Checklist:

7 Kunci Sukses
Implementasi Sistem
Informasi di Perguruan
Tinggi
Based on SEVIMA Experience

sevima.com
 Checklist:
7 Kunci Sukses
Implementasi Sistem Informasi
Di Perguruan Tinggi

Copyright ©2022 oleh

PT. Sentra Vidya Utama

(SEVIMA)
All rights reserved

www.sevima.com

Penulis
M. Fadholi

Editor
Febria Retno Ramadhani

Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang memperbanyak

sebagian atau seluruh buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit
 DAFTAR ISI

1 Pendahuluan

4
Dukungan dari Top Management
(Rektor atau Pimpinan)

5 Pembentukan Tim Khusus

Terdapat Aturan Akademik (SOP)

yang Berlaku 6
Mengetahui Kebutuhan Sebelum
7 Terjebak Ekspektasi

Manajemen Persiapan Data

8
9 Training

Evaluasi dan Support 11

12 Tentang SEVIMA
 Checklist:
7 Kunci Sukses
Implementasi Sistem Informasi
Di Perguruan Tinggi

Sistem informasi akademik memiliki banyak peran penting

untuk perguruan tinggi, seperti memperbaiki kualitas, untuk
mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan
keputusan.

Sistem Informasi akademik juga bertujuan untuk

menghasilkan informasi yang akurat, dan menciptakan
keunggulan kompetitif bagi perguruan tinggi itu sendiri.

Itulah yang menjadi sebab kenapa perguruan tinggi harus

memiliki sistem informasi akademik.

Namun, perlu diketahui juga bahwasanya di dunia

Teknologi Informasi khususnya pengembangan software
sistem informasi, sudah menjadi rahasia umum bahwa
tingkat kegagalannya termasuk paling tinggi dibandingkan
dengan proyek lainnya (Yeo, 2002).

1
Berdasarkan data penelitian dari Rudi Dwi Apriyanto dan
Hanson Prihantoro Putro dengan judul “Tingkat Kegagalan dan
Keberhasilan Proyek Sistem Informasi Di Indonesia” (2018)
mendapati hasil yang cukup mengejutkan.

Penelitian ini mengungkapkan bahwa hanya 27% proyek

sistem informasi yang terselesaikan sesuai anggaran, tepat
waktu dan telah dievaluasi oleh pengguna. Sisanya 55%
bermasalah dan 18% dibatalkan.

Ini berarti dari setiap 3 sampai 5 proyek implementasi sistem

informasi, hanya ada 1 proyek yang berhasil.

Lalu, bagaimana dengan implementasi sistem informasi

akademik di perguruan tinggi? Tentunya, tidak jauh beda dari
data diatas, bisa lebih banyak atau lebih sedikit tingkat
keberhasilannya.

2
Terlepas dari itu, dalam implementasi sistem informasi
akademik di perguruan tinggi ada beberapa faktor pendukung
yang mempengaruhi sebuah keberhasilan.

Tanpa bermaksud menyederhanakan proses implementasi

sistem informasi akademik (SIAKAD), berdasarkan
pengalaman kami dalam melakukan implementasi siAkad
Cloud di kampus-kampus, ada beberapa point kunci yang
menurut kami memiliki pengaruh besar dalam proses
implementasinya.

Apa saja kunci sukses itu? Berikut diantaranya:

1. Dukungan dari Top Management (Rektor atau Pimpinan)

2. Pembentukan Tim Khusus
3. Terdapat Aturan Akademik (SOP) yang Berlaku
4. Mengetahui Kebutuhan Sebelum Terjebak Ekspektasi
5. Manajemen Persiapan Data
6. Training
7. Evaluasi dan Support

3
1
Dukungan dari Top Management
(Rektor atau Pimpinan)

Implementasi sistem informasi memerlukan dukungan

langsung dari pimpinan kampus. Karena implementasi ini
akan mencakup semua bagian dalam organisasi
perguruan tinggi.

Dukungan pimpinan menjadi kunci utama kesuksesan

implementasi sistem informasi akademik. Tanpa adanya
support dari pimpinan, akan sulit mengambil
keputusan-keputusan untuk kepentingan kampus.

Pengalaman SEVIMA

“Implementasi Sebuah Sistem Informasi Akademik atau

apapun, selalu berhasil ketika pemangku tertinggi,
Rektor dan jajarannya, yang memimpin sendiri
transformasi itu.”

Alwi Assegaff (Customer Experience Lead at SEVIMA)

4
2 Pembentukan Tim Khusus

Setelah Rektor menjadi pemimpin reformasi, tentu harus

dibarengi dengan pembentukan tim khusus yang memiliki
jobdesk atau tanggung jawab per bagian (seperti: bagian
akademik, keuangan, SDM, data mahasiswa dll).

Dalam pembentukan tim, memerlukan sosok PIC (Person In

Charge) yaitu seseorang yang bertanggung jawab dan
komitmen tinggi terhadap kesuksesan implementasi. PIC
berperan menampung kebutuhan user lalu menerjemahkan
dan mendampingi proses penggunaan sistem.

PIC tidak selalu harus menguasai semua proses, atau memiliki

latar belakang bidang IT. PIC juga bukan berarti yang wajib
menginput data di sistem sehingga penumpukan beban kerja.
Namun PIC harus mau dan mampu berkomitmen untuk
kesuksesan implementasi.

Pengalaman SEVIMA

“Pembagian jobdesk kepada tim yang terlibat harus

transparan, akan lebih baik jika dibuatkan surat keterangan
(SK) dari pimpinan dalam pembagiannya.”

Ronald Argand (Product Trainer Lead at SEVIMA)

5
3 Keberadaan Aturan Akademik (SOP)

Perguruan tinggi harus mempunyai aturan akademik yang

jelas. Peraturan akademik ini adalah sebagai sebuah
standar peraturan terkait proses belajar dan aturan main
dalam hal pelayanan hak dan kewajiban perguruan tinggi,
dosen dan mahasiswa dalam menjalankan kegiatan kuliah

Jika tidak ada SOP tentu sedikit banyak bakal mengganggu

harmonisasi integrasi, serta implementasi sistem informasi
akademik itu sendiri.

Pengalaman SEVIMA

“Kejelasan aturan ini dapat menjadi kunci sukses dan

mempercepat implementasi sistem informasi akademik.”

Ronald Argand (Product Trainer Lead at SEVIMA)

6
 Mengetahui Kebutuhan Sebelum
4 Terjebak Ekspektasi

Jebakan ekspektasi ini sering terjadi karena ekspektasi

yang berlebihan dari pihak perguruan tinggi. Karena menilai
fitur dan fungsi sistem baru tidak sesuai dengan harapan.

Padahal, yang menjadi pertanyaan besar adalah “apakah

sebelum membeli sistem baru, kita sudah mengetahui
kebutuhan atau harapan yang kita inginkan?”

Sangat penting bagi kita untuk mengetahui semua

permasalahan yang ada dan harapan apa yang diinginkan
jika nantinya implementasi sistem informasi. Hal ini sangat
penting karena tanpa harapan atau ekspektasi yang jelas,
biasanya akan berujung pada kekecewaan.

Pengalaman SEVIMA

“Jika perguruan tinggi mampu mendefinisikan kebutuhannya,

maka dengan mudah mereka akan menemukan solusinya.

Namun, jika kita tidak tahu apa yang menjadi kebutuhan, maka
kita akan terjebak pada apa yang kita inginkan, sehingga
meskipun mereka mendapatkan sesuatu, tidak akan
menjawab kebutuhan kampus..”

Alwi Assegaff (Customer Experience Lead at SEVIMA)

7
5 Manajemen Persiapan Data

Persiapan data untuk perpindahan ke sistem baru sering

terlewatkan dan menjadi salah satu kendala yang fatal.
Untuk itu migrasi data ini juga memasuk dari kunci sukses
implementasi sistem akademik.

Tidak sedikit implementasi berakhir molor karena masalah

akurasi data, padahal sistem, SOP, dan penggunanya sudah
siap.

Pengalaman SEVIMA

“Saat ini untuk migrasi data dari sistem sebelumnya ke sistem

akademik baru, terdapat 2 mekanisme yaitu data berasal
backup data dari prefill data di Feeder PDDikti (Pangkalan Data
Pendidikan Tinggi) dan arsip template excel/ database siakad
sebelumnya.”

Adhi Dwi Prasetyo (Customer Onboard Lead at SEVIMA)

8
Migrasi data dari sistem sebelumnya ke sistem akademik
baru, terdapat 2 mekanisme yaitu:

a. Backup Data di Feeder PDDikti

Untuk mekanisme ini hanya perlu dipastikan backup data

perguruan tinggi di Feeder PDDikti sudah valid dan terbaru
sebelum dipindahkan ke sistem informasi akademik baru.

b. Arsip Template Excel / Database Siakad Sebelumnya

Sumber data ini cukup komplek, karena masing-masing

perguruan tinggi berbeda. Ada yang sudah rapi, ada juga
yang butuh banyak tambahan.

Proses menggunakan sumber ini juga sedikit lama karena tim

developer juga butuh proses mapping, analisis dan koordinasi
intens dengan tim kampus.

Karena itu, SEVIMA menyediakan template excel yang sesuai

dengan kebutuhan. Pembagian template ini juga disesuaikan
dengan bagian-bagian yang memiliki data-data pokok,
sehingga tidak ada redudansi atau meminimalisir tidak
validnya sumber data.

Kami menyarankan konversi data dilakukan dengan data

sumber tunggal Feeder PDDikti, karena apapun kondisi
datanya, pada Forlap DIKTI lagi lah semua data itu berakhir.
So mari nanti sama-sama merapikan data.

9
6 Training

Setelah data siap digunakan serta konfigurasi / setup sistem

selesai, maka langkah selanjutnya yang harus diperhatikan
dan dilakukan adalah melakukan training kepada tim yang
ditunjuk sesuai dengan SK Rektor.

Tujuan training sendiri untuk melakukan transfer knowledge

terkait produk agar kampus dapat menggunakan sistem
dengan mandiri.

Dan user juga dapat melakukan testing secara langsung,

apakah modul dan fitur sudah sesuai dengan aturan atau SOP
akademik yang ada di kampus.

Itu sebabnya sangat penting untuk melakukan training

dengan menggunakan data-data real yang telah dimiliki oleh
perguruan tinggi.

Pengalaman SEVIMA

Tips Agar proses training berjalan lebih efektif:

1. Sudah ada SK dari Rektor / pimpinan terkait penanggung

jawab sistem
2. User sudah mempelajari dan mencoba modul/fitur terlebih
dahulu sebelum pelatihan.
3. User mengikuti simulasi ketika pelatihan berlangsung

Ronald Argand (Product Trainer Lead at SEVIMA)

10
7 Evaluasi dan Support

Setelah users telah mendapat pemahaman penggunaan

sistem informasi yang diperoleh saat pelatihan atau
membaca panduan, tahap selanjutnya adalah evaluasi dan
support.

Tahap evaluasi ini disampaikan oleh kedua belah pihak,

baik users maupun pengembang. Apakah penyesuain
sudah dilakukan atau belum, sehingga implementasi sistem
ini bisa sesuai dengan kebutuhan users.

Kadang, user masih mengalami kendala setelah masa

training. Untuk itu support dari pengembang harus tetap
dilakukan, agar implementasi sistem informasi akademik di
perguruan tinggi berjalan dengan baik dan sukses.

Pengalaman SEVIMA

“Support setelah training sangat diperlukan oleh user,

terkadang ada hal yang belum dimengerti dalam
mengoperasikan sistem, jadi user masih butuh dampingan
agar implementasi sistem berjalan sukses.”

Alwi Assegaff (Customer Experience Lead at SEVIMA)

11
siAkad Cloud
siAkad Cloud sistem informasi akademik yang telah
digunakan di berbagai perguruan tinggi dengan 90%
keberhasilan implementasi.

siAkadCloud cocok mendampingi berbagai jenis Perguruan

Tinggi yang ingin berkembang pesat, didukung fleksibilitas role
dan kedalaman fitur dengan teknologi yang canggih.

siAkadCloud juga terintegrasi dengan e-learning, pembayaran

online, dan sistem akreditasi kampus. Didukung fleksibilitas role
dan keamanan terjamin sehingga cocok digunakan berbagai
jenis Perguruan Tinggi yang ingin berkembang pesat.

siakadcloud.com
 Tentang

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education

technology) yang telah berkomitmen selama 16 tahun
dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi
akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah
Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99%
keberhasilan implementasi melalui sistem informasi
siAkadCloud.com

Produk-Produk SEVIMA

siakadcloud.com edlink.id sevimapay.com

gofeedercloud.com profeeder.id akreditasicloud.com maukuliah.id karirlink.id

https://sevima.com/