan.
Dokumen Rencana Tindak Lanjut dikirimkan kepada Keasistenan
Utama Manajemen Pencegahan Maladministrasi melalui email:
ku.mpm@ombudsman.go.id (format .pdf) atau melalui aplikasi tertentu
untuk dikompilasi dan sebagai bentuk koordinasi.
C. Kriteria Tinjauan Cepat, Kajian Sistemik, dan Survei

Tinjauan Cepat (Rapid Assessment), Kajian Sistemik (Systemic
Review) dan Survei memiliki kriteria yang berbeda. Berikut ini disajikan
perbedaan kriteria tiga kegiatan di atas guna membantu penentuan
pilihan dalam penyusunan rencana tindak lanjut:
Tinjauan Cepat Kajian Sistemik
Survei
(Rapid Assessment) (Systemic Review)
1. Sasaran Tinjauan 1. Sasaran Kajian 1. Sasaran Survei
Cepat mengacu Sistemik mengacu diantaranya:
pada Pasal 8 Ayat pada Pasal 8 Ayat 2 a) perbaikan dan
2 huruf a Undang- huruf b Undang- penyempurnaan
Undang Nomor 37 Undang Nomor 37 organisasi;
Tahun 2008 Tahun 2008 dan/atau
tentang tentang b) perbaikan dan
Ombudsman Ombudsman penyempurnaan
Republik Republik prosedur
Indonesia: Indonesia: pelayanan
a) perbaikan dan a) Perubahan publik.
penyempurnaan undang-undang 2. Memerlukan
(Prof. Adrianus M.)
- 14 -
organisasi; dalam rangka sampel yang

dan/atau mencegah banyak dan luas,
b) perbaikan dan Maladministrasi; yang tidak bisa
penyempurnaan dan/atau dilakukan dengan
prosedur b) Perubahan Tinjauan Cepat
pelayanan peraturan maupun Kajian
publik. perundang- Sistemik yang
2. Memantau sedikit undangan disesuaikan
pihak terkait dalam rangka berdasarkan
dalam suatu rantai mencegah substansi/sektor
pelayanan publik Maladministrasi. Keasistenanan
tertentu; 2. Memantau banyak Utama I-VII.
3. Jangka waktu pihak terkait dalam 3. Jika tidak memiliki
pelaksanaan suatu rantai anggaran untuk
tahapan analisis pelayanan publik melakukan
dengan cara tertentu; Tinjauan Cepat
Tinjauan Cepat 3. Menggunakan atau Kajian
paling lama 3 (tiga) pendekatan sistem Sistemik, maka
bulan sejak dalam mengkaji dapat melakukan
penyerahan data yang telah survei dengan
Laporan Hasil diperoleh; mengambil sampel
Deteksi. 4. Jangka waktu terbatas yang dapat
pelaksanaan menggambarkan
tahapan analisis hasil yang
dengan cara kajian diinginkan.
sistemik paling 4. Jika membutuhkan
lama 6 (enam) keahlian khusus
bulan sejak dan keterbatasan
penyerahan sumber daya
Laporan Hasil manusia tidak
Deteksi. memungkinkan
dalam melakukan
survei dapat
menunjuk pihak
ketiga untuk
melakukan survei
berdasarkan
keputusan pleno.
5. Jangka waktu
pelaksanaan
tahapan analisis
dengan cara survei
paling lama 6
(enam) bulan sejak
penyerahan
Laporan Hasil
Deteksi.
Tabel 1. Kriteria Tinjauan Cepat, Kajian Sistemik dan Survei

(Prof. Adrianus M.)
- 15 -
D. Tata Laksana Kajian (Tinjauan Cepat dan Kajian Sistemik)

1. Pengumpulan Data
a. Definisi
Pengumpulan data adalah kegiatan untuk memperoleh
informasi, dokumen, dan bukti mengenai permasalahan
penyelenggaraan Pelayanan Publik. Dalam rangkaian kegiatan
tersebut, unit Analisis perlu melakukan pencarian,
pengumpulan dan kompilasi data atau informasi. Data atau
informasi yang dikumpulkan harus sesuai dengan substansi
yang dinyatakan dalam Laporan Hasil Deteksi.
b. Tujuan
Kegiatan Pengumpulan Data dilakukan untuk memperkuat
dan membuktikan Laporan Hasil Deteksi sampai kedalaman
yang dibutuhkan hingga menemukan suatu penyebab dan faktor
tindakan maladministrasi yang berulang serta penyebab potensi
maladministrasi yang belum terjadi di masa depan.
c. Ruang lingkup
Kegiatan Pengumpulan Data dilakukan guna mendapatkan
data atau informasi yang bersifat kuantitatif/kualitatif, data
primer/sekunder, temuan lapangan dan bahan dokumen
berdasarkan kebutuhan unit yang melakukan kegiatan Analisis
terhadap pihak-pihak terkait baik secara langsung maupun
tidak langsung.
d. Metode
Metode yang digunakan dalam kegiatan Pengumpulan Data
dilakukan dengan investigasi. Investigasi merupakan kegiatan
pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung
objek penelitian baik secara terbuka maupun tertutup.
Pengamatan terbuka dilakukan dengan menunjukkan identitas
pelaksana, sedangkan pengamatan tertutup dilakukan secara
diam-diam tanpa menunjukkan identitas pelaksana. Untuk
pengamatan terbuka dapat juga meminta keterangan langsung
kepada pihak terkait. Tata cara metode investigasi dapat
merujuk pada metode pemeriksaan lapangan dalam petunjuk
teknis bagian pemeriksaan penyelesaian laporan masyarakat
(Prof. Adrianus M.)
- 16 -
yang termuat pada Peraturan Ombudsman Nomor 26 Tahun

2017 Tentang Tata Cara Penerimaan, Pemeriksaan dan
Penyelesaian Laporan.
Investigasi Terbuka Investigasi Tertutup
• Inspeksi Mendadak; • Pengintaian.
Kegiatan inspeksi Kegiatan pengumpulan data
mendadak dapat dengan mengamati objek dari
dilakukan dengan/tanpa jarak jauh tanpa diketahui
perencanaan oleh objek pengintaian.
sebelumnya. • Mystery Shopping.
• Pengisian Kuesioner; Kegiatan pengumpulan data
Kegiatan pengumpulan dengan menyamar sebagai
data dengan pengisian salah satu pengguna layanan
angket atau kuesioner untuk mendapatkan
dari responden. pengalaman langsung
• Wawancara terhadap penyelenggaraan
Kegiatan pengumpulan pelayanan publik.
data dengan metode
wawancara kepada
narasumber tertentu.
• Pemeriksaan dokumen
Kegiatan pengumpulan
data yang dilakukan
dengan metode studi
dokumen terhadap arsip
sampel penelitian.
• Kegiatan pengumpulan
data yang bersumber
dari keterangan ahli.
e. Pelaksanaan Pengumpulan Data

Pengumpulan data dalam kegiatan Tinjauan Cepat dan
Kajian Sistemik berupa hasil dari pengambilan data kualitatif
maupun kuantitatif secara langsung ke lapangan maupun ke
objek kajian terkait. Untuk melaksanakan pengumpulan data,
(Prof. Adrianus M.)
- 17 -
diperlukan persiapan administratif dan substansif, antara lain

seperti yang ditunjukkan dalam tabel berikut:
Tabel 2. Tabel Persiapan Administratif dan Substantif
Administratif Substantif
• Surat Tugas • Kertas Kerja
• Surat Pemberitahuan • Daftar Pertanyaan
Kunjungan • Kuesioner
Seluruh kegiatan Kajian perlu didokumentasikan dan

dibuat Notula Kegiatan Pengumpulan Data (Format II). Notula
Kegiatan Pengumpulan Data adalah notula seluruh kegiatan
Pengumpulan Data sebagai bentuk dokumentasi yang dapat
digunakan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan seperti
pertemuan antar unit kerja, pertemuan internal dan pertemuan
eksternal serta kegiatan lainnya.
Setelah kegiatan Pelaksanaan Pengumpulan Data selesai
dilakukan kemudian disusun Laporan Hasil Pengumpulan Data
(Format X) yang paling sedikit memuat:
1) Pendahuluan;
2) Metode;
3) Hasil Temuan; dan
4) Penutup.
Setelah Kegiatan Pengumpulan Data dan penyusunan
Laporan Hasil Pengumpulan Data selesai, Keasistenan Analisis
Pencegahan Maladministrasi I-VII dan Keasistenan Pencegahan
Maladministrasi Perwakilan wajib menyusun Laporan
Pelaksanaan Pengumpulan Data (Format XI) sebagai bukti
pelaksanaan dan pertanggungjawaban kegiatan Pengumpulan
Data. Laporan Pelaksanaan Pengumpulan Data paling sedikit
memuat:
1) Analisis Kegiatan Pengumpulan Data yang berisi antara
lain: waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, para pihak,
dan pokok-pokok kegiatan; dan
2) Kesimpulan.

(Prof. Adrianus M.)
- 18 -
Adapun waktu pelaksanaan kegiatan Pengumpulan Data

Tinjauan Cepat dan Kajian Sistemik adalah sebagai berikut:
1) Tinjauan Cepat: dalam waktu 2 (dua) minggu setelah
Rencana Tindak Lanjut disusun hingga selesai penyusunan
Laporan Hasil Pengumpulan Data dan Laporan Pelaksanaan
Pengumpulan Data.
2) Kajian Sistemik: dalam waktu 1 (satu) bulan setelah
Rencana Tindak Lanjut disusun hingga selesai penyusunan
Laporan Hasil Pempulan Data dan Laporan Pelaksanaan
Pengumpulan Data.
2. Penelaahan
a. Definisi
Penelaahan adalah kegiatan menganalisis data dan
informasi yang dikumpulkan untuk dibandingkan dengan
standar atau norma yang berlaku.
b. Tujuan
Tujuan penelaahan adalah:
1) Menemukan kesenjangan dalam suatu sistem yang berlaku
menggunakan teori, peraturan perundang-undangan,
norma atau referensi lainnya yang dapat dianggap sebagai
alat telaah;
2) Menemukan penyebab potensi maladministrasi;
3) Mengkonfirmasi potensi maladministrasi yang ada; dan
4) Menemukan kemungkinan terjadinya potensi
maladministrasi di masa depan.
c. Ruang lingkup
Kegiatan penelaahan dilakukan terhadap:
1) Potensi maladministrasi yang dinyatakan dalam Laporan
Hasil Deteksi.
2) Penyelenggaraan pelayanan publik yang berdampak luas
dan menjadi atensi publik.
3) Akibat dan dampak pada masa depan apabila potensi
maladministrasi saat ini tidak ditanggulangi.

(Prof. Adrianus M.)
- 19 -
d. Metode
Penelaahan dalam kegiatan kajian dilakukan dengan cara:
1) Melakukan analisis terhadap data yang diperoleh dari tahap
Pengumpulan Data; dan
2) Membandingkan atau mengkatagorisasi data atau informasi
yang diperoleh.
e. Pelaksanaan Penelaahan Kegiatan Kajian
Kegiatan penelahaan dilakukan setelah Laporan Hasil
Pengumpulan Data selesai disusun yang kemudian dianalisis
untuk menemukan penyebab potensi maladministrasi baik
dalam lingkup kecil maupun lingkup yang lebih luas. Kegiatan
telaah dapat juga dilakukan dengan memperkaya perspektif dan
informasi melalui:
1) Penyelenggaraan diskusi kelompok terfokus: kegiatan
permintaan pendapat ahli dalam suatu forum dengan
membahas substansi tertentu dalam tahap Analisis.
2) Meminta Keterangan Ahli: Hasil permintaan keterangan ahli
dalam bentuk tertulis dan/atau wawancara.
3) Konfirmasi Temuan kepada pihak terkait dilakukan
pertemuan tertutup kepada instansi penerima saran (baik
tatap muka langsung maupun daring) untuk memastikan
kesimpulan telahaan telah menjawab/membuktikan
permasalahan berdasarkan Laporan Hasil Deteksi.
Setelah kegiatan penelahaan selesai dilakukan kemudian
disusun Laporan Telaah Data (Format XII) yang paling sedikit
memuat:
1) Pendahuluan.
2) Telaah Hasil Temuan.
3) Kesimpulan.
Adapun jangka waktu penelaahan adalah:
1) Bagi Tinjauan Cepat, 2 (dua) hingga 4 (empat) minggu sejak
disusunnya Laporan Hasil Pengumpulan Data hingga
selesai disusunnya Laporan Telaah Data.
2) Bagi Kajian Sistemik, 1 (satu) hingga 2 (dua) bulan sejak
disusunnya Laporan Hasil Pengumpulan Data.

(Prof. Adrianus M.)
- 20 -
3. Perumusan Saran
a. Definisi
Perumusan saran adalah kegiatan menyusun hasil telaah
berupa saran perbaikan penyelenggaraan pelayanan publik.
b. Tujuan
Kegiatan perumusan saran bertujuan untuk menyatukan
hasil pengumpulan data, menggabungkan hasil telaah dan
merubahnya menjadi rumusan pokok-pokok perbaikan
penyelenggaraan pelayanan publik.
c. Ruang lingkup
Perumusan saran dilakukan berdasarkan temuan-temuan
yang didapatkan dalam kegiatan pengumpulan data dan telaah,
dengan fokus pada perbaikan terhadap faktor penyebab
terjadinya potensi maladministrasi maupun yang berpotensi
terjadinya maladministrasi di masa depan dan memperhatikan
kondisi yang dapat mempengaruhi saran dapat dilaksanakan
maupun tidak dapat dilaksanakan diantaranya, kondisi
Kelembagaan penerima saran, tahun anggaran, dan level aturan
maupun kebijakan.
d. Metode
Metode yang digunakan dalam kegiatan perumusan saran:
1) Menentukan Pihak-Pihak yang menjadi penerima saran,
antara lain:
a) Pembuat kebijakan, peraturan, atau sistem.
b) Pelaksana yang terkena dampak kebijakan, peraturan,
atau sistem.
c) Pengguna yang terkena dampak kebijakan, peraturan,
atau sistem.
2) Mengukur/menakar kemampuan pihak penerima saran
berdasarkan pada;
a) Aturan eksternal maupun internal,
b) Dukungan anggaran,
c) Kompetensi Pihak Penerima Saran,
d) Masalah internal kelembagaan; atau

(Prof. Adrianus M.)
- 21 -
e) Permasalahan lainnya yang berhubungan dengan

kemampuan pelaksanaan saran pihak terkait.
3) Memuat pokok-pokok perbaikan, antara lain:
a) Perbaikan standar Pelayanan Publik;
b) Penguatan pengelolaan pengaduan Pelayanan Publik;
c) Perbaikan regulasi dan kebijakan;
d) Evaluasi kompetensi Penyelenggara; atau
e) Saran lain yang dianggap perlu.
e. Penyusunan Dokumen Saran Perbaikan
Setelah Laporan Telaah Data selesai disusun, maka
Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi I-VII dan
Keasistenan Pencegahan Maladministrasi Perwakilan menyusun
Dokumen Saran Perbaikan (Format XIII) berdasarkan Laporan
Hasil Pengumpulan Data dan Laporan Telaah Data. Dokumen
Saran Perbaikan paling sedikit memuat:
1) Pendahuluan
2) Hasil Telaah
3) Saran Perbaikan
f. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Pusat
Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi I-VII
menyusun konsep Laporan Hasil Analisis (Format XV)
berdasarkan Laporan Hasil Pengumpulan Data, Laporan Telaah
Data dan dokumen Saran Perbaikan. Laporan hasil analisis,
terdiri atas:
1) Pendahuluan;
2) Pengumpulan Data;
3) Penelaahan;
4) Kesimpulan; dan
5) Saran Perbaikan.
Konsep Laporan Hasil Analisis disampaikan oleh Kepala
Keasistenan Utama I-VII kepada Anggota Ombudsman Pengarah.
Selanjutnya, Anggota Pengarah melakukan pengujian mutu
konsep laporan dengan jangka waktu paling lama 1 (satu)
minggu.

(Prof. Adrianus M.)
- 22 -
Setelah diperoleh pengujian mutu konsep laporan dari

Anggota Pengarah, Keasistenan Analisis Pencegahan
Maladministrasi I-VII melakukan koordinasi dengan Keasistenan
Perlakuan dan Pelaksanaan Saran:
1) Memaparkan konsep Laporan Hasil Analisis,
2) Membahas realisasi pelaksanaan Saran secara teknis; dan
3) Menyusun strategi penyampaian saran kepada para
pemangku kepentingan.
Setelah melakukan pertemuan dengan Keasistenan
Perlakuan Pelaksanaan Saran sebagai bentuk koordinasi maka
disusun Berita Acara Koordinasi Tahap Analisis (Format IV).
Kemudian, Keasistenan Analisis memutahirkan Laporan Hasil
Analisis berdasarkan hasil pertemuan tersebut untuk
disampaikan dalam Rapat Pleno. Penyampaian Laporan Hasil
Analisis dalam Rapat Pleno dapat dilakukan oleh:
1) Anggota Pengarah mewakili Keasistenan Utama I-VII; atau
2) Kepala Keasistenan Utama I-VII didampingi Kepala
Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi (Jika
diperlukan juga dapat disertai dengan Kepala Keasistenan
Utama Manajemen Pencegahan Maladministrasi
berdasarkan kesepakatan Rapat Pleno).
Keputusan Rapat Pleno kemudian ditindak lanjuti oleh
Keasistenan Utama I-VII, jika Pleno menyetujui Laporan Hasil
Analisis maka dilanjutkan ke kegiatan Penyampaian Saran
dengan menyusun dokumen yang dibutuhkan dalam kegiatan
tersebut. Namun Apabila Rapat Pleno memutuskan perlu
perbaikan, unit penyusun melakukan perbaikan dalam jangka
waktu paling lama 1 (satu) minggu sejak Keputusan Rapat Pleno
dikeluarkan.
Laporan Hasil Analisis perlu dilengkapi dengan dokumen
Risalah Kebijakan/Ringkasan Eksekutif (Format XVII) yang
memuat pokok bahasan dalam Laporan Hasil Analisis yang
dikemas secara sederhana, menarik, dan tajam sehinga
mempermudah pemahaman pihak yang menerima Saran

(Prof. Adrianus M.)
- 23 -
Ombudsman Republik Indonesia. Risalah Kebijakan/Ringkasan

Eksekutif perlu memuat:
1) Konsep atau latar belakang analisis,
2) Temuan,
3) Gambar.
4) Diagram atau infografis, dan
5) Saran Perbaikan.
Penyusunan Laporan Hasil Analisis dan Risalah Kebijakan
dilakukan dalam jangka waktu total 2 (dua) minggu sejak
dokumen Saran Perbaikan disusun.
Sebagai bahan dokumentasi dan arsip pelaksanaan
kegiatan Kajian di tahap Analisis di maka perlu disusun Daftar
Dokumentasi Kegiatan Analisis (Format III) sebagai bukti
pelaksanaan kegiatan Kajian dalam tahap Analisis seperti
eksternal serta kegiatan lainnya dalam bentuk foto kegiatan.
Selain itu perlu di susun kompilasi/kumpulan data yang
didapatkan dalam kegiatan Kajian di tahap Analisis sebagai
kegiatan arsip untuk manajemen pengetahuan yang disusun
dalam Daftar Data Kegiatan Analisis (Format IV).
g. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Perwakilan
Keasistenan Pencegahan Maladministrasi Perwakilan
menyusun konsep Laporan Hasil Analisis (Format XV)
berdasarkan Laporan Hasil Pengumpulan Data, Laporan Telaah
Data dan dokumen Saran Perbaikan. Laporan hasil analisis,
paling sedikit memuat:
1) Pendahuluan;
2) Pengumpulan Data;
3) Penelaahan;
4) Kesimpulan; dan
5) Saran Perbaikan.
Dalam rangka melakukan pengendalian kualitas
perumusan saran, Kantor-kantor Perwakilan menyampaikan
konsep Laporan Hasil Analisis kepada Keasistenan Utama I-VII
(sesuai dengan substansi kajian). Selanjutnya Keasistenan

(Prof. Adrianus M.)
- 24 -
Utama terkait melakukan telaah singkat guna memastikan

kualitas saran.
Telaah di atas dilakukan dalam jangka waktu maksimal 1
(satu) minggu kerja sejak diterimanya konsep Laporan Hasil
Analisis dari Perwakilan Ombudsman. Hasil telaah yang
dilakukan oleh Keasistenan Utama terkait disusun dalam
Lembar Pendapat Rancangan Laporan Hasil Analisis Perwakilan
(Format XVI). Apabila setelah melewati waktu tersebut Kantor-
kantor Perwakilan belum memperoleh Lembar Pendapat
Rancangan Laporan Hasil Analisis Perwakilan dari Keasistenan
Utama I-VII, maka Keasistenan Pencegahan Maladministrasi
Perwakilan dapat menyampaikan konsep laporan tersebut untuk
dibahas dalam Rapat Perwakilan.
Keputusan Rapat Perwakilan kemudian ditindaklanjuti oleh
Keasistenan Pencegahan Maladministrasi Perwakilan, jika Rapat
Perwakilan menyetujui Laporan Hasil Analisis maka dilanjutkan
ke kegiatan Penyampaian Saran dengan menyusun dokumen
yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut. Namun apabila Rapat
Perwakilan memutuskan perlu adanya perbaikan, unit
penyusun melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling
lama 1 (satu) minggu sejak Keputusan Rapat Perwakilan
dikeluarkan.
Risalah Kebijakan/Ringkasan Eksekutif (Format XVII) yang
memuat pokok bahasan dalam Laporan Hasil Analisis yang
dikemas secara sederhana, menarik, dan tajam sehinga
mempermudah pemahaman pihak yang menerima Saran
Ombudsman Republik Indonesia. Risalah Kebijakan/Ringkasan
Eksekutif perlu memuat:
1) Konsep atau latar belakang analisis,
2) Temuan,
3) Gambar.
4) Diagram atau infografis, dan
5) Saran Perbaikan.

(Prof. Adrianus M.)
- 25 -
Penyusunan Laporan Hasil Analisis dan Risalah Kebijakan

dilakukan dalam jangka waktu total 2 (dua) minggu sejak
dokumen Saran Perbaikan disusun.
Sebagai bahan dokumentasi dan arsip pelaksanaan
kegiatan Kajian di tahap Analisis di maka perlu disusun Daftar
Dokumentasi Kegiatan Analisis (Format III) sebagai bukti
pelaksanaan kegiatan Kajian dalam tahap Analisis seperti
eksternal serta kegiatan lainnya dalam bentuk foto kegiatan.
Selain itu perlu di susun kompilasi/kumpulan data yang
didapatkan dalam kegiatan Kajian di tahap Analisis sebagai
kegiatan arsip untuk manajemen pengetahuan yang disusun
dalam Daftar Data Kegiatan Analisis (Format IV).
E. Tata Laksana Survei

Survei adalah salah satu kegiatan dalam tahap Analisis. Pelaksana
survei adalah Keasistenan Analisis Pencegahan I-VII pada Kantor Pusat,
dan apabila diperlukan dapat meminta bantuan Perwakilan dalam
kegiatan pengambilan data.
1. Pengumpulan Data Survei
Pengumpulan data survei adalah kegiatan mengambil data
sampel berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dengan
menggunakan instrumen yang sesuai. Instrumen yang dimaksud
dapat berupa panduan wawancara, kuesioner, atau kumpulan
pertanyaan yang bertujuan memperoleh data guna menjawab
pertanyaan penelitian.
Penentuan sampel dilakukan berdasarkan instrumen yang
dibuat untuk menilai beberapa objek yang dipilih dari sebagian
populasi yang dianggap dapat menggambarkan seluruh populasi.
Teknik sampling yang disarankan adalah Purposive Sampling, yaitu
teknik pemilihan sampel berdasarkan non acak dan kasus terpilih.
Pelaksanaan pengumpulan data didukung dengan persiapan
administratif dan substansif, antara lain seperti yang ditunjukkan
dalam tabel berikut:

(Prof. Adrianus M.)
- 26 -
Tabel 3. Tabel Persiapan Administratif dan Substantif

Administratif Substantif
• Surat Tugas • Kertas Kerja
• Surat • Daftar
Pemberitahuan Pertanyaan
Kunjungan • Kuesioner
Setelah kegiatan Pelaksanaan Pengumpulan Data selesai

dilakukan kemudian disusun Laporan Hasil Survei (Format VIII) yang
paling sedikit memuat:
a. Pendahuluan;
b. Metode;
c. Hasil Temuan; dan
d. Penutup.
Setelah Kegiatan Pengumpulan Data dan penyusunan Laporan
Hasil Survei selesai, Keasistenan Analisis Pencegahan
Maladministrasi wajib menyusun Laporan Pelaksanaan Survei
(Format IX) sebagai bukti pelaksanaan dan pertanggungjawaban
kegiatan Pengumpulan Data. Laporan Pelaksanaan Pengumpulan
Data paling sedikit memuat:
a. Analisis Kegiatan Survei yang berisi antara lain: waktu
pelaksanaan, tempat pelaksanaan, para pihak, dan pokok-pokok
kegiatan; dan
b. Kesimpulan.
Adapun waktu pelaksanaan kegiatan Pengumpulan Data Survei
dilakukan dalam waktu 2 (dua) minggu setelah Rencana Tindak
Lanjut disusun.
2. Penelaahan Hasil Survei

Secara umum, penelaahan data dalam kegiatan Survei
dilakukan sebagai berikut:
a. Melakukan klasifikasi terhadap data yang dikumpulkan;
b. Membersihkan data agar diperoleh data yang sesuai dan
membuang data yang tidak diperlukan, misalnya: duplikasi
data, data ekstrim, atau data yang tidak relevan; dan

(Prof. Adrianus M.)
- 27 -
c. Menyajikan data menggunakan statistik.

Setelah kegiatan penelahaan selesai dilakukan, kemudian perlu
disusun Laporan Telaah Data (Format XII) yang paling sedikit
memuat:
a. Pendahuluan;
b. Telaah Hasil Temuan; dan
c. Kesimpulan.
Adapun jangka waktu penelaahan dalam kegiatan Survei adalah
2 (dua) minggu sejak disusunnya Laporan Hasil Pengumpulan Data.
3. Penyusunan Dokumen Saran Perbaikan

Setelah Laporan Telaah Data selesai disusun, maka Keasistenan
Analisis Pencegahan Maladministrasi I-VII menyusun Dokumen
Saran Perbaikan (Format XIII) berdasarkan Laporan Hasil Survei dan
Laporan Telaah Data. Dokumen Saran Perbaikan paling sedikit
memuat:
a. Pendahuluan;
b. Hasil Telaah; dan
c. Saran Perbaikan.
4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis

Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi I-VII
menyusun konsep Laporan Hasil Analisis (Format XV) berdasarkan
Laporan Hasil Survei, Laporan Telaah Data dan dokumen Saran
Perbaikan. Laporan hasil analisis, paling sedikit memuat:
a. Pendahuluan;
b. Pengumpulan Data;
c. Penelaahan;
d. Kesimpulan; dan
e. Saran Perbaikan.
Konsep Laporan Hasil Analisis disampaikan oleh Kepala
Keasistenan Utama I-VII kepada Anggota Ombudsman Pengampu
unit kerja. Selanjutnya Anggota Pengampu melakukan pengujian
mutu konsep laporan dengan jangka waktu paling lama 1 (satu)
minggu.

(Prof. Adrianus M.)
- 28 -
Setelah diperoleh pengujian mutu konsep laporan dari Anggota

Pengarah, Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi I-VII
melakukan pertemuan dengan Keasistenan Perlakuan dan
Pelaksanaan Saran dalam rangka:
a. Memaparkan konsep Laporan Hasil Analisis;
b. Membahas realisasi pelaksanaan Saran secara teknis; dan
c. Menyusun strategi penyampaian saran kepada para pemangku
kepentingan.
Setelah melakukan pertemuan dengan Keasistenan Perlakuan
Pelaksanaan Saran sebagai bentuk koordinasi maka disusun Berita
Acara Koordinasi Tahap Analisis (Format XIV). Setelah itu,
Keasistenan Analisis menyusun Laporan Hasil Analisis berdasarkan
hasil pertemuan tersebut untuk disampaikan dalam Rapat Pleno.
Penyampaian Laporan Hasil Analisis dalam Rapat Pleno dapat
dilakukan oleh :
a. Anggota Pengarah mewakili Keasistenan Utama I-VII; atau
b. Keasistenan Utama I-VII didampingi Kepala Keasistenan Analisis
Pencegahan Maladministrasi (Jika diperlukan juga dapat disertai
dengan Kepala Keasistenan Utama Manajemen Pencegahan
Maladministrasi berdasarkan kesepakatan Rapat Pleno).
Keputusan Rapat Pleno kemudian ditindak lanjuti oleh
Keasistenan Utama I-VII, jika Pleno menyetujui Laporan Hasil
Analisis maka dilanjutkan ke kegiatan Penyampaian Saran dengan
menyusun dokumen yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut.
Namun Apabila Rapat Pleno memutuskan perlu perbaikan, unit
penyusun melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 1
(satu) minggu sejak Keputusan Rapat Pleno dikeluarkan.
Ringkasan Eksekutif (Format XVII) yang memuat pokok bahasan
dalam Laporan Hasil Analisis yang dikemas secara sederhana,
menarik, dan tajam sehinga mempermudah pemahaman pihak yang
menerima Saran Ombudsman Republik Indonesia. Ringkasan
Eksekutif paling sedikit memuat:
a. Konsep atau latar belakang analisis;
b. Temuan;

(Prof. Adrianus M.)
- 29 -
c. Gambar;
d. Diagram atau infografis; dan
e. Saran Perbaikan.
Penyusunan Laporan Hasil Analisis dan Ringkasan Eksekutif
dilakukan dalam jangka waktu total 2 (dua) minggu sejak dokumen
Saran Perbaikan disusun.
Sebagai bahan dokumentasi dan arsip pelaksanaan kegiatan
Survei di tahap Analisis di maka perlu disusun Daftar Dokumentasi
Kegiatan Analisis (Format III) sebagai bukti pelaksanaan kegiatan
Survei dalam tahap Analisis seperti pertemuan antar unit kerja,
pertemuan internal dan pertemuan eksternal serta kegiatan lainnya
dalam bentuk foto kegiatan. Selain itu perlu di susun
kompilasi/kumpulan data yang didapatkan dalam kegiatan Survei di
tahap Analisis sebagai kegiatan arsip untuk manajemen pengetahuan
yang disusun dalam Daftar Data Kegiatan Analisis (Format IV).
F. Keadaan Khusus
Dalam hal terdapat perubahan kebijakan/regulasi atau terjadi suatu
peristiwa yang berujung pada perbaikan organisasi, prosedur pelayanan
publik, atau peraturan perundang-undangan pada tahap Analisis, dan
disepakati dalam rapat internal Keasistenan Analisis Pencegahan
Maladministrasi I-VII atau Keasistenan Pencegahan Maladministrasi
Perwakilan yang dituangkan dalam Laporan Hasil Analisis, maka untuk
selanjutnya diajukan kepada Rapat Pleno atau Rapat Perwakilan untuk
diputuskan:
1. Pemberhentian Tahap Analisis; atau
2. Melanjutkan ke kegiatan Penyerahaan Laporan Hasil Analisis.
Jika Rapat Pleno/Rapat Perwakilan menyetujui Laporan Hasil
Analisis maka tahap Perumusan Saran dapat dilewati dan Laporan Hasil
Telaah masuk dalam arsip unit yang bersangkutan dan diharuskan
menyusun Nota Dinas Penghentian Kegiatan Analisis sebagai bukti
selesainya Tahap Analisis. Jika ditolak maka Laporan Hasil Telaah
diperbaiki dan dilanjutkan sebagaimana mestinya.

(Prof. Adrianus M.)
- 30 -
G. Penyampaian Laporan Hasil Analisis

1. Definisi
Penyampaian Laporan Hasil Analisis adalah kegiatan untuk
memberikan informasi hasil analisis perbaikan penyelenggaraan
pelayanan publik kepada instansi penerima Saran Ombudsman
Republik Indonesia atau para pemangku kepentingan lainnya.
Penyampaian ini dilakukan setelah Laporan Hasil Analisis
memperoleh persetujuan dalam Rapat Pleno bagi Analisis yang
dilakukan Kantor Pusat atau Rapat Perwakilan.
2. Tujuan
Tujuan penyampaian Laporan Hasil Analisis adalah:
a. Agar penerima Saran Ombudsman Republik Indonesia
mengetahui pokok-pokok perbaikan penyelenggaraan pelayanan
publik.
b. Agar penerima Saran Ombudsman Republik Indonesia
mempersiapkan rencana pelaksanaan Saran Ombudsman
Republik Indonesia.
3. Ruang Lingkup
Penyampaian Laporan Hasil Analisis meliputi berbagai kegiatan
oleh Unit Analisis, Unit Perlakuan dan Pelaksanaan Saran, instansi
penerima Saran Ombudsman Republik Indonesia dan pemangku
kepentingan lainnya yang berhubungan dengan topik permasalahan.
4. Metode
Penyampaian Laporan Hasil Analisis kepada pihak penerima
saran dapat dilakukan dengan cara terbuka atau tertutup.
Penyampaian Laporan Hasil Analisis secara terbuka dilakukan dalam
bentuk:
a. Rapat Umum;
b. Forum Pertemuan; dan/atau
c. Korespondensi.
Sedangkan penyampaian Laporan Hasil Analisis secara tertutup
dilakukan hanya dengan mengundang pimpinan instansi penerima
saran.

(Prof. Adrianus M.)
- 31 -
Khusus untuk perwakilan, penyampaian Laporan Hasil Analisis

secara terbuka hanya dapat melakukan kegiatan Forum Pertemuan
dan/atau Korespondensi.
5. Pelaksanaan Kegiatan Penyampaian Saran
Sebelum melakukan kegiatan Penyampaian Saran, perlu
disusun Rencana Tindak Lanjut Penyampaian Laporan Hasil Analisis
(Format XVIII) paling sedikir memuat:
a. Latar Belakang;
b. Metode Pelaksanaan Kegiatan;
c. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan;
d. Pelaksana dan Penanggungjawab kegiatan; dan
e. Biaya.
Penyusunan Rencana Tindak Lanjut Penyampaian Laporan Hasil
Analisis dilakukan dalam jangka waktu 1 (satu) minggu sejak
Laporan Hasil Analisis disepakati Rapat Pleno/Rapat Perwakilan.
Penyampaian Laporan Hasil Analisis dipimpin pengampu/Kepala
unit kerja Keasistenan Utama I-VII atau didelegasikan kepada
Kepala Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi I-VII
dihadiri oleh KUMPM yang diwakili Kepala Keasistenan Perlakuan
Pelaksanaan Saran. Sedangkan untuk Perwakilan dipimpin oleh
Kepala Perwakilan atau didelegasikan kepada Kepala Pencegahan
Maladministrasi Perwakilan. Penyampaian Laporan Hasil Analisis
dapat dilakukan secara terbuka atau tertutup paling lambat dalam
jangka waktu 7 (tujuh) hari sejak disetujui Rapat Pleno atau Rapat
Perwakilan.
Dalam forum terbuka, penyampaian Laporan Hasil Analisis
dilakukan dalam suatu pertemuan umum dan bila dipandang perlu
dapat menghadirkan pihak media massa. Dalam forum tertutup,
penyampaian Laporan Hasil Analisis dilakukan dengan hanya
mengundang pihak penerima saran atau pemangku kepentingan lain
yang dianggap perlu. Pada prinsipnya, suatu forum tertutup
bertujuan agar penerima saran merasa nyaman dan tidak merasa
dipermalukan dalam forum publik.

(Prof. Adrianus M.)
- 32 -
Dalam kegiatan Penyampaian Laporan Hasil Analisis, dibuat

dokumen Berita Acara Penyampaian Laporan Hasil Analisis
(Lampiran XIX) yang memuat paling sedikit:
a. Pihak Pemberi Laporan Hasil Analisis;
b. Pihak Penerima Laporan Hasil Analisis;
c. Komitmen Penerima Laporan Hasil Analisis untuk dipantau oleh
Ombudsman Republik Indonesia;
d. Waktu penyampaian Laporan Hasil Analisis; dan
e. Tandatangan para Pihak.
Setelah kegiatan Penyampaian Laporan Hasil Analisis selesai
dilakukan maka Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi I-
VII/Keasistenan Pencegahan Maladministrasi Perwakilan perlu
menyusun Laporan Pelaksanaan Penyampaian Saran (Lampiran XX)
sebagai bukti pelaksanaan dan pertanggungjawaban kegiatan
Penyampaian Laporan Hasil Analisis, yang paling sedikit memuat:
a. Analisis Kegiatan Penyampaian Saran yang berisi antara lain:
waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, para pihak, dan
pokok-pokok kegiatan; dan
b. Kesimpulan.
6. Nota Dinas Penyerahan Laporan Analisis
Keasistenan Utama I-VII menyerahkan Laporan Hasil Analisis
kepada Keasistenan Perlakuan Pelaksanaan Saran sebagai
pelimpahan tugas ke tahap Perlakuan Pelaksanaan Saran melalui
Nota Dinas sesuai ketentuan Tata Naskah Dinas yang berlaku di
lingkungan Ombudsman Republik Indonesia.
Nota Dinas Penyerahan Laporan Analisis dilengkapi dengan
penyerahan seluruh dokumen Analisis dalam format berikut ini:
a. Laporan Hasil Analisis; dokumen cetak dan dokumen elektronik
(.pdf);
b. Risalah Kebijakan; dokumen cetak dan dokumen elektronik
(.pdf); dan
c. Seluruh Lembar Kerja dalam tahap Analisis; dokumen elektronik
(.pdf).

(Prof. Adrianus M.)
- 33 -
Sedangkan untuk Perwakilan, tidak diperlukan penyerahan

secara administratif karena alur Pencegahan Maladministrasi
dilakukan dalam satu unit.

(Prof. Adrianus M.)
- 34 -
BAB IV
KONSEP PENANDATANGANAN KERTAS KERJA
Tanda Tangan
No. Jabatan
Kertas Kerja
Ombudsman Republik Indonesia
1 Fungsional Asisten a. Asisten Pratama a. Penyusun lembar kerja

b. Asisten Muda
c. Asisten Madya
d. Asisten Utama
2 Kepala Keasistenan a. Sebagai jabatan a. Penyusun lembar kerja

Analisis Pencegahan fungsional
Maladministrasi (pratama, muda,
I/II/III/IV/V/VI/VII madya)
b. Sebagai jabatan b. Menyetujui lembar kerja

manajerial

Utama fungsional (madya,
I/II/III/IV/V/VI/VII utama)
b. Sebagai jabatan a. Menyetujui lembar kerja

manajerial
4 Anggota Sebagai jabatan a. Menyetujui lembar kerja

Ombudsman RI manajerial
Perwakilan Ombudsman Republik Indonesia
1 Fungsional Asisten a. Asisten Pratama a. Penyusun lembar kerja

b. Asisten Muda
c. Asisten Madya

Pencegahan fungsional
Maladministrasi (pratama, muda,
Perwakilan madya)

(Prof. Adrianus M.)
- 35 -
b. Sebagai jabatan b. Menyetujui lembar kerja

manajerial
(Kepala
Keasistenan
Pencegahan
Maladministrasi
Perwakilan)
3 Kepala Perwakilan Sebagai jabatan a. Menyetujui lembar kerja

Ombudsman RI manajerial
4 Kepala Keasistenan Sebagai jabatan a. Menyetujui lembar kerja

Utama Manajemen manajerial asisten jika penyusun
Pencegahan adalah Plt. Kepala
Maladministrasi Perwakilan (sebagai
fungsional)
Keterangan:
1. Penyusun adalah Asisten yang memiliki tingkat fungsional tertentu dan
memiliki tugas pokok yang diwujudkan pada sebuah kertas kerja.
2. Menyetujui adalah proses pemberian nilai dan persetujuan oleh asisten
yang memiliki tingkat manajerial tertentu yaitu Kepala Keasistenan,
Kepala Keasistenan Utama, Kepala Perwakilan, atau Anggota
Ombudsman.

(Prof. Adrianus M.)
- 36 -
CONTOH PENANDATANGAN KERTAS KERJA
A. Ombudsman Republik Indonesia

1. Penyusun adalah asisten (jabatan fungsional) yang tidak memiliki jabatan
manajerial
Disusun di Jakarta
Pada tanggal (hh/bb/tttt)
Disusun oleh, Menyetujui
Nama Nama
Asisten Pratama/Muda/Madya Kepala Keasistenan
2. Penyusun adalah asisten (jabatan fungsional) yang memiliki jabatan

manajerial sebagai Definitif/Plt/Pj Kepala Keasistenan
Disusun di Jakarta
Nama Nama
Asisten Pratama/Muda/Madya Kepala Keasistenan

manjerial sebagai Definitif/Plt/Pj Kepala Keasistenan Utama
Disusun di Jakarta
Disusun oleh, Menyetujui,
Nama Nama
Asisten Madya/Utama Anggota Ombudsman

(Prof. Adrianus M.)
- 37 -
4. Penyusun adalah seorang asisten utama yang tidak memiliki jabatan

manjerial
Disusun di Jakarta
Pada tanggal
(hh/bb/tttt)
Nama Nama
Asisten Utama Kepala Keasistenan Utama
5. Penyusun adalah seorang asisten utama yang memiliki jabatan manjerial
Disusun di Jakarta
Pada tanggal
(hh/bb/tttt)
Nama Nama
Asisten Utama Anggota Ombudsman
6. Berita Acara Koordinasi Tahap Analisis
Ditetapkan di Jakarta
Pihak I, Pihak II,
Nama Nama
Kepala Keasisten Analisis Kepala Keasistenan Analisis
Pencegahan Maladministrasi Pelaksanaan Perlakuan Saran

(Prof. Adrianus M.)
- 38 -
7. Berita Acara Penyampaian Laporan Hasil Analisis
Ditetapkan di (diisi nama kota)

Pihak I, Pihak II d.s.t.,
Nama Nama
Kepala Keasisten Utama I-VII Jabatan
B. Perwakilan Ombudsman Republik Indonesia
1. Penyusun adalah asisten (jabatan fungsional) yang tidak memiliki jabatan

manajerial
Disusun di (diisi nama kota)
Nama Nama
Asisten Pratama/Muda Kepala Keasistenan Pencegahan
Maladministrasi Perwakilan

manajerial sebagai Definitif/Plt/Pj Kepala Keasistenan
Nama Nama
Asisten Kepala Perwakilan Ombudsman RI
Pratama/Muda/Madya Provinsi (diisi nama provinsi)

(Prof. Adrianus M.)
- 39 -

manjerial sebagai Plt. Kepala Perwakilan
Nama Nama
Asisten Kepala Keasistenan Utama Manajemen
Pratama/Muda/Madya Pencegahan Maladministrasi
4. Penyusun adalah seorang asisten Madya yang tidak memiliki jabatan

manjerial

Nama Nama
Asisten Madya Kepala Perwakilan Ombudsman RI
Provinsi (diisi nama provinsi)
5. Berita Acara Penyampaian Laporan Hasil Analisis
Ditetapkan di (diisi nama kota)

Pihak I, Pihak II d.s.t.,
Nama Nama
Kepala Perwakilan Ombudsman RI Jabatan
Provinsi (diisi nama provinsi)

(Prof. Adrianus M.)
- 40 -
BAB V
PENUTUP
Tahap Analisis merupakan upaya Ombudsman dalam melakukan fungsi

penelaahan secara mendalam dan dapat dipertanggungjawabkan untuk
mengetahui penyebab potensi maladministrasi dalam penyelenggaraan
pelayanan publik. Sehingga mampu memberikan saran yang dapat
memperbaiki kebijakan yang berpotensi maladministrasi di masa depan. Oleh
karena itu, petunjuk teknis ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi unit
terkait di internal Ombudsman RI baik kantor pusat maupun kantor
perwakilan dalam pelaksanaan tahap Analisis dalam fungsi Pencegahan
Maladministrasi oleh Ombudsman RI.
WAKIL KETUA
OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA,
LELY PELITASARI SOEBEKTY, S.P., M.E

(Prof. Adrianus M.)
- 41 -
KERTAS KERJA
Format I
KEASISTENAN UTAMA I-VII PUSAT
KEASISTENAN ANALISIS PENCEGAHAN MALADMINISTRASI
PERWAKILAN
LOGO PERWAKILAN OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA
PERWAKILAN
PROVINSI (diisi nama provinsi)
KEASISTENAN PENCEGAHAN MALADMINISTRASI PERWAKILAN
KERTAS KERJA ASISTEN MADYA Kode: (diisi Nomor Formulir)
RENCANA TINDAK LANJUT ANALISIS
A. Latar Belakang
1. Dasar Hukum
2. Gambaran Umum
B. Metode Pengumpulan Data
C. Waktu dan Tempat Pelaksana Kegiatan
D. Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan
E. Jadwal Kegiatan
F. Biaya
Ditetapkan di
Nama Nama
Jabatan Fungsional Asisten* Jabatan Struktural Asisten/Kepala Perwakilan/
/Anggota Ombudsman*
*disesuaikan dengan “contoh penandatanganan kertas kerja”

(Prof. Adrianus M.)
- 42 -
Format II
PERWAKILAN
PERWAKILAN
KERTAS KERJA ASISTEN PRATAMA Kode: (diisi Nomor Formulir)
NOTULA
KEGIATAN PENGUMPULAN DATA
Pada hari ... tanggal … bulan ... tahun ... pukul ... bertempat di (Ombudsman Republik
Indonesia/Perwakilan Ombudsman Republik Indonesia Provinsi [diisi nama provinsi]) telah
melakukan kegiatan pengumpulan data Kajian/Survei mengenai (tema/judul) dengan peserta:
1. (diisi nama peserta) (jabatan)
2. (diisi nama peserta) (jabatan)
3. Dst.
Adapun poin-poin penting dari kegiatan pengumpulan data ini adalah sebagai berikut:
1. (diisi poin pembahasan rencana tindak lanjut kegiatan analisis)
2. (diisi diisi poin pembahasan rencana tindak lanjut kegiatan analisis)
3. Dst.
Demikian Notula ini dibuat sebagai bagian dari kegiatan pengumpulan data pada tahap Analisis
Pencegahan Maladministrasi dan agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 43 -
Format III
PERWAKILAN
PERWAKILAN
DAFTAR DOKUMENTASI KEGIATAN ANALISIS
Substansi : (silahkan diisi dengan substansi)

Tema/Judul : (silahkan diisi dengan judul atau tema)
Tanggal
No. Nama Kegiatan Dokumentasi foto Pelaksanaan Keterangan
Kegiatan
(silahkan diisi dengan (silahkan diisi dengan (silahkan diisi

nama kegiatan yang foto kegiatan) dengan tanggal
dilakukan selama tahap foto diambil)
Analisis)
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 44 -
Format IV
PERWAKILAN
PERWAKILAN
DAFTAR DATA KEGIATAN ANALISIS

Tanggal
No. Nama Dokumen Ringkasan Pelaksanaan Keterangan
Kegiatan

dokumen peraturan, poin-poin penting dengan tanggal
kertas kerja, atau dokumen) dokumen
dokumen dukung lainnya dibuat,
yang dipakai pada tahap diundangkan,
inventarisasi) atau
diterbitkan)
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 45 -
Format V
DAFTAR PERTANYAAN SURVEI

No. Pertanyaan Skala Keterangan
(silahkan diisi dengan (silahkan diisi dengan jenis skala

daftar pertanyaan) yang sesuai)
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 46 -
Format VI
DAFTAR DATA SURVEI

No. Data Ringkasan Keterangan
(silahkan diisi dengan (silahkan diisi dengan poin-poin

data yang didapatkan) penting data)
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 47 -
Format VII
DAFTAR DOKUMENTASI KEGIATAN SURVEI

Tanggal
No. Nama Kegiatan Dokumentasi foto Pelaksanaan Keterangan
Kegiatan

nama kegiatan yang foto kegiatan) dengan tanggal
dilakukan) foto diambil)
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 48 -
Format VIII
KERTAS KERJA ASISTEN MUDA Kode: (diisi Nomor Formulir)
LAPORAN HASIL SURVEI
A. Pendahuluan
1. Umum/ Latar Belakang
2. Landasan Hukum
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. Metode
C. Hasil Temuan
1. Menjelaskan lokasi pengambilan data survei.
2. Menjelaskan hasil temuan dari pengambilan data survei.
D. Penutup
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 49 -
Format IX
LAPORAN PELAKSANAAN SURVEI
A. Analisis Kegiatan Survei

(bagian ini diisi dengan sebuah analisa kegiatan yang telah dilakukan pada kegiatan
survei. Analisa yang dimaksud adalah uraian, keterhubungan, kemudahan yang
muncul, kesulitan yang dihadapi, atau gambaran rinci kegiatan yang telah dilakukan
dalam melakukan kegiatan tersebut)
B. Kesimpulan
(bagian ini diisi dengan kesimpulan pelaksanaan kegiatan)
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 50 -
Format X
PERWAKILAN
PERWAKILAN
LAPORAN HASIL PENGUMPULAN DATA
A. Pendahuluan
2. Landasan Hukum
4. Ruang Lingkup
B. Metode
C. Hasil Temuan
1. Menjelaskan lokasi dan waktu pengambilan data.
2. Menjelaskan hasil temuan dari pengambilan data.
D. Penutup
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 51 -
Format XI
PERWAKILAN
PERWAKILAN
LAPORAN PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA
A. Analisis Kegiatan Pengumpulan Data

pengumpulan data. Analisa yang dimaksud adalah uraian, keterhubungan,
kemudahan yang muncul, kesulitan yang dihadapi, atau gambaran rinci kegiatan
yang telah dilakukan dalam melakukan kegiatan tersebut)
B. Kesimpulan
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 52 -
Format XII
PERWAKILAN
PERWAKILAN
LAPORAN TELAAH DATA
A. Pendahuluan
B. Telaah Hasil Temuan
C. Kesimpulan
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 53 -
Format XIII
PERWAKILAN
PERWAKILAN
SARAN PERBAIKAN
A. Pendahuluan
2. Landasan Hukum
4. Ruang Lingkup
B. Hasil Telaah
C. Saran Perbaikan
(perbaikan dan penyempurnaan organisasi dan/atau prosedur pelayanan publik atau
perubahan Undang-Undang/peraturan perundang-undangan lainnya)
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 54 -
Format XIV
PUSAT
KEASISTENAN UTAMA I-VII
Kode: (diisi Nomor Formulir)
BERITA ACARA
KOORDINASI TAHAP ANALISIS
Pada hari nama hari, ……. Tanggal……… bulan ………tahun……. , kami:

1. …(Nama Kepala Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi)… sebagai
Kepala Keasistenan Analisis Pencegahan Maladministrasi, dan
2. …(Nama Kepala Keasistenan Analisis Pelaksanaan Perlakukan Saran)… sebagai
Kepala Keasistenan Analisis Pelaksanaan Perlakukan Saran
telah melakukan koordinasi dalam rangka penyusunan saran yang menghasilkan

kesimpulan sebagaimana berikut:
1. diisi dengan pokok kesepakatan
2. diisi dengan pokok kesepakatan
3. D.s.t.
Demikian berita acara ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

.
Ditetapkan di
Pihak I, Pihak II,
Nama Nama
Kepala Keasisten Analisis Pencegahan Kepala Keasistenan Analisis
Maladministrasi Pelaksanaan Perlakuan Saran

(Prof. Adrianus M.)
- 55 -
Format XV
PERWAKILAN
PERWAKILAN
LAPORAN HASIL ANALISIS

A. PENDAHULUAN
Pendahuluan memuat Latar Belakang, Gambaran Umum, Permasalahan/Fokus Kajian,
Signifikasi Kajian, dan Tujuan Kajian.
B. PENGUMPULAN DATA
Pengumpulan data memuat metode pengumpulan data, lokasi, waktu dan data temuan.
C. PENELAAHAN
Penelaahan memuat uraian regulasi, justifikasi sosiologis dan politis, serta alur layanan yang
berpotensi maladministrasi dengan membandingkan data temuan lapangan. Khusus pada
tinjauan sistemik menggunakan pendekatan sistem dalam pembahasannya.
D. KESIMPULAN
Kesimpulan memuat penyebab maladministrasi pada mata rantai pelayanan dari aspek
organisasi, prosedur pelayanan, atau peraturan perundang-undangan.
E. SARAN PERBAIKAN
Saran perbaikan dapat berupa:
a. Perbaikan/penyempurnaan prosedur pelayanan publik sebagai pemenuhan dan
perbaikan standar Pelayanan Publik.
b. Perbaikan/penyempurnaan organisasi sebagai penguatan pengelolaan pengaduan
Pelayanan Publik dan evaluasi kompetensi Penyelenggara.
c. Perbaikan/penyempurnaan peraturan perundang-undangan.
d. Saran lain yang dianggap perlu yang diputuskan Rapat Pleno atau Rapat Perwakilan.
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 56 -
Format XVI
LEMBAR PENDAPAT
RANCANGAN LAPORAN HASIL ANALISIS PERWAKILAN
Setelah menerima, membaca, menelaah, dan melakukan penelusuran dari berbagai

sumber, berikut dipaparkan pendapat Keasistenan Utama (I-VII) terhadap Rancangan
Laporan Hasil Analisis dari Perwakilan Ombudsman RI Provinsi … mengenai (topik) …
KEJELASAN PENYEBAB POKOK-POKOK

KONSISTENSI
POTENSI MALADMINISTRASI SARAN
Konsistensi hasil • Apakah penyebabnya • Perubahan

deteksi, temuan peraturan perundang- Undang-
analisis, dan rumusan undangan yang tidak jelas, Undang/Peraturan
saran bermakna ganda atau tidak Perundanga-
harmonis dengan peraturan undangan
undanga-undang yang lain • Perbaikan/
• Apakah prosedur penyempurnaan
penyelenggaraan pelayanan prosedur pelayanan
publik yang tidak sempurna publik
• Apakah organisasi • Perbaikan/
penyelenggara pelayanan penyempurnaan
publik yang tidak memadai organisasi
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 57 -
Format XVII
KERTAS KERJA ASISTEN MADYA
Risalah Kebijakan/Ringkasan Eksekutif
A. Judul Ringkasan Eksekutif/Risalah Kebijakan

• Maksimum 12 Kata. Jika lebih dari 7 kata sebaiknya gunakan anak kalimat.
B. Saran Perbaikan
• Saran perbaikan yang disusun dalam Laporan Hasil Analisis
C. Potensi Maldministrasi
• Potensi Maladministrasi: Menjelaskan potensi maladministrasi (highlighted) apa yang
akan terjadi jika peraturan tak mengalami perbaikan.
• Analisis Kesenjangan Kebijakan: Melihat apakah inti kebijakan didukung oleh regulasi
operasional dan tingkat kesesuaian dengan implementasi.
D. Latar Belakang
• Kronologi singkat: Menjelaskan alasan mengapa kebijakan atau program dibuat dan
perkembangan yang terjadi dan urgensi Ombudsman melakukan survei atau kajian
tersebut.
• Inti kebijakan: Menjelaskan apa saja tujuan yang ingin dicapai oleh kebijakan.
• Informasi pendukung: menjelaskan arah perkembangan program, daya dukung,
implikasi yang ditimbulkan, relasi antar pelaku atau diagram tata kelola program.
E. Hasil Temuan (Temuan Inti dan Temuan Pendukung)
• Deskripsi temuan: Menjelaskan apa temuan hasil investigasi, apa akibat yang
ditimbulkan dan apa penyebabnya. Sebaikanya dilengkapi dengan grafik, infografis,
gambar, kutipan dan boxes untuk mempermudah pemahaman penerima saran.
• Grafik: data perkembangan kebutuhan atau lainnya sebagai informasi pendukung untuk
memperkuat temuan.
• Infografis: berisi informasi penting yang disusun secara singkat dan menarik untuk
memudahkan pemahaman penerima saran.
• Kutipan: pernyataan sumber sebagai informasi pendukung untuk memperkuat temuan.
• Boxes: berisi diagram rantai pasok pelayanan dan uraian singkat temuan penting pada
beberapa rantai pasok untuk memperkuat deskripsi temuan.
F. Penutup
• Merangkum Substansi: catatan penutup pada dasarnya adalah rangkuman singkat atas
substansi inti dan arah perbaikan yang disarankan.
G. Referensi
• Akuntabilitas: referensi merupakan akuntabilitas atas penulisan ringkasan
eksekutif/risalah kebijakan yang memuat sumber yang digunakan, termasuk di dalamnya
Laporan Hasil Analisis yang menjadi sumber utama.
• Nama tim penyusun: penting untuk akuntabilitas penulisan
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 58 -
Format XVIII
PERWAKILAN
PERWAKILAN
RENCANA TINDAK LANJUT

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL ANALISIS
A. Latar Belakang
1. Dasar Hukum
2. Gambaran Umum
B. Metode Pelaksanaan Kegiatan
C. Waktu dan Tempat Pelaksana Kegiatan
D. Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan
E. Biaya
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)
- 59 -
Format XIX
PERWAKILAN
PERWAKILAN
Kode: (diisi Nomor Formulir)
BERITA ACARA
PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL ANALISIS
PENCEGAHAN MALADMINISTRASI
Pada hari nama hari, ……. Tanggal……… bulan ………tahun……. , kami:

1. (Nama Kepala Keasistenan Utama/Kepala Perwakilan Ombudsman RI Provinsi…) sebagai
(Kepala Keasistenan Utama/Kepala Perwakilan Ombudsman RI Provinsi…);
2. (Nama pejabat yang disampaikan saran) sebagai (nama jabatan) pada (nama instansi/unit
organisasi penyelenggara layanan); dan
3. Seterusnya.
telah bermusyawarah dalam kegiatan penyampaikan laporan hasil analisis ini dengan penuh
kesadaran dan rasa tanggungjawab untuk mencegah maladministrasi pada penyelenggaraan
pelayanan publik sehingga dapat menghasilkan kesimpulan sebagaimana berikut:
1. diisi dengan pokok kesimpulan rapat
2. diisi dengan pokok kesimpulan rapat
3. d.s.t.
Demikian berita acara ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di
PIHAK I, PIHAK II, dst
Nama Nama
Kepala Keasistenan Utama I-VII* Jabatan*
*untuk Perwakilan PIHAK I adalah Kepala Perwakilan.

(Prof. Adrianus M.)
- 60 -
Format XX
PERWAKILAN
PERWAKILAN
LAPORAN PELAKSANAAN PENYAMPAIAN SARAN
A. Analisis Kegiatan Penyampaian Saran

penyampaian saran. Analisa yang dimaksud adalah uraian, keterhubungan,
kemudahan yang muncul, kesulitan yang dihadapi, atau gambaran rinci kegiatan
yang telah dilakukan dalam melakukan kegiatan tersebut)
B. Kesimpulan
Ditetapkan di
Nama Nama
/Anggota Ombudsman*

(Prof. Adrianus M.)

Keputusan Ketua Ombudsman Nomor 7 Tahun 2021 (Juknis Analisis)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Keputusan Ketua Ombudsman Nomor 7 Tahun 2021 (Juknis Analisis)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

KEPUTUSAN KETUA OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

KETUA OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 37

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2008 tentang

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

dan Pengembangan Karier Asisten Ombudsman

KESATU : Menetapkan Petunjuk Teknis Tata Laksana Tahapan

KEDUA : Petunjuk Teknis Tata Laksana Tahapan Analisis

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

B. Maksud dan Tujuan

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Tahapan Analisis dilakukan oleh Keasistenan Analisis Pencegahan

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

A. Mekanisme Analisis bagi Kantor Pusat

SURVEI Ringkasan KAJIAN

Gambar 1. Alur Kegiatan Analisis di Kantor Pusat

Pada Kantor Pusat, Keasistenan Utama Manajemen Pencegahan

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Setelah rencana tindak lanjut ditentukan, Keasistenan Analisis

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

B. Mekanisme Analisis bagi Kantor Perwakilan

KAJIAN Risalah Kebijakan

Gambar 2. Alur Kegiatan Analisis di Kantor-kantor Perwakilan

Pada Kantor Perwakilan, Kepala Perwakilan mengadakan pertemuan

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Rapat Perwakilan. Pertemuan yang dipimpin oleh Kepala Perwakilan ini

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

A. Penyusunan Rencana Tindak Lanjut

G Penerimaan Pembahasan Penyusunan

Keasistenan Utama Manajemen Pencegahan menyerahkan Laporan

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

B. Kriteria Rencana Tindak Lanjut

C. Kriteria Tinjauan Cepat, Kajian Sistemik, dan Survei

organisasi; dalam rangka sampel yang

Tabel 1. Kriteria Tinjauan Cepat, Kajian Sistemik dan Survei

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

D. Tata Laksana Kajian (Tinjauan Cepat dan Kajian Sistemik)

yang termuat pada Peraturan Ombudsman Nomor 26 Tahun

e. Pelaksanaan Pengumpulan Data

diperlukan persiapan administratif dan substansif, antara lain

Seluruh kegiatan Kajian perlu didokumentasikan dan

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Adapun waktu pelaksanaan kegiatan Pengumpulan Data

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

e) Permasalahan lainnya yang berhubungan dengan

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Setelah diperoleh pengujian mutu konsep laporan dari

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Ombudsman Republik Indonesia. Risalah Kebijakan/Ringkasan

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Utama terkait melakukan telaah singkat guna memastikan

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Penyusunan Laporan Hasil Analisis dan Risalah Kebijakan

E. Tata Laksana Survei

KKU KUMPM Kabiro HKO Sekretaris Anggota Anggota Ombudsman

Tabel 3. Tabel Persiapan Administratif dan Substantif

Setelah kegiatan Pelaksanaan Pengumpulan Data selesai

2. Penelaahan Hasil Survei