NOTULENSI RAPAT PISBUT

Jumat, 27 Januari 2023

Pelaksanaan Rapat : Jumat, 27 Januari 2023

Pukul : 20.00 - selesai

Tempat : Zoom (online meeting)

Peserta : Panitia Pisah Sambut Februari 2023

Suju focus utk akomodasi

Pemaparan :

1. Perubahan waktu tgl 23/1 jam 18. Residen stase bangsal dan stase luar tidak ada dispensasi.
Yang didispensasi hanya tim jaga. Acara pagi-siang ada acara pelepasan dari FK
2. Jam 14 langsung menyiapkan tempat. Cek sound system, listrik H-3 jam

Sie acara :

Perubahan acara tgl 23/1 jam 18 – 21

Rundown yang berubah hanya jamnya

Acara pelepasan sampai jam 13, bersih-bersih mulai jam 13.

Jam 16.30 sudah gladi bersih dengan alat2 sudah ditata, panggung & dekorasi sudah siap

Padus kelompok romli, akai, damar, azis

Draft MC masih dalam editing

2 persembahan dari kelompok romli. Persembahan waktu 5 menit. Kebutuhan music diserahkan
kepada IT

Pengalungan medali dan box kenang2an belum fix. Penyerahan sama seperti dulu

Sambutan sp.p baru oleh mas suryo

Pengenalan profil sp.p baru. Teknis diatur saat latihan

Pengenalan profil ppds baru. Format 4-4-3 yang naik disertai 1 keluarga, lanjut mundur
disambungkan dengan selanjutnya. Format perkenalan disamakan, latihan.

Penyematan jas dokter oleh dr.jatu 🡪 ditunjukkan 1 orang laki-laki dan wanita yang akan dipakaikan.
Latihan semua membawa jas dokter. Jadi yang didepan disematkan, belakang memakai sendiri. Jas
dokter yang masih bersih

Penyematan jas PDPI utk kelompok damar 🡪 jas pdpi nya dipesiapkan, yang ada lambangnya

Persembahan sp.p baru 🡪 performance belum diketahui, akan dikoordinasikan kembali dengan tim
IT. Jika ada kostum/property yang dibutuhkan, membantu penyimpanannya dan tempat
pemakaiannya.
Lomba fashion show dibatasi 15 menit. Yang diinginkan sama prof, masing2 angkatan punya tema
sendiri, 1 laki dan 1 perempuan (perubahan : prof tidak membatasi laki-laki dan perempuan), dan file
musicnya juga disiapkan. Akan dikoordinasikan lagi dengan mba tiur untuk alokasi waktunya. Dari
prof rencana mau dimajukan juga dengan Ms.Aini. juri : keluarga sp.p baru. Diberikan nomor nomor
dan topeng mata. Topeng mata disediakan oleh masing2 angkatan. Teknis pemilihan juri akan dipilih
oleh prof di hari H acara. Acara yang akan koordinasi juri dibantu mba neisha, mas pandu, mba
martha.

Ramah tamah 🡪 dipersiapkan penampilan oleh ards. Waktunya lebih sempit dan terbatas.

Setelah 2 lagu disusul dengan doorprize, bila masih ada waktu maka dilanjutkan dengan lagu lain

ARDS disetting sejak awal registrasi. Bila tidak bisa, alternative dengan video-video yang bisa
diputarkan.

Gladi bersih melibatkan sp.p baru atau tidak? 🡪 gladi bersih/kotor akan dilakukan di hari selasa,
melibatkan sp.p baru . jadinya tetap di hari kamis

Gladi kotor + gladi bersih hari selasa tgl 21 jam 17-19, melibatkan sp.p baru dan konsulen bila
berkenan

Memastikan kembali nama-nama petugas yang sudah ditulis

Petugas registrasi sekre 1,2,3 🡪 rencana standby sekre 4 orang.

Eliminasi sekre dan tim jaga. Stase luar dieliminasi untuk petugas

Hari H penyanyi tidak boleh pergi-pergi

Kelompok romli 3 lapis ditaro di tengah karena menggunakan baju berlapis, kostum dilapis dengan
batik. Arahan prof ditaro di tengah

Konsep panggung tolong dikuasai karena tidak terlalu luas. 3x11x12 m

Posisi tim padus sebelum tampil backstage. Teknis akan disiapkan tanggal 30 sudah final.

Padus dengan iringan video.

Latihan bawa meteran dan lakban item untuk disamakan dengan luas panggung

Perkap pastikan kebutuhan standing mic 2-3 buah.

1 konsulen 1 pj untuk sambutuan

Coordinator acara tolong koordinasi dengan PIC sambutan.

Pastikan micnya nyala dan enak digunakan

Penyanyi posisi di samping, piano mbak agnes (untuk lagu padus hymne guru dan terima kasih guru)

Kelompok romli akan dikoordinasikan untuk jeda waktu

Pengalungan medali dan kelulusan

Perkap disiapkan 4 orang untuk pengalungan medali

12 yang maju, dengan format 4-4-4 agar tidak terlalu ramai orang diatas panggung.
Sie dokumentasi selalu standby utk dokumentasi

Pemaparan sp.p baru urusannya dengan sekre

Lomba fashion show jangan lupa siapkan masing2 lagunya dengan durasi masing2 1-1,5 menit tiap
angkatan

Tgl 31 selesai gladi 1 jam setelah acara selesai langsung bubar

Saat registrasi sekalian dibagikan snack box. Ditambahkan 1 orang dari sie konsumsi untuk
membagikan snack

Sie sekretariatan

Timeline untuk list undangan 🡪 sudah diacc oleh prof undangan. Pembagian pic untuk kelompok
romli dan dibantu kelompok akai (ke dekanat)

Tidak hybrid. Tidak perlu mencantumkan link zoom di undangan

Surat peminjaman ruangan sudah jadi dan sudah dikirimkan.

Untuk hari selasa untuk gladi, info pak waluyo tidak perlu bersurat dan sudah koordinasi dengan pak
agus dari perkap fk uns. Sudah bisa digunakan untuk gladi jam 16-19

Pic gladi : mba nastiti.

Pakai absen residen, yang terlambat akan ditandai dan ada hukumannya.

Untuk undangan belum diacckan ke prof. hari senin akan menghadap prof lagi

Untuk ppt ppds paru baru sudah ada

Untuk ppt sp.p baru target 31, tapi belum semua dikirimkan biodata dan foto

Untuk foto sp.p baru yang akan dikolase

Desain kolase paling lambat H-bbrp hari (?)

Undangan setelah diacc oleh prof akan dimasukkan ke plastic dan label undangan. Target dalam 2
mgg sblm sudah dicetak dan sudah didistribusikan. Jika sudah distribusi, pic akan konfirmasi kembali
untuk kehadiran dan penjemputan. Yg dijemput hanya konsulen

Cetak nama kursi sp.p baru dilaminasi

Target undangan 265 dalam bentuk hardcopy kecuali utk ppds

Pic akan dishare lebih lanjut. Ada dari kelompok akai dan romli untuk distribusi undangan

Onsite latihan tanggal 31 januari 2023 mulai jam 16

toleransi keterlambatan … menit 🡪 jika terlambat akan di SP

junior tetep latihannya ontime

residen paru baru harus cepet beradaptasi

PR :
 - Mohon difixkan desain undangan di hari senin
- PPT ppds paru baru desainnya belum fix, akan diacckan dulu
- Slideshow tasyakuran isinya kegiatan selama ppds, yang bisa ditampilkan saat pembukaan
- Target foto-foto dikumpulkan tanggal 3 Feb
- Petugas sekre lebih baik ditambahkan >4, untuk menjadi pamong tamu untuk konsulen dan
klg sp.p baru 🡪 butuh bantuan dari sie lain karena sie sekre terbatas jumlahnya
- Print untuk mapping kursi keluarga sp.p baru & konsulen & tamu VIP. Contoh : dr.Liana 1,
dr.Liana 2, dst
- Utk residen tidak dapat tempat duduk kecuali jika ada yang kosong

Sie Perkap :

Medali mulai tgl 1 sudah bisa dipesan, jangan lupa diajukan ke prof yusup

Setiap sie bila ada kebutuhan jangan lupa disampaikan ke sie perkap

Untuk panggung sdh dikoordinasi dengan pak agus

Panggung lebarnya 11,7m

Penataan bunga dikoordinasikan lagi dengan desain panggung

Nambah 40 kursi, 20 kanan, 20 kiri, bila kiri mepet, meja sekre 2 (ada 2 sisi) di luar (ada among tamu)

Peralatan yang dibutuhkan : round table (isi 8 0rang), karpet merah disewa, kursi 300

Kolase sementara pembuatan design

Balon tiup warna warni, diusulkan untuk dihilangkan

Hepa filter, perlengkapan latihan sudah tersedia

Bucket bunga masih akan dikonsulkan dengan Prof

Backdrop acara nunggu acc Prof

PR :

- Balon tiup koordinasi dengan sie. Acara keperluannya untuk apa

- Lomba fashion show ada deadline pendaftaran? 🡪 untuk sie. Acara, agar dipersiapkan
maksimal, nama pelomba di wa ke sie acara
- Slide show 🡪 minta tolong mas sandy untuk koordinir Sp.P baru, mas sandy kumpulkan ke
sekre
- Setiap ambil keputusan, komando junior ke senior ke Sp.P baru
- Denah didetailkan lagi. Space antar table diperhitungkan lagi. Kursi (Panjang sampai baris ke
berapa)
- Posisi band dimana? Karena posisinya statis
- Box tanggung jawab siapa

Sie. Konsumsi :
Pisbut 🡪 PJ Indah, semua menu sudah dikonsulkan ke Prof, acc. Menu prasmanan, 100 pax, menu
gubukan 500, 90-80-80. Es doger dan wedang ronde. Snack dus 200.

Wisuda 🡪 konsumsi untuk sie. Transportasi

Semua acara Catering Anggur.

Denah konsumsi menyesuaikan dengan sie. Perkap

Tasyakuran 9/10 Februari 2023

PR :

- Menyediakannya bagaimana sistemnya? Untuk Pisbut. Catering Anggur sudah

dikoordinasikan, mulai pk. 15.00 wita cateringnya udah sanggup utk loading. Minta tlg
dipastikan ulang.
- Tasyakuran tgl 9 Februari 2023, menu udah fix. 160 pax. Sp.P baru udah acc. Tempat di
ruang CC baru, kelompok Akai dan Romli minta tolong memastikan, tidak ada makanan
tersisa, atau numpuk. Catering ready jam 11, dalam kemasan prasmanan dan gubukan.
Posisikan siapa dahulu yg makan, jaga kebersihan.
- Makanan latihan tidak boleh gorengan. Dari Prof budget 15.000, 1 manis 1 gurih.

Sie IT & Dokumentasi :

Foto dokumentasi, Video, Tim IT kegiatan Pisbut, tidak join dengan mas reza, sudah konsul dengan
Prof. Arahan Prof, koordinasi tim

Siapkan laptop dan sound saat hari H dan ada cadangan laptop.

PR :

- pastikan kembali pencahayaan, koordinasi apakah perlu lampu tambahan

- video tetap ada
- koordinasi dengan performance untuk backsound
- koordinasi kembali untuk kualitas video & lighting video
- Siapkan 1 video 1 menit kegiatan Sp.P baru dan latihan romli untuk countdown registrasi
agar peserta lebih fokus , baru setelah itu MC mulai

Sie IT & Dokumentasi :

Foto dokumentasi, Video, Tim IT kegiatan Pisbut, tidak join dengan mas reza, sudah konsul dengan
Prof. Arahan Prof, koordinasi tim residen sendiri. Tidak ada photo booth.

Siapkan laptop dan sound saat hari H dan ada cadangan laptop, dan laptop utama.

Penyiapan PPT PPDS Residen Paru Baru, Sp. P baru dan backdrop sudah ada.

Timeline dengan masing masing Pj sudah ada.

Video dan foto di google drive, semua tim IT berkontibusi.

Juru foto ada 4, ring 1 ada 2 orang, ring 2 ada 2 orang.

PR :

- Capture momen informal dan formal, saat awal datang à untuk sie. Dokumentasi

- Pisbut jangan focus ke foto, fasilitasi juga mengenai video. Gunakan kamera di ruangan Cc,
lakukan perekaman dengan simultan, proses akhir di edit di aplikasi blender.

- Koordinasikan pada Prof apakah untuk acara Pisbut perlu ada video.

- Video trone menampilkan apa saja (PPT dan backdrop atau proses pengalungan)

- Pencahayaan apakah cukup? Sediakan lampu atau langsung masuk saat registrasi.

- Video tetap ada.

- Pengumpulan backsound, tanyakan juga ke tim Romli untuk penampilan

- PPT sesuai dengan resolusi, RGB jangan warna hijau.

- Melakukan trial dengan waktu yang sama dengan pisbut

- Settingan SLR untuk auto atau manual, menggunakan blitz atau enggak, cari kualitas yang
baik

- Coba saat gladi bersih, jam 6 sore -9 malam

Sie Transportasi

dari acara pagi/pelepasan :

Driver belum ditentukan. Jadwal sudah fix untuk pelepasan, pisbut dan wisuda.

keluarga Sp.P dibatasi atau tidak? perlu konfirmasi ke Prof. apakah boleh jika 1 mobil dipakai untuk 2
keluarga?

perlu koordinasi kembali dengan sekre untuk berapa jumlah keluarga yang dibawa. Apa perlu dibuat
PIC sendiri, tanpa konfirmasi ke sekre?

Untuk Chief akan ada armada akomodasi. apakah ada pembatasan transportasi? → untuk acara
wisuda pagi sudah ada pembatasan 1 transportasi/orang

koordinasi apakah ada pejabat selain keluarga sp.p baru dan konsulen yang akan datang?

Konfirmasi lokasi penjemputan dan penghantaran. Pastikan kendaraan pribadi yang akan dibawa
atau dari sie transportasi semua.
koordinasi, PIC penjemputan apakah dari sie transport atau sie sekretariat? → PIC dari sie
transportasi

PR :

- Untuk penjemputan acara pelepasan harus dengan keluarga atau hanya wisudawan. arahan
Prof semua ditanyakan. Arahan Prof dibatasi 2 org maksimal. Utamakan wisudawan.
- koordinasi kembali untuk transport untuk acara wisuda pagi?
- PIC dari transport sendiri, tanpa melalui sekre.
- Minimal 1 mobil 1 keluarga
- Berdayakan semua sie untuk penjemputan.
- Perhatikan mekanisme penghantaran setelah acara pelepasan wisudawan.
- sie dokumentasi dan transportasi berkontribusi acara pelepasan wisudawan.

Design PPT PPDS Baru

- Logo kurang jelas terbaca, bila perlu background apakah perlu diganti
- nama dari PPDS baru formatnya sudah tepat? Gelar keluarga tolong ditulis, segera revisi.
- Foto keluarga 1 dan foto formal 1. Foto Yunita kurang fokus atau tajam.
- pastikan kembali data-datanya sudah lengkap
- Keluarga PPDS baru harus ada 1 keluarga yang hadir saat Pisbut.1 orang 1 keluarga/orang