Technical Meeting Natal HKI (Rabu, 23 November 2022)

1. Daftar nama VIP HKI dan CGNTV. PIC HKI: Bpk Ephorus. Jumlah VIP HKI: 7 Orang, Jumlah VIP
CGNTV: 7 Orang.

- 1500 orang lebih yang datang

- Jaga-jaga minta video dari MENAG
- Ada undangan khusus VIP untuk tanda bagi penerima tamu
- Nama ditempelkan di bangku dan penerima tamu harus tahu nama-namanya.
- HKI akan cetak nama-nama di bangku.
- Penerima tamu harus mendampingi dan mengantarkan tamu VIP ke ruangannya.
- Ruangan VIP, untuk tamu VIP dan para pelayan? Kurang etis. Perlu dipikirkan.

2. Jarak dari panggung ke kursi terdepan 7 meter. Susunan bangku akan dibagi menjadi 8 cluster,
diatur oleh Gedung, kapasitas bangku tamu 800 orang dan bisa lebih dengan kursi tambahan yang
akan diletakkan di depan ruang tunggu

3. Ruang tunggu 1-5 muat 25 kursi di masing-masing ruangnya. Bagian depan ruang tunggu bisa
diletakkan kursi tambahan dengan total 96 porsi. Akan dipasangkan partisi berupa kain.

4. Kebutuhan space untuk Control Room 5 meter, perlu 4 meja (disusun 1 baris memanjang ke
samping).

6. Di Lobby perlu 20 kursi untuk pelayan.

7. Penerima tamu perlu 4 meja di lobby (kiri 1 kanan 1). Masing-masing meja berisi 3 kursi.

8. Ada buku acara untuk para hadirin yang hadir.

9. Tanggal 27 Nov HKI adakan pra-GR.

10. Gate hanya 1, mencegah orang luar masuk. Semua pintu kecil samping kanan-kiri akan ditutup
dengan hanya diikat tali yang mudah dilepas dan tidak dikunci, apabila terjadi hal emergency maka
pintu bisa didobrak. Perlu disiapkan sign ‘emergency exit’. MC harus mengingatkan di awal acara
tentang hal ini.

11. Target viewers: 1000.

12. Dari HKI ada 13 orang penerima tamu.

13. Perlu difasilitasi cermin di ruang tunggu. Ruang tunggu yang tersedia saat ini tidak mencukupi
kebutuhan.

14. Satu cluster dikhususkan untuk performer HKI (200 kursi), posisinya di sebelaj kiri paling
belakang (PIC: Penerima Tamu dari Bektim). Ruang tunggu 5 dikhususkan untuk Make-up Room
performer HKI.

15. Ruang Tunggu 6 tidak bisa dipakai untuk performer karena ruang tersebut untuk ruang sekolah
minggu.

16. Ruang VIP steril dan digunakan untuk VIP sampai prosesi masuk ruangan di awal acara ibadah
selesai (jam 16.00 sudah bisa diguunakan sebagai ruang tunggu tambahan bagi performer HKI
bersiap diri dan make-up). Apabila tamu VIP terlambat, langsung diarahkan penerima tamu ke
bangku yang sudah ditentukan.

17. Sung Jin Hwa+Pdt Jeong Saxophone + Tim Pujian Gabungan akan disatukan di Ruang Tunggu 3.

18. Ruang Tunggu 4&5 akan disatukan untuk menjadi ruangann bagi Choiir Yeollin.

19. Hari H AC akan menyala mulai dari jam 09.00 dengan extra fee.

20. Roma Catering akan menjadi vendor untuk acara Natal HKI di 4 Desember.

21. Konsumsi dari Roma Catering 1000 porsi. Pihak catering request disediakan 4 meja untuk
menyimpan sementara makanan di ruangan dan di teras.

22. Pihak catering perlu nama-nama panitia penanggung jawab masing-masing cluster.
081380772054 (Rina - Roma Catering)

23. Panitia akan bertugas membagi kotak makanan dan air minum kemasan (600ml). Dari panitia
acara (HKI) menyediakan 60 orang utk bekerja sama dengan pihak catering dalam membagikan
konsumsi.

24. Pihak HKI akan menyediakan Air Minum dan plastik sampah untuk di ruang tunggu performer.

25. Tim dekorasi akan diskusi internal lebih lanjut lagi bersama tim perlengkapan untuk di ruang
tunggu.

26. Ukuran backdrop 17x7m (Backrop full. Tidak masalah menutupi foto presiden)

27. Desain backdrop: teks mau dibesarkan, sehingga tulisan paling bawah backdrop posisinya lebih
ditengah. Tambahkan teks: Minggu, 4 Desember 2022.

28. Pemasangan dekorasi H-1 (Sabtu, 3 Desember 2022).

29. Setiap ruang tunggu akan ditaruh 1 meja.Estimasi ukuran partisi 4x7m. Partisi kain bersifat paten,
jadi tidak bisa disibakkan/digulung. Warna disiasati dan diusahakan warna putih, tapi mungkin akan
dipadukan dengan warna yang tersedia dari vendor dekorasi untuk bagian dalamnya yang tidak
masuk lingkup.

30. Pihak CGNTV (Sandra) membuatkan sign nama ruang tunggu + nama performernya (Korea+Indo).

31. Stage tidak ada dekorasi apapun, kecuali backdrop. Pohon natal di lobby dari gedung.

32. Dekorasi dan peralatan band sudah masuk lebih dulu sebelum tim lighting setting di lokasi.

33. Gedung menyediakan podium, tidak perlu didekorasi.

34. Setup alat music harus dilakukan H-1 (Sabtu, 3 Desember 2022) agar tim audio bisa siapkan
kebutuhan.

35. Meja untuk termpat persembahan 1 dan meja lilin malam kudus 4 tanpa perlu didekorasi
diletakkan di bawah panggung.

36. Bila semua alat band naik di stage, maka choir dari HKI 100 orang akan diposisikan 60 di stage
dan 40 di bawah stage.

37. Besaran stage untuk diisi alat music dan pengisi acara adalah 17x4,5m.

38. Perlu dipastikan saat HKI GR terkait besaran ukuran hoir HKI 100 orang.
39. Band perlu siapkan layout tampak atas dari posisi-posisi band, deadline 27 November.

40. Ada 3 orang singer, set alat music tradisinal, set band di atas stage.

41. Stage akan ditambah modul 1 meter di depan untuk penempatan TV+Matador+43”,
mengkoordinir kebutuhan 100 orang naik ke stage.

42. Script MC dan Script Sambutan (3 menit) masih proses persiapan, deadline 27 November!

43. Pendeta dan pelayan berkumpul di depan ruang VIP dan berjalan masuk ke depan stage (Total 20
orang), Nama lengkap para pendeta dann pelayan ditunggu hingga 27 november. Urutan masuk
akan ditentukan oleh pihak HKI. Barisan dibuat menjadi 2, dan lewat dari samping kiri-kanan kamera
4 dan 5. FD akan mengarahkan ke posisi duduk para pelayan/Pdt.

44. Tamu Negara dan Para Mentri akan diserahkan kepada pihak HKI, deadline tanggal 27
November.

45. Tarian Pemuda HKI terdiri dari 10 orang, durasi sesuai rundown, lagu live dari singer & band.

46. Ketika Votum perlu disiapkan podium di atas stage dan perhatikan blocking. Perlu text
ditayangkan di LED, dalam Bahasa Indo dan Korea.

47. 3 singer dan band 12 orang untuk Tim Pujian HKI Resort Bogor.

48. Pembacaan Ayat dan Doa perlu podium mimbar dan tayangkan text LED (Indo-Korea)

49. Liturgi Kontekstual dipandu 1 orang Korea (Wanita) dan 1 orang Indo (Pria). Masih akan ada
revisi konten narasinya. Akan dibagi antara bagian yang dibaca oleh pihak HKI dan Korea. Perlu BGM
selama pembacaan.

50. Lilin sudah ada di depan mulai dari awal kebaktian, dan akan menyala hingga Ibadah berakhir.

51. Blocking Pdt. Arif ketika khotbah di tengah stage.

52. Urutan khotbah: Doa Pembuka Khotbah oleh Pdt. Arif – Baca Ayat – Nyanyi “FirmanMu menjadi
Terang” – Uraian Khotbah – Nyanyi “FirmanMu Berkatilah” – Doa Penutup Khotbah oleh Pdt. Arif

53. Tim Pujian dan Tim Band akan turun hanya saat Uraian Khotbah disampaikan.

54.Ketika performance, tidak ada podium mimbar di atas stage.

55. Doa syafaat TIDAK ADA podium.

56. Tim Kolektan masih perlu koordinasi lebih lanjut dan presisi.

57. Perlu running teks untuk persembahan online (aka nada QRCode yang ditampilkan). Pelayan
mimbar tidak akan diedarkan persembahan.

58. Doa Penutup, Ephorus Firman Sibarani. Semua pendeta HKI (12 Orang), dan Korea (Jumlah perlu
dikonfirmasikan lagi). Ephorus akan langsung naik, dikomandokan oleh FD.

59. Doa Penutup (Doa Bapa Kami, Berkat, Amin) akan ditampilkan running text.

60. Tim Pujian suudah di atas panggung dari saat persembahan hhingga ibadah selesai.

61. Pemusik semua live.

62. Pembukaan Dream on Concert disiapkan Prana dan Prima

63. Pemberian Form Donasi akan bantu diberikan oleh penerima tamu di depan, dengan form donasi
dan pulpen yang sudah di kemas dengan goodie bag CGNTV. Pengembalian Form Donasi akan
dibantu tim kolektan ddan/atau dikembalikan ke meja counter CGNTV yang di lobby.

64. Closing Penutup Dream on Concert “O Tano Batak” akan ada sekitar 20 orang di atas stage.

65. Mr. Kim Yong Geun perlu Latihan saat rehearshal. Perlu kunci dasar bila memungkinkan.

66. Penutupan Dream on Concert ditutup hanya oleh MC.

67. DONE!